Jak obliczyć i kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Jeśli pracownik nie wybierze całego lub części urlopu wypoczynkowego, zanim umowa o pracę zostanie rozwiązana lub wygaśnie, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Czy Kodeks pracy określa sytuacje, w których nie trzeba wypłacać ekwiwalentu pracownikowi? Sprawdź wyjątki i współczynnik urlopowy w 2023 roku – na pełny i niepełny etat.

1. Kiedy pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za urlop?
2. Kiedy pracodawca nie musi wypłacić ekwiwalentu urlopowego?
3. Czy pracownik może zrezygnować z ekwiwalentu i przenieść urlop do nowej pracy?
4. Ile czasu ma pracodawca na wypłatę ekwiwalentu za urlop?
5. Ile wynosi kara za opóźnienie w wypłacie ekwiwalentu?
6. Współczynnik urlopowy w 2023 roku
7. Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w 2023 roku
8. Podstawa ekwiwalentu pieniężnego za urlop
9. Wpływ nieobecności pracownika na podstawę ekwiwalentu
10. FAQ
    1. Czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się po urlopie macierzyńskim?
    2. Czy ekwiwalent pieniężny za urlop jest oskładkowany?
    3. Czy ekwiwalent urlopowy ujmuje się na świadectwie pracy?

Kiedy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne, co oznacza, że powinien wykorzystać przysługujące mu dni wolne w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobi, dni urlopu wypoczynkowego przechodzą na kolejny rok, stając się dniami zaległymi, które należy wykorzystać do 30 września. Nie można ich zamienić na ekwiwalent pieniężny. W tym przypadku mówimy o pracowniku, który nie zmienia pracodawcy.

Co się stanie z niewykorzystanym urlopem, kiedy umowa o pracę wygaśnie lub zostanie rozwiązana wskutek wypowiedzenia czy za porozumieniem stron?

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, kiedy nie wykorzysta przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Na obowiązek wypłacenia ekwiwalentu nie wpływa:

• rodzaj umowy o pracę (np. na okres próbny, czas nieokreślony, czas określony),
• tryb rozwiązania umowy (np. wskutek wypowiedzenia złożonego przez pracownika, za porozumieniem stron czy zwolnienia dyscyplinarnego),
• powód wygaśnięcia umowy (np. śmierć pracownika).

Ekwiwalent pieniężny wypłaca się zarówno za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z bieżącego roku kalendarzowego, jak i zaległy – z poprzednich 3 lat.

Przykład

Ewelina odeszła z firmy, w której pracowała od początku 2021 roku. Koniec okresu wypowiedzenia wypadł 31 lipca 2022 roku, co oznacza, że Ewelina nie musiała wykorzystać zaległego urlopu wypoczynkowego z 2021 roku (trzeba to zrobić do 30 września). Pracodawca musiał jej wypłacić ekwiwalent za zaległe dni wolne z 2021 roku i niewykorzystaną część urlopu z 2022 roku.

Kiedy nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego?

Art. 171 § 3 k.p. stanowi, że wypłata ekwiwalentu nie jest obligatoryjna, jeśli strony umowy o pracę, która wygasła lub została rozwiązana, postanowią, że dostępny urlop wypoczynkowy zostanie wykorzystany po zawarciu kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą. Co ważne, nowa umowa musi zacząć obowiązywać bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

Przykład

Adam podpisał umowę o pracę na czas określony, która obowiązuje do 15 czerwca 2023 roku. To pierwsza umowa z tym pracodawcą. Jeśli Adam nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego do 15 czerwca, ale podpisze kolejną umowę na czas określony, która będzie obowiązywać od 16 czerwca, pracodawca nie będzie musiał mu wypłacać ekwiwalentu.

Dodatkowo art. 1671 k.p. zobowiązuje pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego udzielonego przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia. To oznacza, że pracodawca może wysłać pracownika na urlop, nie potrzebując jego zgody. W efekcie wypłata ekwiwalentu nie będzie konieczna. W tym przypadku wymiar urlopu – poza zaległymi dniami wolnymi – jest obliczany proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

Przykład

Monika ma 7 niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego. Pracowniczka udaje się na urlop w ostatnich dniach okresu wypowiedzenia, więc pracodawca nie musi wypłacać jej ekwiwalentu.

