Outsourcing – co to jest? Rodzaje outsourcingu, zalety i wady dla firm

Chociaż jeden z najsłynniejszych cytatów Henry'ego Forda dotyczy jego ówczesnych klientów, którzy twierdziliby, że wcale nie potrzebują samochodów, tylko szybszych koni, to założyciel światowego koncernu wypowiedział się także o... outsourcingu. Jego formalny początek wyznacza się dopiero na lata 70. XX wieku. Już wcześniej amerykański inżynier postulował, żeby delegować pracę komuś, kto wykona ją lepiej niż my, szczególnie jeśli nie potrafimy tego zrobić lepiej, wydajniej i taniej niż konkurencja. To esencja outsourcingu zdobywającego coraz większą popularność w różnych branżach. Na czym polegają usługi outsourcingowe? Sprawdź, które mogą Cię uwolnić od żmudnych obowiązków i wesprzeć rozwój biznesu. 

Czym jest outsourcing? 

Outsourcing to skrót od outside-resource-using, czyli wykorzystywania zewnętrznych zasobów. Firmy decydujące się na outsourcing zlecają całość lub część obowiązków z dowolnego obszaru wyspecjalizowanym podmiotom ze względu na braki kadrowe, chęć zwiększenia wydajności procesów, niedobór specjalistycznej wiedzy czy optymalizację kosztów operacyjnych. 

Co ważne, przedsiębiorstwa korzystają z usług outsourcingowych na każdym polu prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony – pracodawcy mogą zlecić zewnętrznej firmie obsługę kadrowo-płacową pracowników, czyli obowiązki wynikające z przepisów prawa. Z drugiej strony – outsourcing obejmuje także IT, marketing czy sprzedaż, czyli obszary wpływające na rozwój biznesu i budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku. 

Czym się różni outsourcing zewnętrzny od outsourcingu wewnętrznego? 

Outsourcing zewnętrzny polega na przekazaniu firmie zewnętrznej stałych, sezonowych lub okazjonalnych zadań z wybranego obszaru, np. zleceniu rekrutacji agencji zatrudnienia. Główną zaletą outsourcingu kontraktowego jest optymalizacja kosztów operacyjnych, ponieważ przedsiębiorstwa zyskują dostęp do specjalistycznej wiedzy bez konieczności zatrudniania ekspertów na etat. 

Mniej popularne rozwiązanie to outsourcing wewnętrzny (kapitałowy), który polega na oddelegowaniu pewnego obszaru działalności spółce córce lub wewnętrznemu działowi. Ten model ma zastosowanie przede wszystkim w dużych firmach i korporacjach. 

Rodzaje outsourcingu dla firm 

Usługi outsourcingowe można podzielić na kompleksowe i selektywne. Outsourcing pełny polega na przekazaniu firmie zewnętrznej wszystkich zadań związanych z danym obszarem, np. zarządzaniem zasobami ludzkimi. W przypadku outsourcingu niepełnego (selektywnego) możesz zdecydować się na współpracę wyłącznie w zakresie szkoleń BHP, kadr i płac czy rekrutacji. 

Outsourcing HR 

Outsourcing HR obejmuje przede wszystkim zadania związane z szeroko pojętą administracją, BHP, obsługą kadrowo-płacową pracowników oraz szkoleniami. Mimo że outsourcing związany z zasobami ludzkimi stanowi zaledwie 5% całego polskiego rynku outsourcingu, eksperci przewidują, że ten segment wzrośnie aż 3-krotnie w ciągu najbliższych lat. 

Outsourcing pracowników 

Outsourcing pracowników polega na zleceniu przez przedsiębiorcę (insourcera) zewnętrznej firmie (outsourcerowi) wykonania pewnych zadań przez pracowników outsourcera. W tym modelu nie zostają spełnione wymagania charakterystyczne dla umowy o pracę według Kodeksu pracy. Nie mają zastosowania również przepisy o umowach tymczasowych. Pamiętaj, że outsourcing pracowniczy to inna usługa niż leasing pracowników. 

Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na leasing pracowniczy, to „wynajmuje” specjalistów, którzy pracują w siedzibie firmy (lub zdalnie, ale pod nadzorem klienta agencji zatrudnienia). W przypadku outsourcingu klient nie kieruje bezpośrednio pracą personelu. Odpowiedzialność za wykonanie przedmiotu umowy spoczywa na firmie outsourcingowej. 

Outsourcing procesów biznesowych 

BPO (Business Process Outsourcing), czyli outsourcing procesów biznesowych, obejmuje selektywne usługi, np. administracyjne, back office, finansowe, kadrowo-płacowe czy księgowe. Co ważne, firma świadcząca usługi z zakresu BPO może udzielać wsparcia wyłącznie przez określony czas, np. podczas wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w ramach realizacji strategii paperless czy implementacji narzędzi AI w HR. 

Outsourcing usług prawnych 

Utrzymywanie wewnętrznego departamentu prawnego z wysoko wykwalifikowanymi prawnikami nie jest możliwe dla wielu firm z sektora MŚP ze względu na koszty zatrudnienia. Outsourcing usług prawnych umożliwia przekazanie kancelarii całości lub części obowiązków wynikających z przepisów. Co ważne, outsourcing może stanowić wsparcie dla prawnika in-house, który zyskuje możliwość konsultacji ze specjalistami z innych obszarów prawa. 

Outsourcing środowiskowy 

Ten model wpisuje się w strategię ESG w HR, której jednym z filarów jest minimalizacja negatywnego wpływu przedsiębiorstwa na przyrodę w skali lokalnej i globalnej. Chociaż outsourcing środowiskowy bywa rekomendowany przede wszystkim firmom budowlanym, to kompleksowe usługi z zakresu ochrony środowiska przydają się także w innych branżach. Umowa może obejmować m.in. zarządzanie odpadami, przygotowywanie dokumentów wymaganych prawem, monitoring emisji czy przeprowadzanie audytów i szkoleń wewnętrznych. 

Outsourcing zarządzania nieruchomościami 

Inwestorzy, którzy zlecają firmie zewnętrznej kompleksową opiekę nad nieruchomością, potrzebują wsparcia przede wszystkim w przypadku dużych nieruchomości komercyjnych: centrów handlowych, budynków mieszkalnych czy biurowców. Outsourcing zarządzania nieruchomościami obejmuje m.in. nadzór nad czystością i stanem technicznym budynku, kontakty z najemcami, negocjowanie warunków umów z dostawcami czy marketing nieruchomości. 

Zalety outsourcingu dla przedsiębiorstwa 

Outsourcing pozwala na uzupełnienie luk kompetencyjnych wynikających z m.in. braku dostępności wysoko wykwalifikowanych specjalistów na rynku pracy czy wygórowanych oczekiwań finansowych kandydatów, które mogą przerastać możliwości małych przedsiębiorstw. Dostęp do ekspertów za pośrednictwem firmy outsourcingowej pozwala na dogodne rozliczanie się na podstawie stawek godzinowych z m.in. CFO (Chief Financial Officer, czyli dyrektorem finansowym) czy HR Business Partnerem. To sprawia, że przedsiębiorcy nie ponoszą kosztów zatrudnienia, w tym obciążeń składkowych wynikających z umów o pracę, inwestycji w oprogramowanie czy wydatków na wyposażenie stanowisk pracy. 

Pracodawcy nie ryzykują też nagłego przerwania toku pracy ze względu na niespodziewaną niedyspozycję pracowników, ponieważ firma outsourcingowa musi zagwarantować ciągłość procesów. Co więcej, przedsiębiorstwo może uzyskać dostęp do infrastruktury technologicznej, której nie byłoby w stanie samodzielnie zbudować. 

