Jak obliczyć wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu? Sprawdź, o czym musi pamiętać pracodawca na początku 2023 roku

Zgodnie z art. 85 § 1-3 Kodeksu pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie z dołu, czyli po przepracowaniu miesiąca, najpóźniej do 10. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. O czym musi pamiętać pracodawca, który wypłaci wynagrodzenie za grudzień 2022 roku dopiero w styczniu 2023 roku? 

Wynagrodzenie minimalne dla pełnoetatowca za grudzień 2022 roku wynosi 3010 zł brutto. Już 1 stycznia 2023 roku wzrośnie do 3490 zł brutto. 

Czy to oznacza, że pracodawca wypłacający wynagrodzenie za grudzień w styczniu będzie musiał przyznać pracownikowi podwyżkę? 

Nie, ponieważ wysokość wynagrodzenia jest uzależniona od okresu, za który została naliczona. Termin wypłaty nie jest decydujący. Pracownik otrzyma 3010 zł brutto – najpóźniej do 10 stycznia 2023 roku. 

Termin wypłaty wynagrodzenia powinien być ściśle określony w przepisach zakładowych. Gdyby pracodawca ustalił, że wypłaca wynagrodzenia do 6. dnia miesiąca, musiałby wypłacić grudniową pensję najpóźniej 5 stycznia, ponieważ 6 stycznia jest dniem wolnym od pracy. 

Ta sama zasada będzie obowiązywać podczas wypłaty wynagrodzenia za czerwiec 2023 roku w lipcu 2023 roku. Od 1 lipca 2023 roku minimalne wynagrodzenie wzrośnie drugi raz – do 3600 zł brutto. Pracodawca nie będzie musiał podwyższać wynagrodzenia za czerwiec wypłaconego w lipcu. 

• Strony umowy o pracę powinny podpisać aneks, jeśli wynagrodzenie zasadnicze jest określone kwotowo, np. w stawce miesięcznej. 
• Strony umowy o pracę nie muszą podpisywać aneksu, jeśli zapisy umowy stanowią, że wynagrodzenie pracownika jest równe aktualnie obowiązującemu wynagrodzeniu minimalnemu. Wystarczy, że umowa o pracę będzie się odwoływać do art. 2 ust. 5 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. 

Od 1 stycznia 2022 obowiązuje nowa kwota I progu podatkowego, którą podwyższono z 85 528 zł do 120 000 zł, a od 1 czerwca 2022 roku – niższa stawka podatkowa, którą zredukowano z 17% do 12%. 

Jeśli dochód stanowiący podstawę opodatkowania nie przekroczy 120 000 zł w ciągu roku kalendarzowego, jest objęty 12% podatkiem. Kiedy dochody pracownika przekroczą limit 120 000 zł, pracodawca będzie musiał odliczyć 12% podatku od wynagrodzenia mieszczącym się w I progu podatkowym i 32% podatku od pozostałej kwoty (nadwyżki). 

Obowiązek podatkowy powstaje, kiedy pracodawca wypłaca wynagrodzenie pracownikowi. 

Załóżmy, że pracownik przekroczył I próg podatkowy we wrześniu 2022 roku, kiedy otrzymał wypłatę za sierpień. To oznacza, że kolejne wynagrodzenia – za wrzesień, październik i listopad – zostały objęte 32% podatkiem. Pracownik otrzyma wynagrodzenie grudniowe dopiero w styczniu 2023 roku, więc ponownie „wpadnie” w I próg podatkowy. Pracodawca naliczy nie 32%, ale 12% podatku. 

PIT-11, który trzeba przekazać w formie elektronicznej urzędowi skarbowemu do 31 stycznia 2023 roku, obejmuje wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w danym roku. To oznacza, że jeśli wynagrodzenie za grudzień 2022 roku zostanie wypłacone w styczniu 2023 roku, nie należy uwzględniać tego przychodu w deklaracji PIT-11 za 2022 rok, tylko w deklaracji PIT-11 za 2023 rok. 

Co do zasady, minimalna stawka godzinowa dotyczy umów zleceń i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. 1 stycznia 2023 roku minimalna stawka godzinowa wzrośnie do 22,80 zł brutto, a 1 lipca 2023 roku – do 23,50 zł brutto. 

Jeżeli zleceniodawca opłaci zlecenie wykonane w grudniu 2022 roku dopiero w styczniu 2023 roku, nie będzie musiał wyrównywać stawki godzinowej do minimum obowiązującego w 2023 roku. 

Raport miesięczny ZUS RPA dotyczy przychodów osoby ubezpieczonej, na bazie których ustala się prawo do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokość. 

