Urlop bezpłatny a ZUS – czy trzeba opłacać składki za pracownika, czy go wyrejestrować?

Urlop bezpłatny pracownika skutkuje zawieszeniem stosunku pracy. To oznacza, że strony nie rozwiązują umowy o pracę, ale pracownik nie wykonuje pracy i nie otrzymuje wynagrodzenia. W związku z tym nie odprowadzasz składek na ubezpieczenia, wpłat do PPK czy zaliczek na podatek dochodowy. Jak zgłosić pracownika na urlopie bezpłatnym do ZUS? Czy trzeba wyrejestrować taką osobę z ubezpieczeń? Wyjaśniamy również, jakie deklaracje złożyć, kiedy wypłacisz opodatkowane i ozusowane świadczenie, np. premię, pracownikowi na urlopie bezpłatnym.

Pracodawca musi wyrejestrować pracownika z ZUS w ciągu 7 dni od dnia zakończenia lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dlaczego te pojęcia nie są synonimami? Umowa o pracę rozwiązuje się z inicjatywy jednej ze stron lub na mocy porozumienia stron. Z wygaśnięciem umowy mamy do czynienia, kiedy pracownik lub pracodawca umiera bądź mijają 3 miesiące nieobecności pracownika wskutek tymczasowego aresztowania.

Urlop bezpłatny, nawet jeśli trwa dłużej niż 3 miesiące, nie wpisuje się w żadną sytuację zobowiązującą pracodawcę do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Mimo że pracodawca nie wyrejestrowuje pracownika na urlopie bezpłatnym z ubezpieczeń społecznych, to pracownik przestaje im podlegać. Jak wspomniano, stosunek pracy nie ulega zakończeniu, ale jego tymczasowe zawieszenie skutkuje wstrzymaniem opłacania składek ZUS za pracownika. Pracodawca musi powiadomić ZUS o przerwie w finansowaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Co ważne, urlop bezpłatny pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku składania:

• deklaracji ZUS DRA (za wszystkich zatrudnionych),
• imiennych raportów ZUS RCA (za poszczególnych zatrudnionych),
• imiennego raportu ZUS RSA (za pracownika na urlopie bezpłatnym), w którym wpisuje kod 111. Co istotne, okres przerwy w opłacaniu składek nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy. To oznacza, że najdłuższy okres, który uwzględnia się w raporcie ZUS RSA, trwa np. od 1 sierpnia do 31 sierpnia. Nie ma znaczenia, że pracodawca wie, że pracownik będzie na urlopie bezpłatnym także przez część września. Przerwę w ubezpieczeniach wykazuje się włącznie z dniami wolnymi (np. weekendami) i świętami (np. 15 sierpnia).

Jeżeli pracownik rozpocznie urlop bezpłatny w trakcie miesiąca, to pracodawca musi złożyć imienny raport ZUS RCA, w którym wykaże:

• podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• składki naliczone od wynagrodzenia za część miesiąca.

Tak samo trzeba postąpić, kiedy pracownik wróci z urlopu bezpłatnego do pracy w trakcie miesiąca.Imienny raport ZUS RSA, w którym wykazuje się rodzaj i okres przerwy w opłacaniu składek, wysyła się za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym. Jeżeli urlop bezpłatny trwał cały miesiąc, to nie składa się tzw. zerowego raportu ZUS RCA. Gdyby pracownik otrzymał opodatkowane i ozusowane świadczenie w okresie urlopu bezpłatnego, np. premię za wcześniejsze osiągnięcia, pracodawca musiałby złożyć oba raporty – ZUS RCA i ZUS RSA.

Art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa stanowi, że zasiłek chorobowy nie należy się za okresy niezdolności do pracy, które wypadły w czasie urlopu bezpłatnego. Ta sama zasada dotyczy urlopu wychowawczego. W tych okresach pracownik nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Jeśli pracownik otrzyma zwolnienie lekarskie podczas urlopu bezpłatnego, to po pierwsze – L4 nie przerwie tego urlopu jak wypoczynkowego, a po drugie – pracownik nie otrzyma świadczenia ani od pracodawcy, ani od ZUS. Pracownik na urlopie bezpłatnym nie otrzyma również zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego.

Jeżeli zwolnienie lekarskie z powodu choroby wykracza poza urlop bezpłatny, obejmując okres, w którym pracownik miał wrócić do pracy, to otrzyma on świadczenie chorobowe, ale tylko za dni absencji, które wypadły po urlopie.

Pracodawca nie odprowadza składki na ubezpieczenie zdrowotne za pracownika na urlopie bezpłatnym. Co ważne, kiedy minie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu, pracownik straci prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego. To oznacza, że nie będzie mógł skorzystać z bezpłatnej pomocy lekarskiej, kiedy zachoruje czy ulegnie wypadkowi. Uwaga – w tej samej sytuacji znajdą się członkowie rodziny pracownika, np. dzieci, których zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli pracownik chce skorzystać z długiego urlopu bezpłatnego i zachować prawo do świadczeń z NFZ, powinien się ubezpieczyć na własną rękę, chyba że może zostać zgłoszony jako członek rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, np. przez męża lub żonę, którzy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom z tytułu umowy o pracę. Wówczas pracodawca małżonka lub małżonki składa deklarację ZUS ZCNA. Powinien to zrobić w ciągu 7 dni od dnia utraty prawa do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego przez osobę na urlopie bezpłatnym.

Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym może ubezpieczyć się dobrowolnie na podstawie pisemnego wniosku złożonego w NFZ, o ile ma miejsce zamieszkania w Polsce.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę i prowadzi działalność gospodarczą, musi pamiętać, aby zgłosić się do obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu działalności, kiedy weźmie urlop bezpłatny. Dzieje się tak, ponieważ „przedsiębiorca na etacie”, który osiąga co najmniej wynagrodzenie minimalne z umowy o pracę, podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca wyrejestrowuje się z ubezpieczeń z tytułu umowy o pracę, składając ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania odpowiadającą pierwszemu dniu urlopu bezpłatnego. Następnie wysyła ZUS ZUA w celu zgłoszenia się do ubezpieczeń z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej. Wpisuje tę samą datę.

Kiedy urlop bezpłatny dobiegnie końca, przedsiębiorca musi najpierw wyrejestrować się z ubezpieczeń z tytułu działalności gospodarczej, a potem złożyć ZUS ZZA, za pomocą którego zgłosi się do ubezpieczenia zdrowotnego jako przedsiębiorca. Pozostałe składki z tytułu umowy o pracę będzie opłacał pracodawca.