Wniosek o urlop na żądanie – jak i kiedy złożyć?

E-mailem, SMS-em, telefonicznie, przez system kadrowo-płacowy – pracownik może złożyć wniosek o urlop na żądanie na różne sposoby. Ważne, aby zrobił to najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Czy pracodawca może uregulować zasady korzystania z urlopu na żądanie w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy? Czy pracownik może poprosić o urlop na żądanie w połowie dnia pracy?

Art. 1672 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza, że chce wziąć „enżetkę” najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia. Chociaż urlop na żądanie odlicza się z puli urlopu wypoczynkowego, czyli 20 lub 26 dni na rok kalendarzowy dla pracownika pełnoetatowego, „enżetek” nie wpisuje się do planu urlopów i nie przelicza proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, np. 1/2 etatu.

Przykład

Karolina ma 13-letni staż pracy, więc należy się jej 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni urlopu na żądanie, w każdym roku kalendarzowym. Gdyby pracowniczka zatrudniła się na 1/2 etatu, przysługiwałoby jej 13 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni urlopu na żądanie. Wymiar „enżetek” nie redukuje się wraz ze zmniejszeniem wymiaru czasu pracy.

Art. 1673 Kodeksu pracy podkreśla, że łączny wymiar urlopu na żądanie wynosi nie więcej niż 4 dni w roku kalendarzowym – bez względu na liczbę pracodawców, z którymi dana osoba podpisze kolejne umowy o pracę.

Przykład

Kacper miał aż 4 pracodawców w roku kalendarzowym. Kolejne umowy o pracę obowiązywały w okresach:

• od 1 stycznia do 31 marca,
• od 1 kwietnia do 30 kwietnia,
• od 1 maja do 30 września,
• od 1 października do 31 grudnia.

Kacper mógł wykorzystać 4 dni urlopu na żądanie w tym roku. Nie miało znaczenia, w ilu firmach pracował na podstawie umowy o pracę. Każdy z pracodawców Kacpra musiał wziąć pod uwagę wcześniejsze świadectwa pracy, z których można się dowiedzieć, ile dni urlopu wykorzystał pracownik w poprzednich miejscach zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Kodeks pracy nie podaje, w jakiej formie pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie. Dopuszcza się m.in.:

• e-mail,
• SMS,
• rozmowę telefoniczną,
• wypełnienie wniosku w systemie kadrowo-płacowym,
• wiadomość na czacie służbowym.

Co ważne, pracownik musi skontaktować się z pracodawcą lub osobą odpowiedzialną za rozpatrywanie wniosków urlopowych, np. managerem działu. Nie może poprosić koleżanki lub kolegi z pracy o przekazanie przełożonemu, że nie przyjdzie do biura, ponieważ bierze „enżetkę”.

Orzecznictwo dopuszcza odrzucenie wniosku o urlop na żądanie, mimo że wspomniany art. 1672 k.p. stanowi, że „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym”.

Gdyby pracownik napisał koledze SMS-a, że nie zjawi się w firmie, i ani nie poinformował przełożonego o nieobecności, ani nie poczekał na zgodę na urlop na żądanie, naruszyłby podstawowe obowiązki pracownicze. W efekcie naraziłby się na karę porządkową, a w skrajnym przypadku – na zwolnienie dyscyplinarne, czyli bez zachowania okresu wypowiedzenia.

SMS z wnioskiem o urlop na żądanie powinien zawierać przede wszystkim okres oczekiwanego wolnego, czyli nie więcej niż 4 dni. Pracownik może się powołać na podstawę prawną, czyli art. 1672 k.p., ale nie musi. Wnioski o urlop na żądanie często zawierają deklarację dotyczącą wcześniejszych enżetek, aczkolwiek nie jest ona obowiązkowa.

Zanim pracodawca udzieli urlopu na żądanie pracownikowi, powinien sprawdzić, czy dana osoba nie wykorzystała już całego urlopu wypoczynkowego. Gdyby się tak zdarzyło, pracownik mógłby skorzystać np. ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej. Ewentualnie – pracodawca mógłby przyznać pracownikowi wyjście prywatne na cały dzień pracy, które albo rozlicza się jako niepłatną nieobecność, albo odrabia.

