Interpretacja indywidualna ZUS – jak ją uzyskać? Koszty, terminy i zakres spraw

Chociaż rokrocznie spada zarówno liczba wniosków o interpretację przepisów o ubezpieczeniach, jak i liczba interpretacji indywidualnych wydawanych przez ZUS, niektórzy przedsiębiorcy próbują uzyskać stanowisko organu w sprawach, które nastręczają duże wątpliwości nawet specjalistom ds. kadr i płac. Jak złożyć wniosek o interpretację indywidualną ZUS? Na jakie ograniczenia musi się przygotować pracodawca, który chciałby wiedzieć, czy zamierza poprawnie rozliczyć pracowników?

Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców wniosek o wyjaśnienie zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, składa przedsiębiorca w swojej indywidualnej sprawie. Art. 34 ust. 2 ww. ustawy doprecyzowuje, że interpretacja dotyczy zdarzenia z przeszłości (tzw. zaistniałego stanu faktycznego) lub zdarzenia z przyszłości. Wnioskodawca opisuje (ze szczegółami!) sprawę wzbudzającą wątpliwości i przedstawia własne stanowisko, nawet jeśli obawia się, że okaże się błędne.

Ważne

Jeśli pracodawca prosi pełnomocnika o złożenie wniosku o interpretację indywidualną ZUS, musi dołączyć do niego pełnomocnictwo.

Zakres interpretacji indywidualnych ZUS jest określony w art. 83d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wniosek przedsiębiorcy może dotyczyć:

• obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym,
• zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych,
• podstawy wymiaru wyżej wymienionych składek.

Zwróć uwagę, że przepis nie wymienia obowiązku podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Tę kwestię rozpatrują dyrektorzy oddziałów wojewódzkich NFZ.

Interpretacje indywidualne ZUS nie obejmują również takich zagadnień jak:

• obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP,
• sklasyfikowanie pracy jako pracy w szczególnych warunkach lub pracy o szczególnym charakterze,
• różne świadczenia, w tym emerytury, renty i zasiłki,
• instrukcje wypełnienia i złożenia dokumentów ubezpieczeniowych,
• ustalenie ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego.

Jeżeli ZUS nie jest właściwym organem do wydania interpretacji, to albo jej odmówi, albo przekaże sprawę do innego organu.

Ważne

Zdarza się, że wniosek o interpretację indywidualną ZUS obejmuje jedno ze wspomnianych zagadnień, ale organ odmawia wydania stanowiska. Zgodnie z art. 83d ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ZUS nie interpretuje elementów stanu faktycznego (czyli zdarzenia przeszłego), które są przedmiotem toczącego się postępowania wyjaśniającego lub kontroli. Wykluczone są także zdarzenia, w których zakresie sprawa została rozstrzygnięcia w decyzji ZUS. Według art. 34 ust. 7 ustawy Prawo przedsiębiorców ZUS pozostawi wniosek bez rozpatrzenia, jeśli przedsiębiorca wezwany do usunięcia braków w formularzu w ciągu 7 dni od wezwania.

Co istotne, przedsiębiorca może złożyć wniosek o interpretację przepisów z zakresu ubezpieczeń wyłącznie w swojej indywidualnej sprawie. To oznacza, że pracodawca ma prawo do złożenia wniosku o interpretację indywidualną w sprawie np. rozliczenia benefitów dla pracowników czy obliczenia składek ZUS za pracownika, z którym zawarł kilka różnych umów. Natomiast nie może złożyć wniosku o interpretację przepisów w imieniu wykonawcy dzieła mającego wątpliwości wobec rozliczeń przez różnych płatników, z którymi zawarł umowy w ciągu kilku ostatnich miesięcy.

Pracodawca może złożyć wniosek o interpretację indywidualną ZUS osobiście, listownie lub – najłatwiej – przez PUE ZUS. Co istotne, wnioski o interpretacje indywidualne są rozpatrywane wyłącznie przez dwa oddziały ZUS – w Gdańsku i Lublinie. Lokalizacja, w której przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą, wpływa na oddział, któremu należy dostarczyć wniosek. Nawet jeśli zdecydujesz się na wysyłkę druku online, musisz zaznaczyć poprawnego odbiorcę na PUE ZUS. W określeniu oddziału, na którego terenie prowadzisz działalność, pomoże Ci wyszukiwarka.

Zgodnie z art. 34 ust. 6 ustawy Prawo przedsiębiorców złożenie wniosku o interpretację indywidualną kosztuje 40 zł. Niemniej art. 34 ust. 8 ww. ustawy stanowi, że ta opłata dotyczy każdego zdarzenia przeszłego lub przyszłego opisanego w formularzu. To oznacza, że przedsiębiorca, który złoży tylko 1 wniosek o interpretację indywidualną ZUS, ale opisze w nim 3 zdarzenia, zapłaci 120 zł. Tę kwotę przeleje na konto bankowe oddziału ZUS w Gdańsku lub Lublinie w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. W tytule przelewu należy uwzględnić NIP i dopisek „Opłata za wniosek o wydanie interpretacji”.

Maksymalny czas oczekiwania na wydanie interpretacji indywidualnej ZUS to 30 dni od dnia wpływu kompletnego i opłaconego wniosku do organu. Jeżeli przedsiębiorca nie otrzyma ani wezwania do uzupełnienia braków, ani interpretacji w tym okresie, to powinien uznać, że ZUS potwierdził stanowisko przedsiębiorcy zawarte w formularzu. Wnioskodawca, który nie zgodzi się z interpretacją indywidualną ZUS, może się od niej odwołać w ciągu miesiąca od dnia otrzymania. Odwołanie wnosi się do sądu okręgowego za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał interpretację.