Paperless w biznesie. Jak prowadzić HR bez papierowych dokumentów?

Zaledwie 16,4% organizacji, które wzięły udział w V edycji „Badania analityki HR”, ma w pełni zdigitalizowaną dokumentację pracowniczą. Niemal 50% firm wdrożyło podejście paperless tylko w części dokumentów, np. dotyczących czasu pracy. Według danych najbardziej kuleje podpisywanie umów o pracę i aneksów na odległość, aczkolwiek wypowiedzenia umów również są problematyczne pod kątem paperless. Jak zacząć transformację cyfrową przedsiębiorstwa od działu HR, w tym procesów kadrowo-płacowych? Sprawdź, co zyskasz dzięki paperless i jak poradzić sobie z wyzwaniami wobec polityki bez papieru.

Główny cel polityki paperless („bez papieru”) to wyeliminowanie dokumentów papierowych ze wszystkich procesów w organizacji: administracyjnych, biznesowych, kadrowych czy płacowych. Wdrożenie paperless powinno być elementem strategii CSR (Corporate Social Responsibility), czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. CSR zakłada uwzględnienie m.in. potrzeb środowiska, interesów społecznych i relacji z pracownikami w rozwoju firmy. Pracodawca, który chce całkowicie przejść na elektroniczny obieg dokumentów, musi wziąć pod uwagę m.in. przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej oraz rodzaje podpisów elektronicznych.

Tak, można ograniczyć – a nawet całkowicie wyeliminować – dokumenty papierowe w procesach kadrowo-płacowych. Paperless sprawia, że rozliczenia pracowników przebiegają szybciej, więc zwiększa wydajność działu kadr i płac oraz polepsza doświadczenia obu stron. Niestety, mamy do czynienia z luką paperless. Asseco definiuje ją jako ograniczoną, punktową cyfryzację dokumentów, która nie pozwala na pełne zrezygnowanie z papieru w firmie, nawet jeśli jest to dopuszczalne prawnie i możliwe techniczne. Co to oznacza?

Z jednej strony – pracodawcy korzystają z platform online, aby zarządzać obiegiem elektronicznych wniosków urlopowych w firmie. Z drugiej strony – wymagają odręcznego podpisywania np. papierowych umów o pracę, zamiast skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Niestety, aktualnie taki podpis jest odpłatny. Nowa wersja aplikacji mObywatel, zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS 2, będzie dostępna w listopadzie 2026 roku. Dzięki niej użytkownicy zyskają dostęp do bezpłatnego podpisu kwalifikowanego do użytku nieprofesjonalnego.

Póki co komplikacje związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym utrudniają przechowywanie akt pracowników wyłącznie w cyfrowej wersji. O ile pracodawca może prowadzić poszczególne części akt w formie elektronicznej lub papierowej, o tyle brak kompletności teczek pracowniczych w jednej wersji jest uciążliwy na dłuższą metę. Wśród dokumentów papierowych znajdują się zwykle również wypowiedzenia umów o pracę, aneksy do umów i świadectwa pracy.

Polityka paperless w kadrach i płacach powinna obejmować m.in.:

• wspomniane akta osobowe,
• informację o warunkach zatrudnienia,
• wnioski o dni wolne, w tym urlopy oraz zwolnienia od pracy,
• wnioski związane z pracą zdalną,
• ewidencję czasu pracy (obowiązkową!),
• listy obecności (nieobowiązkowe!),
• listy płac oraz dokumenty niezbędne do ich przygotowania,
• regulaminy, np. regulamin wynagradzania.

Jak wdrożyć paperless w HR?

Politykę paperless warto zbudować na bazie kompleksowego audytu, aby zidentyfikować:

• czasochłonne i kosztowne procesy „papierowe”, które warto przenieść do chmury w pierwszej kolejności,
• wydatki na materiały biurowe, na których bazuje obieg dokumentacji papierowej,
• obawy pracowników wobec cyfryzacji (wdrażania procesów online) i digitalizacji (przekształcania dokumentów papierowych na elektroniczne),
• zalety i wady aktualnie używanych narzędzi,
• oczekiwania wobec nowego oprogramowania, np. funkcję employee self-service
• zapotrzebowanie na przeszkolenie z nowych technologii w organizacji oraz nową dokumentację, np. zasady wysyłania wniosków o urlopy,
• aktualne i zapowiadane przepisy prawa, do których należy dostosować politykę paperless,
• wskaźniki HR do monitorowania przed wdrożeniem polityki bez papieru i po.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu paperless w kadrach i płacach, umów się na demo platformy kadrowo-płacowej SD Worx TribePerk. Dzięki spotkaniu online poznasz liczne przewagi platformy w chmurze nad innymi obiegami dokumentów i dowiesz się, dlaczego warto jak najszybciej zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń w Twojej firmie.

Respondenci biorący udział w V edycji „Badania analityki HR” wskazali 7 najważniejszych korzyści biznesowych z cyfryzacji HR, która obejmuje podejście paperless.

1. Porządek w organizacji i ustandaryzowanie procesów
2. Większa skalowalność procesów HR
3. Obniżenie kosztów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi
4. Odciążenie managerów
5. Ulepszony PR wewnątrz organizacji i skuteczniejszy employer branding
6. Osiągnięcie przewagi konkurencyjnej na rynku
7. Ograniczenie rotacji pracowników

Model paperless ogranicza koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. To podejście proekologiczne, która redukuje zużycie arkuszy, kopert, tuszu do drukarek, koszulek, segregatorów, oraz innych materiałów. Ponadto oszczędzasz na wynajmie przestrzeni biurowej, bo unikasz magazynowania papierowych dokumentów. Nie ponosisz też kosztów zabezpieczeń pomieszczeń do przechowywania poufnych danych. Co ważne, zewnętrzne oprogramowanie, np. platforma kadrowo-płacowa TribePerk w abonamencie, sprawia, że nie musisz inwestować tysięcy złotych w rozwój technologii paperless od zera.

