Digitalizacja procesów kadrowo-płacowych w takich obszarach jak performance management i talent management, zredukowanie ilości pracy manualnej w dziale HR i papierowego obiegu dokumentów oraz usprawnienie procesu premiowania – to efekty projektu wdrożeniowego, który przeprowadziła Grupa CIECH we współpracy z firmą Gavdi Polska (obecnie SD Worx SAP Solutions) i jej podwykonawcami. Wybrane elementy systemu SAP SuccessFactors, zasilane danymi z SAP HCM oraz autorskie rozwiązanie Gavdi (obecnie SD Worx SAP Solutions) wspierają firmę w realizacji strategii HR. Nowy system obsługuje około 3500 pracowników w 10 spółkach w Polsce.
Realizacja strategii HR
– Grupa CIECH od kilku lat sukcesywnie realizuje nową strategię HR. Jej założenia na lata 2019-2021 uwzględniały wprowadzenie nowych procesów w dwóch kluczowych obszarach: performance management i systemów wynagrodzeń. Zależało nam na zmianie kultury organizacyjnej oraz podniesieniu poziomu cyfrowej dojrzałości firmy. Zdecydowaliśmy się wykorzystać do tego SAP SuccessFactors i współpracę z Gavdi Polska – mówi Agnieszka Jaraczewska – odpowiedzialna za wdrożenie projektu w Grupie CIECH w latach 2020-2022.
Prace wdrożeniowe objęły system SuccessFactors Employee Profile (przy wsparciu firmy Quercus), Performance & Goals oraz Gavdi Payroll Cost Planning Platform. Employee Profile prezentuje podstawowe dane osobowe, które są pobierane bezpośrednio z systemu SAP HCM. SuccessFactors Performance & Goals wspiera procesy zarządzania przez cele – w tym plany celów, obiektywną ocenę 360 stopni i informację zwrotną. Do obsługi procesu wyliczenia i dystrybucji premii wdrożono rozwiązanie Gavdi Payroll Cost Planning Platform przygotowane w technologii Fiori (za instalację Fiori odpowiadała firma SoftwareOne). Zapewnia to kompatybilność z systemem SAP, komfort użytkowania systemu oraz intuicyjną pracę na różnych typach urządzeń.
Nowoczesne i bezpieczne środowisko
W Grupie CIECH performance management nie jest procesem HR-owym tylko biznesowym, który jest facylitowany przez HR poprzez dostarczenie narzędzi, danych i wskaźników. Zarząd firmy był bardzo zaangażowany w promowanie tego podejścia, w tym także Dawid Jakubowicz, prezes zarządu Grupy CIECH, który kierował całą komunikacją do wewnątrz organizacji.
Nowy system daje wygodny dostęp do skonsolidowanych danych o pracownikach w zakresie bieżącego wyznaczania i śledzenia celów oraz możliwość wykorzystywania tych danych do innych procesów. Równie istotne jest także zwiększenie bezpieczeństwa, tzn. wyeliminowanie obiegu wrażliwych informacji i dokumentów poza systemem.
– Wcześniej proces przygotowania arkuszy oceny, jak i rozliczenia premii był bardzo czasochłonny, szczególnie od strony administracyjnej. Wymagał on najpierw przygotowania ok. 2000 plików Excel ze wstępnymi danymi. Następnie były one udostępniane kierownikom oceniającym, a po ich wypełnieniu konsolidowane. Obecnie wszystko odbywa się w systemie automatycznie, łącznie z naliczeniem premii i transferem tych informacji do płac – podkreśla Agnieszka Jaraczewska. – Wartością dodaną projektu jest również wzrost transparentności procesu premiowania, co spotkało się z pozytywną reakcją związków zawodowych funkcjonujących w Grupie CIECH – dodaje.
Kompleksowe wsparcie
– Projekt wdrożeniowy w Grupie CIECH trwał od lipca 2021 r. do stycznia 2022 r., kiedy to nastąpił start produkcyjny nowego systemu. Harmonogram prac był więc bardzo napięty. Wynikał on z przyjętego w firmie cyklu wyznaczania kwartalnych celów. Momentami oznaczało to pracę pod dużą presją czasu, tym bardziej, że sam proces performance management jest w CIECH relatywnie nowy. Z jednej strony było to korzystne, była większa otwartość na to, co oferuje sam system. Z drugiej strony, wiele elementów krystalizowało się dopiero w trakcie wdrożenia, co utrudniało prowadzenie prac – wskazuje Marcin Kleczka, Dyrektor Konsultingu i Kierownik Projektu z Gavdi Polska (obecnie SD Worx SAP Solutions).
Projekt, poza realizacją prac nad nowym systemem wspierającym procesy biznesowe, wymagał synchronizacji z pracami CIECH w zakresie rozbudowy infrastruktury IT (wymiana serwerów) i kolejką prac zespołu Basis CIECH (uwzględnienia tzw. okien serwisowych), co było istotne przy integracji systemu SuccessFactors z SAP HCM poprzez szynę danych.
Przed startem produkcyjnym Gavdi Polska (obecnie SD Worx SAP Solutions) zrealizowało też specjalną sesję szkoleniową dla Członków Zarządu nt. funkcjonowania systemu. W ramach projektu przygotowano również odpowiednie materiały szkoleniowe i filmy instruktażowe dla wszystkich pracowników CIECH.
– To była wzorcowa współpraca Klient – Gavdi. Członkowie obu zespołów potrafili słuchać się nawzajem i skupiać na realizacji celów projektu. Dzięki temu działaliśmy bardzo sprawnie i odpowiadaliśmy na wszystkie wyzwania na bieżąco. Mimo iż zespół po stronie Klienta jednocześnie realizował swoje bieżące zadania, ukończyliśmy prace zgodnie z planem – dodaje Marcin Kleczka.
W ramach dalszej realizacji strategii Grupy CIECH, Gavdi (obecnie SD Worx SAP Solutions) pracuje już nad wdrożeniem kolejnych modułów SAP SuccessFactors, których uruchomienie zaplanowane jest na początek 2023 roku. Mają one wspierać takie obszary jak szkolenia oraz sukcesję i rozwój. Grupa ma również plany zbudowania biblioteki celów czy też wprowadzenia SuccessFactors Performance & Goal Management w oddziałach na rynku niemieckim.
CIECH to międzynarodowa grupa chemiczna, która posiada fabryki w Polsce, Niemczech i Rumunii wytwarzające produkty niezbędne dla wielu gałęzi gospodarki, m.in.: budownictwa, motoryzacji, rolnictwa, przemysłu chemicznego, spożywczego czy farmaceutycznego. Grupa łączy nowoczesne podejście do biznesu z dbałością o zrównoważony rozwój, będąc od 2020 roku członkiem United Nations Global Compact – największej na świecie inicjatywy skupiającej przedsiębiorstwa odpowiedzialne społecznie, środowiskowo i ekonomicznie.