beeline to globalna firma z branży akcesoriów modowych, działająca w ponad 44 krajach, zatrudniająca około 4 200 pracowników i obsługująca ponad 24 000 punktów sprzedaży detalicznej, głównie poprzez rozproszony model pracy oparty na mobilnych zespołach terenowych. W Polsce beeline zatrudnia około 200 osób w strukturze rozproszonej, gdzie praca wykonywana jest bez przypisanego stałego miejsca, w tzw. POS-ach – punktach handlowych partnerów. Ze względu na specyfikę operacyjną, obejmującą rotacyjne zespoły, dużą mobilność i konieczność ścisłego przestrzegania przepisów RODO, organizacja potrzebowała elastycznego, dopasowanego do lokalnych warunków modelu obsługi kadrowo-płacowej.
Te uwarunkowania stanowiły punkt wyjścia do decyzji o przebudowie dotychczasowego modelu outsourcingowego i ostatecznie wyborze nowego dostawcy usług płacowych – SD Worx Poland.
Punkt wyjścia, czyli potrzeba zmiany i reorganizacji modelu kadrowo-płacowego
beeline przez lata korzystało z pełnego outsourcingu usług kadrowo-płacowych. Jednak z czasem, zidentyfikowano pewne ograniczenia tego modelu:
- POS-y zlokalizowane u partnerów handlowych, czyli organizacja o rozproszonej strukturze organizacyjnej
- Dublowanie pracy HR, pomimo pełnego outsourcingu (specjaliści firmy musieli uzupełniać pracę dostawcy o dane, które dostępne były jedynie wewnętrznie),
- Brak odpowiednich narzędzi i jednolitego systemu u poprzedniego dostawcy, co powodowało ryzyko niezgodności z GDPR.
Powody do poszukiwania nowego dostawcy
W 2023 roku beeline podjęło strategiczną decyzję o reorganizacji procesu. Oznaczało to:
- Insourcing części kadrowej - czynności kadrowe zostały przeniesione do wewnątrz organizacji,
- Zaprojektowanie modelu hybrydowego opierającego się na wyraźnym podziale zadań i odpowiedzialności między beeline a dostawcą,
- Zainicjowanie przetargu na wybór nowego, lokalnego dostawcy płacowego – mimo preferencji centrali dla globalnych partnerów.
Model hybrydowy został szczegółowo opisany, z wyodrębnieniem takich kategorii jak: zatrudnienie, zakończenie współpracy, czas pracy, obsługa klienta wewnętrznego, raportowanie czy fakturowanie. Do każdej czynności przypisano koszt wynikający z umowy, co pozwoliło precyzyjnie kontrolować budżet i odpowiedzialności.
Proces przetargowy
beeline wysłało zapytanie ofertowe do 9 dostawców – globalnych, średnich i lokalnych. Początkowo firma z dystansem podchodziła do SD Worx, który został zarekomendowany przez centralę jako dostawca globalny. Jednak:
- SD Worx jako jeden z nielicznych dostosował ofertę do hybrydowego modelu beeline,
- Zaprezentował spójne i bezpieczne rozwiązanie technologiczne (platforma My ServicePoint), eliminujące potrzebę wielokanałowej komunikacji,
- Zaoferował dedykowane wsparcie w obszarze bezpieczeństwa danych i RODO.
Proces oceny był transparentny i oparty na kryteriach stworzonych we współpracy z interesariuszami – zespołem HR, działem GDPR, kontrolingiem i operacjami. Kluczowymi priorytetami były: poprawa jakości, zgodność z RODO oraz gotowość do pracy w modelu hybrydowym.
Rezultaty współpracy z SD Worx Poland
- Jeden kanał wymiany danych (My ServicePoint) – całkowita eliminacja przesyłania danych przez maila czy arkusze Excel,
- Zwiększona rozliczalność i przejrzystość procesów – każda czynność przypisana konkretnemu podmiotowi i typowi opłaty,
- Zoptymalizowana praca zespołu HR – odciążenie specjalistów i lepsza jakość obsługi klienta wewnętrznego,
- Wzrost poziomu bezpieczeństwa danych osobowych,
- Lepsze relacje z centralą – dzięki udowodnieniu, że lokalne rozwiązania mogą być skuteczne i bezpieczne.
