Jeśli zamierzasz zatrudnić nową osobę, musisz zwrócić uwagę na kilka spraw w kontekście badań medycyny pracy. Dowiedz się, kiedy rozwiązała ostatnią umowę o pracę i czy ma aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na stanowisku, które jej proponujesz. Od tego zależy, czy musisz wydać skierowanie na badania wstępne, czy nie. Wyjaśniamy też, kiedy badania wstępne dotyczą także zleceniobiorców, mimo że umowy cywilnoprawne nie są regulowane przez Kodeks cywilny.
Według art. 229 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy wstępnym badaniom lekarskim podlegają:
Jeżeli pracodawca nie przestrzega przepisów lub zasad bhp, w tym dotyczących obowiązkowych badań wstępnych, naraża się na karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Podstawowa różnica między badaniami wstępnymi a okresowymi wynika z terminu ich wykonywania. Badania wstępne, jak sama nazwa wskazuje, są obowiązkowe, zanim pracownik rozpocznie pracę. Badania okresowe przeprowadza się w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy – nie rzadziej niż co 5 lat. W niektórych przypadkach pracownicy poddają się nim nawet co rok.
Orzeczenia lekarskie, których termin ważności przedłużono w okresie pandemii, zdezaktualizują się po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, czyli od 1 lipca 2023 roku. Pracownicy bez ważnych badań okresowych nie zostaną dopuszczeni do pracy już 29 grudnia 2023 roku.
To zależy od rodzaju wykonywanej pracy.
Jeśli zleceniobiorca będzie realizował usługi w otoczeniu, w którym występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub uciążliwe, to zleceniodawca powinien wiedzieć, czy stan zdrowia tej osoby pozwala na taką pracę. Wtedy może zlecić badania lekarskie (i wpisać ten obowiązek do umowy zlecenia). Zleceniodawca nie musi pokrywać kosztów badań, nawet jeśli ich przeprowadzenie wynika z jego inicjatywy.
Co do zasady, jedna z różnic między umową o pracę a umową zlecenia dotyczy miejsca i czasu pracy – pracodawca musi je wyznaczyć. Niemniej samo wskazanie miejsca wykonywania zlecenia nie świadczy o tym, że umowa cywilnoprawna zastępuje umowę o pracę wbrew art. 22 § 12 k.p.
Badania wstępne do pracy wykonuje się nie tyle przed podpisaniem umowy, co przed pierwszym dniem pracy. W międzyczasie strony mogą podpisać umowę.
Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 5 k.p. umowa o pracę określa m.in. datę jej zawarcia i termin rozpoczęcia pracy. To oznacza, że osoba, która przeszła pomyślnie rekrutację, może najpierw zawrzeć umowę z nowym pracodawcą, potem udać się na badania wstępne i dopiero po nich – oczywiście o ile nie będzie przeciwwskazań – rozpocząć pracę.
Ta kolejność działań jest spójna z art. 229 § 4 k.p., który stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach, które opisuje skierowanie na badania lekarskie.
Przepisy nie określają, ile czasu może upłynąć między badaniami wstępnymi a rozpoczęciem pracy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 18 grudnia 2002 roku (sygn. akt I PK 44/02) orzeczenie lekarskie wydane w ramach badań wstępnych zachowuje ważność w okresie podanym przez lekarza medycyny pracy, chyba że w tym okresie nastąpi zdarzenie, w efekcie którego stan zdrowia pracownika się pogorszy.
Jeżeli zdarzy się, że Twój przyszły pracownik otrzyma L4 w okresie wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy, które będzie kontynuowane po ustaniu zatrudnienia, to wykonanie badań wstępnych będzie możliwe dopiero po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.
Zgodnie z art. 229 § 6 k.p. badania wstępne, okresowe i kontrolne są przeprowadzane na koszt pracodawcy, który opłaca także profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, jeśli jest niezbędna ze względu na warunki pracy. Ustawodawca wskazał jedyny wyjątek w art. 229 § 61 k.p. Według tego przepisu – który obowiązuje dopiero od 21 lutego 2023 roku – badania są finansowane na zasadach określonych w programie zdrowotnym lub programie profilaktyki zdrowotnej, o ile lekarz skieruje pracownika do udziału w jednym z nich.
