9 na 10 europejskich firm korzysta z zewnętrznych usług w zakresie płac. W Polsce ten trend dopiero się rozwija

Niemal 8 proc. polskich firm samodzielnie zarządza swoimi listami płac, korzystając z własnych specjalistów i oprogramowania. Z kolei 2,5 proc. organizacji całkowicie zleca proces naliczania płac podmiotom zewnętrznym. Aż 90 proc. polskich firm (w skali kontynetu ten odsetek wynosi 83 proc.) tylko częściowo decyduje się na outsourcing list płac, a częściowo stara się zarządzać nimi wewnętrznie. To wyniki nowego, szeroko zakrojonego badania przeprowadzonego przez SD Worx, wiodącego europejskiego dostawcę usług HR, który przebadał ponad pięć tysięcy firm w 18 krajach w całej Europie. Badanie pokazuje również, że 68 proc. polskich pracodawców jest zadowolonych z ogólnego naliczania listy płac w swojej firmie. Jednak organizacje wciąż zmagają się z kilkoma kwestiami, w tym z szybkością i wydajnością tego procesu.  

Nieco mniej niż połowa (46 proc.) europejskich firm twierdzi, że jest aktywnie zaangażowane w zadania i podprocesy związane z płacami. W szczególności te działające w Rumunii (59%), Słowenii (57%) 
i Chorwacji (54%) biorą na siebie znaczną część odpowiedzialności za przetwarzanie i administrację listy płac. W Polce angażuje się w nie mniej niż połowa, bo jedynie 48 proc., organizacji. Na taki ruch decydują się głównie bardzo małe lub bardzo duże firmy. Listą płac aktywnie zarządza 55 proc. europejskich firm zatrudniających ponad 2 500 pracowników oraz 50 proc. organizacji zatrudniających od 500 do 999 pracowników. W przypadku najmniejszych firm, zatrudniających od jednego do dziewięciu pracowników, odsetek ten wynosi 49 proc. Tymczasem w Polsce aktywność wykazuje około 48 proc. przedsiębiorstw w każdej grupie firm –tych najmniejszych, oraz największych korporacji.

Cztery na dziesięć polskich firm korzysta z samodzielnie zaprojektowanego rozwiązania do obsługi listy płac

Trzy na dziesięć europejskich firm (32 proc.) korzysta z samodzielnie zaprojektowanego  rozwiązania do naliczania  i administracji listy płac. W Polsce korzystanie z własnego oprogramowania opracowanego do tego celu deklaruje niemal 44 proc. przedsiębiorstw. Nie zawsze jest to specjalistyczne oprogramowanie. Zwłaszcza mniejsze firmy wykorzystują aplikacje typu Excel lub inne arkusze kalkuacyjne do samodzielnego obliczania płac. Około 25 proc. polskich firm korzysta z rozwiązania płacowego przechowywanego przez dostawcę w chmurze (model SaaS), podczas gdy kolejnych 18 proc. posiada zewnętrzne oprogramowanie płacowe działające na ich własnych serwerach lub w prywatnej chmurze. Pozostałe 13 proc. polskich firm nie korzysta samodzielnie z oprogramowania płacowego – zadanie to jest całkowicie zlecane zewnętrznemu dostawcy.

Średnio 37 proc. europejskich firm korzystających z outsourcingu płac (częściowo lub całkowicie) wykorzystuje księgowych lub specjalistów finansowych, zwłaszcza w krajach Europy Wschodniej, np. w Serbii (51 proc.), Polsce, Rumunii i Słowenii (44 proc.), ale także w Niemczech (47 proc.). Dotyczy to zwłaszcza mniejszych firm. Ponadto 22 proc. polskich (w skali kontynetu – 27 proc.) organizacji, głównie średnich i nieco większych, korzysta z pomocy wyspecjalizowanego partnera w zakresie usług kadrowo-płacowych.

Siedem na dziesięć osób jest zadowolonych z naliczania listy płac w firmie

Z badania przeprowadzonego przez SD Worx wynika, że coraz mniej europejskich firm doświadcza problemów z administracją płac. W podobnym badaniu przeprowadzonym przez SD Worx w 2021 r. aż 15 proc. polskich firm deklarowało, że borykała się z tym problemem, podczas gdy w 2024 r. odsetek ten spadł niemal do 11 proc. Obecnie pracodawcy niepokoją się głównie o szybkość i wydajność przetwarzania listy płac (39 proc.), jej dokładność (40 proc.) i utrzymanie związanych z nią kosztów pod kontrolą (46 proc.). W szczególności obejmuje to wszystkie wydatki związane z naliczaniem płac, takie jak opłaty za outsourcing, oprogramowanie, wynagrodzenie ekspertów wewnętrznych itp. Dodatkowo firmy nieprzerwanie zmagają się z utrzymaniem zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami – na ten problem wskazuje niemal połowa polskich firm.

