Przepustka w pracy – czy pracownik musi odpracować wyjście prywatne w godzinach pracy?

Wizyta u lekarza, załatwienie formalności w urzędzie czy udostępnienie mieszkania firmie remontowej – w wielu sytuacjach pracownicy są zmuszeni do załatwiania spraw osobistych w godzinach pracy. Wyjaśniamy, co musi wiedzieć pracodawca, który otrzyma od pracownika wniosek o wcześniejsze wyjście z firmy lub późniejsze rozpoczęcie pracy. Czy odpracowanie wyjścia prywatnego jest obowiązkowe?

Kodeks pracy nie definiuje takich pojęć jak „wyjście prywatne” czy „zwolnienie w celu załatwienia spraw osobistych”. Przepisy nie określają również ani treści wniosku o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych, ani zasad jego udzielania, więc warto je sprecyzować w przepisach wewnątrzzakładowych. Wyjście prywatne może obejmować nawet cały dzień pracy – 8 godzin w podstawowym systemie czasu pracy czy 12 godzin w systemie równoważnego czasu pracy.

Jedyne, co odnosi się do wyjść prywatnych pracowników w przepisach, to art. 151 § 21 Kodeksu pracy. Ten przepis stanowi, że czas odpracowania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, którego pracodawca udzielił na pisemny wniosek pracownika, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. To oznacza, że osoba odpracowująca wyjście prywatne nie dostanie dodatku za nadgodziny.

Pracodawca może zwolnić pracownika od pracy na cały dzień lub część dnia – z zachowaniem prawa do wynagrodzenia lub bez. Zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nieobecność pracownika usprawiedliwiają m.in. przyczyny wskazane przez osobę zatrudnioną i uznane przez pracodawcę za uzasadniające absencję w pracy. Jeszcze zanim zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej weszło w życie, pracodawca mógł usprawiedliwić nagłą nieobecność pracownika, uznając ją za płatną lub niepłatną.

Odpracowanie późniejszego przyjścia do pracy, wcześniejszego opuszczenia firmy lub wyjścia w czasie godzin pracy w celu załatwienia spraw prywatnych nie jest obowiązkowe. Jeżeli pracownik przepracuje mniej godzin, niż wynika z rozkładu czasu pracy, to pracodawca odpowiednio pomniejsza wynagrodzenie. Wtedy mamy do czynienia z nieobecnością usprawiedliwioną, ale niepłatną.

Co do zasady, to pracodawca wyznacza, kiedy pracownik ma odrobić godziny, które przepadły przez załatwianie spraw osobistych. Niemniej przepisy nie wykluczają sytuacji, w której pisemny wniosek pracownika o wyjście prywatne zawiera termin odpracowania. Wówczas pracodawca może albo zgodzić się na oba rozwiązania (zwolnienie od pracy i odpracowanie), albo odrzucić wniosek i poinformować pracownika, żeby złożył kolejny, ale bez wyznaczenia terminu odpracowania wyjścia prywatnego.

Pracownik nie musi odpracować wyjścia prywatnego, które trwało kilka godzin, w ciągu jednego dnia. Oczywiście jest to możliwe, o ile nie doszłoby do naruszenia przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym, czyli art. 132 i 133 Kodeksu pracy.

Niemniej można „rozbić” godziny wykorzystane na załatwienie spraw osobistych tak, aby pracownik mógł odpracowywać zwolnienie od pracy przez np. 1 godzinę dziennie przez 4 dni robocze. Ponadto pracodawca może zsumować czas wyjść prywatnych, np. 4 zwolnień po 1 godzinie, i umożliwić pracownikowi ich odrobienie w ciągu 1 dnia.

Odpracowanie wyjścia prywatnego powinno odbyć się w tym samym okresie rozliczeniowym. Dlaczego, skoro przepisy nie narzucają takiego ograniczenia?

Pracodawca jest zobowiązany do np. oddania dnia wolnego za pracę w niedzielę i święto czy oddania czasu wolnego za nadgodziny w tym samym okresie rozliczeniowym. Na tej podstawie warto pilnować, aby pracownik odpracował wyjście prywatne w tym samym miesiącu czy kwartale – w zależności od długości okresu rozliczeniowego. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której np. chory lub zwolniony pracownik nie odpracuje zwolnienia od pracy, mimo że otrzymał normalne wynagrodzenie za miesiąc, w którym wykorzystał wyjście prywatne. Jeżeli pracodawca wyznaczy termin odpracowania wyjścia prywatnego na prośbę pracownika w kolejnym okresie rozliczeniowym, powinien mieć to udokumentowane pisemnym wnioskiem.

