Outsourcing płac w nowej normie: plusy i minusy
Od SaaS do w pełni zarządzanych usług, outsourcing płac istnieje w wielu kształtach i formach. Jednak niezależnie od tego, na którą formułę się zdecydujesz, przekazanie części lub całości obowiązków związanych z płacami zewnętrznej firmie jest poważną decyzją. Zanim zaczniesz się zastanawiać, które zadania związane z płacami zlecić na zewnątrz, poznanie wszystkich możliwych zalet i wad wydaje się logicznym pierwszym krokiem.
4 zalety outsourcingu płac
1. Zgodność listy płac z przepisami
Zgodność płac z przepisami stała się bardzo złożona w ciągu ostatnich kilku lat - i pewnie nie widzieliśmy jeszcze końca jej zmian. Dla firm międzynarodowych jest to jeszcze większe wyzwanie. Ekspansja na nowe terytoria oznacza konieczność radzenia sobie z przepisami obowiązującymi w danym kraju i niuansami dotyczącymi kluczowych elementów płac, takich jak podatki, świadczenia i zachęty. Problemy wynikają z braku lokalnej wiedzy lub braku eksperta, który mógłby doradzić najlepsze praktyki i skontaktować się w przypadku zmiany lokalnego prawa. Kluczem do pozbycia się tych wszystkich (w tym międzynarodowych) kłopotów ze zgodnością z przepisami jest to, żeby ktoś inny się o nie martwi.
2. Efektywna kosztowo modernizacja technologiczna
Jeśli Twoja lista płac nadal zależy od rozproszonych, lokalnych systemów płacowych, słowa "cyfrowy" i "transformacja" prawdopodobnie codziennie przychodzą Ci do głowy. Outsourcing może być pożądanym skrótem do ogromnych ilości danych, narzędzi nowej generacji i ogromnej wiedzy - z korzyściami zarówno dla działu kadr, jak i pracowników.
Dla działu kadr: zdecentralizowane zespoły kadrowe korzystają z opartych na chmurze rozwiązań do zarządzania danymi płacowymi, zapewniając lepszą widoczność danych. Ponadto integracja listy płac z innymi modułami HR może zwiększyć wydajność i zmniejszyć liczbę błędów. Na przykład aktualizacje takie jak awanse, zwolnienia lub wypowiedzenia są automatycznie udostępniane liście płac.
Dla pracowników: pracownicy hybrydowi mogą uzyskać dostęp do danych płacowych lub swoich odcinków e-płatności za pośrednictwem aplikacji samoobsługowych partnera, które powinny również oferować doświadczenie użytkownika na poziomie konsumenckim. Za pomocą tych samych narzędzi mogą oni łatwo rejestrować czas pracy i obecność, które automatycznie przepływają do modułu płacowego - co skutkuje terminowymi i prawidłowymi wypłatami, kryzysowymi lub nie.
3. Gwarantowana ciągłość
Wiedza z zakresu kadr i płac jest często przechowywana w głowach kilku osób. Oczywiste ryzyko: kiedy kluczowy pracownik działu płac wypada z firmy, pozostawia po sobie dużą pustkę, którą coraz trudniej wypełnić. I niezależnie od tego, jak dobrze zarządzasz swoim zespołem, twoje najważniejsze zasoby mogą zachorować, pójść na urlop, zostać rodzicami lub przejść do nowych wyzwań zawodowych. Zlecając na zewnątrz niektóre zadania związane z listą płac, oszczędzasz sobie wielu kłopotów. Twój partner wyznaczy eksperta dla Twojego zespołu HR i zawsze będzie miał pod ręką kopie zapasowe, aby zapewnić ciągłość.
4. Niższe koszty w czasie potrzeby
Czy spodziewałeś się, że koszty będą jednym z minusów? Pomyśl jeszcze raz. Oto rzut oka na to, jak outsourcing płac pozwala zaoszczędzić pieniądze:
- Koszty wynagrodzeń dla wewnętrznych urzędników ds. płac
- Koszty szkoleń, aby być na bieżąco z prawem i przepisami
- Infrastruktura IT i/lub licencje na silniki do przetwarzania listy płac
- Koszty związane z błędami ludzkimi i naruszeniami danych.
W wyniku spowolnienia gospodarczego - które według niektórych źródeł dopiero się zaczęło - prawdopodobnie nie tylko szukasz sposobów na ograniczenie działalności pozapłacowej, ale także chcesz usprawnić swoją działalność podstawową, taką jak lista płac. Płacenie miesięcznej, przejrzystej opłaty partnerowi w zakresie płac zamiast tworzenia i utrzymywania rozbudowanego wewnętrznego ekosystemu płacowego zdecydowanie pasuje do tego profilu.
