Co zrobić, kiedy pracownik wykorzystał za dużo urlopu wypoczynkowego?

Wymiar urlopu wypoczynkowego określony w Kodeksie pracy, czyli 20 lub 26 dni na pełnym etacie, jest dla pracodawcy ustawowym minimum, którego musi przestrzegać. Chociaż przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać więcej dni urlopu dla zatrudnionych, zwykle pracownicy mają prawo tylko do kodeksowego wymiaru. Co się stanie, kiedy pracownik wykorzysta więcej urlopu wypoczynkowego, niż mu przysługuje? Wyjaśniamy, jakie mogą być przyczyny ponadwymiarowego urlopu i czy pracodawca może liczyć na jakąkolwiek rekompensatę.

Osobie, która zmienia pracę w ciągu roku kalendarzowego, będzie przysługiwać urlop wypoczynkowy u dotychczasowego i kolejnego pracodawcy, ale w wymiarze proporcjonalnym. Do tej sytuacji odnosi się art. 1551 § 1 pkt 1-2 Kodeksu pracy.

Pracodawca, od którego odchodzi pracownik, musi obliczyć urlop proporcjonalny do okresu przepracowanego w roku, w którym rozwiązuje się umowa. To oznacza, że nawet jeśli pracownik był zatrudniony przez 6 lat, pracodawca bierze pod uwagę np. 7 miesięcy zatrudnienia w roku zwolnienia.

Jeśli okaże się, że:

• pracownik nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu – pracodawca musi go udzielić w okresie wypowiedzenia lub wypłacić ekwiwalent pieniężny,
• pracownik wykorzystał cały należny mu urlop lub więcej dni – pracodawca nie udziela wolnego i nie wypłaca ekwiwalentu.

W obu przypadkach informacja o wykorzystanym wymiarze urlopu wypoczynkowego znajdzie się w świadectwie pracy.

Kolejny pracodawca oblicza urlop proporcjonalny do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego lub krótszego okresu zatrudnienia (np. 3 miesięcy na umowie o pracę na okres próbny, która rozwiąże się z końcem października).

Sarę obowiązywał 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Złożyła je 28 kwietnia, aby ostatni dzień zatrudnienia wypadł 31 lipca. Postanowiła, że wyjedzie na 2 tygodnie, a nową pracę zacznie od 16 sierpnia. Sara wykorzystała 4 dni urlopu w styczniu, 2 dni w kwietniu, 3 dni w maju i 10 dni w kwietniu, zanim złożyła wypowiedzenie. To daje 19 dni.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia za kalendarzowy miesiąc pracy, zgodnie z art. 1552a § 1 k.p.

2,16 dnia urlopu × 7 miesięcy = 15,12 dnia urlopu ≈ 16 dni u dotychczasowego pracodawcy (Sara wykorzystała 19 dni!)

2,16 dnia urlopu × 5 miesięcy* = 10,8 dnia urlopu ≈ 11 dni u nowego pracodawcy

*Zgodnie z art. 1552a § 2 k.p. niepełny kalendarzowy miesiąc pracy (w tym przypadku – sierpień) zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Nowy pracodawca musi pomniejszyć pulę urlopu wypoczynkowego Sary o 3 dni. Gdyby tego nie zrobił, pracowniczka mogłaby wykorzystać aż 30 dni urlopu w roku kalendarzowym. To przekroczyłoby wymiar wskazany w art. 154 § 1 pkt 2 k.p. Oczywiście mogłoby się tak zdarzyć, gdyby przepisy wewnątrzzakładowe w danej firmie zakładały warunki korzystniejsze dla pracownika niż ustawowe, np. 35 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym.

Pracodawca nie może wymagać od pracownika, który złożył wypowiedzenie, jakiejkolwiek rekompensaty finansowej za ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu wypoczynkowego, np. zwrotu wynagrodzenia urlopowego czy odpracowania dni wypoczynku.

Pracownik skorzystał z uprawnienia, które dał mu Kodeks pracy, a pracodawca zaakceptował wniosek urlopowy, nie widząc żadnych argumentów przeciw w momencie decyzji. Nie ma znaczenia, czy pracownik już wtedy rozglądał się za inną posadą, czy nie. Trzeba też podkreślić, że wykorzystanie wyższego wymiaru urlopu, niż wynika z Kodeksu pracy, jest korzystne dla pracownika, a przepisy dopuszczają taką sytuację.

Pracodawca musi się pogodzić z ponadwymiarowym urlopem wypoczynkowym pracownika również w sytuacji, w której udzielił „nadprogramowych” dni wolnych w wyniku pomyłki w kalendarzu nieobecności prowadzonym w arkuszu kalkulacyjnym online.

Tak, o ile:

• pracownik nabywa prawo do całego wymiaru urlopu wypoczynkowego z góry (zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy), czyli już 1 stycznia danego roku kalendarzowego,
• pracodawca zaakceptuje wniosek o długi urlop, który sprawi, że pracownik będzie nieobecny przez cały miesiąc. Może odrzucić wniosek o urlop wypoczynkowy, argumentując odmowę np. brakiem wykwalifikowanego zastępstwa, zaburzeniem toku pracy w firmie, a nawet ryzykiem zerwania umowy z klientem, który zostanie bez „opieki”.

Zwróć uwagę, że wykorzystanie 20 dni urlopu wypoczynkowego wyłącznie w styczniu będzie możliwe, natomiast 26 dni – raczej nie. Dlaczego?

Według art. 1542 § 1 k.p. pracodawca udziela urlopu w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Jeżeli założymy, że typowy pełnoetatowiec pracuje od poniedziałku do piątku, to będzie mógł wykorzystać maksymalnie 22 dni urlopu wypoczynkowego w styczniu 2024 roku. Od 31 dni w miesiącu trzeba odjąć 1 dzień ustawowo wolny (1 stycznia) i 8 dni weekendowych. Gdyby pracownikowi przysługiwało 26 dni urlopu, kolejne musiałby wykorzystać 1-2 i 5-6 lutego 2024 roku.

Aby nabyć prawo do całego wymiaru urlopu wypoczynkowego z góry na początku roku kalendarzowego, trzeba zacząć pierwszą pracę w poprzednim roku. Co ważne, wystarczy nawet 1 dzień zatrudnienia na umowie o pracę, aby już 1 stycznia kolejnego roku zyskać prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Ten wymiar należy się osobom ze stażem pracy krótszym niż 10 lat.

Pamiętaj, że do stażu pracy zaliczamy też okresy nauki, np. ukończenie studiów daje 8 lat. To oznacza, że absolwent studiów licencjackich, inżynierskich lub magisterskich musi przepracować 2 lata po uzyskaniu dyplomu, aby korzystać z 26 dni urlopu.

Szymon obronił pracę magisterską we wrześniu. Dotychczas, ze względu na status studenta, zarabiał na podstawie umowy zlecenia w restauracji. Zleceniodawca zaproponował mu awans i zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, która zaczęła obowiązywać od 1 grudnia. Już 31 grudnia Szymon nabył prawo do urlopu cząstkowego, czyli do 2 dni urlopu wypoczynkowego (pracodawca dobrowolnie zaokrąglił 1,66 dnia urlopu w górę). Nie zdążył ich wykorzystać, więc przeszły na kolejny rok jako zaległy urlop. Już 1 stycznia Szymon zyskał prawo do 20 dni urlopu z góry. Teoretycznie mógłby je wykorzystać w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego.