Praca hybrydowa z perspektywy pracodawcy i pracownika – zalety i wady

Osamotnienie, które wynika z m.in. izolacji społecznej i długiego przebywania w cyfrowym świecie, to jeden z najważniejszych trendów dla branży HR1. Wpisują się w niego gorsze relacje między pracownikami, czyli zagrożenie, którego obawiają się pracodawcy rozważający wdrożenie pracy hybrydowej. Jakie są inne wady i zalety tego rozwiązania? Dzięki artykułowi dowiesz się, co sądzą pracownicy i pracodawcy o modelu pracy hybrydowej – w skali lokalnej i globalnej.

Definicja pracy hybrydowej

Praca hybrydowa łączy pracę stacjonarną (np. w biurze) z pracą zdalną (np. w domu) w proporcjach określonych między pracownikami a pracodawcą. Systemy pracy hybrydowej zakładają różnorodną częstotliwość obecności w siedzibie firmy – od zaledwie 1 dnia w miesiącu do aż 4 dni w każdym tygodniu. Regulamin pracy zdalnej powinien stanowić, czy pracownicy swobodnie wybierają, kiedy pracują w trybie home office, czy wykorzystują tę opcję wyłącznie w narzucone z góry dni tygodnia bądź miesiąca. Jeśli organizacja przyjmie model rotacyjny, może założyć, że:

• wszyscy pracownicy pracują przez tydzień z domu, a kolejny – z biura,
• zespoły pracowników pracują naprzemiennie z biura i domu, np. dział marketingu pracuje zdalnie przez tydzień, a dział sprzedaży – stacjonarnie. W kolejnym tygodniu zamieniają się trybami.

Finalne ustalenia zależą od wielu czynników, w tym branży, obowiązków na danym stanowisku czy relacji między współpracownikami. Czujesz sceptycyzm wobec pracy hybrydowej? Zanim ją wdrożysz, zweryfikuj efektywność pracowników w trybie pracy zdalnej okazjonalnej. Ważne, aby pracownicy za każdym razem ustalali z Tobą miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Drobny spadek popularności pracy zdalnej i nacisk na powroty do biur widać także w skali globalnej. Według Payscale 53% firm zamierza oferować home office w 2024 roku. To 4 pp. mniej w porównaniu z 2023 rokiem. Tylko 32% organizacji zapewnia pracę całkowicie zdalną (2 pp. mniej). Model hybrydowy najczęściej funkcjonuje w branży finansowej i technologicznej.

Co sądzą pracownicy o systemie pracy hybrydowej?

Zdaniem 36% firm, które wzięły udział w „Raporcie płacowym 2024” Hays Poland, model pracy wpływa na skuteczność procesu rekrutacji. Niestety, przedsiębiorcy przeceniają ważkość ciekawych projektów (44%) i stabilność zatrudnienia (40%). Aż 61% pracowników zadeklarowało, że głównym czynnikiem pozafinansowym, który decyduje o przyjęciu oferty, jest model pracy (stacjonarny, zdalny lub hybrydowy w zależności od preferencji).

Czy to samo podejście odzwierciedla się w chęci zmiany pracodawcy? Według Hays Poland 13% pracowników skłania się ku wypowiedzeniu umowy z powodu braku elastyczności w wyborze modelu pracy. Respondenci biorący udział w badaniu „Stan pracy hybrydowej w Polsce” byli surowsi. 46% zadeklarowało chęć zmiany pracy wskutek zwiększenia liczby dni obowiązkowej obecności w biurze. Co ciekawe, aż 30% ankietowanych zrezygnowałoby z części wynagrodzenia, aby dalej pracować hybrydowo w satysfakcjonującym wymiarze.

Praca hybrydowa jako benefit dla pracowników

Zaledwie 41% firm uczestniczących w „Raporcie płacowym 2024” Hays Poland uważa pracę elastyczną za standardowy skład pakietu świadczeń pozapłacowych. Głosy respondentów uplasowały ją dopiero na 7. miejscu. Tymczasem pracownicy potrzebują większej swobody w wyborze czasu i miejsca wypełniania obowiązków zawodowych. Praca elastyczna zajęła 3. miejsce w rankingu najatrakcyjniejszych świadczeń pozapłacowych (33%). Również dane Antal potwierdzają rozbieżności między wizją firm a pracowników w zakresie elastycznego czasu pracy. Oczekuje go aż 53% zatrudnionych, a otrzymuje – 38%. Różnica między dostępem do pracy zdalnej a chęcią korzystania z niej wynosi 10 p.p.

