Pracodawca tworzy regulamin wynagradzania obligatoryjnie, fakultatywnie lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej. W każdym przypadku pracownicy nie są objęci ani zakładowym układem zbiorowym, ani ponadzakładowym układem zbiorowym, który ustalałby warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą tak, aby na jego podstawie można było określić indywidualne warunki umów o pracę.
To, ile osób zatrudnia pracodawca, wpływa na obowiązek wdrożenia regulaminu wynagradzania. Do tej grupy nie zalicza się osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło czy umowy zlecenia. Jako pracowników rozumiemy osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, spółdzielczej umowy o pracę, umowy powołania czy umowy mianowania.
| Liczba pracowników | Obowiązek stworzenia regulaminu wynagradzania | Podstawa prawna |
| Co najmniej 50 | Tak | Art. 772 § 1 Kodeksu pracy |
| Mniej niż 50 | Nie | Art. 772 § 11 Kodeksu pracy |
| Co najmniej 20 i mniej niż 50 | Tak, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie regulaminu wynagrodzeń | Art. 772 § 12 Kodeksu pracy |
Zgodnie z art. 77(2) § 3 Kodeksu pracy regulamin wynagradzania jest obowiązującym aktem wewnątrzzakładowym, dopóki pracownicy nie zostaną objęci zakładowym układem zbiorowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym. Z przepisów wynika, że regulamin wynagradzania ma drugorzędną funkcję w porównaniu z układem zbiorowym pracy. Można powiedzieć, że częściowo go zastępuje.
Co do zasady, pracodawca ustala regulamin wynagradzania. Niemniej art. 77(2) § 4 k.p. stanowi, że jeśli w danym przedsiębiorstwie działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca musi z nią uzgodnić treść regulaminu. Co ważne, mowa tu o wspólnym uzgodnieniu regulaminu, a nie tylko o niezobowiązującym skonsultowaniu się. Na podstawie art. 241(12) § 2 pkt 2 k.p. pracodawca musi dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu wynagradzania.
Zgodnie z art. 9 § 2 k.p. postanowienia regulaminów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Gdyby zdarzyło się, że postanowienie w regulaminie wynagradzania było sprzeczne z prawem pracy, to nie będzie wiążące.
Wpłaty do PPK dzielimy na podstawowe (obowiązkowe dla uczestników programu) i dodatkowe (dobrowolne). Oba rodzaje wpłat są finansowane przez pracodawcę i pracownika, przy czym różnią się określoną procentowo wartością.
Zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o PPK podmiot zatrudniający może zadeklarować, że będzie przelewał wpłaty dodatkowe na rachunki uczestników, które nie będą przekraczać 2,5% wynagrodzenia. Art. 26 ust. 3 tej samej ustawy doprecyzowuje, że pracodawca może zróżnicować wpłaty dodatkowe dla poszczególnych pracowników, biorąc pod uwagę albo okresy zatrudnienia w danej firmie, albo inne postanowienia w regulaminie wynagradzania bądź układzie zbiorowym pracy. Jeżeli pracodawca pokrywa wyłącznie wpłaty podstawowe, to nie musi wprowadzać odrębnych regulacji w związku z PPK do regulaminu wynagradzania.
Ponadto uczestnicy PPK otrzymują dopłaty z budżetu państwa (powitalną i roczną). O ile wpłaty finansowane przez pracodawcę nie są objęte składkami ZUS, o tyle stanowią opodatkowany przychód pracownika, ale dopiero w momencie przekazania pieniędzy na rachunek uczestnika PPK.
Siatka płac nie tylko pomaga ustalić wynagrodzenia dla pracowników wykonujących pewny rodzaj pracy czy zajmujących określone stanowiska, ale także zapobiega łamaniu zasady równego traktowania pracowników pod kątem płacowym. Według art. 77(2) § 3 k.p. warunki wynagradzania za pracę w regulaminie lub układzie zbiorowym pracy powinny umożliwiać określanie indywidualnych warunków umów o pracę.
Co prawda z tego przepisu nie wynika bezpośrednio obowiązek konstruowania siatki płac i taryfikatora kwalifikacyjnego, ale pracodawca musi określić po pierwsze – wysokość wynagrodzeń zasadniczych, a po drugie – kryteria, które muszą spełnić pracownicy, aby otrzymać wynagrodzenie mieszczące się w przewidzianych widełkach. Co ważne, pracodawca musi podać najniższą i najwyższą kwotę osiągalną w danej kategorii.
Taryfikator kwalifikacyjny to wykaz stanowisk w podziale na kategorie zaszeregowania z kryteriami, które muszą spełnić pracownicy, aby przynależeć do danej grupy. Opis stanowisk może się odnosić do wykształcenia (np. minimum wyższe) czy stażu pracy (np. minimum 5 lat).
Co kluczowe, art. 241(26) § 2 k.p. stanowi, że regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania pracowników, którzy zarządzają w imieniu pracodawcy zakładem pracy, oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy. Tych pierwszych definiuje art. 128 § 2 pkt 2 k.p. – chodzi o m.in. głównych księgowych.
Pracodawca musi określić termin wypłaty wynagrodzenia w jednym z trzech aktów wewnątrzzakładowych: układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeżeli nie musi ich stworzyć, to uwzględnia ten termin w poszczególnych umowach o pracę.
Art. 85 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że wynagrodzenie należy wypłacić nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. To ograniczenie dla pracodawcy, ale nie stały i ustalony z góry termin, o którym wspomina art. 85 § 1 k.p.
