Podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika – kiedy przysługują i jak je odliczyć?

Pracownikowi, który dojeżdża do pracy z innej miejscowości, należą się podwyższone koszty uzyskania przychodu. To 300 zł miesięcznie i maksymalnie 3600 zł za rok podatkowy, które odejmuje się od podstawy opodatkowania. W efekcie pracownik płaci niższą zaliczkę na podatek dochodowy i otrzymuje nieco wyższe wynagrodzenie netto. Co musi wiedzieć pracodawca o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu? Kiedy wynoszą do 5400 zł za rok podatkowy?

Przychód pracownika to np. wynagrodzenie zasadnicze z tytułu umowy o pracę. Pracownik ponosi koszty uzyskania przychodu, kiedy wydaje pieniądze w celu zdobycia tych przychodów, np. kupuje miesięczny bilet kolejowy, aby dojeżdżać z Oławy do pracy we Wrocławiu.

Jaka jest różnica między kosztami pracownika a kosztami działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca, który podróżuje pociągami, aby przeszkolić firmy klientów w różnych miastach, może uwzględnić wydatki na bilety – co do grosza – w kosztach uzyskania przychodu. Co do zasady, pracownikowi należą się zryczałtowane koszty uzyskania przychodu, czyli stała kwota, określona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pracownik nie musi w żaden sposób udowadniać pracodawcy, że poniósł koszty uzyskania przychodu. Należą mu się ustawowo, aczkolwiek pracownik może zrezygnować z ich odliczania. Wystarczy, że złoży elektroniczne lub papierowe oświadczenie lub wypełni PIT-2 opisany w dalszej części artykułu.

Koszty uzyskania przychodu wpływają na podstawę opodatkowania. Od niej nalicza się zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jak to wygląda w praktyce?

Od przychodu pracownika odejmuje się koszty uzyskania przychodu (250 zł lub 300 zł miesięcznie, przy czym obowiązuje także limit roczny) i składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika. Na podstawie tej kwoty oblicza się zaliczkę na pdof, od której można odjąć kwotę zmniejszającą podatek, czyli 100 zł, 150 zł lub 300 zł zgodnie z oświadczeniem pracownika na formularzu PIT-2.

Art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o pdof stanowi, że podstawowe koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3000 zł za rok podatkowy dla pracownika, który uzyskuje przychody z jednego:

• stosunku służbowego,
• stosunku pracy (czyli np. umowy o pracę),
• spółdzielczego stosunku pracy,
• pracy nakładczej.

O ile przepis nie wskazuje tego wprost, o tyle ten pracownik powinien mieszkać na stałe lub czasowo w lokalizacji zakładu pracy. Takiego pracownika nazywamy „miejscowym”, w odróżnieniu od pracownika „zamiejscowego”, któremu należą się nie podstawowe, tylko podwyższone koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof podwyższone koszty uzyskania przychodów wynoszą 300 zł miesięcznie i nie więcej niż 3600 zł za rok podatkowy dla pracownika, który:

• mieszka na stałe lub czasowo poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
• nie dostaje z tego tytułu dodatku za rozłąkę.

Jeśli podatnik (pracownik), który spełnia te dwa warunki, uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego:

• stosunku służbowego,
• stosunku pracy,
• spółdzielczego stosunku pracy,
• pracy nakładczej,

według art. 22 ust. 2 pkt 4 ustawy o pdof należą mu się podwyższone koszty uzyskania przychodów do 5400 zł za rok podatkowy. Ten limit obowiązuje także pracowników, którzy mieli podpisane co najmniej dwie umowy o pracę w danym roku, ale jedną na krótki okres, np. 3 miesiące.

Teoretycznie – podwyższone koszty uzyskania przychodu mają rekompensować pracownikowi dojeżdżającemu do pracy z innej miejscowości wyższe wydatki, które ponosi w związku z podróżą. Jednak w praktyce może się okazać, że pracownik, który mieszka na wsi w pobliżu dużego miasta, dojedzie do firmy zlokalizowanej na jego obrzeżach szybciej, niż pracownik mieszkający w centrum. Pierwszemu będzie przysługiwać 300 zł kosztów, a drugiemu – 250 zł, mimo że spędza w trasie więcej czasu, co może wiązać się z np. droższymi biletami czy większym zużyciem paliwa.

Zgodnie z art. 22 ust. 11 ustawy o pdof pracownik, który zapłacił za dojazdy do zakładu pracy więcej, niż wynoszą roczne koszty uzyskania przychodów, może ująć te realne wydatki w rocznym rozliczeniu podatku.

To możliwe, o ile pracownik:

• może udokumentować te wydatki imiennymi biletami okresowymi,
• podróżował środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.

Ustawa nie pozwala na ujmowanie w kosztach rachunków za paliwo czy przejazdy taksówkami.

Załóżmy, że pracownik dojeżdżał do biura przez 6 miesięcy, podróżując z sąsiadem, który pracował niedaleko siedziby firmy. Sąsiad zmienił pracę, więc pracownik dojeżdżał do pracy autobusami, tramwajami lub pociągiem przez kolejne pół roku, używając biletów imiennych. W związku z tym zapytał specjalistę ds. kadr i płac, czy może dodać te wydatki do podstawowych kosztów uzyskania przychodu. To niemożliwe, ponieważ ustawa o pdof pozwala na odliczanie albo zryczałtowanej kwoty (3000 zł rocznie w tym przypadku), albo realnych wydatków na dojazdy. Nie można łączyć tych kwot. Gdyby pracownik wydał na bilety więcej niż 3000 zł w 6 miesięcy, spełniłby warunek określony w art. 22 ust. 11 ustawy o pdof.