Najważniejsze zalety pracy hybrydowej dla pracowników to:

• zaoszczędzenie czasu i pieniędzy na dojazdy,
• lepsze skupienie się na pracy,
• możliwość wyboru godzin pracy (np. w systemie zadaniowym),
• szansa na zamieszkanie daleko od siedziby firmy,
• więcej czasu dla siebie, rodziny i znajomych,
• zdolność do pracy zarobkowej mimo ograniczonej mobilności (a nawet możliwości opuszczenia domu).

Obecność w biurze zapewnia pracownikom:

• budowanie relacji ze współpracownikami,
• lepsze samopoczucie psychiczne ze względu na zmianę otoczenia i przebywanie z ludźmi oraz fizyczne ze względu na dawkę ruchu,
• efektywne spotkania twarzą w twarz,
• odseparowanie życia zawodowego od prywatnego,
• dostęp do sprzętu, którego nie mają w domu,
• bogato wyposażone zaplecze socjalne.

Zalety pracy hybrydowej z perspektywy pracodawcy

Niższe koszty utrzymania biura

Jeśli firma umożliwia pracę hybrydową, stacjonarną i całkowicie zdalną pracownikom, warto, aby wprowadziła hot desking, czyli system „gorących biurek”. To oznacza, że pracownicy, którzy przychodzą nieregularnie do biura, zajmują dowolne miejsca. Dzięki temu rozwiązaniu można zredukować powierzchnię biurową. Co więcej, pracodawca obniża także wydatki na artykuły biurowe i produkty spożywcze oraz koszty zużycia energii elektrycznej i wody.

Zwiększenie satysfakcji pracowników

Badania wskazują, że praca elastyczna, w tym system hybrydowy, wpływa pozytywnie na dobrostan pracowników. Udowodniono też, że samopoczucie i zaangażowanie osób zatrudnionych przekłada się na zyski firmy. W związku z tym warto postrzegać pracę hybrydową jako inwestycję w kapitał ludzki i rozwój organizacji.

Wyższa szansa na pozyskanie talentów spoza okolic siedziby firmy

Model pracy hybrydowej, szczególnie taki, który zakłada sporadyczną obecność w biurze, sprzyja zatrudnianiu utalentowanych pracowników z odległych lokalizacji. Jeżeli organizacja mierzy się z luką kompetencyjną na rynku pracy, powinna przemyśleć zmianę modelu stacjonarnego na hybrydowy, a nawet całkowicie zdalny, o ile to możliwe w danej branży. Dzięki niemu dotrze do kandydatów, którzy nie brali oferty pod uwagę ze względu na codzienne dojazdy do biura.

Element employer brandingu, czyli budowania marki pracodawcy

Organizacja, która decyduje się na wprowadzenie pracy hybrydowej, powinna zaakcentować ten model w kampanii employer brandingowej. Dzięki temu podkreśli, że firma umożliwia pracownikom wybór warunków, w których czują się najlepiej: home office’u lub biura.

Ograniczenie nieobecności w sezonie jesienno-zimowym

Pracownicy, którzy są zdrowi, ale mają kontakt z przeziębionymi członkami rodziny, mogą pracować w domu, aby nie ryzykować zarażenia innych współpracowników. Z raportu „Absencja chorobowa w 2023 roku” ZUS-u wynika, że lekarze wystawili 2,1 mln zwolnień lekarskich z tytułu choroby własnej w każdym miesiącu ostatniego kwartału. Jedną z dominujących przyczyn absencji były choroby układu oddechowego.

Udogodnienie dla pracowników z chorobami przewlekłymi

O ile pracownik nie potrzebuje zwolnienia lekarskiego w danym dniu, o tyle może preferować pracę z domu z różnych powodów, np. osoba z nadciśnieniem woli uniknąć długiej jazdy komunikacją miejską bez klimatyzacji w upalny dzień. W takim przypadku home office zapobiega pogorszeniu się samopoczucia, obniżeniu efektywności pracy, a nawet błędom.