Warto zauważyć, że szczególnie organizacje korzystające z połączonego (wewnętrznego i zewnętrznego) modelu płacowego częściej dostrzegają wyzwania w tym zakresie. W mniejszym stopniu dotyczy to organizacji, które zarządzają swoją listą płac całkowicie we własnym zakresie. Natomiast firmy zlecające obsługę całej listy płac na zewnątrz mają tendencję do dostrzegania najmniejszej liczby wyzwań.

Pomimo wyzwań, 68 proc. polskich pracodawców raczej pozytywnie ocenia ogólną obsługę listy płac. Aż 77 proc. z nich jest zadowolonych z terminowości wypłacania wynagrodzeń, 70 proc. z dokładności i jakości przetwarzania listy płac, a 67 proc. z szybkości, z jaką proces płacowy może być przetwarzany. 

– Dane są bardzo optymistyczne, bo pokazują że nie tylko firmy w Polsce aktywnie działają na rzecz poprawy swoich procesów kadrowo-płacowych, ale też dostrzegają korzyści z wykorzystania nowych technologii w obsłudze tych procesów. Dzięki systemom płacowym działającym w czasie rzeczywistym przedsiębiorstwa mogą jeszcze szybciej organizować swoje procesy płacowe. Coraz więcej organizacji integruje je również z innymi systemami, np. HR-owymi i księgowymi, co sprzyja zwiększeniu wydajności operacyjnej – mówi Lalit Gupta, Managing Director – Eastern Europe w SD Worx Poland.

– Dzięki nieustającemu wprowadzaniu ulepszeń w zakresie innowacji i cyfryzacji sprawiamy, że proces płacowy jest jeszcze wydajniejszy. Prawo pracy jest coraz bardziej złożone i stale ewoluuje, dodawane są nowe przepisy, czasami z mocą wsteczną, zarówno na poziomie lokalnym, jak i europejskim. Dlatego ważne jest, aby zachować czujność. Pomagamy naszym regionalnym i międzynarodowym klientom na różne sposoby: informujemy ich, całkowicie zarządzamy procesami, organizujemy szkolenia online lub fizyczne, a także jesteśmy dostępni osobiście, jeśli mają jakiekolwiek pytania i wątpliwości. Nie tracimy z oczu czynnika ludzkiego. Wierzymy w znalezienie równowagi między zautomatyzowanymi rozwiązaniami a osobistym wsparciem, aby nasi klienci, pracodawcy i pracownicy mogli korzystać z pewnego i dokładnego naliczania wynagrodzeń – mówi Tom Saeys, COO w SD Worx. 

Informacje o badaniu

SD Worx to wiodący europejski dostawca usług HR, który pomaga organizacjom w zakresie kadr i płac. Firma regularnie przeprowadza badania weryfikujące, co naprawdę liczy się dla pracodawców i pracowników. Analiza wyników najnowszego badania „Navigator Series” to drogowskaz pomagający firmom poruszać się w pełnych wyzwań obszarach związanych z kadrami i płacami. Badanie zostało przeprowadzone w lutym 2024 r. w 18 europejskich krajach: Austrii, Belgii, Danii, Finlandii, Francji, Niemczech, Włoszech, Irlandii, Chorwacji, Holandii, Norwegii, Polsce, Rumunii, Serbii, Słowenii, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii i Szwecji. Łącznie przebadano 5 118 firm i 18 000 pracowników. Wyniki są ważone i gwarantują wiarygodną reprezentację rynku pracy w każdym kraju.

***

Więcej informacji

Katarzyna Ginszt-Bilczuk
Regional Marketing Manager – Poland & CEE, SD Worx Poland
tel. +48 734 461 736, e-mail: katarzyna.ginszt-bilczuk@sdworx.com

Pieter Goetgebuer 
Kierownik ds. PR i komunikacji korporacyjnej, SD Worx 
tel. +32 (0)3 201 76 68 / tel. Kom. +32 (0)497 45 36 73
pieter.goetgebuer@sdworx.com