Offboarding, czyli zaplanowane rozstanie pracownika z firmą. Jak przeprowadzić odejście pracownika?

Czy wiesz, że według skali stresu Holmesa i Rahe’a zwolnienie z pracy jest niemal tak samo ciężkim przeżyciem, jak ciężka choroba lub śmierć bliskiej osoby? Pracodawcy, którzy rozwiązują umowy z pracownikami, mogą podjąć działania redukujące negatywne emocje. Sprawdź, jak zaplanować skuteczny offboarding pracownika, który zmniejszy ryzyko odejścia kolejnych osób z organizacji i ułatwi zachowanie dobrych relacji, nawet jeśli rozstanie z firmą było inicjatywą pracodawcy.

Na czym polega offboarding?

Offboarding („opuszczenie pokładu”) to wieloetapowy proces rozstania firmy z pracownikiem, który wypowiedział umowę o pracę lub został zwolniony przez pracodawcę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Ten (przed)ostatni etap w cyklu życia pracownika obejmuje obligatoryjne formalności (np. wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w ostatnich dniach pracy lub wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego) oraz dobrowolne czynności (np. exit interview, czyli „rozmowę wyjścia”). Główny cel offboardingu to minimalizowanie negatywnych emocji po obu stronach oraz destruktywnego wpływu rozstania zawodowego na pracownika i przedsiębiorstwo.

Offboarding pracownika a program sukcesji w firmie

Sukcesja w zarządzaniu zasobami ludzkimi wyprzedza ewentualne odejście pracownika. Główny cel tego procesu to przygotowanie firmy do potencjalnych zmian kadrowych na najważniejszych stanowiskach w organizacji. Można powiedzieć, że sukcesja to czynności podejmowane „na wszelki wypadek”, które utrzymują m.in. ciągłość procesów biznesowych w momencie odejścia kluczowych osób, szczególnie jeśli są talentami trudnymi do zastąpienia. Program sukcesji obejmuje m.in. wytypowanie następców, ułożenie ścieżek rozwoju dla sukcesorów i przekazywanie know-how przez mentora.

Jak przeprowadzić offboarding? Najważniejsze etapy

Chociaż proces offboardingu pracownika bazuje na uniwersalnych krokach, to szczegóły dopasowuje się do osoby odchodzącej z organizacji. Pracodawcy mogą organizować nawet imprezy pożegnalne dla lojalnych i wieloletnich pracowników, którzy np. przechodzą na emeryturę. Co do zasady, skuteczny offboarding obejmuje:

1. Rozmowę rozstaniową
2. Poinformowanie współpracowników oraz klientów firmy
3. Zaplanowanie przekazania obowiązków i wiedzy innej osobie
4. Procesy kadrowo-płacowe
5. Rozmowę wyjścia (exit interview)
6. Proces outplacementu
7. Ostatni dzień w pracy

Rozbudowany cykl życia pracownika zakłada także utrzymywanie pozytywnych relacji w ramach programu dla alumnów po zakończeniu zatrudnienia, czyli budowanie społeczności byłych pracowników.

Zdalny offboarding pracownika obejmuje te same procesy, aczkolwiek poinformowanie drugiej strony o rozwiązaniu umowy może być trudniejsze niż podczas rozmowy w biurze. Pamiętaj, że zdalny pracownik, który musi przebyć nawet kilkaset kilometrów, aby dotrzeć do siedziby firmy, nie powinien być do niej wzywany wyłącznie po to, aby otrzymać wypowiedzenie. W tej sytuacji lepiej odbyć spotkanie online – z włączonymi kamerami.

Rozmowa rozstaniowa

Pracownik otrzymuje wypowiedzenie lub wypowiada umowę o pracę. Niezależnie od tego, która strona inicjuje jej rozwiązanie, należy przedstawić swoje plany drugiej, np. chęci wykorzystania urlopu wypoczynkowego lub zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy. Jeżeli pracodawca zwalnia pracownika, powinien go poinformować o przywilejach wynikających z przepisów, np. dniach wolnych na poszukiwanie pracy. Chociaż pracownik nie musi uzasadniać, dlaczego chce rozwiązać umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, to warto porozmawiać o przyczynach odejścia podczas kolejnego etapu (exit interview).

Poinformowanie zespołu i klientów firmy

Podczas rozmowy rozstaniowej warto ustalić, kto, jak i kiedy poinformuje o rozwiązaniu umowy z daną osobą pozostałych pracowników. Pracownik może przekazać wieści najbliższym współpracownikom, a dział HR – innym osobom. Co więcej, trzeba określić, czy pracownik, który odchodzi ze względów osobistych, chce, aby organizacja znała szczegółowe przyczyny wypowiedzenia, czy preferuje przekazanie ogólnej informacji („Z powodu spraw prywatnych…”).

