AI w HR. Jak HR-owcy wykorzystują sztuczną inteligencję i co o niej myślą?

Czy największy niepokój HR-owców budzi coraz większa ingerencja AI w ich zawodowe obowiązki w ciągu kolejnych lat? Chociaż cyfrowe przyspieszenie wpływa na plany 46% managerów na najbliższe 3 lata, to liderzy HR najbardziej obawiają się rosnących kosztów zatrudnienia, zarządzania zdalnymi pracownikami i niedoborami wykwalifikowanych kandydatów na rynku – wynika z raportu „Global Talent Trends 2024” Mercer. Sztuczna inteligencja może wesprzeć HR-owców w tych wyzwaniach. Jak AI ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi? Poznaj opinie w skali globalnej.

Według raportu „Global Talent Trends 2024” Mercer jeden z priorytetów HR to implementacja automatyzacji i sztucznej inteligencji w codziennej pracy. 43% respondentów zamierza podwoić wydatki na AI, a 39% – na cyfrową transformację.

Niestety, nie wszyscy optymistycznie patrzą w przyszłość. Mniej niż 1/3 uczestników badania zadeklarowało, że wierzy w bezproblemową, sukcesywną współpracę ludzi i AI. Niemniej więcej niż połowa kadry kierowniczej uważa, że jeśli nie wykorzysta sztucznej inteligencji, to ich firmy nie przetrwają dłużej niż do 2030 roku. 40% managerów zamierza inwestować w AI, wierząc, że najbardziej wywinduje produktywność w organizacji.

• Sztuczna inteligencja przyspiesza tworzenie ogłoszeń o pracy oraz opisów stanowisk, które uwzględnia się w m.in. systemie wynagrodzeń. Co więcej, AI pozwala na błyskawiczny multiposting, czyli publikowanie ogłoszeń w różnych miejscach.
• Systemy ATS wspierane sztuczną inteligencją wstępnie selekcjonują CV kandydatów pod kątem dopasowania do oferty. Dzięki temu rozwiązaniu rekruterzy wiedzą, którym aplikacjom warto się przyjrzeć w pierwszej kolejności.
• Chatboty i voiceboty zasilane AI odciążają rekruterów podczas screeningu, czyli pierwszych kontaktów z kandydatami. Odpowiadają na najprostsze pytania, np. o model pracy hybrydowej. Uwaga – kandydaci powinni wiedzieć, że na danym etapie rozmawiają z botem, a nie rekruterem z krwi i kości. Sztuczna inteligencja zajmuje się także weryfikacją profili kandydatów w mediach społecznościowych. Może się okazać, że treści udostępniane jako publiczne przez daną osobę są kontrowersyjne i/lub nie wpisują się w kulturę organizacyjną firmy.
• Kandydat nie odbiera telefonu? System może wysłać SMS z prośbą o kontakt lub linkiem do kalendarza, w którym odbiorca wybierze termin rozmowy. Następnie program przypomni o zbliżającym się spotkaniu czy terminie wykonania zadania rekrutacyjnego.
• Testy psychometryczne kandydatów w procesie rekrutacji pozwalają na obiektywną analizę ich umiejętności miękkich, które trudno ocenić w trakcie tradycyjnych rozmów.
• Sztuczna inteligencja przyspiesza analizę efektywności rekrutacji, w tym opłacalności poszczególnych kanałów pozyskiwania talentów.

Nowo zatrudnione osoby zadają ważne, lecz proste pytania, np. o podstawowe procedury administracyjne w firmie, na które może odpowiadać chatbot lub voicebot. O ile każdemu nowemu pracownikowi przyda się tzw. buddy, czyli kumpel z teamu, który odgrywa rolę przyjacielskiego asystenta w okresie wdrożenia, o tyle warto uzupełnić tę rolę wirtualnym buddym, który bazuje na sztucznej inteligencji.

Respondenci przepytani w ramach „State of AI and Automation in HR 2024” stworzyli ranking najbardziej czasochłonnych obowiązków HR. W TOP 5 zadań uplasowało się zbieranie (41%) i analizowanie (55%) feedbacku od pracowników oraz tworzenie raportów (36%). To czynności, które można zautomatyzować za pomocą AI. Sztuczna inteligencja nie tylko wyciągnie wnioski z elektronicznej dokumentacji, ale także przygotuje transkrypcję spotkania i podsumuje najważniejsze uwagi. Jak podkreślają twórcy raportu – nie chodzi o zastąpienie HR-owców, tylko uwolnienie ich od czasochłonnej rutyny.

Co więcej, warto udostępnić osobom zatrudnionym narzędzia, za pomocą których zadbają o swoje samopoczucie. Zasoby dotyczące zdrowia psychicznego, które bazują na sztucznej inteligencji, np. aplikacje i platformy online, są pożądane szczególnie przez wysoko wykwalifikowanych pracowników. „Global Talent Trends 2024” ujawnia, że 44% organizacji udostępnia załodze AI, które ułatwia podejmowanie lepszych decyzji dotyczących zdrowego stylu życia, a 37% firm planuje wdrożyć takie rozwiązanie.

Sztuczna inteligencja ułatwia również planowanie indywidualnych ścieżek rozwoju pracowników, zwłaszcza na platformach e-learningowych, które umożliwiają naukę w trybie on demand, czyli na żądanie. Aż 45% uczestników badania „Talent Trends 2024” Randstad Enterprise przyznało, że AI ułatwiło im wytypowanie pracowników do objęcia stanowisk kierowniczych. Jeszcze więcej specjalistów, bo aż 75%, uważa, że AI wspiera mobilność wewnętrzną, czyli awanse poziome i pionowe, oraz identyfikację luk kadrowych.

