Jeśli pracownik nie wybierze całego lub części urlopu wypoczynkowego, zanim umowa o pracę zostanie rozwiązana lub wygaśnie, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Czy Kodeks pracy określa sytuacje, w których nie trzeba wypłacać ekwiwalentu pracownikowi? Sprawdź wyjątki i współczynnik urlopowy w 2023 roku – na pełny i niepełny etat.
- Kiedy pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za urlop?
- Kiedy pracodawca nie musi wypłacić ekwiwalentu urlopowego?
- Czy pracownik może zrezygnować z ekwiwalentu i przenieść urlop do nowej pracy?
- Ile czasu ma pracodawca na wypłatę ekwiwalentu za urlop?
- Ile wynosi kara za opóźnienie w wypłacie ekwiwalentu?
- Współczynnik urlopowy w 2023 roku
- Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w 2023 roku
- Podstawa ekwiwalentu pieniężnego za urlop
- Wpływ nieobecności pracownika na podstawę ekwiwalentu
- FAQ
- Czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się po urlopie macierzyńskim?
- Czy ekwiwalent pieniężny za urlop jest oskładkowany?
- Czy ekwiwalent urlopowy ujmuje się na świadectwie pracy?
Kiedy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?
Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne, co oznacza, że powinien wykorzystać przysługujące mu dni wolne w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobi, dni urlopu wypoczynkowego przechodzą na kolejny rok, stając się dniami zaległymi, które należy wykorzystać do 30 września. Nie można ich zamienić na ekwiwalent pieniężny. W tym przypadku mówimy o pracowniku, który nie zmienia pracodawcy.
Co się stanie z niewykorzystanym urlopem, kiedy umowa o pracę wygaśnie lub zostanie rozwiązana wskutek wypowiedzenia czy za porozumieniem stron?
Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, kiedy nie wykorzysta przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Na obowiązek wypłacenia ekwiwalentu nie wpływa:
- rodzaj umowy o pracę (np. na okres próbny, czas nieokreślony, czas określony),
- tryb rozwiązania umowy (np. wskutek wypowiedzenia złożonego przez pracownika, za porozumieniem stron czy zwolnienia dyscyplinarnego),
- powód wygaśnięcia umowy (np. śmierć pracownika).
Ekwiwalent pieniężny wypłaca się zarówno za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z bieżącego roku kalendarzowego, jak i zaległy – z poprzednich 3 lat.
Przykład
Ewelina odeszła z firmy, w której pracowała od początku 2021 roku. Koniec okresu wypowiedzenia wypadł 31 lipca 2022 roku, co oznacza, że Ewelina nie musiała wykorzystać zaległego urlopu wypoczynkowego z 2021 roku (trzeba to zrobić do 30 września). Pracodawca musiał jej wypłacić ekwiwalent za zaległe dni wolne z 2021 roku i niewykorzystaną część urlopu z 2022 roku.
Kiedy nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego?
Art. 171 § 3 k.p. stanowi, że wypłata ekwiwalentu nie jest obligatoryjna, jeśli strony umowy o pracę, która wygasła lub została rozwiązana, postanowią, że dostępny urlop wypoczynkowy zostanie wykorzystany po zawarciu kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą. Co ważne, nowa umowa musi zacząć obowiązywać bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.
Przykład
Adam podpisał umowę o pracę na czas określony, która obowiązuje do 15 czerwca 2023 roku. To pierwsza umowa z tym pracodawcą. Jeśli Adam nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego do 15 czerwca, ale podpisze kolejną umowę na czas określony, która będzie obowiązywać od 16 czerwca, pracodawca nie będzie musiał mu wypłacać ekwiwalentu.
Dodatkowo art. 1671 k.p. zobowiązuje pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego udzielonego przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia. To oznacza, że pracodawca może wysłać pracownika na urlop, nie potrzebując jego zgody. W efekcie wypłata ekwiwalentu nie będzie konieczna. W tym przypadku wymiar urlopu – poza zaległymi dniami wolnymi – jest obliczany proporcjonalnie do przepracowanego okresu.
Przykład
Monika ma 7 niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego. Pracowniczka udaje się na urlop w ostatnich dniach okresu wypowiedzenia, więc pracodawca nie musi wypłacać jej ekwiwalentu.
Czy pracownik może zrezygnować z ekwiwalentu pieniężnego i przenieść niewykorzystany urlop wypoczynkowy do nowego pracodawcy?
Orzecznictwo (sygn. akt I PRN 124/80) dopuszcza tzw. porozumienie trójstronne, które zawiera pracownik z pracodawcami: aktualnym i przyszłym. Dzięki porozumieniu pracodawca, który powinien wypłacić ekwiwalent, zostaje zwolniony z tego obowiązku. Dni wolne „przechodzą” z pracownikiem do nowego pracodawcy, u którego zostaną wykorzystane jako urlop wypoczynkowy w późniejszym terminie.
Niemniej trzeba pamiętać, że aktualne przepisy prawa pracy nie regulują takiego porozumienia, dlatego nie jest powszechnie akceptowane.
W jakim terminie trzeba wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
Próżno szukać odpowiedzi na to pytanie w Kodeksie pracy czy w tzw. rozporządzeniu urlopowym. Niemniej orzecznictwo wskazuje, że pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika.
Według Sądu Najwyższego „z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop” (sygn. akt I PKN 336/00).
Niestety, zdarza się, że pracodawcy wypłacają ekwiwalent dopiero w terminie wypłaty wynagrodzenia. To oznacza, że jeśli ostatni dzień zatrudnienia wypada np. 31 maja, już były pracownik otrzyma ekwiwalent z wynagrodzeniem nawet 10 czerwca (w zależności od terminu zapisanego w przepisach wewnątrzzakładowych).
Co grozi pracodawcy za opóźnienie w wypłacie ekwiwalentu za urlop?
Jeżeli pracodawca nie wypłaci pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w terminie wskazanym w orzecznictwie, naraża się na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł – zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 k.p. Ponadto pracownik może domagać się odsetek za opóźnienie.
Współczynnik urlopowy 2023 – pełny i niepełny etat
Współczynnik urlopowy, który ustala się corocznie, wykorzystuje się w obliczaniu ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego.
W przypadku pełnoetatowego pracownika współczynnik urlopowy w 2023 roku wynosi 20,83. Ta wartość oznacza przeciętną liczbę dni, którą trzeba przepracować w miesiącu w danym roku kalendarzowym.
Jeśli pracownik jest zatrudniony na niepełny etat, współczynnik urlopowy obniża się proporcjonalnie do niepełnego wymiaru czasu pracy.
Wartość współczynnika wynika z następujących obliczeń:
- Bierzemy pod uwagę liczbę dni w roku kalendarzowym – 365 w 2023 roku.
- Sumujemy liczbę niedziel, dni świątecznych poza niedzielami i dni wolnych od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy – 2023 rok ma 53 niedziele, 52 soboty i 10 dni świątecznych poza niedzielami, co daje łącznie 115 dni.
- Odejmujemy 115 dni od 365 dni. Zostaje nam 250 dni.
- Dzielimy wynik przez 12, co daje 20,83.
- Przeliczamy współczynnik urlopowy dla niepełnoetatowców, mnożąc go razy wymiar czasu pracy, np. 20,83 × 3/4 etatu = 15,62.