Jeśli pracodawca zamierza wypłacać premie regulaminowe, powinien, jak sama nazwa wskazuje, określić warunki ich przyznawania w przepisach wewnątrzzakładowych. Regulamin musi zawierać kryteria, po których spełnieniu osoby zatrudnione otrzymają premię. Inaczej jest w przypadku premii uznaniowych. Co do zasady, nie mają charakteru roszczeniowego, więc pracownicy nie mogą ich żądać. Samo postanowienie o możliwości otrzymania premii uznaniowej w regulaminie wynagradzania nie oznacza, że pracodawca jest zobowiązany do jej wypłaty każdej osobie.
O ile pracownicy nie mogą żądać przyznania premii uznaniowej, o tyle pracodawca musi pamiętać, aby nie pominąć w gratyfikacjach osób, które przyczyniły się do sukcesu w firmie. Ponadto premia uznaniowa nie może stale uzupełniać wynagrodzenia zasadniczego – traci wtedy charakter nagrody.
Niektóre benefity pracownicze, jak karta sportowa czy pakiet medyczny, są częściowo finansowane przez pracownika, a częściowo przez pracodawcę. Czy wiesz, że postanowienie o współfinansowaniu benefitu w akcie wewnątrzzakładowym ma wpływ na oskładkowanie przychodu pracownika? § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego ustala 3 kryteria, które musi spełnić świadczenie częściowo odpłatne dla pracownika, aby nie było objęte składkami ZUS w części finansowanej przez pracodawcę. Jednym z wymogów jest postanowienie o częściowej odpłatności świadczenia, nawet symbolicznej, w np. regulaminie wynagradzania. Jeżeli taki zapis widnieje wyłącznie w umowie o pracę, to pracodawca nie może zastosować zwolnienia z oskładkowania.
Inaczej rozliczysz benefity wykupywane za pośrednictwem platform kafeteryjnych, na których zbiera się punkty, a inaczej benefity wykupione bezpośrednio u danego usługodawcy.
Sposób zmiany regulaminu wynagradzania zależy od charakteru nowych, uchylonych lub zmodyfikowanych postanowień. Art. 241(13) § 1 k.p. umożliwia „automatyczne” wejście w życie korzystniejszych warunków płacowych, czyli bez zgody pracowników. Wystarczy, że pracodawca ogłosi aneks do regulaminu wynagradzania.
Aneks powinien zawierać:
Zgodnie z art. 77(2) § 6 k.p. regulamin wynagradzania wchodzi w życie, kiedy upłyną 2 tygodnie od przekazania go pracownikom. To, jak osoby zatrudnione zapoznają się z regulaminem wynagradzania, zależy od sposobu, który przyjął pracodawca. Jeżeli wszyscy pracownicy przychodzą do biura, pracodawca może np. wywiesić papierową wersję regulaminu na tablicy ogłoszeń. W organizacji zdalnej wystarczy rozesłać wersję elektroniczną na platformie służącej do komunikacji wewnętrznej czy e-mailowo. Każdy pracownik może zażądać wglądu w regulamin i wyjaśnienia jego treści, powołując się na art. 241(12) § 2 pkt 3 k.p.
Regulaminu wynagradzania, w przeciwieństwie do układu zbiorowego pracy, nie można jednostronnie wypowiedzieć w dwóch przypadkach:
Jeżeli pracodawcy trudno określić, czy zmiany w regulaminie wynagradzania są korzystne dla pracowników, czy nie, powinien zastosować wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Tak samo należy postąpić, kiedy nowa wersja regulaminu będzie wprowadzać zmiany i korzystne (np. wyższą premię regulaminową), i niekorzystne (np. trudniejsze kryteria otrzymania premii). Co istotne, gorsze warunki wynagradzania zaczną obowiązywać poszczególnych pracowników dopiero po upływie okresu wypowiedzenia określonego w wypowiedzeniu zmieniającym, nawet jeśli regulamin zacznie obowiązywać we wcześniejszym terminie.
Wyjątkiem od powyższego jest sytuacja, w której pracodawca tymczasowo zawiesza postanowienia regulaminu wynagradzania, które były korzystniejsze od wynikających z ustawy.
W związku z koniecznością zaakceptowania modyfikacji regulaminu wynagradzania przez zakładową organizację związkową Prezydent Konfederacji Lewiatan wystąpił do Trybunału Konstytucyjnego z wnioskiem o zbadanie zgodności drugiego zdania z art. 77(2) § 4 Kodeksu pracy z Konstytucją. TK w wyroku z 9 października 2018 roku (sygn. akt K 26/15) orzekł, że przepis jest zgodny z Konstytucją. Jeśli pracodawca i zakładowa organizacja związkowa nie mogą porozumieć się w kwestii regulaminu wynagradzania, co uniemożliwia jego ogłoszenie, pracodawca musi ustalić warunki płacowe w treści poszczególnych umów.
Pracownik, który przeczytał i zaakceptował regulamin wynagradzania, powinien podpisać dokument o treści: „Oświadczam, że zapoznałam się/zapoznałem się z regulaminem wynagradzania obowiązującym w ......................................................................”, na końcu którego należy podać nazwę pracodawcy. Ponadto oświadczenie powinno zawierać dane pracownika (wystarczy imię i nazwisko), datę oraz miejscowość złożenia.
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Sprawdź, jakie są rodzaje PIT. Dowiedz się, jak wybrać rodzaj deklaracji podatkowej w rozliczeniu rocznym i kiedy wysłać formularz do podatnika lub US.
Przejrzystość płac: ilu pracowników jest zadowolonych z przejrzystości wynagrodzeń w firmie? Jakim wyzwaniem dla pracodawców jest polityka przejrzystości płac?
Elastyczne świadczenia pracownicze: dlaczego samo oferowanie szeregu benefitów nie wystarcza? Jaka strategia tkwi w personalizacji benefitów?