Zdalne zarządzanie zespołem – jak organizować pracę zdalną pracowników?

Zaledwie 22% managerów nigdy nie doświadczyło problemów z zarządzaniem pracą zdalną w organizacji rozproszonej – to pesymistyczny wniosek z raportu „2024 Global Workforce Report” Remote. Sprawdź, czego dopilnować, aby zdalne zarządzanie zespołem było łatwiejsze dla liderów i zadowalające dla pracowników. Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby home office był satysfakcjonujący i nie stanowił zagrożenia dla biznesu – pod względem zysków czy cyberbezpieczeństwa.

 

Aż 55% liderów zarządzających zespołem zdalnym obawia się, że nie zauważą, kiedy zaangażowanie pracowników spadnie. Managerzy wątpią również w efektywną współpracę i udane budowanie kultury organizacyjnej. Główne wątpliwości dotyczą oczywiście prokrastynacji, która może wynikać z braku samodyscypliny czy załatwiania spraw prywatnych w ciągu dnia (bez powiadomienia przełożonego).

Czy wprowadzenie sztywnych godzin pracy i monitoringu sprzętu służbowego rozwiązuje te problemy? Nie, a może nawet wygenerować odwrotne skutki. Można powiedzieć, że optymalne rozwiązanie to „kontrolowana elastyczność”. Z jednej strony – przyznanie pracownikom swobody w organizacji pracy, a z drugiej strony – ustalenie indywidualnych oczekiwań i wspólnych zasad, które zapobiegają blokerom komunikacyjnym.

Chociaż 80% pracowników oczekuje swobodnej organizacji czasu pracy, to zaledwie 25% deklaruje, że firmy zapewniają im wysoką elastyczność. Co się kryje pod tym pojęciem? Znacznie więcej niż praca hybrydowa. Respondenci chcieliby samodzielnie zarządzać swoimi grafikami, wybierać miejsce pracy i kończyć ją wcześniej – w razie potrzeby. Niestety, pracodawcy odmawiają pracy zdalnej za granicą z wielu przyczyn, w tym rozliczeń z ZUS-em i urzędem skarbowym, ryzyka wypadku pracownika czy kwestii związanych z bezpieczeństwem danych firmowych.

 

„Stan pracy hybrydowej w Polsce. Doświadczenia i oczekiwania pracowników” Deloitte podaje, że pracownikom doskwiera:

• brak jasnych zasad organizacji pracy zdalnej, co postrzegają jako „brak pomysłu”, który obniża ich efektywność pracy i poczucie przynależności do firmy,
• brak wspólnych aktywności, np. lunchów czy integracji,
• ignorowanie ich opinii o warunkach pracy zdalnej,
• nieregularny rytm pracy (nie mylić z elastycznością!), czyli np. brak ustaleń dotyczących wspólnych dni w biurze, godzin dostępności i cyklicznych spotkań,
• brak wydarzeń zachęcających do pojawienia się w biurze,
• rozpad relacji i spadek zaufania w zespole,
• brak dofinansowań posiłków w biurze i dojazdów do niego,
• trudność w wyczuwaniu nastrojów innych osób pracujących zdalnie,
• kłopotliwe wdrożenie i zaangażowanie nowych pracowników.

Respondenci zwrócili uwagę, że najważniejsze korzyści płynące z pracy w biurze to:

• łatwiejsze budowanie relacji,
• poprawa zdrowia psychicznego dzięki zmianie otoczenia i kontaktom z ludźmi,
• owocniejsze spotkania face-to-face,
• oddzielnie życia prywatnego od zawodowego,
• dodatkowa aktywność ruchowa,
• efektywniejsza komunikacja z przełożonym,
• wyższy komfort pracy,
• lepsze zaplecze socjalne,
• warunki sprzyjające skupieniu się na pracy.

Dzięki regularnym rozmowom z pracownikami można wykryć ewentualne problemy z zarządzaniem zespołem zdalnym i opracować odpowiednie rozwiązania. Jak mówi Marcin Sojka, właściciel agencji rekrutacyjnej SALES HR, w „Kompendium HR 2024”:

(…) firmy słuchające swoich pracowników są na najlepszej drodze do stworzenia środowiska pracy, w którym każdy czuje się doceniony i zmotywowany.

 

Wybierz system czasu pracy zdalnej

Systemy czasu pracy pozwalają na wdrożenie rozwiązania, które satysfakcjonuje zarówno pracodawcę, jak i pracowników. Podstawowy system czasu pracy, w którym pracuje się przeważnie między 8:00 a 16:00 lub 9:00 a 17:00, niekoniecznie sprawdzi się w organizacji rozproszonej. Jakie inne warianty warto rozważyć?