Mniej formalny SMS z prośbą o urlop na żądanie może brzmieć tak:

Zachowując bardziej formalny ton, pracownik mógłby napisać:

Jeśli strony uzgodnią urlop na żądanie podczas rozmowy telefonicznej, pracodawca może wysłać pracownikowi SMS-a z treścią:

Tak, pracownik może złożyć jeden wniosek o urlop na żądanie obejmujący maksymalnie 4 dni, które wykorzysta np. od poniedziałku do czwartku.

Chociaż przepisy dopuszczają składanie wniosków o „enżetkę” dzień po dniu, pamiętaj, że uzgodnienie nieobecności pracownika nawet z minimalnym wyprzedzeniem jest korzystniejsze dla obu stron.

Co prawda pracodawca nie może wymagać, żeby pracownik złożył wniosek o urlop na żądanie na co najmniej 1 dzień przed prawdopodobną niedyspozycyjnością, ale osoba zatrudniona może np. jednocześnie złożyć wniosek o 1 dzień urlopu na żądanie i wniosek o 3 dni urlopu wypoczynkowego po „enżetce”. Tym sposobem zwiększa szansę na przyznanie wolnego i sprawia, że pracodawcy łatwiej zadbać o niezachwiany tok pracy w firmie.

Pracownik nie musi podawać ani ogólnej przyczyny (np. pilne sprawy osobiste), ani konkretnego powodu urlopu na żądanie (np. stłuczka podczas odwożenia dziecka do przedszkola).

Oczywiście sporo zależy od relacji pracodawcy z pracownikami. W przypadku bardziej „przyjaznych” relacji pracownik może wspomnieć w SMS-ie, dlaczego nie da rady pojawić się w firmie, ale nie musi. Przepisy nie podają zamkniętego katalogu zdarzeń, które uprawniają do skorzystania z urlopu na żądanie. Przyczyną może być m.in.:

• obniżony nastrój,
• nieprzespana noc,
• awaria samochodu,
• choroba zwierzęcia domowego,
• kryzysowa sytuacja u przyjaciela,
• zalanie sufitu w łazience przez sąsiada z góry.

Zgodnie z art. 1672 k.p. pracownik zgłasza, że chce wziąć urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Jaką granicę może przyjąć pracodawca, pamiętając, że przepisy wewnątrzzakładowe nie mogą być mniej korzystne dla pracowników w porównaniu z Kodeksem pracy? Warto zerknąć do orzecznictwa.

O ile literatura prawnicza podaje różne poglądy, o tyle niektóre zwiększają ryzyko dezorganizacji pracy w przedsiębiorstwie. Za optymalne rozwiązanie można uznać to, które Sąd Najwyższy ogłosił w wyroku z 15 listopada 2006 roku (sygn. akt I PK 128/06). SN orzekł, że pracownik powinien zgłosić wniosek o urlop na żądanie najpóźniej do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy (według obowiązującego rozkładu czasu pracy).

Co więcej, regulamin pracy lub praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą umożliwić pracownikom późniejsze składanie wniosków o „enżetki”. Niemniej Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku podkreślił, że pracownik ma obowiązek dbania o dobro pracodawcy, więc powinien zgłosić żądanie urlopu jak najwcześniej. To da pracodawcy więcej czasu na podjęcie środków zaradczych, np.:

• zorganizowanie zastępstwa,
• przesunięcie spotkania z klientem,
• zmianę godziny dostawy towaru.

Wspomniany wyrok Sądu Najwyższego przytacza aż 4 wykładnie pojęcia „dzień rozpoczęcia urlopu” z art. 1672 Kodeksu pracy.

1. Koniec dnia kalendarzowego (w przypadku pracy mieszczącej się w dobie astronomicznej) lub koniec doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (w przypadku pracy zmianowej).
2. Koniec dniówki roboczej, czyli do zakończenia pracy przez pracownika w danym dniu, np. do 17:00. Ewentualnie – koniec godzin pracy zakładu w dniu rozpoczęcia urlopu, np. do 21:00.
3. Okres, w którym pracodawca może poprzez osoby uprawnione przyjąć wniosek o urlop na żądanie i go udzielić w tym samym dniu.
4. Dzień kalendarzowy rozpoczęcia urlopu, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (wykładnia przyjęta w wyroku).

Niestety, pierwsze dwie wykładnie mają negatywne konsekwencje dla pracodawcy.

