Ewolucja miejsca pracy: digitalizacja w 4 krokach

Wprowadzenie technologii do obszarów HR i naliczania płac jest nieodzowne w budowaniu nowoczesnego miejsca pracy. Badania wykazują, że aż 58% pracowników w Polsce jest bardziej skłonnych do wyboru pracodawcy korzystającego z narzędzi technologicznych opartych na nowatorskich rozwiązaniach. To jasny sygnał, że digitalizacja stanowi kluczowy element przyciągania i zatrzymywania talentów w firmie. Niemniej jednak, zanim rozpoczniemy ten proces, warto rozważyć kilka kwestii.

Dlaczego warto rozpocząć proces cyfryzacji miejsca pracy?

Nowoczesna organizacja zyskuje przewagę sięgając po technologiczne innowacje w obszarze HR i naliczania płac. Według naszych badań, aż 58 proc. pracowników w Polsce jest bardziej skłonnych do wyboru pracodawcy, który korzysta z nowoczesnych narzędzi technologicznych. Kolejne 42 proc. zatrudnionych rozważyłoby odejście z dotychczasowej firmy z powodu niedostatecznej jakości cyfrowego środowiska pracy. Z kolei niemal co druga osoba pracująca w Polsce (48 proc.) twierdzi, że digitalizacja sprawiła, że jej praca stała się bardziej znacząca i satysfakcjonująca. Warto także zauważyć, że aż 53 proc. polskich organizacji potwierdza, że cyfrowe miejsce pracy przyczynia się do znacznego wzrostu produktywności w przypadku pracy zdalnej. Z kolei 65 proc. firm w Polsce jest zaangażowanych w proces digitalizacji, traktując go jako nieodzowny krok w budowaniu solidnego, opartego na technologii i nowoczesnego miejsca pracy. 

Poniżej prezentujemy 4 kluczowe zagadnienia, o których firmy powinny pamiętać, planując rozpoczęcie swojej transformacji cyfrowej:

1. Zorientowanie na proces

Dlaczego? To podejście zapewnia doskonałość operacyjną. Dzięki niemu możliwe jest uwolnienie cennego czasu zespołu ds. HR, który odtąd będzie mógł skoncentrować się na strategicznych inicjatywach. Co istotne, proces automatyzacji przyczynia się do zmniejszenia ryzyka wystąpienia błędów i wzrostu ogólnej wydajności.

Dla kogo? To rozwiązanie dedykowane zarówno dużym, średnim, jak i małym firmom, które dopiero rozpoczynają swoją podróż ku pełnej transformacji cyfrowej w obszarze HR.

Główne wyzwanie? Kluczowym aspektem jest zagwarantowanie, że proces automatyzacji jest przyjazny dla użytkownika oraz nowe oprogramowanie płynnie integruje się z istniejącymi systemami HR. Dostosowanie procesu do potrzeb i infrastruktury w organizacji stanowi istotny element sukcesu digitalizacji.

2. Zorientowanie na użytkownika

Dlaczego? Wyższe wskaźniki adaptacji technologii oznaczają, że pracownicy są bardziej skłonni do korzystania z nowych narzędzi. To przekłada się na wzmocnienie pracowników i stworzenie dla nich świetnych doświadczeń użytkowych.

Dla kogo? Przede wszystkim dla organizacji, które dążą do wyjścia poza tradycyjne procesy i zależy im na pełnym zaspokojeniu potrzeb swoich użytkowników. Technologia powinna być traktowana jako narzędzie wspomagające, a rozważając implementację, warto uwzględnić aplikacje samoobsługowe, funkcje mobilnego helpdesku, centralne punkty dostępu, itp.

Główne wyzwanie? Pomimo korzyści, nadal istnieje ryzyko pominięcia innych technologii z obszaru HR, które koncentrują się na zwiększeniu produkcyjności i rozwoju osobistym pracowników. Dlatego ważne jest, aby dokładnie zbadać różnorodne możliwości i dostosować technologie do potrzeb firmy oraz jej zespołu.

3. Zorientowanie na człowieka

Dlaczego? Przejście na narzędzia cyfrowe w obszarze HR i naliczania płac ma na celu zwiększenie rozwoju organizacji. Jeśli podstawowe procesy HR funkcjonują sprawnie, to nadeszła pora, aby skupić się na rozwiązaniach, które wspierają rozwój i zaangażowanie pracowników.

Dla kogo? Ten etap transformacji wymaga pewnego poziomu dojrzałości cyfrowej w organizacji, długoterminowej wizji oraz kultury pracy, która akceptuje zmiany. Należy rozważyć implementację programów uczenia się i rozwoju, aplikacji wspierających dobre samopoczucie pracowników, a także platform do ułatwienia współpracy między zespołami itp.

Główne wyzwanie? Istnieje ryzyko, że nadmierne skupienie się na narzędziach cyfrowych może spowodować rozproszenie infrastruktury technologicznej i przeciążenie cyfrowe, co z kolei może wpłynąć negatywnie na doświadczenie pracowników. Znalezienie odpowiedniej równowagi między digitalizacją a zachowaniem efektywności i jakości doświadczenia pracowników jest kluczowe.

4. Integracja systemów kadrowo-płacowych

Dlaczego? Proces integracji systemów do zarządzania zasobami ludzkimi i naliczania płac powinien przebiegać spójnie i płynnie. Istotne jest kształtowanie doświadczeń pracowników, aby uniknąć ich przeciążenia złożonością różnych rozwiązań technologicznych.

Dla kogo? To rozwiązanie jest szczególnie ważne, jeśli organizacja ma zróżnicowaną grupę pracowników, wymagającą dostosowania wykorzystywanych praktyk, a obsługiwane aplikacje nie są w stanie spełniać swoich podstawowych zadań. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie zintegrowanego ekosystemu obejmującego najlepsze dostępne rozwiązania.

Główne wyzwanie? Centralizacja czy integracja technologii ze względu na samą jej ideę nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Zamiast tego warto jest dokładnie przemyśleć, co rzeczywiście musi zostać zaimplementowane, aby zapewnić efektywność i zadowolenie pracowników.

Transformacja cyfrowa w obszarze HR i naliczania płac to nie tylko innowacje technologiczne, ale także dbałość o ludzi i ich doświadczenia. Dlatego, oprócz automatyzacji procesów, ważne jest także kierowanie uwagi na potrzeby i oczekiwania pracowników. Śledzenie trendów, skupienie na użyteczności i personalizacji oraz integracja systemów to kluczowe elementy budowania nowoczesnego i przyjaznego miejsca pracy. Jednak warto pamiętać, że technologia to narzędzie służące wsparciu zasobów ludzkich, a nie ich zastąpieniu. Zmiana musi być przemyślana i odpowiednio dostosowana do potrzeb organizacji, zapewniając równocześnie pełne bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.