Zwrot kosztów dojazdu do pracy – obowiązek czy dobra wola pracodawcy?

W rozmowie o home office z przedstawicielami kancelarii specjalizującej się w prawie pracy zwróciliśmy uwagę, że pracownicy zdalni mocno ograniczają, a nawet całkowicie eliminują koszty dojazdu do pracy. Mimo tego nie są zobowiązani do odjęcia zaoszczędzonej kwoty od kosztów pracy zdalnej.

Pracownicy „stacjonarni” mogą liczyć tylko na dobrą wolę pracodawcy w zakresie zwrotu kosztów dojazdów do pracy, bo przepisy nie narzucają takiego obowiązku. Podwyższone koszty uzyskania przychodu to odrębna kwestia, którą poruszamy w dalszej części artykułu.

Czy zatem zwrot kosztów podróży do miejsca pracy nie powinien być obowiązkowy?

Nasi rozmówcy podkreślili, że zagraniczne trendy wskazują na… obniżanie pensji pracowników zdalnych i różnicowanie wynagrodzeń w zależności od miejsca wykonywania pracy. Niemniej najbezpieczniejszą opcją jest benefit dla pracowników stacjonarnych, który odciąża ich pod kątem wydatków na dojazdy.

Jak pracodawca może partycypować w kosztach dojazdu do pracy?

Pracodawca może pokrywać część lub całość kosztów dojazdów pracowników do pracy, ale nie musi.

1. Pracodawca może pokryć część lub całość wydatków na dojazdy do pracy publicznymi środkami komunikacji miejskiej i pozamiejskiej. W zależności od tego, czy pokrywa te wydatki z góry, czy zwraca poniesione koszty, może wymagać dokumentów potwierdzających zakup biletów.
2. Jeśli co najmniej kilku, a nawet kilkunastu pracowników dojeżdża do pracy z mniejszych miejscowości, pracodawca może zorganizować ich wspólne przejazdy, np. autobusem, poprzez współpracę z firmą specjalizującą się w transporcie pracowniczym.
3. Dopuszczalne jest także udostępnienie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych. Wtedy pracownik uzyskuje nieodpłatne świadczenie, które stanowi opodatkowany przychód.
4. W firmie, w której pracownicy dojeżdżają własnymi samochodami, pracodawca może ustalić ryczałt, czyli jednakową stawkę dla wszystkich osób zatrudnionych, stanowiącą dodatek do wynagrodzenia.
5. Jednym z benefitów pracowniczych mogą być przedpłacone karty paliwowe.
6. Niektórzy pracodawcy zapewniają zatrudnionym dostęp do platform usługowych, np. AskHenry. Za jej pomocą pracownik skorzysta z różnych usług transportowych – zleci nawet zawiezienie dzieci do przedszkola i szkoły. Z kolei pakiet mobilności Vooom umożliwia pracownikom wykorzystywanie przedpłaconych środków na różne przejazdy, w tym elektrycznymi hulajnogami.
7. Zdarza się, że miejsca parkingowe udostępniane przez firmę są jedynymi w pobliżu miejsca pracy, na których można zaparkować bezpłatnie.

Pracodawca powinien uregulować zwrot kosztów dojazdu do pracy w akcie wewnątrzzakładowym.

Z jednej strony – nie każdemu dojeżdżającemu pracownikowi musi przysługiwać identyczny zwrot kosztów.

Z drugiej strony – ewentualne różnice pieniężne powinny wynikać z racjonalnych argumentów. Pracodawca może ustalić kryteria uprawniające do otrzymania danej kwoty, np. liczbę kilometrów pokonywaną najkrótszą trasą z domu do pracy i z powrotem.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy z Funduszu Pracy

Jeżeli pracownik:

• podjął zatrudnienie na podstawie skierowania z urzędu pracy,
• dojeżdża do siedziby pracodawcy lub innej lokalizacji, w której wykonuje pracę,
• zarabia nie więcej niż 200% minimalnego wynagrodzenia, czyli 7200 zł brutto od 1 lipca 2023 roku,

może otrzymywać zwrot kosztów dojazdu do pracy z Funduszu Pracy. W tym celu musi przedstawiać co miesiąc komplet dokumentów, w tym potwierdzające wydatki na przejazdy.

