Jak obliczyć i kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Jeśli pracownik nie wybierze całego lub części urlopu wypoczynkowego, zanim umowa o pracę zostanie rozwiązana lub wygaśnie, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Czy Kodeks pracy określa sytuacje, w których nie trzeba wypłacać pracownikowi tego świadczenia? Sprawdź wyjątki, współczynnik urlopowy w 2027 roku - na pełny i niepełny etat - oraz dowiedz się, ile wynosi ekwiwalent za urlop.

W wykonaniu wstępnych obliczeń może pomóc kalkulator ekwiwalentu za urlop, jednak wynik powinien zostać zweryfikowany na podstawie składników wynagrodzenia pracownika.

Czego dowiesz się w tym artykule?

1. Kiedy pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za urlop?
2. Kiedy pracodawca nie musi wypłacić ekwiwalentu urlopowego?
3. Czy pracownik może zrezygnować z ekwiwalentu i przenieść urlop do nowej pracy?
4. Ile czasu ma pracodawca na wypłatę ekwiwalentu za urlop?
5. Ile wynosi kara za opóźnienie w wypłacie ekwiwalentu?
6. Współczynnik urlopowy w 2027 roku
7. Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w 2027 roku
8. Podstawa ekwiwalentu pieniężnego za urlop
9. Wpływ nieobecności pracownika na podstawę ekwiwalentu
10. FAQ
    1. Czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się po urlopie macierzyńskim?
    2. Czy ekwiwalent pieniężny za urlop jest oskładkowany i opodatkowany?
    3. Czy ekwiwalent urlopowy ujmuje się na świadectwie pracy?
    4. Kiedy następuje wypłata ekwiwalentu po świadczeniu rehabilitacyjnym?
    5. Czy zwolnienie lekarskie wpływa na wysokość ekwiwalentu?

Kiedy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne, co oznacza, że powinien wykorzystać przysługujące mu dni wolne w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobi, dni urlopu wypoczynkowego przechodzą na kolejny rok, stając się dniami zaległymi, które należy wykorzystać do 30 września. Nie można ich zamienić na ekwiwalent pieniężny. W tym przypadku mówimy o pracowniku, który nie zmienia pracodawcy.

Co się stanie z niewykorzystanym urlopem, kiedy umowa o pracę wygaśnie lub zostanie rozwiązana wskutek wypowiedzenia czy za porozumieniem stron?

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop, kiedy nie wykorzysta przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Na obowiązek wypłacenia ekwiwalentu nie wpływa:

• rodzaj umowy o pracę, np. na okres próbny, czas nieokreślony lub czas określony,
• tryb rozwiązania umowy, np. wskutek wypowiedzenia złożonego przez pracownika, za porozumieniem stron czy zwolnienia dyscyplinarnego,
• powód wygaśnięcia umowy, np. śmierć pracownika.

Ekwiwalent pieniężny wypłaca się zarówno za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z bieżącego roku kalendarzowego, jak i zaległy - z poprzednich 3 lat.

Przykład

Ewelina odeszła z firmy, w której pracowała od początku 2026 roku. Koniec okresu wypowiedzenia wypadł 31 lipca 2027 roku, co oznacza, że Ewelina nie musiała wykorzystać zaległego urlopu wypoczynkowego z 2026 roku przed 30 września. Pracodawca musiał jej wypłacić ekwiwalent za zaległe dni wolne z 2026 roku i niewykorzystaną część urlopu z 2027 roku.

Kiedy nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego?

Art. 171 § 3 k.p. stanowi, że wypłata ekwiwalentu nie jest obligatoryjna, jeśli strony umowy o pracę, która wygasła lub została rozwiązana, postanowią, że dostępny urlop wypoczynkowy zostanie wykorzystany po zawarciu kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą. Co ważne, nowa umowa musi zacząć obowiązywać bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

Przykład

Adam podpisał umowę o pracę na czas określony, która obowiązuje do 15 czerwca 2027 roku. To pierwsza umowa z tym pracodawcą. Jeśli Adam nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego do 15 czerwca, ale podpisze kolejną umowę na czas określony, która będzie obowiązywać od 16 czerwca, pracodawca nie będzie musiał wypłacać mu ekwiwalentu.

Dodatkowo art. 167¹ k.p. zobowiązuje pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego udzielonego przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia. To oznacza, że pracodawca może wysłać pracownika na urlop, nie potrzebując jego zgody. W efekcie wypłata ekwiwalentu nie będzie konieczna. W tym przypadku wymiar urlopu – poza zaległymi dniami wolnymi – jest obliczany proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

Przykład

Monika ma 7 niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego. Pracowniczka udaje się na urlop w ostatnich dniach okresu wypowiedzenia, więc pracodawca nie musi wypłacać jej ekwiwalentu.

Czy pracownik może zrezygnować z ekwiwalentu pieniężnego i przenieść niewykorzystany urlop wypoczynkowy do nowego pracodawcy?