HR bez papieru sprzyja także automatyzacji czasochłonnych, powtarzalnych, żmudnych procesów kadrowo-płacowych. Paperless sprawi, że zapomnisz o ręcznym przepisywaniu danych z rozproszonych źródeł i ograniczysz ryzyko popełnienia błędu, np. źle naliczonego wynagrodzenia. Dzięki obiegowi dokumentów elektronicznych pracownicy zdalni i hybrydowi nie muszą dojeżdżać do biura, aby np. podpisać aneks do umowy, a firma unika kosztów związanych z przesyłkami kurierskimi.

Jeśli połączysz automatyzację z paperless, sprawisz, że podstawowe zadania będą się działy w tle, np. moduł płacowy samoczynnie pobierze informacje o nieobecnościach, wolnych dniach i przepracowanych godzinach, aby specjalista ds. kadr i płac wygenerował listy płac. Nowe technologie zmniejszają zapotrzebowanie na etaty, szczególnie w wymiarze asystenckim i juniorskim, oraz uwalniają czas pracowników zajmujących się wyzwaniami, w których człowiek jest niezastąpiony.

Jeżeli wdrożysz system kadrowo-płacowy w chmurze, Twoi pracownicy zyskają stały dostęp do informacji związanych z pracą – w dowolnym miejscu, o dowolnej porze. Niezależnie od dostępności działu kadr i płac lub biura rachunkowego (z którym pracownicy zwykle nie mogą się komunikować bez pośrednika!) zweryfikują składniki wynagrodzeń, wymiar urlopu czy nadgodziny do odebrania. Wystarczy kilka kliknięć na intuicyjnej platformie – zamiast nawet kilku dni oczekiwania na odpowiedź. To rozwiązanie sprzyja pracy asynchronicznej ze względu na różnicę w czasie lokalnym czy system zadaniowy.

Co więcej, zarządzanie dokumentacją elektroniczną ułatwia monitorowanie statusów ważnych wydarzeń w cyklu życia pracownika, np. terminów badań medycyny pracy, szkoleń BHP, ukończenia 26. roku życia czy kończącej się umowy. Łatwy dostęp do plików online sprzyja też sprawniejszej kontroli PIP.

Employer branding, czyli budowanie atrakcyjnego wizerunku pracodawcy, przyciąga osoby zainteresowane pracą w firmie (także kiedy nie ma aktywnej rekrutacji). Jakie korzyści z wdrożenia paperless interesują potencjalnych kandydatów? Komunikuj zarówno ograniczenie czasochłonnych formalności, jak i ochronę środowiska. Według „Employer Brand Research 2024” Randstad 1/4 pracowników uważa, że troska o środowisko i zaangażowanie społeczne to czynniki silnie decydujące o wyborze pracodawcy. Oczywiście główne motywatory to wynagrodzenie i benefity, ale te mniej popularne mogą przeważyć szalę zwycięstwa na stronę jednej z organizacji.

Jak można przeczytać w raporcie „Stan analityki HR w Polsce”, który powstał na podstawie V edycji „Badania analityki HR”, dominujący bloker przed wdrożeniem podejścia paperless to „mityczny” brak budżetu. Niestety, pracodawcy często nie liczą kosztów związanych z brakiem automatyzacji HR. Jak sprawdzić, ile wydajesz na analogowe procesy? Najprostsza metoda wymaga określenia, ile czasu poświęcają poszczególne osoby na dany proces, a potem obliczenia kosztów z uwzględnieniem stawek godzinowych. Dzięki temu dowiesz się, ile możesz zaoszczędzić po wdrożeniu polityki paperless.

• Chaotyczne, długie, wyczerpujące wdrożenie – jeśli firma chce zdigitalizować dokumenty papierowe, może zacząć od konwersji części akt osobowych na formę cyfrową. Prawo pozwala na przechowywanie jednych części akt w formie elektronicznej, a innych – w papierowej (niedopuszczalne jest przechowywanie w różnej formie dokumentów z tej samej części teczki). Stopniowe przechodzenie na elektroniczny obieg dokumentów ułatwia zapoznanie się z nowymi narzędziami i procesami.

• Opór przed zmianą – wynika zarówno ze strony działu HR, jak i innych zespołów, którzy mają poczucie, że dotychczasowy porządek, choć niedoskonały, zostanie zburzony. Jak zmniejszyć niepokój? Udostępniaj przystępne informacje, które opisują, jakie dokumenty zyskają formę cyfrową oraz jakie korzyści odniesie cała organizacja. W tym kontekście warto przytoczyć problemy pracowników, które zostaną zażegnane dzięki paperless.
• Brak zrozumienia technologii – jeśli nie wszyscy pracownicy w Twojej firmie obsługują biegle komputer, zapewnij im szkolenia, które wyjaśnią, jak np. uzupełnić elektroniczny wniosek urlopowy. Pokaż pracownikom, że taka czynność wcale nie jest trudniejsza niż wysyłanie e-maili z załącznikami.
• Brak infrastruktury IT – to zrozumiałe, że przedsiębiorstwa z sektora MŚP wolą uniknąć inwestowania pieniędzy w budowę technologii od zera. Jeśli skorzystasz z zewnętrznego oprogramowania, zaoszczędzisz tysiące złotych, a stały koszt, np. abonamentu, będzie nieporównywalnie niższy z wydatkami generowanymi w niezautomatyzowanej, papierowej erze.