Uwaga – wszystkie badania, również w ramach wspomnianych programów, wykonuje się, w miarę możliwości, w godzinach pracy. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za ten czas. Niemniej pracodawca nie zwraca kosztów przejazdu na badania wstępne do innej miejscowości. Ma taki obowiązek wyłącznie w przypadku badań okresowych i kontrolnych. Wtedy stosuje zasady określone w przepisach o podróżach służbowych.
Zdarza się, że strony nowo zawartej umowy o pracę umawiają się, że osoba przyjmowana do pracy zapłaci z własnej kieszeni za wstępne badania lekarskie, a pracodawca zwróci ten wydatek na podstawie faktury wystawionej na firmę.
O ile pracodawca finalnie pokrywa koszt badań, o tyle taka praktyka jest niezgodna z Kodeksem pracy.
Art. 229 § 6 k.p. jasno stanowi, że badania są przeprowadzane na koszt pracodawcy, co wyklucza finansowanie ich na jakimkolwiek etapie przez pracownika. Placówka medycyny pracy, w której odbywają się badania, powinna rozliczać się bezpośrednio z przedsiębiorstwem, z którą ma zawartą umowę.
Przepisy nie umożliwiają pracodawcy ubiegania się o zwrot kosztów badań wstępnych od niedoszłego pracownika, nawet jeśli zrezygnuje z zatrudnienia w ostatnim momencie lub okaże się, że ma przeciwwskazania do pracy na danym stanowisku.
W odwrotnej sytuacji, czyli gdyby pracownik opłacił badania wstępne, a potem zrezygnował z zatrudnienia lub nie został dopuszczony do pracy przez lekarza, mógłby się domagać zwrotu pieniędzy od niedoszłego pracodawcy. W przypadku odmowy osoba, która poniosła koszt badań wbrew art. 229 § 6 k.p., mogłaby nawet wkroczyć na drogę sądową.
Istnieją 3 przypadki, w których pracodawca nie musi kierować nowego pracownika na badania wstępne. Co ważne, liczą się zarówno warunki na stanowisku pracy, jak i okres pomiędzy poprzednim a kolejnym zatrudnieniem.
Zgodnie z art. 229 § 11 pkt 1 i 2 k.p. oraz art. 229 § 12 k.p. wstępne badania lekarskie nie obejmują osób, które:
Na podstawie art. 229 § 13 k.p. nowy pracodawca żąda okazania zarówno ważnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, jak i skierowania na badania lekarskie, które było podstawą do wydania tego orzeczenia. Jeśli okaże się, że warunki na nowym stanowisku pracy nie odpowiadają warunkom opisanym w skierowaniu, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy oba dokumenty. Powyższe przepisy nie dotyczą osób, które mają wykonywać prace szczególnie niebezpieczne!
Pracodawcy powinni wydawać 3 egzemplarze skierowań: dla siebie (do akt osobowych), pracownika i lekarza medycyny pracy.
Lekarz medycyny pracy, który przeprowadza badania wstępne, określa ich termin ważności. To jednocześnie wyznacza datę najbliższych badań okresowych u tego samego pracodawcy. Co ważne, lekarz może zalecić pacjentowi wykonywanie badań profilaktycznych z większą częstotliwością niż wynika z załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników.
Niemniej 2023 rok jest… specyficzny pod tym względem.
W ramach pełnej obsługi kadr i płac Twojej firmy w SD Worx zadbamy o to, aby osoby, które zatrudniasz, miały aktualne badania i szkolenia. Co więcej, zyskasz dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online, która przypomni Ci o kluczowych datach! 🛎️
W okresie pandemii, w trakcie którego zaczęła obowiązywać tzw. ustawa covidowa, zmieniły się niektóre przepisy dotyczące badań lekarskich medycyny pracy.
