Podpisanie umowy o pracę – najważniejsze pytania i odpowiedzi dla pracodawcy

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do podpisania umowy o pracę z pierwszym pracownikiem, czy chcesz zaproponować kolejną umowę dotychczasowemu pracownikowi, możesz mieć wątpliwości dotyczące pewnych niuansów. Poznaj odpowiedzi na najczęstsze pytania o podpisywanie umowy o pracę, które zadają sobie pracodawcy. 

Jakie dokumenty są związane z podpisaniem umowy o pracę? 

Prawdopodobnie od razu przychodzą Ci na myśl takie dokumenty, jak dowód osobisty pracownika, kwestionariusz osobowy czy świadectwo pracy, które co prawda nie jest niezbędne do zawarcia umowy, ale przydaje się do np. ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Jednak dokumentacja związana z okolicznościami towarzyszącymi podpisaniu umowy o pracę jest znacznie szersza. 

Jeśli przygotowujesz się do przeprowadzenia rekrutacji i zatrudnienia pierwszego pracownika, musisz zwrócić szczególną uwagę na część A i część B akt osobowych, których zawartość sprecyzowano w rozporządzeniu Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Zgodnie z § 3 pkt 1 ww. rozporządzenia część A teczki zawiera oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą danych osobowych i zostały zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, oraz skierowania i orzeczenia dotyczące badań lekarskich (wstępnych, okresowych i kontrolnych). Pamiętaj, że o ile możesz podpisać umowę o pracę, zanim Twój przyszły pracownik przejdzie badania wstępne, o tyle nie możesz go dopuścić do wykonywania obowiązków, nie mając orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. 

Część B akt osobowych pracownika gromadzi dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, m.in.: 

• umowę o pracę,
• potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia,
• potwierdzenie odbycia szkolenia BHP,
• oświadczenie rodzica lub opiekuna dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem w przypadku określonym w art. 189(1) Kodeksu pracy,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
• umowę o zakazie konkurencji obowiązującym w trakcie stosunku pracy i/lub po jego ustaniu,
• dokumenty o elastycznej organizacji pracy na podstawie art. 188(1) Kodeksu pracy. 

Pamiętaj również, aby poruszyć z pracownikiem takie kwestie, jak zgłoszenie członków rodziny do ZUS lub zapis do PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych). Niestety, pracownik może nie znać wszystkich swoich praw związanych z podjęciem nowego zatrudnienia, dlatego warto mu o nich przypomnieć. 

Czy można podpisać umowę o pracę z pracownikiem na urlopie wypoczynkowym? 

Pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym nie może wykonywać pracy dla pracodawcy, który udzielił mu urlopu, ale nie ma przeszkód, aby podpisał umowę o pracę z inną firmą, a nawet rozpoczął nowe zatrudnienie. Niestety, w tym scenariuszu nowy pracodawca podejmuje pewne ryzyko. Pierwszy pracodawca ma prawo do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego – także w okresie wypowiedzenia. Oczywiście musi ku temu posiadać stosowne przesłanki, które nie istniały w momencie rozpoczynania urlopu. Argumentem za odwołaniem może być np. nagła nieobecność chorobowa innych pracowników, która zakłóca tok pracy, a wręcz uniemożliwia funkcjonowanie firmy. 

Czy można podpisać umowę o pracę na zwolnieniu lekarskim? 

Tak, możliwość podpisania umowy o pracę na zwolnieniu lekarskim została potwierdzona przez Państwową Inspekcję Pracy. PIP podkreśla, że data zawarcia umowy o pracę nie musi być tożsama z datą rozpoczęcia pracy, którą można wskazać w postanowieniach. Zgodnie z tą interpretacją pracodawca może podpisać umowę o pracę z osobą przebywającą na L4 i wyznaczyć dzień rozpoczęcia pracy po zakończeniu zwolnienia. Oczywiście warto podkreślić, że zwolnienie lekarskie i pobieranie zasiłku chorobowego wyklucza podejmowanie działalności zarobkowej, aczkolwiek powstały propozycje zmiany przepisów prawa pracy w tym zakresie. 

Czym się różni data podpisania umowy o pracę od daty rozpoczęcia pracy? 

Data podpisania umowy o pracę to dzień, w którym pracodawca i pracownik złożyli oświadczenia woli dotyczące nawiązania stosunku pracy. Data rozpoczęcia pracy, która może – ale nie musi – zostać wskazana w umowie, to dzień, w którym pracownik rozpocznie pracę – stacjonarną lub zdalną. 

Zdarza się, że odstęp między datą podpisania umowy a datą rozpoczęcia pracy sięga nawet kilku lub kilkunastu tygodni w związku z długim okresem wypowiedzenia kandydata lub jego planami urlopowymi. W tym czasie można np. zadbać o obowiązki związane z badaniami wstępnymi i rozpocząć preonboarding, czyli wdrożenie nowej osoby w m.in. kulturę organizacyjną firmy. Jeśli obawiasz się, że zainwestujesz czas w przyszłego pracownika, a nawet przekażesz mu pewne know-how, a kandydat niespodziewanie zrezygnuje z zatrudnienia, możesz mu zaproponować podpisanie umowy przedwstępnej, która chroni interesy obu stron. 

Z jakim wyprzedzeniem można podpisać umowę o pracę? 

