Czy można wykorzystać urlop wypoczynkowy do przodu?

Co zrobić, kiedy Twój pracownik potrzebuje wolnego dnia, ale wykorzystał już cały urlop wypoczynkowy, który przysługiwał mu w bieżącym roku kalendarzowym? O ile udzielenie urlopu zaliczkowego, czyli pochodzącego z puli należnej w kolejnym roku, jest niemożliwe według orzecznictwa, o tyle istnieją pewne rozwiązania, z których można skorzystać w tej sytuacji.

Termin, w którym pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego, oraz wymiar tego urlopu zależą od stażu pracy. Co do zasady, osoba zatrudniona na pełny etat na podstawie umowy o pracę zyskuje 26 dni lub 20 dni urlopu w każdym kolejnym roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy 1 stycznia 2024 roku niektórzy pracownicy nabędą prawo do urlop wypoczynkowego z góry.

Dlaczego niektórzy?

Otóż osoby, które podejmą pierwszą pracę w życiu w 2024 roku, będą nabywały prawo do urlopu wypoczynkowego z dołu, czyli tzw. urlopu cząstkowego. To oznacza, że zyskają 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, czyli 1/12 z 20 dni, po upływie każdego miesiąca pracy.

W innej sytuacji będzie osoba, której pierwszy dzień zatrudnienia wypadnie jeszcze w 2023 roku. Wystarczy, że przepracuje nawet 1 dzień na podstawie umowy o pracę, np. 29 grudnia 2023 roku. Wówczas zyska prawo do pełnej puli urlopowej, czyli 20 dni, już 1 stycznia 2024 roku.

Nie, bo pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, do którego osoba zatrudniona nie nabyła jeszcze prawa. Jest nieistotne, czy strony umowy o pracę są stuprocentowo przekonane o kontynuacji zatrudnienia w następnym roku kalendarzowym.

W uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 czerwca 2011 roku (sygn. akt II PK 314/10) możemy przeczytać, że pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu za dany rok kalendarzowy w roku poprzednim lub w roku następującym po nabyciu uprawnienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Kodeksie pracy, np. przepisu dotyczącego zaległego urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Maja wykorzystała cały urlop wypoczynkowy do końca listopada 2023 roku. Niespodziewanie okazało się, że może wyjechać ze znajomymi na narty po świętach Bożego Narodzenia. To oznaczało, że potrzebowała dni wolnych między 27 a 29 grudnia 2023 roku.

Pracowniczka zapytała szefowej, czy może złożyć wniosek o udzielenie zaliczkowego urlopu wypoczynkowego z puli, która będzie jej przysługiwać w 2024 roku. Niestety, pracodawczyni odmówiła Mai, wyjaśniając, że nie może jej przyznać urlopu, do którego nie nabyła jeszcze prawa. Na gruncie przepisów nie miało znaczenia, że strony umowy o pracę nie zamierzają jej rozwiązywać.

Warto też dodać, że Maję obowiązywał 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Gdyby wypowiedziała umowę w grudniu, okres wypowiedzenia zakończyłby się dopiero 31 marca, więc pracowniczka zyskałaby prawo do urlopu za 3 miesiące – wystarczającego do pokrycia 3 dni nieobecności w grudniu 2023 roku. Niemniej szefowa zaproponowała Mai złożenie wniosku o urlop bezpłatny.

Kiedy można złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy z kolejnego roku kalendarzowego?

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu.

Zwróć uwagę, że ten przepis reguluje samą kwestię udzielenia urlopu wypoczynkowego, ale nie terminu złożenia wniosku i zaakceptowania. Co więcej, plan urlopów na 2024 rok, nawet miesięczny (na styczeń) czy kwartalny (na styczeń, luty, marzec), należy ułożyć do 31 grudnia 2023 roku. Według art. 163 § 1 k.p. pracodawca ustala plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

To oznacza, że pracownicy mogą składać wnioski o urlopy, które chcą wziąć w 2024 roku, już pod koniec 2023 roku, zwłaszcza jeśli wypoczynek wypada na przełomie roku.

Przykład

Damian wymyślił wyjazd zagraniczny w okresie świąteczno-noworocznym. Potrzebował dni wolnych między 25 grudnia 2023 roku a 7 stycznia 2024 roku. Po odjęciu dni ustawowo wolnych od pracy (25 i 26 grudnia, 1 stycznia) oraz weekendów (30 i 31 grudnia, 6 i 7 stycznia) okazało się, że Damian potrzebuje 7 dni urlopu wypoczynkowego, na co składają się 3 dni urlopu z 2023 roku i 4 dni urlopu z 2024 roku. Pracownik wykorzystał niemal cały urlop wypoczynkowy w 2023 roku, więc nie będzie mu przysługiwać zaległy urlop w 2024 roku. Już 4 grudnia 2023 roku Damian złożył wniosek urlopowy, w którym wskazał urlop między 27 a 29 grudnia 2023 roku oraz między 2 a 5 stycznia 2024 roku.

Tak, ponieważ Kodeks pracy określa minimalny wymiar urlopu wypoczynkowego. Jedyne, na co musi uważać pracodawca, to zasada równego traktowania pracowników, której dotyczy art. 112 k.p. Jeśli jeden z pracowników otrzyma dodatkowe dni urlopu wypoczynkowego, to pracodawca nie powinien ich odmawiać innym pracownikom, zwłaszcza wypełniającym te same obowiązki. Ponadto osoba, która nie otrzyma ponadwymiarowych dni urlopowych, mogłaby się poczuć zdyskryminowana. Oczywiście odrzucenie wniosku o urlop wypoczynkowy – czy „normalny”, czy zaliczkowy – jest dopuszczalne ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

Co zrobić, kiedy pracownik potrzebuje urlopu, a wykorzystał już całą pulę przysługującą w danym roku?

Wspomnieliśmy o urlopie bezpłatnym, którego można udzielać niezależnie od dostępności urlopu wypoczynkowego. Inne rozwiązanie, przydatne szczególnie pracownikom potrzebującym zaledwie kilku godzin lub 1 dnia wolnego, to zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Przepisy nie określają ani minimalnego, ani maksymalnego okresu zwolnienia od pracy w celach prywatnych. To oznacza, że pracownik może złożyć wniosek nawet o całodniowe wyjście – które odpracuje w dniach i godzinach uzgodnionych z pracodawcą. Zwolnienie, które nie będzie odpracowywane, trzeba zaewidencjonować jako nieobecność usprawiedliwioną, ale niepłatną.