Orzecznictwo, sygn. akt I PRN 124/80, dopuszcza tzw. porozumienie trójstronne, które zawiera pracownik z pracodawcami: aktualnym i przyszłym. Dzięki porozumieniu pracodawca, który powinien wypłacić ekwiwalent, zostaje zwolniony z tego obowiązku. Dni wolne „przechodzą” z pracownikiem do nowego pracodawcy, u którego zostaną wykorzystane jako urlop wypoczynkowy w późniejszym terminie.

Niemniej trzeba pamiętać, że aktualne przepisy prawa pracy nie regulują takiego porozumienia, dlatego nie jest ono powszechnie akceptowane.

W jakim terminie trzeba wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Wypłata ekwiwalentu za urlop po rozwiązaniu umowy o pracę następuje co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia, łącznie z ostatnią pensją pracownika. Pracodawca nie musi zatem wypłacać ekwiwalentu dokładnie w dniu ustania zatrudnienia, jeżeli obowiązujący w firmie termin wypłaty przypada później.

Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić nie później niż w ciągu 10 dni od dnia ustania zatrudnienia.

Przykład

Jeżeli ostatni dzień zatrudnienia wypada 31 maja 2027 roku, a wynagrodzenie jest wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca, były pracownik może otrzymać ekwiwalent wraz z ostatnią pensją 10 czerwca 2027 roku. Taki termin będzie zgodny z zasadami obowiązującymi od 27 stycznia 2026 roku.

Co grozi pracodawcy za opóźnienie w wypłacie ekwiwalentu za urlop?

Jeżeli pracodawca nie wypłaci pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w obowiązującym terminie, naraża się na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł – zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 k.p. Ponadto pracownik może domagać się odsetek za opóźnienie.

Współczynnik urlopowy 2027 – pełny i niepełny etat

Współczynnik ekwiwalentu ustala się corocznie i wykorzystuje podczas obliczania należności za jedną godzinę niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

W przypadku pełnoetatowego pracownika współczynnik urlopowy w 2027 roku wynosi 20,92. Ta wartość odpowiada przeciętnej miesięcznej liczbie dni pracy w danym roku kalendarzowym.

Jeśli pracownik jest zatrudniony na niepełny etat, współczynnik urlopowy obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W 2027 roku wynosi on:

• 20,92 – dla pełnego etatu,
• 15,69 – dla 3/4 etatu,
• 10,46 – dla 1/2 etatu,
• 5,23 – dla 1/4 etatu.

Wartość współczynnika wynika z następujących obliczeń:

• bierzemy pod uwagę liczbę dni w roku kalendarzowym – 365 w 2027 roku,
• sumujemy 52 niedziele, 52 dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz 10 świąt przypadających w inne dni niż niedziela,
• odejmujemy 114 dni od 365 dni – pozostaje 251 dni,
• dzielimy 251 przez 12, co daje 20,9167, a po zaokrągleniu 20,92,
• przeliczamy współczynnik dla niepełnoetatowców, mnożąc go przez wymiar czasu pracy, np. 20,92 × 3/4 etatu = 15,69.

1. Osoby sprawdzające, jak obliczyć ekwiwalent za urlop, powinny wykonać następujące działania:

2. sprawdzić, ilu dni urlopu wypoczynkowego nie wykorzystał pracownik, a następnie przeliczyć je na godziny,
3. podzielić podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy przez współczynnik urlopowy,
4. otrzymany wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy obowiązującą pracownika, aby ustalić należność za jedną godzinę urlopu,
5. pomnożyć stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

6. Powyższy schemat pokazuje, jak liczyć należność krok po kroku. Ostateczne wyliczenie ekwiwalentu za urlop wymaga jednak uwzględnienia właściwych składników wynagrodzenia i wymiaru czasu pracy.

7. Jak obliczyć ekwiwalent, jeśli niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2027 roku obejmuje także urlop zaległy z 2026 roku? W obliczeniach należy uwzględnić tylko współczynnik obowiązujący w roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu, czyli współczynnik z 2027 roku. Nie bierze się pod uwagę wartości z poprzedniego roku.

Przykład

Judyta, której przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej stawce miesięcznej – 7000 zł brutto. Ostatni dzień zatrudnienia Judyty wypada 31 grudnia 2027 roku. Pracowniczka wykorzystała 18 dni urlopu. Judyta zajmie się szkoleniem nowej osoby w zespole w okresie wypowiedzenia, dlatego pracodawca nie chce wysyłać jej na urlop. Jaki ekwiwalent pieniężny musi jej wypłacić?

26 dni − 18 dni = 8 niewykorzystanych dni wolnych

8 dni wolnych × 8 godzin = 64 niewykorzystane godziny urlopu

7000 zł : 20,92 = 334,61 zł

334,61 zł : 8 = 41,83 zł

41,83 zł × 64 = 2677,12 zł

Pracodawca musi wypłacić Judycie 2677,12 zł brutto ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Kwota netto będzie niższa ze względu na potrącenie należnych składek i zaliczki na podatek dochodowy.

Co ujmuje się w podstawie wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z § 14 rozporządzenia urlopowego ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się według zasad, które obowiązują przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego - z uwzględnieniem zmian określonych w § 15–19 rozporządzenia.