Płatnik składek musi go złożyć za osobę pracującą na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie bądź innej umowy o świadczenie usług, jeśli: 

• pracownik otrzyma wynagrodzenie należne za inny rok kalendarzowy niż rok wypłaty i stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe bądź – jeśli pracownik przekroczył roczną podstawę wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, 
• pracownik otrzyma dodatkowy przychód, np. dodatek stażowy, oprócz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i zasiłków, którego nie uwzględnia się w podstawie składek emerytalno-rentowych, 
• osoba ubezpieczona wykonywała pracę nauczycielską. 

ZUS RPA przesyła się w komplecie z deklaracjami ZUS DRA i ZUS RCA. 

Zgodnie z art. 871 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca, który potrąca sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, musi zastosować kwotę wolną od potrąceń. W tym przypadku jest równa minimalnemu wynagrodzeniu za pełny etat i po odliczeniu: 

• składek na ubezpieczenia społeczne, 
• zaliczki na podatek dochodowy, 
• wpłat do PPK, o ile pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania. 

Jeżeli pracodawca potrąca: 

• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, to kwota wolna od potrąceń jest równa 75% wynagrodzenia obliczonego według art. 871 § 1 pkt 1 k.p., 
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p., to kwota wolna od potrąceń wynosi 90% wynagrodzenia obliczonego według art. 871 § 1 pkt 1 k.p. 

Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, pracodawca powinien zmniejszyć proporcjonalnie kwotę wolną od potrąceń. 

Którą płacę minimalną powinien wziąć pod uwagę pracodawca wypłacający wynagrodzenie za grudzień 2022 roku w styczniu 2023 roku? 

Niestety, mamy dwa odmienne stanowiska. 

1. Według Biura Krajowej Rady Komorniczej (stanowisko z 18 stycznia 2011 roku, KRK/IV/117/11) kwotę wolną od potrąceń oblicza się na bazie wynagrodzenia za miesiąc, za który jest należne, a nie w którym jest wypłacane pracownikowi. To oznacza, że podstawą obliczeń powinno być 3010 zł brutto. 
2. Główny Inspektorat Pracy zajął odmienne stanowisko w piśmie z 26 stycznia 2011 roku (GPP-364-4560- 3-1/11/PE/RP). Zdaniem GIP pracodawca powinien obliczyć kwotę wolną od potrąceń na podstawie wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w styczniu 2023 roku, czyli 3490 zł brutto. 

W obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy uwzględnia się współczynnik urlopowy. Ten wskaźnik zmienia się corocznie. Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia urlopowego pracodawca powinien wziąć pod uwagę współczynnik obowiązujący w roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. 

Przykład – koniec okresu wypowiedzenia wypada 31 grudnia 2022 roku 

Pracownik złożył wypowiedzenie 30 listopada. Obowiązuje go 1-miesięczny okres wypowiedzenia. Z orzecznictwa wynika, że pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika, czyli 31 grudnia 2022 roku, nawet jeśli wypłaci wynagrodzenie za grudzień w późniejszym terminie. To oznacza, że musi wziąć pod uwagę współczynnik urlopowy z 2022 roku, bo pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w dniu rozwiązania stosunku pracy. 

Już 1 stycznia pracownik – poza osobą zaczynającą pierwszą pracę w życiu – nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przysługującym na cały rok kalendarzowy. To oznacza, że pracownik może złożyć wniosek o urlop już na początku 2023 roku. Jeśli wynagrodzenie składa się ze stałych i zmiennych składników, pracodawca będzie musiał obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. 

W podstawowym przypadku trzeba wziąć pod uwagę zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone (!) w 3 miesiącach kalendarzowych poprzedzających miesiąc urlopu, czyli październiku, listopadzie i grudniu. 

1. Jeżeli pracownikowi wypłacono w tym okresie dodatek za godziny nocne, który wchodzi w skład wynagrodzenia urlopowego, trzeba przeliczyć ten składnik. Dlaczego? Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej zależy od minimalnego wynagrodzenia. Chociaż dodatek został wypłacony w zeszłym roku, trzeba go obliczyć na nowo, biorąc pod uwagę nie 3010 zł brutto, ale 3490 zł brutto. 
2. Jeżeli pracownik dostał podwyżkę w styczniu 2023 roku, trzeba przeliczyć na nowo zmienne składniki, które są uzależnione od wynagrodzenia zasadniczego, np. wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny. 
3. Analogicznie trzeba postąpić, kiedy zmieni się np. wartość wynagrodzenia prowizyjnego od sprzedaży. Niezależnie od tego, czy procent prowizji dla pracownika zmalał, czy wzrósł, trzeba przeliczyć prowizje wypłacone w październiku, listopadzie i grudniu.