Czy pracownik może zrezygnować z ekwiwalentu pieniężnego i przenieść niewykorzystany urlop wypoczynkowy do nowego pracodawcy?

Orzecznictwo (sygn. akt I PRN 124/80) dopuszcza tzw. porozumienie trójstronne, które zawiera pracownik z pracodawcami: aktualnym i przyszłym. Dzięki porozumieniu pracodawca, który powinien wypłacić ekwiwalent, zostaje zwolniony z tego obowiązku. Dni wolne „przechodzą” z pracownikiem do nowego pracodawcy, u którego zostaną wykorzystane jako urlop wypoczynkowy w późniejszym terminie.

Niemniej trzeba pamiętać, że aktualne przepisy prawa pracy nie regulują takiego porozumienia, dlatego nie jest powszechnie akceptowane.

W jakim terminie trzeba wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Próżno szukać odpowiedzi na to pytanie w Kodeksie pracy czy w tzw. rozporządzeniu urlopowym. Niemniej orzecznictwo wskazuje, że pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika.

Według Sądu Najwyższego „z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop” (sygn. akt I PKN 336/00).

Niestety, zdarza się, że pracodawcy wypłacają ekwiwalent dopiero w terminie wypłaty wynagrodzenia. To oznacza, że jeśli ostatni dzień zatrudnienia wypada np. 31 maja, już były pracownik otrzyma ekwiwalent z wynagrodzeniem nawet 10 czerwca (w zależności od terminu zapisanego w przepisach wewnątrzzakładowych).

Co grozi pracodawcy za opóźnienie w wypłacie ekwiwalentu za urlop?

Jeżeli pracodawca nie wypłaci pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w terminie wskazanym w orzecznictwie, naraża się na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł – zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 k.p. Ponadto pracownik może domagać się odsetek za opóźnienie.

Współczynnik urlopowy 2023 – pełny i niepełny etat

Współczynnik urlopowy, który ustala się corocznie, wykorzystuje się w obliczaniu ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego.

W przypadku pełnoetatowego pracownika współczynnik urlopowy w 2023 roku wynosi 20,83. Ta wartość oznacza przeciętną liczbę dni, którą trzeba przepracować w miesiącu w danym roku kalendarzowym.

Jeśli pracownik jest zatrudniony na niepełny etat, współczynnik urlopowy obniża się proporcjonalnie do niepełnego wymiaru czasu pracy.

Wartość współczynnika wynika z następujących obliczeń:

1. Bierzemy pod uwagę liczbę dni w roku kalendarzowym – 365 w 2023 roku.
2. Sumujemy liczbę niedziel, dni świątecznych poza niedzielami i dni wolnych od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy – 2023 rok ma 53 niedziele, 52 soboty i 10 dni świątecznych poza niedzielami, co daje łącznie 115 dni.
3. Odejmujemy 115 dni od 365 dni. Zostaje nam 250 dni.
4. Dzielimy wynik przez 12, co daje 20,83.
5. Przeliczamy współczynnik urlopowy dla niepełnoetatowców, mnożąc go razy wymiar czasu pracy, np. 20,83 × 3/4 etatu = 15,62.

1. Sprawdź, ilu dni urlopu wypoczynkowego nie wykorzystał pracownik. Przelicz je na godziny.
2. Podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy podziel przez współczynnik urlopowy.
3. Wynik podziel przez dobową normę czasu pracy, która obowiązuje pracownika. Poznasz ekwiwalent za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego.
4. Aby dowiedzieć się, jaką rekompensatę trzeba wypłacić pracownikowi, pomnóż tę kwotę przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Jak obliczyć ekwiwalent, jeśli niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2023 roku obejmuje także urlop zaległy z 2022 roku? W obliczeniach uwzględnij tylko współczynnik z 2023 roku. Nie bierz zeszłorocznego pod uwagę.

Przykład

Judyta, której przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej stawce miesięcznej – 7000 zł brutto. Ostatni dzień zatrudnienia Judyty wypada 31 grudnia. Pracowniczka wykorzystała 18 dni urlopu. Judyta zajmie się szkoleniem nowej osoby w zespole w okresie wypowiedzenia, dlatego pracodawca nie chce jej wysyłać na urlop. Jaki ekwiwalent pieniężny musi wypłacić Judycie?