Sztuczna inteligencja nie tylko upraszcza procesy kadrowo-płacowe, ale także zapewnia pracownikom dostęp do spersonalizowanych danych – bez angażowania innych osób i logowania się do wielu miejsc w poszukiwaniu informacji.

Dzięki AI organizacje mogą udoskonalać technologię, która pozwala na generowanie raportów TRS (Total Reward Statement), czyli prezentujących łączne korzyści z pracy dla każdego pracownika. Co więcej, AI ułatwia kształtowanie systemu wynagrodzeń, który wymaga balansowania między konkurencyjnym rynkiem, niestabilną sytuacją gospodarczą, wymaganiami biznesu i oczekiwaniami pracowników.

• Wszyscy uczestnicy badania „State of AI and Automation in HR 2024” przyznali, że sztuczna inteligencja pozwala na porzucenie przyziemnych obowiązków i skupienie się na strategicznych celach biznesowych.
• Automatyzacja w HR ogranicza błędy ludzkie w manualnych, powtarzalnych i żmudnych czynnościach, np. przepisywaniu informacji niezbędnych do naliczania wynagrodzeń z rozproszonych źródeł do programu kadrowo-płacowego.
• AI eliminuje wpływ nieuświadomionych uprzedzeń oraz innych zewnętrznych czynników na ważne decyzje. Uważa tak aż 77% HR-wców według raportu „Talent Trends 2024”. Sztuczna inteligencja, która np. selekcjonuje kandydatów w procesie rekrutacji na podstawie obiektywnych danych, pozwala uniknąć nieumyślnie stronniczych działań.
• HR-owcy uważają, że AI zwiększy produktywność pracowników o ok. 50-60%. Wyższa wydajność może skłonić niektóre organizacje do wdrożenia 4-dniowego tygodnia pracy i/lub ograniczenia czasu pracy do 35 godzin na tydzień.
•  
• Zdaniem działów HR sztuczna inteligencja sprzyja ograniczeniu kosztów pracy nawet o 55%. AI pozwala na obniżenie wydatków na rekrutację, która wpisuje się w koszty rotacji pracownika, wynoszące nawet 200% wynagrodzenia rocznego na danym stanowisku.
• AI warto wykorzystywać w interpretowaniu wskaźników HR i analityce predykcyjnej, czyli prognozującej ewentualne problemy, którym można zapobiec.

Chociaż narzędzia HR bazujące na sztucznej inteligencji ograniczają ryzyko błędów, to nadzór człowieka jest niezbędny. Ponadto organizacja powinna określić zasady wykorzystywania AI w przepisach wewnątrzzakładowych, szczególnie w przypadku danych, które wymagają szczególnej ochrony przed osobami trzecimi.

Firmy muszą również zadbać o przeszkolenie pracowników z używania AI – zarówno pod kątem wewnętrznego oprogramowania, jak i zewnętrznych narzędzi, które oferują bezpłatny dostęp. 43% HR-owców uważa zabezpieczenie danych i ochronę prywatności za jedno z największych wyzwań.

Sceptycy wątpią również w ROI (Return On Investment) z AI, czyli zwrot z inwestycji. Trudność sprawia im także wybór właściwych czynników sukcesu, które mogą potwierdzić, że warto rozwijać sztuczną inteligencję w organizacji. Pozostałe obawy są związane z:

• ogólną niechęcią do zmiany,
• ryzykiem zastąpienia pracownika przez AI,
• integracjami z dotychczas używanym oprogramowaniem,
• ograniczonymi chęciami do eksperymentowania z AI ze świadomością, że można nie odnieść sukcesu,
• lukami kompetencyjnymi w zakresie nowych technologii,
• uczuciem podważania eksperckości przez AI, która sugeruje, jakie decyzje warto podjąć,
• nadmiernym poleganiem na automatyzacji,
• odhumanizowaniem miejsca pracy,
• nieetycznym korzystaniem z technologii, np. kopiowaniem zasobów dostępnych w internecie.

I tak, i nie. Z „Global Talent Trends 2024” wynika, że 56% managerów uważa AI za twórcę miejsc pracy w firmie, a 44% – za likwidatora. 40% rosnących organizacji planuje stworzyć nowe stanowiska – a nawet zespoły – bazujące na generatywnej sztucznej inteligencji. W jednym eksperci są zgodni – pracownicy używający AI zastąpią tych, którzy nie automatyzują swojej pracy.

AI sprawia, że działy HR mogą poświęcać coraz więcej czasu na strategiczne obowiązki, w których czynnik ludzki jest niezastąpiony. To oznacza, że sztuczna inteligencja ogranicza zapotrzebowanie na kandydatów na mało specjalistyczne stanowiska na niższych szczeblach. Redukuje również obciążenie podstawowymi procesami administracyjnymi, w tym kadrowo-płacowymi.

Niemniej warto podkreślić, że coraz większy udział technologii w codziennej pracy działów HR wymaga zatrudniania osób, które chcą się rozwijać w kierunku pracy na styku AI i człowieka, szczególnie pod kątem zarządzania relacjami między personelem a sztuczną inteligencją. Zawody przyszłości w HR to m.in.:

• Chatbot & Human Facilitator,
• HR Data Detective,
• Workplace Environment Architect,
• Human-Machine Teaming Manager,
• Human-Network Analyst,
• Algorithm Bias Auditor.

Prognozy wskazują także na rosnącą rolę dobrostanu pracowniczego i komunikacji międzyludzkiej – tymi obszarami mogą zarządzać Director of Well-Being, Distraction Prevention Coach czy Enablement Employee Coach.