Obawy pracodawców o pracę hybrydową (i jak sobie z nimi poradzić)

Trudności z procesami HR na odległość

Elektroniczny obieg dokumentów odgrywa jedną z ważniejszych ról w modelu pracy hybrydowej. Jeśli zarządzanie wnioskami urlopowymi bazuje na e-mailach, łatwo o komplikacje na ścieżce akceptacji i przepisywania danych do programu naliczającego płace. Co więcej, jeśli pracownicy hybrydowi nie mają dostępu do własnych danych kadrowo-płacowych, muszą dopytywać managerów o wymiar urlopu. System kadrowo-płacowy z funkcją employee self-service zapobiega zarówno nieporozumieniom, jak i stratom czasu na obsługiwanie podstawowych zapytań przez dział HR.

Codzienne spotkania w modelu pracy stacjonarnej sprzyjają zacieśnianiu się więzi między pracownikami. Oczywiście może dochodzić do konfliktów, które trudno rozwiązać bez mediatora w postaci HR Managera lub lidera zespołu, ale przyjmuje się, że komunikacja face-to-face na żywo ma przewagę nad wirtualną. Dział personalny powinien zadbać o wydarzenia integrujące pracowników w organizacji rozproszonej. O ile „przymusowy” przyjazd do biura niekoniecznie zadowoli wszystkie osoby, o tyle perspektywa wyjazdu integracyjnego skutecznie zmotywuje do opuszczenia home office’u.

Sceptycy krytykujący model pracy hybrydowej podkreślają, że ogranicza wymianę doświadczeń i wiedzy w porównaniu z pracą stacjonarną, która sprzyja spontanicznym burzom mózgów. Jak temu zapobiec? Managerowie powinni organizować wewnętrzne szkolenia i zachęcać pracowników do dzielenia się inspiracjami. Po stronie działu HR leży np. wdrożenie platformy e-learningowej. Co więcej, warto analizować rozwój kompetencji pracowników oraz jego wpływ na organizację. Proaktywność pod kątem zdobywania wiedzy i usprawniania pracy zespołu należy uwzględnić w systemie wynagrodzeń, szczególnie podwyżek.

Przejście na pracę hybrydową sprzyja też uporządkowaniu procesu onboardingu, czyli wdrożenia nowych pracowników. Nowo zatrudniona osoba powinna otrzymać wsparcie wirtualnego buddy’ego, który ułatwi pierwsze kroki w systemach organizacji, a nawet odegra rolę repozytorium wiedzy technicznej.

Niższa lojalność pracowników wobec firmy

Niektórzy pracodawcy uważają, że praca stacjonarna wzmacnia poczucie przynależności do organizacji, bo wymaga codziennej obecności w siedzibie firmy. Jednak statystyki nie potwierdzają, że pracownicy hybrydowi są skłonniejsi do zmiany pracy w porównaniu z osobami dojeżdżającymi do biur.

Zajmowanie się sprawami prywatnymi przez pracowników w godzinach pracy zdalnej

Jeśli obawiasz się, że pracownicy hybrydowi będą wykorzystywać home office, aby realizować obowiązki inne niż zawodowe, przemyśl wdrożenie rejestracji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy zawiera m.in. liczbę przepracowanych godzin w danym dniu, natomiast narzędzia do rejestrowania czasu pracy umożliwiają zapisanie, ile minut lub godzin pracownik poświęca na poszczególne zadania. Warto też monitorować godziny nadliczbowe. Jeżeli okaże się, że pracownicy hybrydowi zgłaszają nadgodziny częściej niż pracownicy stacjonarni, trzeba przeanalizować, czy wynikają z nadmiernego obłożenia pracą, czy ze spadku efektywności podczas home office’u.

Zaburzenie work-life balance

Pracodawcy obawiają się, że wdrożenie pracy hybrydowej poskutkuje zaburzeniem balansu między życiem zawodowym a prywatnym pracowników. O ile pracownicy stacjonarni zwykle opuszczają biuro po 8 godzinach, o tyle osoby pracujące zdalnie mogą robić dłuższe przerwy w ciągu dnia, w tym na załatwianie prywatnych spraw, a potem nadganiać pracę wieczorami. W efekcie pracownik nie odpoczywa od pracy przez co najmniej 11 godzin, co może odbić się na produktywności w kolejnych dniach.

Chociaż raporty dotyczące pracy zdalnej przedstawiają ją w superlatywach z perspektywy pracowników, którzy twierdzą, że są bardziej kreatywni, skupieni i wydajniejsi w domu, warto mieć na uwadze, że niektóre osoby mogą mieć problemy z koncentracją i rozpraszaczami. W tym przypadku powinni mieć możliwość powrotu do biura lub skorzystania z np. słuchawek wyciszających finansowanych przez firmę.

