Mimo początkowych obaw ze strony niektórych pracodawców, pracownicy udowodnili, że równie efektywnie pracują w warunkach domowych, co w biurze. Badanie przeprowadzone przez firmę EY pokazuje, że 88 proc. firm, które wdrożyło pracę zdalną, teraz wybrało model hybrydowy. A taka forma pracy stała się bardzo pożądanym przez pracowników rozwiązaniem. Mimo, że praca zdalna daje w pewnym aspekcie elastyczność pracownikom, to pracodawca nawet w takiej sytuacji ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Bowiem obowiązek ten nakłada na niego Kodeks Pracy. Wielu pracownikom ewidencja czasu pracy kojarzy się z kontrolną i brakiem zaufania, ale niewielu wie, ile korzyści płynie z ewidencji czasu pracy zdalnej. Sprawdź, jak wprowadzić ją w Twojej firmie, by każdy członek zespołu szybko dostrzegł zalety tego rozwiązania.
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej, które z kolei nie regulują sposobu rejestrowania rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej przez pracownika – ustalenie tej kwestia leży już po stronie pracodawcy, który ma obowiązek poinformowania pracowników w jaki sposób będzie się odbywać w firmie rejestracja czasu pracy.
Ale czym właściwie jest ewidencja czasu pracy i jakie dane zawiera? Zgodnie z art. 149 §1 Kodeksu Pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dodatkowo przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek udostępnienia wspomnianej ewidencji pracownikowi, na jego żądanie. Co ciekawe kodeks pracy nie reguluje wprost co powinno znajdować się w takim dokumencie. Zazwyczaj w ewidencji czasu pracy znajdziemy takie informacje, jak:
- liczba przepracowanych godzin;
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- ilość godzin nocnych i nadliczbowych;
- dni wolne od pracy;
- godziny wyjść służbowych lub prywatnych;
- zwolnienia od pracy oraz godziny nieusprawiedliwione.
Korzyści płynące z rejestracji czasu pracy zdalnej, dla których Twoja firma powinna je wdrożyć
Nie licząc obowiązku prawnego o prowadzeniu ewidencji czasu pracy pracowników, niesie ona za sobą wiele korzyści. Wśród zalet płynących z ewidencji czasu pracy zdalnej możemy wyróżnić:
- Możliwość prawidłowego ustalenia należności wynikających ze stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Jest to szczególnie ważny dokument, w sytuacjach spraw sądowych toczących się pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
- Zadbanie o work-life balance pracowników. Rejestracja czasu pracy wielu osobom pomaga zniwelowanie wypracowywania (często niepotrzebnych) nadgodzin i lepsze zarządzanie czasem pracy.
- Prowadzona ewidencja czasu pracy – szczególnie ta w formie zdigitalizowanej - ułatwia pracę działom kadr, ponieważ oszczędza czas poświęcony na zebranie i zinterpretowanie danych o godzinach pracy zespołu.
- W przypadku wypadków przy pracy podczas home office ewidencja czasu pracy również jest bardzo istotnym dokumentem, ponieważ będzie z niej wynikać, czy pracownik w czasie wypadku był na zgłaszanym uprzednio wyjściu służbowym lub czy był cały czas w domu, ale np. opuścił miejsce pracy zdalnej bez uprzedniego informowania pracodawcy.
- Ewidencja czasu pracy pomoże zapewnić bezpieczeństwo pracownikom. Może zasygnalizować, że coś złego stało się z pracownikiem podczas pracy zdalnej. Przykładowo, gdy zawsze punktualny pracownik nie zarejestruje swojego rozpoczęcia pracy lub zarejestruje je z bardzo dużym opóźnieniem, może dać to sygnał managerowi, że może pracownikowi jest potrzebna pilna pomoc z powodu np. zasłabnięcia lub innego wypadku.
- Rzetelnie prowadzona ewidencja czasu pracy minimalizuje pomyłki w rozliczeniu przepracowanego czasu, w tym nadgodzin i delegacji. A to z pewnością bardzo ważna kwestia dla większości pracowników, ponieważ prawdopodobnie każdy chciałby otrzymać adekwatne wynagrodzenie do przepracowanej ilości godzin – szczególnie, gdy w danym miesiącu przepracował wiele nadgodzin.
Kolejnym obszarem, na który pozytywnie wpływa prowadzenie ewidencji czasu pracy jest umożliwienie analizy danych, co pozwala na identyfikację słabych obszarów i wprowadzenia działań usprawniających pracę w zespołach, ale także:
- Ewidencja czasu pracy może pomóc pracodawcy w określeniu, czy posiada on wystarczającą liczbę pracowników, bądź czy firma potrzebuje zwiększenia ilości etatów – dlatego że np. z ewidencji czasu pracy wynika, że wielu obecnych pracowników bardzo często pracuje w godzinach nadliczbowych.
- Prowadzenie ewidencji czasu pracy i jej analiza daje pracodawcy możliwość wyceny pracy przyszłych pracowników również na podstawie danych, które m.in. pokazują, ile czasu pracownicy poświęcili na projekt danego klienta;
- Pozwala sprawdzić, czy zespół nie jest zbyt obciążony ilością zadań i czy firma w obecnej sytuacji może pozwolić sobie na przyjęcie kolejnego projektu do realizacji;
- Pokazuje, ile pracy wymagała od zespołu realizacja danego projektu, co w przyszłości pomoże pracodawcy i menedżerom w lepszy sposób rozplanowywać pracę zespołu, a także ilość osób niezbędnych do realizacji projektu.