Gdyby pracownik mógł złożyć wniosek o urlop na żądanie do końca dnia kalendarzowego lub do końca doby pracowniczej, mógłby sam sobie udzielić urlopu, bo pracodawca otrzymałby wniosek już po fakcie. W takim przypadku pracodawca nie miałby szansy na odrzucenie wniosku ze względu na szczególne potrzeby, mimo że ma do tego prawo.

W skrajnym przypadku mogłoby dojść do sytuacji, w których co najmniej kilku pracowników wzięłoby „enżetki”, co naruszyłoby tok pracy w przedsiębiorstwie i naraziłoby je na straty finansowe. Pracodawca nie mógłby nawet zareagować na nieobecność pracownika, np. organizując zastępstwo.

Sąd Najwyższy podkreślił, że w tym przypadku mamy do czynienia nie z udzieleniem urlopu przez pracodawcę, a z opóźnionym usprawiedliwieniem nieobecności przez pracownika.

We wspomnianym uzasadnieniu wyroku SN z 15 listopada 2006 roku (sygn. akt I PK 128/06) możemy przeczytać, że nadzwyczajne okoliczności życiowe wyłączają winę pracownika, który nie pojawi się w firmie i nie zdąży zgłosić wniosku o urlop na żądanie do godziny rozpoczęcia pracy.

Za taką okoliczność można uznać np. wypadek z udziałem bliskiej osoby, która wymaga hospitalizacji i nie może się zająć niepełnoletnim, niesamodzielnym dzieckiem.

Zgodnie z art. 1542 § 1 k.p. urlopu wypoczynkowego udziela się w dni pracy, ale w wymiarze godzinowym, który odpowiada liczbie godzin do przepracowania przez pracownika w danym dniu. Co do zasady, 1 dzień urlopu wypoczynkowego równa się 8 godzinom pracy. 26 dni urlopu odpowiada 208 godzinom, a 4 dni urlopu na żądanie – 32 godzinom.

Według art. 1542 § 4 k.p. pracownik zatrudniony na pełny etat mógłby przepracować 4 godziny i wziąć 4 godziny urlopu wypoczynkowego lub 4 godziny urlopu na żądanie. Pod jakim warunkiem? Gdyby część urlopu do wykorzystania była mniejsza od pełnego dobowego wymiaru czasu pracy w dniu, w którym chciałby mieć wolne. To jedyny wyjątek. Poza nim pracownik nie może wykorzystywać urlopu „na godziny”.

Marianna jest zatrudniona w systemie równoważnym. To oznacza, że pracuje od 4 do 12 godzin dziennie w zależności od rozkładu czasu pracy. W tym przypadku 1 dzień urlopu wypoczynkowego nie równa się zawsze 8 godzinom pracy.

W zależności od grafiku i dnia, w którym Marianna bierze wolne, pracodawca odejmuje z puli urlopowej od 4 do 12 godzin za 1 dzień urlopu. Mogłoby się zdarzyć, że Marianna musiałaby pracować po 8 godzin dziennie według rozkładu czasu pracy, a miałaby już tylko 6 godzin urlopu do wykorzystania do końca roku. Wtedy pracodawca udzieliłby jej wolnego tylko na część dnia, również w przypadku urlopu na żądanie.

Gdyby Marianna dysponowała większym wymiarem urlopu i chciała wziąć „enżetkę” w dniu, w którym miała zaplanowane 12 godzin pracy, pracodawca udzieliłby jej urlopu na żądanie w tym wymiarze. Jeżeli urlopy na żądanie wypadałyby tylko w dni, w które Marianna powinna pracować przez 12 godzin, pracodawca odjąłby z puli urlopowej 4 dni, ale nie 32 godziny, tylko 48 godzin (12 godzin × 4 dni).

Rafałowi zatrudnionemu na 1/2 etatu należy się 13 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. W podstawowym systemie czasu pracy oznacza to 104 godziny urlopu. Co ważne, pracownik półetatowy wcale nie musi pracować po 4 godziny dziennie. Z rozkładu czasu pracy może wynikać, że pracuje np. od 2 godzin do 8 godzin dziennie. Ważne, aby przepracował określoną liczbę godzin w danym okresie rozliczeniowym, np. 1-miesięcznym czy 3-miesięcznym.

Niezależnie od grafiku Rafał składa wniosek o urlop na żądanie na cały dzień. Kiedy pracodawca zaakceptuje wniosek, odejmie z puli urlopowej 1 dzień, a wymiar godzinowy pomniejszy o liczbę godzin pracy wypadającą w danym dniu.