„Ulga za dojazd do pracy” to nie nowość, tylko podwyższone koszty uzyskania przychodu

W artykule o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu wyjaśniliśmy, że przychodem pracowniczym jest chociażby wynagrodzenie zasadnicze wpisane w umowie o pracę, a kosztem uzyskania przychodu – wydatki, które ponosi pracownik, aby uzyskiwać ten przychód.

W kontekście dojazdów do pracy kosztem uzyskania przychodu (KUP) dla pracownika są np. bilety okresowe na autobus czy pociąg. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie pozwala na uwzględnianie w KUP wydatków na tankowanie prywatnego samochodu czy rachunków za taksówki. Ma to znaczenie na etapie rocznego rozliczenia podatku, co omówiliśmy w dalszej części poradnika.

Pracownik, któremu przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu, płaci niższą zaliczkę na podatek dochodowy i zyskuje wyższe wynagrodzenie netto.

Jak to możliwe?

Otóż podwyższone KUP, nazywane medialnie „ulgą za dojazd do pracy” czy „300 plus dla pracownika”, pomniejszają podstawę opodatkowania.

Od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne odejmuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (łącznie 13,71%) i podwyższone koszty uzyskania przychodu (300 zł). Uzyskaną kwotę mnoży się przez odpowiednią stawkę podatku dochodowego, np. 12% w ramach I progu podatkowego.

Standardowe i podwyższone koszty uzyskania przychodów a wynagrodzenie netto dla pracownika

Pracownikowi korzystającemu ze standardowych kosztów uzyskania przychodów odlicza się nie 300 zł, tylko 250 zł. To tylko 50 zł różnicy miesięcznie, ale aż 600 zł rocznie w przypadku jednej umowy o pracę.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 300 zł miesięcznie, ale nie więcej niż do 3600 zł za rok podatkowy, należą się pracownikowi zamiejscowemu, czyli takiemu, który:

• mieszka na stałe lub czasowo poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
• nie dostaje dodatku za rozłąkę.

Podwyższone KUP w skali roku podatkowego mogą wynosić aż 5400 zł, jeśli pracownik:

• równocześnie uzyskuje przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy i pracy nakładczej,
• mieszka na stałe lub czasowo poza miejscowością, w której zlokalizowany jest zakład pracy,
• nie pobiera dodatku za rozłąkę.

Pracownicy mieszkający w lokalizacji, w której znajduje się zakład pracy, korzystają ze standardowych kosztów uzyskania przychodu, czyli:

• 250 zł w skali miesiąca i łącznie 3000 zł w skali roku podatkowego w przypadku jednej umowy,
• łącznie 4500 zł w skali roku podatkowego w przypadku co najmniej dwóch równoczesnych umów.

Zarówno pracownik miejscowy, jak i zamiejscowy ponosi koszty dojazdu do pracy. Niemniej przyjmuje się, że ten drugi wydaje więcej na dojazd lub zajmuje mu on więcej czasu, chociaż to nie zawsze jest prawdą.

Pracownik zamiejscowy zainteresowany comiesięczną „ulgą za dojazd do pracy” w wysokości 300 zł musi złożyć oświadczenie w sprawie korzystania podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów na formularzu PIT-2 lub w inny sposób przyjęty przez pracodawcę, np. e-mailowo albo w systemie kadrowo-płacowym. Jeśli tego nie zrobi, „300 plus” przepadnie, bo pracodawca naliczy standardowe koszty uzyskania przychodu, czyli 250 zł.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy samochodem prywatnym w rozliczeniu rocznym – ile w tym prawdy?

W lutym i marcu 2023 roku media zaczęły przekazywać informacje o zwrocie kosztów dojazdu do pracy własnym samochodem.