Ponadto outsourcing odciąża wewnętrznych pracowników. Jak podaje raport „Stan Analityki HR w Polsce” na podstawie V edycji „Badania Analityki HR”, średnia liczba osób zatrudnionych na jednego HR-owca sięga od 121 do 325 w zależności od obszaru specjalizacji, a respondenci zajmują się przeciętnie aż 6 procesami w organizacji. 

Dzięki zewnętrznej firmie, która przejmuje rutynowe obowiązki, np. obszar administracji, kadr i płac, HR-owcy mogą się skoncentrować na zarządzaniu zasobami ludzkimi w bardziej „ludzkim” i strategicznym wymiarze. Uczestnicy „Badania Analityki HR” zajmują się przede wszystkim rekrutacją (71%), onboardingiem (69%), komunikacją wewnętrzną (61%), candidate experience (59%) i employee experience (58%). 

Czy outsourcing usług ma wady? 

Potencjalne wady outsourcingu, których obawiają się przedsiębiorstwa, dotyczą przede wszystkim bezpieczeństwa danych i utraty kontroli nad procesami. Pracodawca przekazuje zewnętrznej firmie outsourcingowej dostęp do poufnych, wrażliwych informacji, np. dokumentacji pracowniczej. W związku z tym musi mieć gwarancję, że dostawca usługi przestrzega rygorystycznej polityki cyberbezpieczeństwa, szczególnie jeśli przedmiotem umowy jest udzielenie dostępu do oprogramowania, np. platformy kadrowo-płacowej cyfryzującej naliczanie płac. 

Jeden z podstawowych błędów w wyborze firmy outsourcingowej to brak zaznajomienia się ze szczegółowymi stawkami za świadczone usługi. Przeciętny cennik obsługi kadrowo-płacowej w biurze rachunkowym zawiera stawki za czynności, które nie są rozliczane w ramach opłaty abonamentowej za cały miesiąc, np. przygotowanie wypowiedzenia umowy o pracę, sporządzenia świadectwa pracy czy zgłoszenie pracownika do ZUS. 

W efekcie organizacja, która zmaga się z wysoką rotacją pracowników, prawdopodobnie generuje spore wydatki na usługi kadrowo-płacowe w związku z obowiązkami realizowanymi w ramach zatrudnień i zwolnień. Jeżeli zależy Ci na wyeliminowaniu „ukrytych” – czy raczej przypadkowo pomijanych – kosztów operacyjnych, sprawdź, czy firma outsourcingowa gwarantuje abonament all inclusive, czyli obejmujący cały przekrój zadań związanych z rozliczaniem pracowników. 

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę outsourcingu, aby uniknąć rozczarowania i strat finansowych? 

• Zwróć uwagę, czy firma outsourcingowa ma doświadczenie w branży, która jest objęta specyficznymi przepisami prawa, o ile mają wpływ na świadczone usługi.
• Sprawdź, jak przebiegał dotychczasowy rozwój oprogramowania na tle konkurencyjnych rozwiązań, np. ile funkcjonalności dla klientów zostało dodanych w ciągu ostatniego roku. Dowiedz się, czy dostawca gwarantuje bezpłatne aktualizacje oprogramowania, np. wskutek zmian w prawie.
• Przeczytaj case studies i zasięgnij opinii w zewnętrznych źródłach, np. branżowych grupach w mediach społecznościowych.
• Określ maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź od specjalistów zarządzających outsourcowanym projektem oraz godziny dostępności supportu technicznego.
• Ustal, czy firma outsourcingowa zapewni Ci elastyczne warunki współpracy w związku ze skalowaniem organizacji, zmianami warunków rynkowych czy sezonową popularnością produktów i usług sprzedawanych przez Twoją firmę.
• Przypilnuj ścisłego określenia obowiązków firmy outsourcingowej w umowie. Sprawdź również, jakie są Twoje prawa i obowiązki oraz kiedy może nastąpić wyłączenie odpowiedzialności dostawcy za niezrealizowane lub opóźnione zadania (np. wskutek zwłoki w przesłaniu niezbędnej dokumentacji przez klienta).