Chociaż większość ludzi wie, z czym wiąże się pojęcie outsourcingu, nadal istnieje wiele niejasności co do tego, co dokładnie obejmuje. Wynika to z tego, że na przestrzeni lat outsourcing stał się terminem zbiorczym dla szerokiej gamy możliwych rozwiązań w zakresie wsparcia ze strony podmiotów trzecich. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że w przypadku outsourcingu, to Ty decydujesz. Od Ciebie zależy, które działania zostaną zlecone na zewnątrz i w jaki sposób należy to zrobić. Na przykład, outsourcing może być tymczasowy lub strukturalny, w biurze lub poza nim. W tym materiale wyjaśniamy, jakie są główne rodzaje outsourcingu, które mogą być stosowane na poziomie lokalnym lub międzynarodowym.
Opcja 1: Zarządzane usługi płacowe
W ramach zarządzania listą płac zewnętrzny specjalista operuje funkcjami płacowymi firmy, świadcząc jedną lub więcej usług kadrowych lub płacowych, zgodnie z określonymi poziomami usług i ilością pracy. Przejmuje również ryzyko i odpowiedzialność, w tym także za przetwarzanie, zgodność, skalowalność oraz wszystkie skomplikowane i czasochłonne prace administracyjne, które się z tym wiążą.
Na przykład:
Ze względu na to, że firma rozrosła się na wiele lokalizacji i terytoriów, utrzymywanie wewnętrznego zespołu płacowego nie jest już opłacalne, nawet przy funkcjonalnym rozwiązaniu SaaS. Procesy płacowe stają się zbyt złożone, aby mógł je obsłużyć jeden zespół płacowy, a ponadto istnieje większe ryzyko wystąpienia problemów związanych z bezpieczeństwem i zgodnością. Czas zlecić listę płac zewnętrznemu specjaliście.
Opcja 2: Kompleksowe usługi płacowe
Kompleksowe usługi płacowe wyprzedzają Twoje potrzeby: powierzasz swojemu partnerowi zewnętrznemu pełną odpowiedzialność za listę płac. Oznacza to, że będzie on również bezpośrednio odpowiadał na pytania Twoich pracowników.
Na przykład:
Chcesz zadbać o politykę dot. rekrutacji i awansu w swojej firmie, dzięki całkowitemu outsourcingowi. Na szczęście jest to możliwe. Twój partner HR przejmie naliczanie płac, zautomatyzuje i zoptymalizuje to, co możliwe oraz pomoże Ci w opracowaniu strategii, a także dostarczy potrzebne raporty.
Ten rodzaj outsourcingu poza siedzibą firmy nie musi być odczuwalny dla Twoich pracowników. Dobre przygotowanie czyni cuda. Jasno zakomunikuj swojemu zespołowi, co i dlaczego zlecasz na zewnątrz. Wymień również kontakty, z którymi Twoi pracownicy mogą się od tej pory kontaktować. Przejrzystość jest kluczem. Na początku współpracy Twój partner HR może zorganizować kilka sesji informacyjnych i warsztatów dla pracowników, aby proaktywnie rozwiać wszelkie wątpliwości.
Opcja 3: Wsparcie na miejscu
Jeśli Twoim głównym celem jest wsparcie własnego zespołu w pewnych okresach, możesz polegać na usługach specjalistów ds. płac i pracowników administracyjnych Twojego partnera HR, którzy są dobrze zorientowani we wszystkich obszarach HR. Zapewnią oni nie tylko obsługę, której potrzebujesz, ale także zaoferują dodatkową wiedzę. Mogą oni pomóc Ci podczas oczekiwanych lub nieoczekiwanych szczytów obciążenia pracą, dzięki czemu nie będziesz musiał zmieniać swoich celów i harmonogramu.
Na przykład:
Pracownik odpowiedzialny za listę płac jest na urlopie macierzyńskim, a inna współpracowniczka z działu HR nagle zachorowała na wirusa. Co teraz? Możesz po prostu dodać do swojego zespołu specjalistę ds. płac na dwa dni w tygodniu. A kiedy wszystko wróci do normy, możesz zrezygnować z dodatkowego wsparcia. Miły akcent: następnym razem możesz poprosić o pomoc te same osoby, które znają już Twoją organizację.
Chociaż wiele firm uważa, że ten rodzaj outsourcingu działa tylko jako środek tymczasowy, jest to również cenna opcja dla bardziej strukturalnej współpracy. Na przykład, jeśli doświadczasz powtarzających się szczytów obciążenia pracą - na przykład pod koniec roku lub w okresie wakacyjnym - zawsze możesz zlecić pewne zadania pracownikom zewnętrznym.
Opcja 4: Lista płac i optymalizacja procesów
Lista płac wiąże się z ścisłymi zasadami i stałymi obliczeniami, dlatego powinna być jednym z najbardziej ustandaryzowanych procesów HR. Oznacza to, że listę płac łatwiej jest zautomatyzować niż np. proces rekrutacji. Jednak okazuje się, że wiele działów HR nadal (częściowo) korzysta z ręcznych procesów i w rezultacie traci cenny czas. Twój partner HR może Ci pomóc, dokonując przeglądu listy płac i procesów.
Na przykład:
Rozumiesz, że Twoja lista płac i związane z nią procesy mogłyby być o wiele bardziej wydajne, ale nie potrafisz sobie z tym poradzisz. Zgłaszasz więc zapotrzebowanie na skanowanie listy płac, w którym oceniani są ludzie, wiedza, systemy i procesy. Skanowanie wskazuje obszary wymagające poprawy. Po nim następuje bardziej szczegółowy audyt listy płac.
Dokładna analiza procesów płacowych jest bardzo pouczająca. Daje ona jasny obraz tego, jak wygląda naliczanie płac w danej organizacji. Dzięki inwentaryzacji i dokumentacji tych procesów, w razie niespodziewanej nieobecności pracownika ds. płac, inne osoby mogą szybko przejąć jego obowiązki. To z kolei gwarantuje ciągłość tego ważnego procesu.