Szczera komunikacja – nawet w okrojonej wersji – zmniejsza ryzyko efektu domina, czyli utraty kolejnych pracowników, u których spadnie poziom zaufania do firmy, a nawet powstanie lęk przed zwolnieniem. Pamiętaj, że współpracownikom osoby, która odchodzi z firmy, prawdopodobnie spadnie motywacja do pracy, szczególnie jeśli odchodzący pracownik to lider zespołu.

Co więcej, klienci firmy powinni zostać włączeni w część procesu offboardingu, aby wiedzieć, kto i kiedy zastąpi np. account managera.

Exit interview (rozmowa wyjścia)

Aż 65% pracowników w branży IT oczekuje nieformalnej rozmowy z przełożonym na temat powodów rozstania, a 41% – oficjalnego exit interview. Przeprowadzenie exit interview z odchodzącym pracownikiem służy uzyskaniu feedbacku dla firmy, który pozwoli na wyeliminowanie problemów zniechęcających do pracy w organizacji. Co ważne, dobrowolna rozmowa, która może przypominać formę ankiety z otwartymi pytaniami, nie powinna odbywać się „na gorąco”. Lepiej, aby minęło co najmniej kilka dni od rozmowy rozstaniowej, szczególnie jeśli to pracodawca zainicjował rozwiązanie umowy. Emocje nieco opadną, a obie strony zyskają czas do namysłu.

Kiedy exit interview może się nie udać? Jeżeli przyczyny zakończenia współpracy były wielokrotnie zgłaszane przełożonym (np. zła atmosfera w zespole), którzy nie odnieśli się do problemów, istnieje ryzyko, że pracownik nie będzie chciał szczerze rozmawiać. Dlaczego? Rozczarowana osoba będzie przekonana, że jej sugestie dotyczące zmian w miejscu pracy i tak nie zostaną wdrożone.

Procesy kadrowo-płacowe w offboardingu pracownika

Jeśli pracodawca zamierza udzielić pracownikowi zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, istnieje ryzyko, że nie uda się przeprowadzić całego planu offboardingu bez modyfikacji. Obecność pracownika może się skrócić do kilkunastu (a nawet kilku!) dni w ciągu 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia. W tym przypadku warto rozważyć wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego. Dzięki temu rozwiązaniu odchodzący pracownik otrzyma rekompensatę finansową za niewykorzystane dni wolne i zdąży sfinalizować ważne zadania, wdrożyć zastępcę czy przeszkolić zespół.

Outplacement

Outplacement, nazywany „systemem łagodnych zwolnień”, to proces, który skupia się na wsparciu zwolnionych pracowników w poszukiwaniu nowej pracy. Program outplacementu obejmuje np. konsultacje polegające na przygotowaniu CV oraz profilu na LinkedInie czy pomoc psychologiczną w zakresie zarządzania negatywnymi emocjami w związku z utratą pracy.

Przekazywanie wiedzy i obowiązków innym pracownikom

Czy przekazanie obowiązków może sprawić problemy odchodzącemu pracownikowi? W każdym przypadku warto zadbać o checklistę, dzięki której żadne dostępy do oprogramowania czy zadania nie zostaną pominięte w trakcie przekazywania know-how. Co więcej, cały proces przekazywania wiedzy powinien być rozpisany tak, aby nie zostawiać najważniejszych spotkań na koniec okresu wypowiedzenia, nawet jeśli trwa 3 miesiące. Pamiętaj, że niespodziewane nieobecności, np. choroba, mogą zakłócić offboarding.

Zorganizowanie ostatniego dnia w pracy

Ostatni dzień w pracy musi być dostosowany do charakteru pracownika (np. introwertyka, który nie przepada za byciem w centrum uwagi) i relacji w zespole. Jeżeli pracownicy utrzymują prywatne kontakty, prawdopodobnie będą woleć, aby spotkać się po godzinach pracy, niż urządzać pożegnanie w firmowej kuchni.

Formalne warunki rozstania, których należy dopilnować, to m.in. przekazanie dokumentów (np. referencji, świadectwa pracy), zablokowanie dostępów do firmowych danych, zwrot samochodu służbowego czy zabranie rzeczy osobistych z biura. Jeżeli firma ma program dla alumnów, były pracownik może zachować dostęp do wybranych benefitów.

Jakie korzyści zapewnia dobry offboarding dla pracodawcy i pracowników?

Niezależnie od tego, kto podjął decyzję o rozwiązaniu umowy i jakie są powody odejścia, uporządkowany offboarding pracownika wpływa pozytywnie na całą organizację:

• zapobiega kolejnym odejściom pracowników dzięki wdrożeniu działań wynikających z exit interview,
• obniża ryzyko utraty know-how wraz z pracownikiem,
• ułatwia utrzymanie dobrych relacji z odchodzącym pracownikiem, który może wrócić do organizacji lub nawiązać z nią współpracę na innej podstawie niż umowa o pracę,
• wspiera ciągłość toku pracy,
• obniża wskaźnik nieobecności w okresie wypowiedzenia, który może wynikać z np. fałszywych L4,
• chroni zespół przed nadmiernym spadkiem motywacji.