Nagłówki krzyczały:

• „Odliczysz do 300 zł za benzynę” (moto.rp.pl),
• „Kierowcy mogą otrzymać duży zwrot za dojazd” (wiadomosci.onet.pl),
• „300 plus na bilety w PIT” (biznes.interia.pl),
• „Mieli dostać pieniądze, a nie dostali” (pulshr.pl),
• „300 plus dla pracownika” (wydarzenia.interia.pl)
• „Nawet 300 zł miesięcznie na paliwo do auta” (sadeczanin.info).

Niejednemu pracownikowi, który dojeżdża własnym autem do pracy, wystarczył szybki rzut oka na nagłówki i pierwsze zdania, aby dojść do wniosku, że zapłaci niższy podatek dochodowy… dzięki regularnemu tankowaniu. Niektórzy byli przekonani, że otrzymają nawet 3600 zł do ręki!

Jak jest naprawdę?

❌ Zwrot za dojazdy do pracy a podwyższone KUP to inne kwestie

Zgodnie z art. 22 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownik, który otrzymuje nieopodatkowany (!) zwrot kosztów dojazdu do pracy, nie może:

• skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o pdof,
• rozliczyć realnych wydatków na dojazdy do pracy autobusem, pociągiem, promem czy komunikacją miejską w deklaracji PIT na podstawie art. 22 ust. 11 ustawy o pdof.

❌ Pracownik, któremu pracodawca nalicza KUP co miesiąc, nie uzyska żadnego zwrotu za dojazdy samochodem do pracy po złożeniu deklaracji PIT

Jeśli pracownik chciałby uzyskać zwrot pieniędzy po rozliczeniu rocznym, wynikający z nadpłaty podatku dochodowego, musiałby wcześniej zrezygnować ze stosowania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów – i standardowych (250 zł), i podwyższonych (300 zł).

Zwróć uwagę, że przytoczony już art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o pdof podaje miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika (pracownika) poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, jako jeden z warunków uprawniających do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Przepis wcale nie podaje, że pracownik musi dojeżdżać do firmy, aby skorzystać z 300 zł zamiast 250 zł KUP.

To oznacza, że przysługują one nie tylko pracownikom podróżującym własnymi samochodami, ale także pracownikom zdalnym, którzy pracują wyłącznie w trybie home office w innej miejscowości.

❌„300 zł za benzynę” to nadużycie, bo pracownik nie rozliczy realnych wydatków na benzynę, nawet jeśli przekroczyły 3600 zł lub 5400 zł rocznie

Teoretycznie możemy uznać, że podwyższone koszty uzyskania przychodów, które zmniejszają podstawę opodatkowania, mają rekompensować pracownikowi wydatki na benzynę. Praktycznie – gdyby pracownik na pełny etat, który codziennie dojeżdża do pracy autem, zapłaciłby przez to więcej niż 3600 zł za tankowanie w roku podatkowym, nie mógłby rozliczyć realnych wydatków na benzynę w deklaracji PIT.

Art. 22 ust. 11 ustawy o pdof podaje, że pracownik może przyjąć realne wydatki na dojazdy do pracy w rocznym rozliczeniu podatku, jeśli przekraczają roczne koszty uzyskania przychodów. Ta granica to:

• 3600 zł w przypadku np. jednej umowy o pracę,
• 5400 zł w przypadku np. dwóch umów o pracę jednocześnie.

Sęk w tym, że ustawodawca przewidział taką możliwość tylko dla pracowników, którzy poruszali się autobusami, koleją, komunikacją miejską lub promem, a na dodatek zachowali imienne bilety okresowe.

❌„300 zł na bilety” też nie jest do końca prawdą, bo udokumentowane wydatki na bilety można ująć w wyższej kwocie w deklaracji PIT

Jak wyżej wspomniano, jeśli pracownik dojeżdża do pracy np. pociągiem i komunikacją miejską oraz kupuje imienne bilety okresowe, może rozliczyć realny koszt dojazdów do pracy w deklaracji PIT. Z tego prawa skorzystają osoby, które wydały na bilety więcej niż wynoszą roczne koszty uzyskania przychodów.