Aneks do umowy o pracę – kiedy trzeba podpisać?

Pracodawca i pracownik mogą zainicjować zmiany w umowie o pracę zawartej na dowolny okres – i na czas określony, i nieokreślony. Jeżeli strony stosunku pracy chcą zmodyfikować kluczowe postanowienia, np. wynagrodzenie zasadnicze, zakres obowiązków czy zajmowane stanowisko, muszą podpisać aneks do umowy, który ma charakter porozumienia stron. Co do zasady, aneks wprowadza zmiany korzystne dla osoby zatrudnionej. Wyjaśniamy, co powinien zawierać uniwersalny wzór aneksu. Czy zawsze jest obowiązkowy?

Aneks, nazywany porozumieniem zmieniającym na gruncie potocznym, pozwala na zmianę warunków dotychczasowej umowy o pracę, bez konieczności podpisywania nowej. Za pomocą aneksu można zmodyfikować m.in. stanowisko, wynagrodzenie, zakres obowiązków czy wymiar czasu pracy.

Zmiana stanowiska

Nie każda zmiana stanowiska wymusza zawarcie aneksu do umowy o pracę.

Jeśli modyfikacja jest kosmetyczna i nie pociąga za sobą zmiany wynagrodzenia, zakresu obowiązków czy „prestiżu” związanego z zajmowaniem danego stanowiska, to pracodawca może ją wdrożyć jednostronnie, czyli bez zgody pracownika. Takim przypadkiem jest np. zmiana nazwy stanowiska z „asystenta działu HR” na „pracownika ds. wsparcia działu HR” czy „HR Assistant”.

Gdyby jednak pracowniczka zajmująca stanowisko „asystentki ds. rekrutacji” miała zostać „asystentką ds. kadr i płac”, musiałaby podpisać aneks do umowy, ponieważ doszłoby do znaczącej zmiany obowiązków. Ponadto osoba pracująca jako „młodszy specjalista ds. HR” mogłaby odrzucić aneks, który zmieniałby stanowisko na „pracownik administracyjno-biurowy”. Sprzeciw uargumentowałaby tym, że to zbyt ogólne określenie, które nie jest adekwatne do ambitniejszych obowiązków i wygląda gorzej w CV.

Wynagrodzenie minimalne wzrosło dwukrotnie w 2023 roku – 1 stycznia do 3490 zł brutto i 1 lipca do 3600 zł brutto. Zapowiadane podwyżki najniższej krajowej w kolejnym roku prawdopodobnie wywindują ją do 4242 zł brutto od 1 stycznia 2024 roku i do 4300 zł brutto od 1 lipca 2024 roku. To, czy pracodawca będzie musiał podpisać aneks do umowy o pracę z osobą zarabiającą wynagrodzenie minimalne, zależy od sformułowania umowie.

1. Tak, jeśli umowa o pracę podaje wynagrodzenie kwotowo, np. 4000 zł brutto.
2. Nie, jeśli umowa o pracę podaje, że wynagrodzenie brutto jest równe wynagrodzeniu minimalnemu obowiązującemu w danym roku. Pracodawca może odwołać się do rozporządzenia w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Zmiana etatu

Aneks do umowy o pracę może zwiększyć lub zmniejszyć etat. W obu przypadkach pracodawca musi pamiętać o kwestiach związanych z wymiarem czasu pracy, np. określeniu urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym.

Jeżeli pracownik pełnoetatowy zostanie niepełnoetatowym, to aneks do umowy o pracę powinien stanowić, po ilu godzinach pracy powyżej wymiaru czasu pracy osoba zatrudniona otrzyma dodatek za godziny nadliczbowe. Kiedy zabraknie takiego postanowienia, to pracownik niepełnoetatowy, który pracuje 4 godziny dziennie, otrzyma dodatek za nadgodziny dopiero po przekroczeniu 8 godzin pracy, czyli dobowej normy czasu pracy dla pełnoetatowca.

Niezależnie od powodu, który stoi za chęcią zmiany warunków rozwiązania umowy o pracę przez pracownika lub pracodawcę, nie można stworzyć aneksu do wypowiedzenia, który np. wyznaczyłby inny termin zakończenia stosunku pracy. O ile skrócenie bądź wydłużenie okresu wypowiedzenia jest możliwe w pewnych okolicznościach, o tyle w takiej sytuacji pozostaje wycofanie wypowiedzenia umowy o pracę i ewentualne rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

Przedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony

Umowy o pracę na czas określony są limitowane czasowo i ilościowo. Limit czasowy zakłada, że łączny okres wszystkich umów terminowych, z wyłączeniem umów na okres próbny, nie może przekraczać 33 miesięcy. Według limitu ilościowego te same strony, czyli pracodawca i pracownik, mogą podpisać nie więcej niż 3 umowy o pracę na czas określony.