• Zadaniowy czas pracy umożliwia zobligowanie pracowników do dostępności w określonych godzinach i obecności na spotkaniach oraz daje im swobodę w kształtowaniu codziennych grafików.
• Elastyczny czas pracy pozwala pracownikom rozpoczynanie pracy w godzinach określonych przez pracodawcę, np. między 7:00 a 11:00. Nie myl tego systemu z elastyczną organizacją czasu pracy, czyli przepisami dla rodziców maksymalnie 8-letnich dzieci!
• Skrócony czas pracy oznacza, że pracownik pracuje krócej niż 5 dni w tygodniu, ale nie więcej niż 12 godzin dziennie. To jedno z rozwiązań, które można stosować, zanim 4-dniowy tydzień pracy wejdzie w życie.

Wspomniane w artykule badania potwierdzają, że elastyczne warunki pracy zdalnej sprzyjają wyższemu zaangażowaniu pracowników, utrzymaniu ich lojalności oraz obniżeniu wskaźnika nieobecności. Co więcej, takie organizacje przyciągają więcej wartościowych kandydatów podczas rekrutacji i zmniejszają ryzyko odejścia talentów.

 

Sprawdź, jak często managerzy kontaktują się z pracownikami

„Everywhere Work Report 2024” Ivanti podkreśla, że 37% pracowników zdalnych skarży się na trudności ze zdobyciem uwagi managerów. Uważają, że łatwiej się z nimi porozumieć w biurze. O ile liderzy preferują, kiedy członkowie zespołu pojawiają się w siedzibie firmy, o tyle dojazdy do firmy nie powinny wynikać z trudności z dogadaniem się na odległość.

Skuteczne zarządzanie zespołami rozproszonymi wymaga zadbania o regularne spotkania działów i rozmowy 1:1. Jeżeli pracownicy uważają, że komunikacja e-mailowa sprzyja nieporozumieniom, warto pomyśleć nad wdrożeniem platformy do komunikacji wewnętrznej. Nowoczesne intranety przypominają social media, np. Facebooka, co ułatwia ich używanie i zachęca do częstego zaglądania.

 

Czy warto monitorować aktywność pracowników zdalnych?

Według danych „Everywhere Work Report 2024” Ivanti pracownicy są skłonni zaakceptować monitoring sprzętu w celu wykrycia złośliwego oprogramowania i phishingu (prób kradzieży poufnych informacji), automatyzację przyspieszającą pracę i technologię wspierającą przyznawanie awansów. Natomiast 24% pracowników zdecydowanie sprzeciwia się monitorowaniu sprzętu, 31% – rejestrowaniu produktywności, a 43% – weryfikowaniu e-maili.

 

Jak wskazują głosy w badaniach, ścisłe kontrolowanie zdalnych zespołów nie sprzyja większej produktywności, tylko wykształceniu przekonania, że pracodawca im nie ufa. Stąd o krok do spadku motywacji pracowników i szukania nowego miejsca pracy. Elektroniczna ewidencja czasu pracy to must have dla organizacji rozproszonej, ale pracownicy nie powinni mieć poczucia, że ich każdy ruch online jest analizowany.

Jak znaleźć złoty środek?

Optymalne rozwiązanie to wdrożenie aplikacji do monitorowania czasu pracy zdalnej (pracownicy samodzielnie raportują czas poświęcony na projekty) oraz krótkich spotkań statusowych. 15-minutowy daily stand-up powinien się koncentrować na postępach w bieżących zadaniach, nowych spostrzeżeniach czy ewentualnych problemach. Jak wspominają Anna Kwiatkowska i Alicja Krzynówek, ekspertki z Talent Flow, w „Kompendium HR 2024”:

Gdy pracownik jest rozliczany z efektów swojej pracy – a nie z czasu spędzonego na jej wykonaniu – z większą świadomością podchodzi do organizacji swojego czasu.

 

 

Zadbaj o aspekty techniczne zarządzania zespołem zdalnym

Pomoc od supportu IT, używanie VPN, dostęp do danych w chmurze, logowanie do oprogramowania – ponad 70% pracowników, którzy wzięli udział w badaniu „Everywhere Work Report 2024” Ivanti, zadeklarowało, że nie widzi różnicy w tych aspektach między pracą zdalną a pracą w biurze. Takie odpowiedzi w badaniach pracowniczych powinny być celem organizacji rozproszonej, która musi zadbać o bezproblemowy dostęp pracowników do wszelkich danych i programów niezbędnych do pracy.

Jeśli dany system wymaga przeszkolenia, warto przygotować FAQ, które odpowiada na najczęściej zadawane pytania. Sztuczna inteligencji w HR pozwala na wdrożenie chatbotów i voicebotów rozwiązujących powtarzalne, proste problemy z oprogramowaniem. Aż 38% organizacji, które wzięło udział w wyżej wspomnianym badaniu, używa narzędzi do samoobsługi pracowniczej. Niewiele mniej, bo 35%, rozwija bazę wiedzy, a 32% automatyzuje onboarding.

 

Jak podaje raport „State of AI and Automation in HR 2024”, 71% HR-owców spędza czas na rozmowach 1:1 z pracownikami, ale aż 57% poświęca go na wyjaśnianie prostych zagadnień. Pytania o składniki wynagrodzenia czy wymiary urlopów to zmory działu HR. Jeśli organizacja nie utrzymuje wewnętrznego działu kadrowo-płacowego, bo biuro rachunkowe rozlicza pracowników, powstaje dodatkowa trudność z dostępem do danych w czasie rzeczywistym. Co więcej, cennik biura może przewidywać dodatkowe opłaty za przesyłanie raportów.