3 wady outsourcingu płac
1. Skok w ciemność z - w zasadzie - obcą osobą
O ile Ty lub Twoi współpracownicy nie mają dużego doświadczenia z konkretnym partnerem outsourcingowym, wybór strony trzeciej jest zawsze pewnym ryzykiem. Być może Twój partner nigdy nie miał do czynienia z pewnym aspektem Twojej listy płac, takim jak uzwiązkowienie czy ulga rowerowa. Dodatkowe ryzyko to takie, że oprogramowanie płacowe partnera nie łączy się dobrze z Twoimi systemami, że Twoje wrażliwe dane nie są całkowicie bezpieczne, że poprawienie błędów zajmuje dużo czasu, że Twój partner wychodzi z biznesu, że ... rozumie się samo przez się. Dokładne badania i sprawdzanie przeszłości są więc niezbędne. Ta lista kontrolna dla partnerów płacowych może być dobrym początkiem.
2. Płatne usługi, których nie potrzebujesz
Niektórzy partnerzy płacowi oferują dodatkowe usługi i zachęcają firmy do zawierania z nimi umów, oferując oferty typu combo. Inni potencjalni partnerzy oferują jedynie strukturalny outsourcing procesów biznesowych i mogą przekonać Cię do zlecania zadań związanych z płacami, które wolałbyś zachować we własnym zakresie, takich jak odpowiadanie na pytania kolegów. W każdym przypadku należy jasno zdefiniować, czego się szuka, aby być uzbrojonym przeciwko podstępnym próbom sprzedaży. A przede wszystkim pamiętaj, że istnieje wiele rodzajów outsourcingu, a zaufani partnerzy zawsze pozwolą Ci zacząć od "małego" i przekazywać więcej zadań - lub nie - w miarę wzrostu Twojego zaufania.
3. Brak gromadzenia wiedzy wewnętrznej
Zwrócenie się do kogoś innego o ekspertyzę w zakresie płac automatycznie oznacza, że Twój własny zespół HR straci kontakt z tym, jak to się robi. Innymi słowy, jeśli zdecydujesz się rozstać ze swoim partnerem outsourcingowym, istnieje prawdopodobieństwo, że będziesz potrzebował dodatkowego szkolenia, aby dojść do wprawy - nie da się tego obejść. Z drugiej strony, jeśli Twój partner okaże się warty pieniędzy, zyskasz dostęp do większej wiedzy, niż mógłbyś kiedykolwiek zebrać samodzielnie. W skrócie, będziesz korzystać z niekończących się możliwości prawnych bez stresu o kary za zgodność. Ponownie, dobre badania są kluczowe. I jeszcze rada na koniec: na wszelki wypadek zatrudnij partnera od płac, który w przejrzysty sposób dokumentuje swój sposób pracy.
Related articles
Poprawa dobrego samopoczucia pracowników: 4 sprawdzone sposoby
W miarę jak zespoły HR rozwijają rozmowy na temat dobrego samopoczucia pracowników, coraz częściej pojawia się aspekt dobrostanu społecznego. Obecnie dobrostan społeczny nie jest już tylko trendem czy hasłem, ale równie ważnym filarem dobrego samopoczucia - obok dobrostanu fizycznego, psychicznego, finansowego i kulturowego. Ale czym tak naprawdę jest i jak można go skutecznie wdrożyć? Przeczytaj, aby dowiedzieć się więcej!
Dlaczego płace powinny być w chmurze? Pięć wniosków z naszej dyskusji
Często zapraszamy liderów HR do podzielenia się swoimi spostrzeżeniami i pytaniami dotyczącymi kluczowych wyzwań związanych z ludźmi w zaufanym środowisku swoich rówieśników. Ostatnio spotkaliśmy się, aby omówić korzyści wynikające z przeniesienia naliczania płac do chmury i podzielenia się spostrzeżeniami dotyczącymi tego procesu.Często zapraszamy liderów HR do podzielenia się swoimi spostrzeżeniami i pytaniami dotyczącymi kluczowych wyzwań związanych z ludźmi w zaufanym środowisku swoich rówieśników. Ostatnio spotkaliśmy się, aby omówić korzyści wynikające z przeniesienia naliczania płac do chmury i podzielenia się spostrzeżeniami dotyczącymi tego procesu.