Czy można podpisać umowę o pracę z np. 1-miesięcznym wyprzedzeniem? Tak, strony umowy o pracę mają pełną dowolność w tym zakresie. Niemniej warto pamiętać, że im dłuższy okres między datą podpisania umowy o pracę a datą rozpoczęcia pracy, tym większe ryzyko, że wystąpią okoliczności, które zachęcą lub zmuszą jedną ze stron do rezygnacji z zatrudnienia. Wspomniana umowa przedwstępna pozwala na nałożenie kary finansowej odpowiadającej wartości szkód poniesionych przez „porzuconą” stronę umowy. 

Czy można podpisać umowę o pracę profilem zaufanym? 

Nie, ponieważ profil zaufany służy do załatwiania spraw z podmiotami publicznymi, np. pracodawca może używać profilu zaufanego, aby zalogować się do PUE ZUS. Umowę o pracę zawiera się na piśmie, przy czym dopuszcza się jej podpisanie wyłącznie w formie elektronicznej, jeśli obie strony złożą kwalifikowane podpisy elektroniczne, które mają taką samą moc prawną jak własnoręczne podpisy. Uwaga – podpisanie odręcznie wydrukowanej umowy, zeskanowanie jej i przesłanie e-mailem drugiej stronie nie jest wystarczające. Co ważne, pracodawca może podpisać umowę o pracę podpisem kwalifikowanym, a następnie wydrukować dokument i wręczyć pracownikowi, aby złożył odręczny podpis. 

Ile dni na podpisanie umowy o pracę dać osobie wybranej w procesie rekrutacji? 

Odstęp między wyłonieniem pracownika w procesie rekrutacji a podpisaniem umowy o pracę to kwestia indywidualna. Wszystko zależy od m.in. potrzeb firmy (która szuka pracownika dostępnego od zaraz) oraz dyspozycyjności kandydata (który bierze udział w innych rekrutacjach). To zrozumiałe, że potencjalny pracownik może potrzebować kilku dni na podjęcie decyzji. Kiedy potwierdzi chęć zatrudnienia, możesz mu zaproponować podpisanie listu intencyjnego (ma formę obietnicy), umowy przedwstępnej (umożliwia nałożenie kary finansowej na stronę rezygnującą z zatrudnienia) lub umowy o pracę z późniejszą datą rozpoczęcia pracy. 

Czy można podpisać umowę o pracę z datą wsteczną? 

Nie jest to możliwe – i argumentem za podpisaniem umowy o pracę z datą wsteczną nie jest stwierdzenie, że obie strony się na to zgodziły. Art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli uznaje się za złożone z chwilą, w której doszło do drugiej osoby w taki sposób, że mogła się zapoznać z jego treścią. Jeżeli oświadczenie woli jest składane w formie elektronicznej, to liczy się chwila, w której wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby druga osoba mogła się zapoznać z treścią. 

Czy umowa o pracę podpisana tylko przez jedną stronę jest ważna? 

Umowa o pracę wymaga podpisania przez obie strony, które składają zgodne oświadczenia woli. Jeśli forma pisemna umowy nie została zachowana, to pracodawca musi potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków – przed rozpoczęciem pracy. Pracownik nie musi podpisywać tego dokumentu. Zwróć też uwagę, że przepisy prawa pracy nie zobowiązują stron do podpisania umowy o pracę w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Co do zasady, ustalenia w formie ustnej będą ważne, ale jeśli dojdzie do sporu między pracodawcą a pracownikiem, obu stronom będzie trudno udowodnić swoje racje. 

Czy można anulować umowę o pracę przed rozpoczęciem pracy? 

Prawo pracy nie przewiduje „anulowania” umowy o pracę, tylko różne tryby jej rozwiązania, w tym za wypowiedzeniem i na mocy porozumienia stron. Zarówno pracodawca, jak i pracownik może rozwiązać umowę o pracę przed dniem rozpoczęcia pracy. W tym przypadku obowiązują przepisy dotyczące wypowiedzeń realizowanych już umów. Okres wypowiedzenia wyniesie prawdopodobnie 2 tygodnie, ponieważ odstęp między dniem podpisania umowy a planowanym dniem rozpoczęcia pracy raczej nie przekracza aż 6 miesięcy. 

Jak powinien postąpić pracodawca, kiedy kończy się umowa o pracę na czas określony? 

Przepisy nie zobowiązują pracodawcy do przedłużenia umowy o pracę na czas określony, która zakończy się po upływie ostatniego dnia obowiązywania. Co ważne, pracodawca nie jest zobligowany również do wypowiedzenia takiej umowy pracownikowi, którego nie zamierza dalej zatrudniać, aczkolwiek warto poinformować tę osobę o takiej decyzji ze względów etycznych. Jeśli zatrudnienie ma być kontynuowane, należy zwrócić uwagę, czy pracownik wyczerpał limit umów na czas określony (3 umowy lub 33 miesiące zatrudnienia). 

Co zrobić, gdy pracownik odmawia podpisania umowy o pracę na nowych warunkach? 

Jeżeli pracodawca chce zmienić warunki zatrudnienia (co do zasady, na mniej korzystne dla pracownika), powinien mu wręczyć wypowiedzenie warunków pracy i płacy, czyli tzw. wypowiedzenie zmieniające. Pracownik, który odmówi przyjęcia nowych warunków, musi się liczyć z rozwiązaniem umowy o pracę po upływie okresu wypowiedzenia zależnego od okresu zatrudnienia w danej firmie.