Obsługa kadr i płac w TribePerk rozwiązuje problemy z tradycyjnym outsourcingiem. Firma otrzymuje dostęp do platformy kadrowo-płacowej w chmurze, która przechowuje wszystkie dane niezbędne do naliczania wynagrodzeń. Funkcja employee self-service sprawia, że pracownicy mogą samodzielnie weryfikować liczbę nadgodzin, składniki wynagrodzenia czy wymiar urlopu wypoczynkowego. To rozwiązanie eliminuje powtarzalne pytania i ewentualne nieporozumienia komunikacyjne. Co ważne, osoby pracujące zdalnie mogą sprawdzać interesujące ich dane w dowolnych godzinach, nawet kiedy dział HR nie jest dostępny.

 

Według danych Ivanti najczęstsze „grzechy” pracowników, które narażają ich na zagrożenia ze strony cyberprzestępców, obejmują:

• pracowanie na prywatnym laptopie lub smartfonie,
• wykorzystywanie prywatnego smartfona jako hotspotu,
• łączenie się z publiczną siecią Wi-Fi,
• używanie publicznie dostępnych kabli i stacji do ładowania.

W związku z tym firmy, które chcą zapobiegać wirtualnym atakom, wprowadzają:

• architekturę ZTNA (Zero Trust Network Access), która zakłada, że każdy użytkownik i sprzęt to źródła potencjalnych zagrożeń,
• obowiązkowe wieloetapowe logowanie,
• zdalne weryfikowanie sprzętu służbowego pod kątem aktualizacji i ustawień bezpieczeństwa,
• szkolenia poświęcone cyberbezpieczeństwu i socjotechnikom,
• testy phishingowe sprawdzające, ilu pracowników uwierzy w fałszywego e-maila, który mógłby pochodzić od przestępców,
• łatwe do zrozumienia procedury dla osób, które podejrzewają, że mogły paść ofiarą oszustów wyłudzających poufne dane,
• politykę używania urządzeń BYOB (Bring Your Own Device), czyli należących do pracowników.

Dodatkowe wskazówki znajdziesz w poradniku przygotowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji na podstawie publikacji NIST (National Institute of Science and Technology).

 

Raport „2024 Global Workforce Report” Remote przedstawia zarządzanie zespołem zdalnym w superlatywach:

• Pracownicy, którzy mają większą kontrolę nad środowiskiem pracy i własnym grafikiem, są bardziej usatysfakcjonowani życiem zawodowym. W efekcie przywiązują się do firmy i są mniej skłonni do zmiany pracodawcy.
• Organizacje rozproszone odnotowują wyższe zyski biznesowe i redukują koszty utrzymania biur dzięki pracownikom zdalnym.
• Praca zdalna otwiera furtkę do utalentowanych osób na rynku pracy, które nie mogłyby dojeżdżać codziennie do biura.
• Firmom łatwiej realizować politykę DEI (Diversity, Equity, Inclusion).

Niestety, respondenci oznajmili również, że zdalne zarządzanie zespołem sprawia im problemy. Główne wyzwania, z którymi zmaga się ponad 50% managerów, dotyczą wspierania współpracy między pracownikami, kontrolowania produktywności i budowania jednolitej kultury organizacyjnej. Pracownicy zdalni mogą utrzymywać dobre relacje między sobą, ale jednocześnie czuć się odizolowani i wyobcowani z powodu pracy wyłącznie w domu.

Polityka wellbeingowa, która zapobiega pogorszeniu się samopoczucia pracowników zdalnych, powinna przewidywać dostęp do:

• materiałów edukacyjnych z zakresu zdrowia fizycznego i psychicznego, np. w formie e-learningu w aplikacji,
• konsultacji psychologicznych i psychiatrycznych w ramach ubezpieczenia zdrowotnego,
• akcesoriów udoskonalających ergonomiczne miejsce pracy, np. poduszki lędźwiowej na krzesło biurowe, słuchawek wygłuszających otoczenie,
• krótkich lekcji jogi, mobility, pilatesu czy stretchingu online w godzinach pracy.

 

Chociaż tylko 21% pracowników wskazało imprezy i wyjazdy integracyjne jako jeden z najlepszych benefitów socjalnych, to spotkania face-to-face mają kluczowe znaczenie dla utrzymania lojalności i zaangażowania pracowników zdalnych. Pracodawcy, którzy chcą dbać o dobre relacje w zespołach rozproszonych, powinni inwestować także w wyjazdy szkoleniowe, wycieczki firmowe czy imprezy dla rodzin z dziećmi. Jeżeli pracownicy sygnalizują, że brakuje im spontanicznych rozmów na co dzień, pozwól im na organizowanie krótkich wideokonferencji w formie „kawek online”. Dzięki temu rozwiązaniu ograniczysz dygresje i small talk na spotkaniach projektowych.