Niedostateczne zabezpieczenie danych firmowych

Pracownicy hybrydowi, szczególnie ci, którzy chcą pracować w miejscach publicznych, np. kawiarniach, powinni przejść szkolenie z ochrony danych firmowych przed osobami trzecimi. Co więcej, wszystkie osoby zatrudnione warto uczulić na cyberzagrożenia, w tym phishing, czyli kradzieże danych, w tym haseł.

Jak wdrożyć hybrydowy model pracy w firmie?

Krok 1

Przemyśl, które działy mogą pracować zdalnie. Zrób ankietę dla pracowników, aby określili preferowany model pracy.

Krok 2

Określ system pracy hybrydowej, czyli stosunek liczby dni „zdalnych” do „stacjonarnych” w tygodniu lub miesiącu. Rozważ także model rotacyjny, czyli naprzemienną pracę wybranych zespołów z biura i domu. Według raportu „Praca zdalna po polsku” EY Polska większość firm obliguje pracowników do pracy z biura przez 2 dni (43%) lub co najmniej 3 dni (46%). Zaledwie 11% ankietowanych zadeklarowało, że wymaga zaledwie 1-dniowej obecności w biurze. Z danych Deloitte wynika, że pracownicy preferują od 3 do 5 dni pracy z domu w tygodniu, aby efektywnie realizować swoje obowiązki.

Krok 3

Oszacuj koszty pracy hybrydowej i porównaj je z kosztami utrzymania biura. Spróbuj określić potencjalne oszczędności. Wspomniany raport EY Polska podaje, że aż 84% organizacji wypłaca ryczałt pracownikom hybrydowym, czyli stałą stawkę, którą łatwiej obliczyć niż ekwiwalent pieniężny. W 88% przypadków ryczałt za pracę zdalną wynosi od 50 zł do 100 zł. Sporadycznie firmy wypłacają wyższe kwoty (nawet powyżej 500 zł). Za niski ryczałt za pracę hybrydową może skłonić pracowników do dochodzenia roszczeń, a zbyt wysoki – ściągnąć reperkusje ze strony urzędu skarbowego. Dlaczego? Ryczałt nie jest ani opodatkowany, ani oskładkowany.

Krok 4

Skompletuj oświadczenia, polecenia i wnioski opisane w Kodeksie pracy.

Krok 5

Jeśli Twoja organizacja bazuje na papierowym obiegu dokumentów, zastanów się, jak najszybciej zmienić go na elektroniczny. Zerknij do artykułu o automatyzacji w HR, aby dowiedzieć się, jakie podstawowe procesy administracyjne warto usprawnić w pierwszej kolejności.

Krok 6

Zaplanuj narzędzia do komunikacji zdalnej, zarówno komunikatory, jak i sprzęt komputerowy.

Krok 7

Ustal z liderami zespołów, jak będą monitorować efektywność pracowników i przeprowadzać regularne spotkania. Co istotne, rozmowy 1:1 powinny poruszać kwestię komfortu pracy zdalnej (lub jego braku).

Dodatkowe pytania o hybrydowy system pracy

Czy pracownicy otrzymują zwrot kosztów pracy hybrydowej?

To zależy, czy pracują w modelu pracy zdalnej częściowej (hybrydowej), czy wykorzystują pracę zdalną okazjonalną, która jest ograniczona do 24 dni w roku kalendarzowym. Zwrot kosztów pracy zdalnej należy się w pierwszym przypadku. Pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny lub ryczałt za m.in. serwis narzędzi do pracy, zużycie energii elektrycznej i korzystanie z usług telekomunikacyjnych. Ponadto przepisy dotyczące BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe zobowiązują pracodawców do zakupu m.in. podstawki pod monitor, klawiatury czy myszy. Jeżeli pracownik zdalny używa własnego sprzętu, firma powinna uwzględnić odpowiednie kwoty w ekwiwalencie bądź ryczałcie.

Czy pracownikom hybrydowym przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Tak, ponieważ pracownikowi należą się podwyższone koszty uzyskania przychodów za miejsce zamieszkania poza siedzibą firmy, a nie dojazdy do biura.

1https://hrbusinesspartner.pl/raport