Pracodawca ustala porę nocną na podstawie art. 1517 § 1 Kodeksu pracy. Według tego przepisu pora nocna obejmuje 8 godzin, bez żadnej przerwy, między 21:00 a 7:00. Jeśli pracodawca ustali porę nocną między 23:00 a 7:00, to pracownik odpracowujący wyjście prywatne od 5:00 do 7:00 będzie pracował w nocy. O ile nie będzie mu przysługiwać dodatek za godziny nadliczbowe, o tyle pracodawca musi mu wypłacić dodatek za pracę w porze nocnej. Wynosi od 4,76 zł do 5,65 zł brutto za 1 godzinę pracy w nocy w 2024 roku.

Załóżmy, że pracownik pracuje od 7:00 do 15:00. Zależy mu na wcześniejszym zakończeniu pracy – już o 13:00. Jeżeli chce odpracować 2 godziny w ten sam dzień, np. od 5:00 do 7:00, musi to uwzględnić we wniosku lub złożyć oddzielny. Kiedy pracodawca go zaakceptuje, pracownik może odpracować wyjście w celu załatwienia spraw osobistych w preferowanych godzinach. Co ważne, w tym przypadku nie dojdzie do naruszenia przepisów o czasie pracy, mimo że pracownik zacznie pracę ponownie w tej samej dobie pracowniczej. Jeśli pracownik skończy pracę o 15:00 poprzedniego dnia i zacznie pracę o 5:00 kolejnego dnia, wykorzysta nieprzerwany odpoczynek dobowy, który musi wynosić co najmniej 11 godzin. W tym przypadku odpoczynek wyniesie 14 godzin.

Stanowisko resortu z 28 sierpnia 2013 roku podkreśla, że przepisy dotyczące wyjścia z pracy w celu załatwienia spraw osobistych nie regulują ani warunków udzielania takiego zwolnienia, ani zasad jego odpracowywania. W efekcie pracodawca może je doprecyzować w przepisach wewnątrzzakładowych, np. układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Mógłby zawrzeć w nich postanowienie, że pracownicy nie mogą odpracowywać wyjść prywatnych w porze nocnej.

Wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy powinien zawierać:

• datę i miejscowość złożenia,
• imię i nazwisko pracownika,
• termin zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• podpis pracownika,
• podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do zarządzania wnioskami o urlopy i zwolnienia (z adnotacją „wyrażam zgodę” lub „nie wyrażam zgody”),
• termin odpracowania wyjścia prywatnego (opcjonalnie),
• podpisy obu stron, które zaakceptowały datę odrobienia wyjścia (opcjonalnie).

Wniosek musi mieć formę pisemną, natomiast dopuszcza się złożenie go w formie e-mailowej czy przez system kadrowo-płacowy. Ważne, aby obie strony dysponowały dowodem na wypadek ewentualnego sporu związanego z ewidencją czasu pracy. Co istotne, zdaniem resortu taki wniosek można zastąpić np. listą obecności wskazującą godziny pracy w danym dniu i podpisaną odręcznie przez pracownika. Niemniej lista obecności, szczególnie papierowa, w dobie elektronicznego obiegu dokumentów staje się przeżytkiem. Warto więc wybrać rozwiązanie online – chociażby wiadomości na czacie służbowym.

O ile wysoka temperatura nie jest wystarczającym uzasadnieniem opuszczenia zakładu pracy, zwłaszcza bez zgody pracodawcy, o tyle pracownik może odmówić pracy w upale, argumentując, że warunki pracy zagrażają jego zdrowiu i życiu. Co istotne, powinien poinformować o tym przełożonego, aby zachować prawo do wynagrodzenia za okres niewykonywania pracy. Wcześniejsze wyjście z pracy ze względu na upał będzie słuszne również w sytuacji, w której pracownik wstrzymuje się od pracy, bo jego stan uniemożliwia mu jej bezpieczne wykonywanie i stwarza zagrożenie dla innych osób.

Tak, pracownik może zgłosić przełożonemu, że chce wcześniej wyjść z pracy ze względu na fatalne samopoczucie i wizytę lekarską. Lekarz może wystawić zwolnienie lekarskie z datą wsteczną – do 3 dni poprzedzających badanie.

Pracownik może również złożyć wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem. W tym przypadku uzasadnieniem może być np. nagłe zachorowanie dziecka w wieku przedszkolnym czy wypadek samochodowy, w którym uczestniczył członek rodziny. Zwolnienie wykorzystuje się w wymiarze dziennym (2 dni) lub godzinowym (16 godzin), więc można założyć, że można nim usprawiedliwić wyjścia prywatne w godzinach pracy, które są związane z chorobą lub wypadkiem bliskiej osoby.