Okres rozliczeniowy czasu pracy – czym jest i jak go ustalić?

Długość okresu rozliczeniowego w przedsiębiorstwie wpływa nie tylko na elastyczność w układaniu rozkładów czasu pracy poszczególnych pracowników, ale także na termin wypłaty wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny średniotygodniowe. Wyjaśniamy, ile wynoszą okresy rozliczeniowe w różnych systemach czasu pracy oraz ile godzin będą obejmować w 2024 roku.

Czym jest okres rozliczeniowy w pracy?

Pracodawcy wyznaczają okresy rozliczeniowe, aby rozliczać czas pracy pracowników i kontrolować, czy nie doszło do przekroczenia norm czasu pracy wskutek np. godzin nadliczbowych. Jeśli podsumowanie godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym, np. 1-miesięcznym, wykazuje, że pracownik przepracował więcej godzin, niż to wynikało z rozkładu czasu pracy, należy mu się albo wynagrodzenie z dodatkiem, albo czas wolny za nadgodziny. Pracodawcy muszą również monitorować, czy pracownicy odpoczywają przez odpowiednią liczbę godzin w skali doby pracowniczej i tygodnia.

Pracodawca stosuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy, który odpowiada 1 miesiącowi kalendarzowemu. Pracownicy pełnoetatowi, zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy, powinni przepracować 176 godzin w październiku 2023 roku. Normy czasu pracy zakładają, że czas pracy nie powinien przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Niemniej kluczowe jest słowo „przeciętnie”. Pracownik może przepracować np. 48 godzin w II tygodniu października i 32 godziny w III tygodniu października. Finalnie – średni czas pracy w tygodniu w okresie rozliczeniowym będzie zgodny z przepisami.

Co do zasady, według art. 129 § 1 Kodeksu pracy okres rozliczeniowy nie przekracza 4 miesięcy w podstawowym systemie czasu pracy, czyli zakładającym 8 godzin pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Z art. 129 § 3 k.p. dowiadujemy się, że elektroniczny lub pisemny rozkład czasu pracy danego pracownika nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego, czyli nie trzeba układać grafiku na kwartał z góry. Niemniej przepis wymusza objęcie rozkładem czasu pracy co najmniej 1 miesiąca, który może być równy miesiącowi kalendarzowemu. Pracownik musi otrzymać harmonogram na minimum 1 tydzień przed okresem objętym przez rozkład.

„Domyślna” długość okresu rozliczeniowego różni się w zależności od systemu czasu pracy i niektórych specyficznych prac, np. przy dozorze urządzeń czy w ruchu ciągłym.

System równoważnego czasu pracy bazuje na maksymalnie 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, przy czym pracodawca może go wydłużyć do 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach i do 4 miesięcy przy pracach, które są uzależnione od pory roku lub warunków atmosferycznych. Chociaż ten system można wprowadzić w pracach polegających na wspomnianym dozorze urządzeń lub związanych częściowo w pozostawaniu w pogotowiu do pracy, to art. 136 § 1 k.p. dopuszcza okres rozliczeniowy nie dłuższy niż 1 miesiąc w tych przypadkach. To samo ograniczenie obowiązuje w pracach polegających na pilnowaniu mienia i ochronie osób oraz w zakładowych strażach pożarnych i zakładowych służbach ratowniczych.

Podstawowy okres rozliczeniowy w pracy w ruchu ciągłym nie przekracza 4 tygodni. Pracownika objętego systemem skróconego tygodnia pracy lub weekendowym systemem czasu pracy obowiązuje maksymalnie 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Osoby pracujące w zadaniowym systemie czasu pracy lub systemie przerywanego czasu pracy są objęte okresem rozliczeniowym nie dłuższym niż 4 miesiące.

Art. 129 § 2 k.p. umożliwia przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy w każdym systemie czasu pracy. Co ważne, pracodawca musi uzasadnić tę zmianę przyczynami o charakterze obiektywnym, technicznym lub dotyczącym organizacji pracy. Ponadto musi zachować ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym większa elastyczność pod kątem układania rozkładów czasu pracy i rozliczania godzin nadliczbowych.

Jak już wspomnieliśmy, przedłużenie okresu rozliczeniowego w systemie równoważnym pracy jest możliwe do 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach i do 4 miesięcy w przypadku prac, które są uzależnione od pory roku lub warunków atmosferycznych.

Jak przedłużyć okres rozliczeniowy?

Zgodnie z art. 150 § 1 k.p. okres rozliczeniowy czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie musi ustalić regulaminu pracy, to wystarczy, że ogłosi okres rozliczeniowy w obwieszczeniu dla pracowników. Obwieszczenie – podobnie jak regulamin pracy – wchodzi w życie po 2 tygodniach od przekazania pracownikom. W informacji o warunkach zatrudnienia, którą przekazuje się pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia go do pracy, przekazuje się m.in. dobową i tygodniową normę czasu pracy.

Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub działa, ale nie zgadza się na zmianę okresu rozliczeniowego, to pracodawca może zastosować okres rozliczeniowy z art. 135 § 1 i § 2 k.p., czyli 3-miesięczny lub 4-miesięczny. W takiej sytuacji należy zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy o zmianie okresu rozliczeniowego.

Pracodawca, który chce przedłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, musi ustalić tę zmianę w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeśli nie jest to możliwe, powinien uzgodnić treść porozumienia z tzw. reprezentatywnymi związkami, z których każdy zrzesza minimum 5% pracowników. Pracodawca, u którego nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, musi zawrzeć porozumienie z przedstawicielami pracowników. Następnie kopia porozumienia trafia do okręgowego inspektora pracy. Pracodawca ma 5 dni roboczych na jej przekazanie. 

12-miesięczny okres rozliczeniowy, który może – ale nie musi – obejmować rok kalendarzowy, ułatwia pracodawcy ustalenie rozkładów czasu pracy poszczególnych pracowników – szczególnie ze względu na sezonowość w danej branży. To oznacza, że liczba godzin do przepracowania może najpierw przekraczać wymiar czasu pracy w ciągu kilku miesięcy, a potem być znacząco niższa. Ważne, aby liczba przepracowanych godzin była zbilansowana w skali 12 miesięcy. Pracownicy, którzy są zatrudnieni na pełny etat, ale przepracują o wiele mniej godzin według rozkładu czasu pracy w danym miesiącu, powinni otrzymać wynagrodzenia określone w ich umowach o pracę. Osobom wynagradzanym stawką inną niż miesięczna, należy się co najmniej wynagrodzenie minimalne.