1 lipca 2023 roku weszła w życie nowa umowa ramowa Unii Europejskiej dotycząca transgranicznej pracy zdalnej, czyli wykonywanej w kraju innym niż ten, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Umowę podpisało 18 państw członkowskich, w tym Polska. Zmienione przepisy umożliwiają odprowadzanie składek ZUS w Polsce, jeśli – w uproszczeniu – wymiar pracy zdalnej świadczonej za granicą nie przekroczy 50% całkowitego czasu pracy. Dlaczego stanowisko ZUS wobec proporcji czasu pracy wzbudza kontrowersje? Czy umowa ramowa obejmuje workation, czyli pracę zdalną połączoną z wakacjami?
Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej pracy zdalnej ułatwia rozliczenia w zakresie ubezpieczeń społecznych pracodawcom, którzy zatrudniają pracowników mieszkających w innych krajach niż siedziba przedsiębiorstwa. Co ważne, umowę ramową podpisało 19 państw członkowskich Unii Europejskiej. Zasady porozumienia nie obowiązują w innych krajach europejskich.
Do tego grona należy Polska oraz:
Aktualna lista sygnatariuszy będzie stopniowo rozszerzana. Zwróć uwagę na kolumnę z datą przystąpienia do porozumienia ramowego. Polska, podobnie jak inne kraje, przystąpiła już 1 lipca 2023 roku, natomiast Słowenia – dopiero 1 września 2023 roku, dlatego pomija ją większość branżowych publikacji z lipca i sierpnia. Co jest pewne, to odmowa Wielkiej Brytanii.
Ważne
Pracodawcy umożliwiający urządzenie pracownikom home office za granicą muszą stosować również przepisy o pracy zdalnej, które obowiązują od 26 kwietnia 2023 roku. Nowelizacja Kodeksu pracy zastąpiła przepisy o telepracy i przepisy wprowadzone przez ustawę covidową w okresie pandemii. W kontekście porozumienia ramowego używamy pojęć „telepraca” i „praca zdalna” zamiennie.
Umowa ramowa stanowi, że pracownik, który wykonuje pracę zdalną w określonym wymiarze dla pracodawcy z siedzibą w innym kraju niż kraj zamieszkania pracownika, może podlegać ubezpieczeniom społecznym wyłącznie w państwie, w którym zlokalizowana jest firma. Co istotne, wymiar czasu pracy z zagranicy musi wynosić co najmniej 25% całkowitego czasu pracy, ale nie może przekroczyć 50% całkowitego czasu pracy. Strony umowy muszą przestrzegać tego warunku, aby pracownik zachował ubezpieczenie społeczne w Polsce.
Co się zmieniło?
Zanim porozumienie ramowe weszło w życie, maksymalny wymiar pracy zdalnej za granicą wynosił mniej niż 25%. To oznacza, że gdyby osoba zatrudniona przez polskiego pracodawcę wyjechała za granicę i pracowała tam dłużej niż 25% wymiaru czasu pracy, strony musiałyby opłacać składki w kraju zamieszkania tej osoby. Limit został dwukrotnie zwiększony, co daje większą swobodę pracodawcom i pracownikom oraz ułatwia rozliczenia.
Umowa ramowa w sprawie wykonywania pracy zdalnej za granicą nie dotyczy osób, które:
To oznacza, że pracownik mieszkający za granicą i pracujący zdalnie na 1/2 etatu dla pracodawcy z siedzibą w Polsce nie zostanie objęty porozumieniem, jeśli będzie pracował na 1/2 etatu w innej firmie w kraju zamieszkania. Ponadto musisz pamiętać, że zarówno państwo siedziby pracodawcy, jak i państwo zamieszkania pracownika muszą znajdować się na liście sygnatariuszy, którzy przystąpili do porozumienia.
Stanowisko ZUS, które wzbudza kontrowersje wśród ekspertów prawa pracy, podaje, że ograniczenie wymiaru czasu pracy zdalnej za granicą należy stosować w skali tygodniowej, a nie całkowitego czasu pracy.
To oznacza, że pracownik mieszkający w Niemczech i pracujący dla firmy z siedzibą w Polsce powinien naprzemiennie pracować w obu krajach, np. poniedziałek i wtorek w Niemczech, a w środę, czwartek i piątek w Polsce. Zdaniem ZUS pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu za granicą, kiedy np. przebywa na zagranicznym home office przez pierwszy tydzień, a kolejny pracuje w biurze w Polsce.
Z tą interpretacją nie zgadzają się eksperci prawa pracy. Uważają, że wymiar pracy zdalnej z zagranicy wynoszący minimum 25% całkowitego czasu pracy i nie więcej niż 50% dotyczy okresu wskazanego w schemacie pracy załączonym do wniosku US-36, czyli nawet kilku miesięcy lub całego roku kalendarzowego.
Co do zasady, porozumienie ramowe w sprawie pracy zdalnej za granicą obejmuje niewielką część przypadków, w których pracownicy chcą skorzystać z home office w innym kraju. Umowa dotyczy pracowników mieszkających w jednym kraju i wykonujących pracę zdalnie na rzecz pracodawcy z siedzibą w innym kraju. Nie mamy do czynienia z taką sytuacją, kiedy pracownik, który mieszka i pracuje na stałe w Polsce, wyjeżdża chwilowo do innego państwa i wynajmuje tam mieszkanie czy opłaca hotel.
Zdaniem radcy prawnego Tomasza Rogali pracownik mieszkający w Polsce i wykonujący pracę dla przedsiębiorcy z Polski powinien bezproblemowo otrzymać zaświadczenie A1 na formularzu US-34, aby podlegać ubezpieczeniu społecznemu w Polsce podczas kilkutygodniowej pracy zdalnej za granicą. Gdybyśmy w tym przypadku weryfikowali wymiar czasu pracy zdalnej w skali tygodnia, to nawet stosunkowo krótkie workation w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej sprawiałoby, że pracodawcy musieliby odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne w innym kraju.
Za interpretacją wygodniejszą dla obu stron umowy o pracę przemawia kilka faktów.
Po pierwsze – pracodawca wskazuje czas transgranicznej pracy zdalnej we wniosku do ZUS. To oznacza, że proporcja czasu pracy w państwie, w którym mieszka pracownik, i w państwie, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, dotyczy całego okresu pracy wskazanego w schemacie dołączonym do wniosku, a nie każdego tygodnia osobno.
Po drugie – radca prawny Sławomir Paruch podkreślił, że rozkłady czasu pracy mogą się zmieniać w okresach rozliczeniowych. Celem nowej umowy ramowej jest zabezpieczenie interesu instytucji ubezpieczeniowych poprzez wyznaczenie proporcji pracy zdalnej za granicą do pracy w Polsce, a nie nałożenie ograniczeń w kształtowaniu rozkładów czasu pracy.
Pracodawca, który chce objąć pracownika pracującego zdalnie z zagranicy porozumieniem ramowym, lub pracownik musi złożyć wniosek US-36 do ZUS. Formularz można albo wypełnić na PUE ZUS (Platformie Usług Elektronicznych ZUS), albo wysłać pocztą. Co ważne, tymi sprawami zajmuje się wyłącznie Oddział ZUS w Kielcach. Na końcu wniosku podaje się sposób odbioru odpowiedzi: osobiście lub przez osobę upoważnioną w Kielcach, po zalogowaniu się na konto na PUE ZUS lub pocztą.
Osoba, która wypełnia formularz US-36, powinna zaznaczyć „Inny” w części dotyczącej powodu złożenia wniosku i wpisać „porozumienie ws. telepracy” w pustym polu. Jak podaje ZUS, w tym samym miejscu wpisuje się wymiar pracy zdalnej wykonywanej w miejscu zamieszkania pracownika za granicą i ewentualnej innej aktywności w tym kraju. Do wniosku załącza się umowę o pracę. Inne dokumenty, które potwierdzają, że praca zdalna za granicą jest wykonywana w oświadczonym wymiarze, są opcjonalne.
Dopiero kiedy ZUS zaakceptuje wniosek, można złożyć kolejny – tym razem wniosek US-34 o wydanie zaświadczenia A1. Ten formularz powinien trafić do oddziału ZUS właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Zaświadczenie A1 pozwoli pracodawcy na odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce, nawet jeśli 49% całkowitego czasu pracy pracownika będzie wykonywane z zagranicy.
Jak podkreśla ZUS, zaświadczenie A1 jest wydawane na maksymalnie 3 lata na podstawie jednorazowego wniosku. Niestety, jeśli weźmiemy pod uwagę rygorystyczne podejście, czyli sprawdzanie stosunku pracy zdalnej za granicą i pracy w państwie siedziby pracodawcy w skali tygodnia, to możliwość wnioskowania o tak długi okres objęcia pracownika porozumieniem ramowym nie daje tak naprawdę większej elastyczności obu stronom umowy.
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Sprawdź, jakie są rodzaje PIT. Dowiedz się, jak wybrać rodzaj deklaracji podatkowej w rozliczeniu rocznym i kiedy wysłać formularz do podatnika lub US.
Przejrzystość płac: ilu pracowników jest zadowolonych z przejrzystości wynagrodzeń w firmie? Jakim wyzwaniem dla pracodawców jest polityka przejrzystości płac?
Elastyczne świadczenia pracownicze: dlaczego samo oferowanie szeregu benefitów nie wystarcza? Jaka strategia tkwi w personalizacji benefitów?