Nawet drobne błędy w naliczaniu płac mogą mieć poważne konsekwencje – od kar prawnych po utratę zaufania pracowników. W całej Europie firmy zarządzają naliczaniem płac na różne sposoby. Niektóre polegają na własnych systemach, technologiach i wiedzy. Inne wolą częściowo lub całkowicie zlecić proces płacowy na zewnątrz. Chociaż jedno podejście może być skuteczniejsze od drugiego w zależności od kraju, w którym działasz, to jednak niezależnie od formy popełniane są podobne błędy. Oto 5 najczęstszych błędów w procesie naliczania wynagrodzeń i sposoby na ich uniknięcie.
Częstym błędem w procesie naliczania płac jest brak kompletnej i dokładnej dokumentacji pracowniczej. Może to skutkować błędną klasyfikacją pracowników, nieprawidłowym obliczaniem wynagrodzeń, nadgodzin i świadczeń oraz błędami w potrącaniu podatków. Aby tego uniknąć, kluczowe jest ustanowienie dobrze zorganizowanego systemu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym dokładnej klasyfikacji pracowników, godzin pracy i świadczeń.
Podstawowe rozwiązanie HR jest cennym narzędziem do prowadzenia dokumentacji na najwyższym poziomie, ponieważ zapewnia scentralizowane repozytorium danych pracowników i automatyzuje wiele zadań związanych z naliczaniem płac. Zgodnie z Indeksem Payroll Proficiency 2023 od SD Worx, jest to szczególnie istotne w krajach takich jak Hiszpania, Norwegia i Polska, gdzie technologia jest postrzegana jako główny czynnik zwiększający wydajność procesu naliczania płac.
Naliczanie płac obejmuje szeroki zestaw danych. W związku z tym ryzyko błędnego obliczenia wynagrodzenia – i przypadkowego zawyżenia lub zaniżenia wynagrodzenia pracowników – jest zawsze możliwe, zwłaszcza jeśli dane wprowadzane są ręcznie. Co więcej, różne terminy wypłat dla pracowników i terminy podatkowe tylko utrudniają proces i zwiększają ryzyko potencjalnych błędów.
Automatyzacja procesów płacowych pomaga wyeliminować ryzyko błędów i zapewnić terminowe oraz dokładne płatności. Jak pokazują dane z Indeksu Payroll Proficiency 2023, partnerskie podejście w relacji z doświadczonym partnerem płacowym jest powszechną praktyką w krajach takich jak Belgia, Norwegia i Hiszpania. Tamtejsze firmy uważają outsourcing za ważny czynnik zwiększający ich biegłość w zakresie naliczania płac.
Pracodawcy są odpowiedzialni za zgłaszanie wszystkich form podlegających opodatkowaniu wynagrodzenia pracowników, w tym premii, możliwości zakupienia akcji i innych świadczeń pozapłacowych. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karami prawnymi. Dlatego tak ważne jest kompleksowe zrozumienie podlegających opodatkowaniu świadczeń i upewnienie się, że wszystkie formy są prawidłowo zgłaszane.
Technologia – taka jak zintegrowane podstawowe rozwiązanie HR lub systemy oprogramowania do zarządzania pracownikami, talentami i naliczaniem płac – wspiera dokładność w obszarze zgłaszania wynagrodzeń podlegających opodatkowaniu. Skorzystanie z wiedzy podatkowej zewnętrznego partnera, jest warte rozważenia, zwłaszcza w krajach, w których nagrody są postrzegane jako ważny czynnik utrudniający zwiększenie biegłości w zakresie naliczania płac. Według Indeksu Payroll Proficiency 2023 problem ten najczęściej występuje w Danii, Belgii i Francji.
Dane płacowe są cennym celem dla cyberprzestępców, a ich naruszenie może mieć poważne konsekwencje. Obejmują one utratę poufnych informacji o pracownikach, kary prawne i utratę reputacji. Aby zmniejszyć ryzyko, należy wdrożyć solidne środki cyberbezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, zapory i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Regularne monitorowanie i aktualizowanie środków zapobiegawczych ma również kluczowe znaczenie, aby nadążyć za stale zmieniającymi się zagrożeniami.
Czy zapobieganie naruszeniom danych brzmi dla Ciebie jak praca dla eksperta? W takim razie rozważ pracę z technologiami opartymi na chmurze lub outsourcing zarządzania płacami. Może to być szczególnie interesujące w krajach takich jak Dania, Francja i Belgia. Tam zarządzanie danymi płacowymi już samo w sobie jest skomplikowane ze względu na złożoność zespołów, utrudniającą biegłość w zakresie naliczania płac.
Przepisy dotyczące naliczania płac stale się zmieniają, więc firmy i organizacje w różnych branżach, niezależnie od wielkości powinny śledzić najnowsze regulacje. W przeciwnym razie może dojść do nieprawidłowych obliczeń płacowych lub niemożności dostarczenia pracownikom dokładnych informacji na temat ich wypłat i odliczeń podatkowych. Aby uniknąć takich sytuacji, warto trzymać rękę na pulsie i regularnie uczestniczyć w szkoleniach i warsztatach, subskrybując odpowiednie biuletyny i publikacje lub współpracując z zewnętrznymi ekspertami.
Chcesz mieć całkowity spokój i pewność, że proces naliczania płac jest zgodny z obowiązującymi regulacjami? Najlepszym rozwiązaniem może być skorzystanie z outsourcingu i zlecenie partnerowi ds. naliczania płac śledzenia na bieżąco przepisów. Jest to przydatne rozwiązanie, szczególnie w krajach o złożonych i dynamicznych przepisach prawa pracy i płac – takich jak Niemcy, Austria, Szwajcaria, Belgia i Francja.
Nie da się ukryć, że im większa biegłość w naliczaniu płac, tym większy potencjał na wyłapanie potencjalnych błędów. Chcesz dowiedzieć się, co najbardziej wpływa na biegłość naliczania płac w Twoim i innych krajach?
Lista płac jest siłą napędową organizacji, więc prawidłowe jej prowadzenie jest kluczowe. Kiedy organizacje rozszerzają swoją działalność na nowe lokalizacje geograficzne, ryzyko popełnienia błędów na listach płac wzrasta. To przerażająca myśl dla specjalistów ds. kadr i płac. Co więc mogą zrobić międzynarodowe organizacje, aby zminimalizować ryzyko błędów na listach płac? Oto trzy najważniejsze wskazówki:
Często zapraszamy liderów HR do podzielenia się swoimi spostrzeżeniami i pytaniami dotyczącymi kluczowych wyzwań związanych z ludźmi w zaufanym środowisku swoich rówieśników. Ostatnio spotkaliśmy się, aby omówić korzyści wynikające z przeniesienia naliczania płac do chmury i podzielenia się spostrzeżeniami dotyczącymi tego procesu. Często zapraszamy liderów HR do podzielenia się swoimi spostrzeżeniami i pytaniami dotyczącymi kluczowych wyzwań związanych z ludźmi w zaufanym środowisku swoich rówieśników. Ostatnio spotkaliśmy się, aby omówić korzyści wynikające z przeniesienia naliczania płac do chmury i podzielenia się spostrzeżeniami dotyczącymi tego procesu.