Świadczenie urlopowe to nieobowiązkowe dofinansowanie urlopu pracownika, który wykorzystał co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych na wypoczynek – bez żadnej przerwy. Pracodawcy, którzy nie tworzą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, mogą wypłacać świadczenie urlopowe, ale nie muszą. Sprawdź, czego musisz dopilnować, niezależnie od tego, czy zrezygnujesz ze świadczenia urlopowego, czy nie.
Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w SD Worx zaoszczędzi czas i pieniądze, które tracisz, bazując na nieefektywnym zarządzaniu procesami HR. Odciążymy Cię z najtrudniejszych obowiązków i udostępnimy platformę kadrowo-płacową, która zautomatyzuje zarządzanie wnioskami urlopowymi czy ewidencję czasu pracy w Twojej firmie.
Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku kalendarzowego, mogą utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe. Oba rozwiązania są dobrowolne.
Pracodawca, który nie zamierza ani utworzyć Funduszu, ani wypłacać świadczenia urlopowego, musi poinformować o tym pracowników – do końca stycznia danego roku kalendarzowego. Jeżeli nie powiadomi ich o rezygnacji z ZFŚS i świadczenia za urlop wypoczynkowy, będzie musiał je wypłacić na zasadach opisanych we wspomnianej ustawie. Sposób, w który pracodawca przekaże informację o rezygnacji ze świadczenia urlopowego, jest dowolny. Można do tego wykorzystać system kadrowo-płacowy, e-maile czy kanał na czacie służbowym.
Pracodawca zatrudniający 50 pracowników, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musi zawrzeć postanowienia o nieutworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.
Świadczenie urlopowe bywa błędnie traktowane jak synonim wczasów pod gruszą. Pracodawca, który wypłaca wczasy pod gruszą, dofinansowuje urlop wypoczynkowy pracownika i jego rodziny ze środków zgromadzonych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Tymczasem świadczenie urlopowe to nieobowiązkowe rozwiązanie dla pracodawców nietworzących ZFŚS. Pozostałe różnice dotyczą m.in. wysokości dofinansowań czy długości urlopu wypoczynkowego pracownika uprawnionego do świadczenia.
| Świadczenie urlopowe | Wczasy pod gruszą | |
|---|---|---|
| Czy obowiązkowe? | Nie, dobrowolne dla pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS. Pracodawca, który nie tworzy ZFŚS i nie wypłaca świadczenia urlopowego, musi poinformować o tym pracowników do końca stycznia danego roku kalendarzowego | Nie, pracodawca ustala cele ZFŚS w regulaminie |
| Podstawa prawna | Art. 3 ust. 3-6 ustawy o ZFŚS | Art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS (definiuje działalność socjalną jako usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku) |
| Źródło finansowania | Środki obrotowe firmy | Środki zgromadzone w ramach ZFŚS |
| Wysokość świadczenia | Maksymalne świadczenie jest równe odpisowi podstawowemu na ZFŚS, przy czym wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy „zwykłych” pracowników i pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze | Ustawa o ZFŚS nie określa maksymalnej wysokości wczasów pod gruszą. Pracodawca różnicuje dofinansowania dla pracowników, biorąc pod uwagę kryteria socjalne. Ma prawo do określenia progów wczasów pod gruszą w regulaminie ZFŚS |
| Kto otrzymuje świadczenie? | Pracownicy spełniający kryterium ustawowe (wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych) | Osoby uprawnione w regulaminie ZFŚS, w tym np. pracownicy, byli pracownicy będący emerytami i rencistami, zleceniobiorcy |
| Minimalna długość urlopu wypoczynkowego | Wypoczynek musi obejmować minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych | Brak w ustawie, pracodawca może określić limity w regulaminie ZFŚS |
| Czy świadczenie jest oskładkowane? | Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS i § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe świadczenie urlopowe nie jest oskładkowane, o ile nie przekracza wysokości odpisu podstawowego właściwego dla danego pracownika | Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wczasy pod gruszą nie są ozusowane |
| Czy świadczenie jest opodatkowane? | Tak, na zasadach ogólnych | Nie, o ile łączna wysokość świadczeń pieniężnych i rzeczowych z ZFŚS dla danego pracownika nie przekracza 2000 zł do 31 grudnia 2023 roku (potem do 1000 zł) |
| Termin wypłaty | Najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego | Zgodnie z regulaminem ZFŚS (przed lub po urlopie), zwykle z wynagrodzeniem za dany miesiąc |
Według art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS świadczenie urlopowe wypłaca się pracownikowi, który zamierza wykorzystać urlop wypoczynkowy w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych w danym roku kalendarzowym. Świadczenie otrzymuje się tylko raz w roku. Pracodawca wypłaca je najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, czyli zwykle w innym terminie niż wynagrodzenie za pracę.
Marzena zaplanowała urlop wypoczynkowy na okres od 29 kwietnia do 12 maja 2024 roku. Spełnia kryterium uprawniające ją do otrzymania świadczenia urlopowego – wypoczynek obejmuje 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie ma znaczenia, że część urlopu wypada w weekendy (4-5, 11-12 maja) i dni ustawowo wolne od pracy (1 i 3 maja). Marzena powinna dostać świadczenie urlopowe już 26 kwietnia, ponieważ zaczyna urlop w poniedziałek.
Art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS ogranicza wysokość świadczenia urlopowego do wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS (odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika). Co ważne, świadczenie urlopowe przelicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy osób zatrudnionych w „normalnych” warunkach, szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze.
| Rodzaj zatrudnienia | Wysokość odpisu podstawowego odpowiadająca świadczeniu urlopowemu do 31 grudnia 2023 roku |
|---|---|
| „Normalne” warunki | 1914,34 zł |
| Praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | 2552,45 zł |
| Pracownik młodociany w I roku nauki | 255,25 zł |
| Pracownik młodociany w II roku nauki | 306,29 zł |
| Pracownik młodociany w III roku nauki | 357,34 zł |
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Przejrzystość płac: ilu pracowników jest zadowolonych z przejrzystości wynagrodzeń w firmie? Jakim wyzwaniem dla pracodawców jest polityka przejrzystości płac?
Elastyczne świadczenia pracownicze: dlaczego samo oferowanie szeregu benefitów nie wystarcza? Jaka strategia tkwi w personalizacji benefitów?
Poprosiliśmy pracodawców i pracowników z 18 krajów europejskich o podzielenie się swoimi przemyśleniami na temat nagród w ich firmach. Teraz przedstawiamy porady ekspertów i spostrzeżenia z najnowszych badań, aby stawić czoła największym wyzwaniom związanym z nagrodami, przed którymi stoją obecnie organizacje.
Zbuduj strategię polityki wynagrodzeń!