Podstawa ekwiwalentu za urlop równa się przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu pracownika, które obejmuje:

• wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej - w wysokości z miesiąca, w którym pracownik zyskał prawo do ekwiwalentu. Nawet jeśli pracownik odchodzi z pracy w trakcie miesiąca, podstawa powinna uwzględniać wynagrodzenie za cały miesiąc, a nie tylko jego część. Zalicza się tutaj np. wynagrodzenie zasadnicze,
• zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc i wypłacone w ciągu 3 miesięcy przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu - w wysokości równej średniej z 3 miesięcy. Najpierw należy zsumować te składniki, a następnie podzielić otrzymaną kwotę przez 3. Są to m.in. dodatek za pracę w nocy, dodatek za nadgodziny i premia miesięczna w zmiennej wysokości,
• zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc i wypłacone w ciągu 12 miesięcy przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu - w wysokości równej średniej z 12 miesięcy. Po zsumowaniu składników otrzymaną kwotę dzieli się przez 12. W tej puli uwzględnia się np. premię kwartalną lub roczną.

Jeżeli wynagrodzenie zasadnicze pracownika odpowiada stawce określanej jako najniższa krajowa, w podstawie należy uwzględnić kwotę należną w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.

Wynagrodzenia Twoich pracowników obejmują różnorodne zmienne składniki, co znacznie komplikuje obliczanie ekwiwalentu za urlop? Sprawdź obsługę kadr i płac w SD Worx - zyskasz nie tylko profesjonalną opiekę specjalisty ds. kadr i płac, ale także całodobowy dostęp do platformy online, która automatyzuje naliczanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych oraz pozwala sprawnie obsługiwać wnioski urlopowe online. 

Podstawa wymiaru ekwiwalentu a nieobecności pracownika

Jak obliczyć podstawę wymiaru ekwiwalentu, jeśli pracownik był częściowo nieobecny w okresie przyjmowanym do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia?

• Podziel wypłacone wynagrodzenie przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało.
• Pomnóż otrzymaną kwotę przez liczbę dni, które zostałyby przepracowane zgodnie z rozkładem czasu pracy, gdyby pracownik nie zgłosił żadnej nieobecności.

Dopełnienie podstawy ekwiwalentu stosuje się w przypadku:

• nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych,
• składników za okresy do 1 miesiąca i dłuższe niż 1 miesiąc.

Kolejną zagwozdkę stanowi sytuacja, w której pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za:

• cały okres przyjmowany do ustalenia podstawy ekwiwalentu,
• krótszy okres, który obejmuje co najmniej 1 pełny miesiąc kalendarzowy lub kilka pełnych miesięcy kalendarzowych.

Dłuższa nieobecność pracownika może wynikać np. ze zwolnienia lekarskiego lub urlopu przysługującego rodzicom. Obliczając podstawę ekwiwalentu, trzeba wziąć pod uwagę najbliższe miesiące, w których pracownikowi należały się zmienne składniki wynagrodzenia. Zagadnienie ekwiwalent za urlop a zwolnienie lekarskie dotyczy więc przede wszystkim prawidłowego uzupełnienia podstawy, a nie utraty prawa do należności.

FAQ - pytania o ekwiwalent za urlop

1. Czy pracowniczka, która wraca do pracy po urlopie macierzyńskim, powinna otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Nie, ponieważ pracowniczka jest zatrudniona u tego samego pracodawcy, co oznacza, że nie doszło do rozwiązania ani wygaśnięcia stosunku pracy. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego pracowniczka po macierzyńskim może go odebrać jako zaległy urlop w kolejnym roku – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

2. Czy ekwiwalent za urlop jest oskładkowany i opodatkowany?

Tak. Osoby pytające, czy ekwiwalent za urlop jest opodatkowany, powinny pamiętać, że stanowi on przychód ze stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

3. Czy pracodawca powinien zapisać ekwiwalent urlopowy na świadectwie pracy?

Nie, przepisy prawa nie zobowiązują pracodawcy do oddzielnego wskazania liczby dni i godzin urlopu, za które pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny. Świadectwo pracy może podawać łączną liczbę wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego oraz tych, za które wypłacono ekwiwalent.

4. Kiedy następuje wypłata ekwiwalentu za urlop po świadczeniu rehabilitacyjnym?

Wypłata ekwiwalentu za urlop po świadczeniu rehabilitacyjnym jest należna, jeżeli stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie, a pracownik nadal ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Samo pobieranie świadczenia rehabilitacyjnego nie pozbawia pracownika tego prawa. Ekwiwalent należy wypłacić w terminie wynikającym z zasad obowiązujących po ustaniu zatrudnienia.

5. Czy zwolnienie lekarskie wpływa na wysokość ekwiwalentu za urlop?

Zwolnienie lekarskie nie powoduje utraty prawa do ekwiwalentu. Może jednak wpłynąć na sposób ustalenia podstawy, jeżeli w okresie przyjmowanym do obliczeń pracownik nie otrzymywał zmiennych składników wynagrodzenia. Wtedy należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które takie składniki przysługiwały, albo odpowiednio uzupełnić podstawę.