O ile badania wstępne nie zostały całkowicie zawieszone – w przeciwieństwie do badań okresowych – o tyle wydłużono terminy wskazane w art. 229 Kodeksu pracy. To oznacza, że pracodawcy nie musieli przeprowadzać badań wstępnych, jeśli kandydaci do pracy zakończyli poprzedni stosunek pracy maksymalnie 180 dni wcześniej (dla porównania – teraz znowu obowiązuje maksymalnie 30 dni odstępu) i mieli ważne orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy w danych warunkach. Poza tym obowiązkiem badań wstępnych nie byli objęci pracownicy administracyjno-biurowi, którzy mieli aktualne orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy w takich warunkach.
Dlaczego media wieszczą ogromne kolejki do lekarzy medycyny pracy?
W efekcie niektóre osoby zatrudnione zostaną bez ważnych badań wstępnych już 29 grudnia 2023 roku. To oznacza, że muszą wykonać wcześniej badania okresowe, nawet jeśli z orzeczenia wydanego po badaniach wstępnych, które wpisują się w wyżej wymienione kryteria, wynika, że taka konieczność zachodziłaby dopiero za kilka lat.
Zakres badań profilaktycznych, w tym wstępnych, jest uzależniony od czynników (niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych), które występują na danym stanowisku pracy. To, na co pracownik jest narażony, wpływa na częstotliwość i obszerność badań.
Załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników dzieli wspomniane czynniki na:
Pracowników administracyjno-biurowych obejmuje zwykle ostatnia sekcja w wyżej wymienionym załączniku, czyli inne czynniki.
O ile większości dotyczą takie czynniki jak „obsługa monitorów ekranowych” czy „praca w wymuszonej pozycji” (za taką można uznać pracę w pozycji siedzącej), o tyle „zagrożenia wynikające z pracy na stanowiskach decyzyjnych i związanych z odpowiedzialnością” należy przyporządkować do pracowników pełniących funkcje kierownicze, np. team leaderów. „Zagrożenia wynikające ze stałego dużego dopływu informacji i gotowości do odpowiedzi” trzeba uwzględnić w skierowaniu na badania lekarskie osób, które pracują w szeroko pojętej obsłudze klienta.
Pracownicy biurowi wykonują badania okresowe po badaniach wstępnych zwykle nie częściej niż co 2 lata i nie rzadziej niż co 5 lat. Ich zakres obejmuje przeważnie podstawowe badanie lekarskie, lipidogram i EKG. Osoby pracujące przed monitorami podlegają ocenie ostrości widzenia.
Zdalni i hybrydowi pracownicy również muszą przestrzegać przepisów związanych z badaniami medycyny pracy i BHP. Co więcej, pracodawca ma prawo do kontroli miejsca pracy zdalnej pod kątem bhp, co obejmuje m.in. analizę stanowiska pracy pod kątem ergonomii.
Co prawda art. 229 § 1 pkt 2 k.p. wskazuje, że obowiązkowym badaniom wstępnym podlegają pracownicy, którzy zmieniają stanowiska pracy na charakteryzujące się występowaniem czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunkami uciążliwymi. Z tego przepisu można by wywnioskować, że nie każda zmiana stanowiska skutkuje odbyciem badań wstępnych.
Niemniej art. 229 § 4 k.p. zakazuje pracodawcy dopuszczenia do pracy osoby, która nie ma aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. To oznacza, że jeśli dotychczasowe i przyszłe stanowiska pracy różnią się warunkami, które należy opisać na skierowaniu na badania lekarskie, pracownik – nawet wieloletni – musi przejść badania wstępne. Nie ma znaczenia, że poprzednie są ważne.
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Przejrzystość płac: ilu pracowników jest zadowolonych z przejrzystości wynagrodzeń w firmie? Jakim wyzwaniem dla pracodawców jest polityka przejrzystości płac?
Elastyczne świadczenia pracownicze: dlaczego samo oferowanie szeregu benefitów nie wystarcza? Jaka strategia tkwi w personalizacji benefitów?
Poprosiliśmy pracodawców i pracowników z 18 krajów europejskich o podzielenie się swoimi przemyśleniami na temat nagród w ich firmach. Teraz przedstawiamy porady ekspertów i spostrzeżenia z najnowszych badań, aby stawić czoła największym wyzwaniom związanym z nagrodami, przed którymi stoją obecnie organizacje.
Zbuduj strategię polityki wynagrodzeń!