Outsourcing płac w nowej normie: plusy i minusy

1. Zgodność listy płac z przepisami 

Zgodność płac z przepisami stała się bardzo złożona w ciągu ostatnich kilku lat - i pewnie nie widzieliśmy jeszcze końca jej zmian. Dla firm międzynarodowych jest to jeszcze większe wyzwanie. Ekspansja na nowe terytoria oznacza konieczność radzenia sobie z przepisami obowiązującymi w danym kraju i niuansami dotyczącymi kluczowych elementów płac, takich jak podatki, świadczenia i zachęty. Problemy wynikają z braku lokalnej wiedzy lub braku eksperta, który mógłby doradzić najlepsze praktyki i skontaktować się w przypadku zmiany lokalnego prawa. Kluczem do pozbycia się tych wszystkich (w tym międzynarodowych) kłopotów ze zgodnością z przepisami jest to, żeby ktoś inny się o nie martwi. 

2. Efektywna kosztowo modernizacja technologiczna 

Jeśli Twoja lista płac nadal zależy od rozproszonych, lokalnych systemów płacowych, słowa "cyfrowy" i "transformacja" prawdopodobnie codziennie przychodzą Ci do głowy. Outsourcing może być pożądanym skrótem do ogromnych ilości danych, narzędzi nowej generacji i ogromnej wiedzy - z korzyściami zarówno dla działu kadr, jak i pracowników. 

Dla działu kadr: zdecentralizowane zespoły kadrowe korzystają z opartych na chmurze rozwiązań do zarządzania danymi płacowymi, zapewniając lepszą widoczność danych. Ponadto integracja listy płac z innymi modułami HR może zwiększyć wydajność i zmniejszyć liczbę błędów. Na przykład aktualizacje takie jak awanse, zwolnienia lub wypowiedzenia są automatycznie udostępniane liście płac. 

Dla pracowników: pracownicy hybrydowi mogą uzyskać dostęp do danych płacowych lub swoich odcinków e-płatności za pośrednictwem aplikacji samoobsługowych partnera, które powinny również oferować doświadczenie użytkownika na poziomie konsumenckim. Za pomocą tych samych narzędzi mogą oni łatwo rejestrować czas pracy i obecność, które automatycznie przepływają do modułu płacowego - co skutkuje terminowymi i prawidłowymi wypłatami, kryzysowymi lub nie. 

3. Gwarantowana ciągłość 

Wiedza z zakresu kadr i płac jest często przechowywana w głowach kilku osób. Oczywiste ryzyko: kiedy kluczowy pracownik działu płac wypada z firmy, pozostawia po sobie dużą pustkę, którą coraz trudniej wypełnić. I niezależnie od tego, jak dobrze zarządzasz swoim zespołem, twoje najważniejsze zasoby mogą zachorować, pójść na urlop, zostać rodzicami lub przejść do nowych wyzwań zawodowych. Zlecając na zewnątrz niektóre zadania związane z listą płac, oszczędzasz sobie wielu kłopotów. Twój partner wyznaczy eksperta dla Twojego zespołu HR i zawsze będzie miał pod ręką kopie zapasowe, aby zapewnić ciągłość. 

4. Niższe koszty w czasie potrzeby 

Czy spodziewałeś się, że koszty będą jednym z minusów? Pomyśl jeszcze raz. Oto rzut oka na to, jak outsourcing płac pozwala zaoszczędzić pieniądze: 

• Koszty wynagrodzeń dla wewnętrznych urzędników ds. płac 
• Koszty szkoleń, aby być na bieżąco z prawem i przepisami 
• Infrastruktura IT i/lub licencje na silniki do przetwarzania listy płac 
• Koszty związane z błędami ludzkimi i naruszeniami danych. 

W wyniku spowolnienia gospodarczego - które według niektórych źródeł dopiero się zaczęło - prawdopodobnie nie tylko szukasz sposobów na ograniczenie działalności pozapłacowej, ale także chcesz usprawnić swoją działalność podstawową, taką jak lista płac. Płacenie miesięcznej, przejrzystej opłaty partnerowi w zakresie płac zamiast tworzenia i utrzymywania rozbudowanego wewnętrznego ekosystemu płacowego zdecydowanie pasuje do tego profilu. 

1. Skok w ciemność z - w zasadzie - obcą osobą 

O ile Ty lub Twoi współpracownicy nie mają dużego doświadczenia z konkretnym partnerem outsourcingowym, wybór strony trzeciej jest zawsze pewnym ryzykiem. Być może Twój partner nigdy nie miał do czynienia z pewnym aspektem Twojej listy płac, takim jak uzwiązkowienie czy ulga rowerowa. Dodatkowe ryzyko to takie, że oprogramowanie płacowe partnera nie łączy się dobrze z Twoimi systemami, że Twoje wrażliwe dane nie są całkowicie bezpieczne, że poprawienie błędów zajmuje dużo czasu, że Twój partner wychodzi z biznesu, że ... rozumie się samo przez się. Dokładne badania i sprawdzanie przeszłości są więc niezbędne. Ta lista kontrolna dla partnerów płacowych może być dobrym początkiem. 

2. Płatne usługi, których nie potrzebujesz 

Niektórzy partnerzy płacowi oferują dodatkowe usługi i zachęcają firmy do zawierania z nimi umów, oferując oferty typu combo. Inni potencjalni partnerzy oferują jedynie strukturalny outsourcing procesów biznesowych i mogą przekonać Cię do zlecania zadań związanych z płacami, które wolałbyś zachować we własnym zakresie, takich jak odpowiadanie na pytania kolegów. W każdym przypadku należy jasno zdefiniować, czego się szuka, aby być uzbrojonym przeciwko podstępnym próbom sprzedaży. A przede wszystkim pamiętaj, że istnieje wiele rodzajów outsourcingu, a zaufani partnerzy zawsze pozwolą Ci zacząć od "małego" i przekazywać więcej zadań - lub nie - w miarę wzrostu Twojego zaufania. 

3. Brak gromadzenia wiedzy wewnętrznej 

Zwrócenie się do kogoś innego o ekspertyzę w zakresie płac automatycznie oznacza, że Twój własny zespół HR straci kontakt z tym, jak to się robi. Innymi słowy, jeśli zdecydujesz się rozstać ze swoim partnerem outsourcingowym, istnieje prawdopodobieństwo, że będziesz potrzebował dodatkowego szkolenia, aby dojść do wprawy - nie da się tego obejść. Z drugiej strony, jeśli Twój partner okaże się warty pieniędzy, zyskasz dostęp do większej wiedzy, niż mógłbyś kiedykolwiek zebrać samodzielnie. W skrócie, będziesz korzystać z niekończących się możliwości prawnych bez stresu o kary za zgodność. Ponownie, dobre badania są kluczowe. I jeszcze rada na koniec: na wszelki wypadek zatrudnij partnera od płac, który w przejrzysty sposób dokumentuje swój sposób pracy.