Nowy wzór PIT-2 (wersja 9) umożliwia złożenie oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu. Wystarczy zaznaczyć pusty kwadrat w części F w okienku nr 12. Jeśli pracownik się przeprowadzi do miasta, w którym pracuje, powinien złożyć PIT-2 kolejny raz, ale tym razem z zaznaczonym kwadratem w części F w okienku nr 13. Tym sposobem zrezygnuje z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (300 zł), więc pracodawca będzie odliczał podstawowe (250 zł).

Jeśli pracownik chce zrezygnować z odliczania kosztów uzyskania przychodu, powinien zaznaczyć pusty kwadrat w części H w okienku 16 na formularzu PIT-2.

Tak, niezależnie od tego, czy pracownik pracuje tylko częściowo, czy całkowicie zdalnie pod adresem poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zdalny pracownik zachowuje prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, ponieważ art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o pdof podają jako warunek „miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy”. To określenie nie jest równoznaczne z „miejscem wykonywania pracy”.

Pracownik, który dojeżdżał z Kostrzyna do biura w Poznaniu, korzystał z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W związku z wyprowadzką do Warszawy złożył wypowiedzenie. Załóżmy, że ostatni dzień okresu wypowiedzenia umowy o pracę wypada 31 maja 2023 roku, a termin wypłaty wynagrodzenia za maj wypada 10 czerwca 2023 roku, czyli po ustaniu zatrudnienia.

Które koszty uzyskania przychodu powinien naliczyć pracodawca – podstawowe czy podwyższone? A może żadne?

Zgodnie z ustawą o pdof płatnik (pracodawca) wypłacający świadczenie z tytułu umowy, która już nie obowiązuje, pomija oświadczenia i wnioski złożone wcześniej przez podatnika (pracownika) z wyjątkiem wniosków o:

• niestosowanie ulgi dla młodych,
• niestosowanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (zarówno podstawowych, jak i podwyższonych),
• rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów (autorskich).

W omawianym przypadku pracownik złożył oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, które nie znajduje się na liście wyjątków. To oznacza, że pracodawca powinien je pominąć i naliczyć podstawową kwotę – 250 zł zamiast 300 zł. Gdyby pracownik zrezygnował z pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, pracodawca musiałby uwzględnić ten wniosek i nie obniżyłby podstawy opodatkowania o KUP.

Pracodawca zwraca pracownikowi koszty dojazdu do pracy. Czy w tym przypadku stosuje się podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Według art. 22 ust. 13 ustawy o pdof podwyższone koszty uzyskania przychodów nie należą się pracownikowi, któremu pracodawca zwraca koszty dojazdu do pracy i nie odprowadza od nich zaliczki na podatek. Jeżeli zwrócone koszty są zaliczane do opodatkowanych przychodów, można zastosować podwyższone KUP. Ten przepis odnosi się także do art. 22 ust. 11 ustawy o pdof, który dotyczy uwzględniania faktycznie poniesionych kosztów na dojazdy do pracy w rocznym rozliczeniu podatku.

Czy pracownikowi na zwolnieniu lekarskim nalicza się koszty uzyskania przychodów?

Tak, jeśli za okres niezdolności do pracy dostaje wynagrodzenie chorobowe. Kosztów uzyskania przychodu nie uwzględnia się w okresie pobierania zasiłku chorobowego.

Pracownik dostanie wynagrodzenie dwukrotnie w jednym miesiącu. Czy w każdej wypłacie należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu?

Nie, tylko raz, podobnie jak kwotę zmniejszającą podatek. O ile to rozwiązanie jest niekorzystne finansowo dla pracownika (drugie wynagrodzenie będzie niższe od pierwszego, ponieważ zaliczka na podatek dochodowy będzie wyższa), o tyle roczne zeznanie podatkowe pozwala na skorygowanie obu kwot i odzyskanie nadpłaty podatku.

Czy przedstawiciel handlowy korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodu, czy podwyższonych?

Może korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnia warunki określone w ustawie o pdof. Wystarczy, że złoży pracodawcy oświadczenie o podwyższonych KUP w związku z miejscem zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się firma. Nie ma znaczenia, że umowa o pracę przedstawiciela handlowego może wskazywać nawet kilka województw jako miejsce wykonywania pracy. Potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (pismo z dnia 21 listopada 2019 r., 0115-KDIT2-2.4011.377.2019.1.MU).

Czym się różnią autorskie koszty uzyskania przychodów od podwyższonych?

Podstawowe i podwyższone koszty uzyskania przychodu są związane z miejscem zamieszkania pracownika, natomiast standardowe i autorskie – z wykonywaniem działalności twórczej i przenoszeniem praw autorskich do stworzonych dzieł na pracodawcę. 20% lub 50% KUP stosuje się, obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od umowy o dzieło. Z autorskich kosztów uzyskania przychodu korzystają nie tylko artyści, ale także m.in. programiści.