26 dni − 18 dni = 8 niewykorzystanych dni wolnych

8 dni wolnych × 8 godzin = 64 niewykorzystane godziny urlopu

7000 zł : 20,83= 336,05 zł

336,05 zł : 8 = 42,01 zł

42,01 zł × 64 = 2688,64 zł

Pracodawca musi wypłacić Judycie 2688,64 zł brutto ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Co ujmuje się w podstawie wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z § 14 rozporządzenia urlopowego ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się według zasad, które obowiązują przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego – z uwzględnieniem zmian określonych w § 15-19 rozporządzenia.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu pieniężnego równa się przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu pracownika, które obejmuje:

1. wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej – w wysokości z miesiąca, w którym pracownik zyskał prawo do ekwiwalentu. Nawet jeśli pracownik odchodzi z pracy w trakcie miesiąca, podstawa ekwiwalentu powinna uwzględniać wynagrodzenie za cały miesiąc, a nie tylko część. Tutaj zalicza się np. wynagrodzenie zasadnicze.
2. zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc i wypłacone w ciągu 3 miesięcy przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu – w wysokości równej średniej z 3 miesięcy. To oznacza, że najpierw należy zsumować te składniki, a potem podzielić otrzymaną kwotę przez 3. Te składniki to m.in. dodatek za pracę w nocy, dodatek za nadgodziny, premia miesięczna w zmiennej wysokości.
3. zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc i wypłacone w ciągu 12 miesięcy przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu – w wysokości równej średniej z 12 miesięcy. Analogicznie – po zsumowaniu składników dzieli się otrzymaną kwotę przez 12. W tej puli uwzględnia się np. premię kwartalną lub roczną.

Wynagrodzenia Twoich pracowników obejmują różnorodne zmienne składniki, co znacznie komplikuje obliczanie ekwiwalentu za urlop? Sprawdź obsługę kadr i płac w TribePerk – zyskasz nie tylko profesjonalną opiekę specjalisty ds. kadr i płac, ale także całodobowy dostęp do platformy online, która automatyzuje naliczanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu a nieobecności pracownika

Jak obliczyć podstawę wymiaru ekwiwalentu, jeśli pracownik był częściowo nieobecny w okresie, który przyjmuje się do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia?

1. Podziel wypłacone wynagrodzenie przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało.
2. Pomnóż tę kwotę przez liczbę dni, które zostałyby przepracowane zgodnie z rozkładem czasu pracy, gdyby pracownik nie zgłosił żadnej nieobecności.

Dopełnienie podstawy ekwiwalentu stosuje się w przypadku:

• nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych,
• składników za okresy do 1 miesiąca i dłuższe niż 1 miesiąc.

Kolejną zagwozdkę stanowi sytuacja, w której pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za:

• cały okres, który przyjmuje się do ustalenia podstawy ekwiwalentu,
• krótszy okres, ale obejmujący co 1 pełny miesiąc kalendarzowy lub kilka pełnych miesięcy kalendarzowych.

Dłuższa nieobecność pracownika może wynikać z np. zwolnienia lekarskiego lub urlopu przysługującego rodzicom. Obliczając podstawę ekwiwalentu, trzeba wziąć pod uwagę najbliższe miesiące, w których pracownikowi należały się zmienne składniki wynagrodzenia.

Dodatkowe pytania o ekwiwalent za urlop

Czy pracowniczka, która wraca do pracy po urlopie macierzyńskim, powinna otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Nie, ponieważ pracowniczka jest zatrudniona u tego samego pracodawcy, co oznacza, że nie doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego pracowniczka po macierzyńskim może go odebrać jako zaległy urlop w kolejnym roku – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Czy ekwiwalent za urlop jest oskładkowany?

Tak, ekwiwalent pieniężny za urlop wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi przychód ze stosunku pracy, przy czym nie jest przychodem pracowniczym zwolnionym z obciążeń składkowych, jak np. odprawa emerytalna czy nagroda jubileuszowa.

Czy pracodawca powinien zapisać ekwiwalent urlopowy na świadectwie pracy?

Nie, przepisy prawa nie zobowiązują pracodawcy do oddzielnego wskazania liczby dni i godzin urlopu, za które pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny. Świadectwo pracy może podawać łączną liczbę wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego i tych, za które wypłacono ekwiwalent.