Załóżmy, że zbliża się ostatni dzień obowiązywania drugiej takiej umowy. Łączny okres obowiązywania pierwszej i drugiej umowy wynosi 24 miesiące. Kolejna umowa terminowa mogłaby obowiązywać przez maksymalnie 9 miesięcy. Gdyby pracodawca zaproponował pracownikowi aneks przedłużający drugą umowę o pracę na czas określony, to w praktyce mielibyśmy do czynienia z zawarciem trzeciej umowy, która obowiązywałaby od dnia następującego po dniu rozwiązania poprzedniej. Tak stanowi art. 251 § 2 k.p.

Kto może zainicjować podpisanie aneksu do umowy o pracę?

Zarówno pracodawca, jak i pracownik może zaproponować zmiany warunków zatrudnienia, które będą wymagały podpisania aneksu do umowy o pracę (lub nowej umowy w przypadku kończącej się umowy na czas określony, w tym umowy na okres próbny). Co istotne, nowelizacja Kodeksu pracy z 26 kwietnia 2023 roku dała pracownikom nowe uprawnienia na tym polu.

Na podstawie art. 293 k.p. pracownik może złożyć wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Zgodnie z art. 293 § 1 k.p. takie rozwiązanie przysługuje osobom, które są zatrudnione przez co najmniej 6 miesięcy u danego pracodawcy, z wyjątkiem osób zatrudnionych na podstawie umów na okres próbny. W elektronicznym lub papierowym wniosku można uwzględnić np. prośbę o zmianę etatu z niepełnego na pełny.

Według art. 293 § 1 k.p. pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić taki wniosek. Udzielając odpowiedzi tą samą drogą – elektroniczną lub papierową – musi wziąć pod uwagę potrzeby obu stron. Ma 1 miesiąc od dnia otrzymania wniosku na ustosunkowanie się do niego. Jeżeli odmówi pracownikowi, musi podać przyczynę.

W przypadku przyjęcia wniosku pracownika strony podpiszą aneks do umowy o pracę lub nową umowę.

Zgodnie z art. 29 § 4 k.p. zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Niezależnie od celu, w którym strony podpiszą aneks do umowy o pracę, wzór powinien zawierać:

• miejscowość i datę podpisania aneksu,
• dane pracownika i pracodawcy,
• numer aneksu (strony jednej umowy o pracę, zwłaszcza na czas nieokreślony, mogą podpisać wiele aneksów, więc lepiej je numerować),
• identyfikację umowy o pracę, której dotyczy aneks, np. numer i datę zawarcia,
• zmienione postanowienia umowy o pracę,
• termin, od którego zaczynają obowiązywać nowe warunki, lub okres obowiązywania w przypadku warunków tymczasowych,
• klauzulę o obowiązywaniu pozostałych warunków umowy bez zmian,
• podpisy obu stron umowy.

Co się stanie, jeśli pracownik nie podpisze aneksu do umowy o pracę?

Pracownik, który odmówi podpisania aneksu do umowy o pracę, nie ściągnie na siebie żadnych negatywnych konsekwencji. Jak wspomnieliśmy, ten dokument ma charakter porozumienia, czyli obustronnego oświadczenia woli. To oznacza, że zmiana postanowień umowy o pracę na podstawie aneksu wymaga zgody obu stron stosunku pracy. Nikt nie może zmusić pracownika do podpisania aneksu, szczególnie niekorzystnego. Nie ma znaczenia, czy przyczyny zmian na gorsze leżą po stronie osoby zatrudnionej (np. braku umiejętności w efektywnym zarządzaniu zespołem), czy pracodawcy (np. rozwiązanie umowy z kontrahentem i spadek przychodów).

Co ważne, odrzucenie aneksu przez pracownika nie wyczerpuje rozwiązań dostępnych dla pracodawcy. Załóżmy, że aneks zawierał niekorzystne postanowienia, np.:

• przeniesienie pracownika na stałe na niższe stanowisko w strukturze,
• ograniczenie obowiązków o zadania związane z zarządzaniem zespołem,
• obniżenie wynagrodzenia zasadniczego.

Pracownik, który po wdrożeniu aneksu miał podlegać pod nowo zatrudnionego managera, odmówił podpisania dokumentu. W tej sytuacji pracodawca wręczył mu wypowiedzenie zmieniające, czyli wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Zgodnie z art. 42 § 3 k.p. odmowa przyjęcia zaproponowanych warunków przez pracownika skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia. Co prawda głównym celem wypowiedzenia zmieniającego jest zmodyfikowanie postanowień umowy, ale wtórnym – zakończenie stosunku pracy z osobą, która odrzuci nowe warunki, najczęściej niekorzystne.