Onboarding pracownika – etapy, dobre praktyki i zalety

 

Aż 72% pracowników odczuwa shift shock, czyli rozczarowanie nową pracą wbrew optymistycznym obietnicom złożonym podczas rekrutacji. To skłania ich do odejścia z firmy – podaje amerykański job board The Muse. Jak podkreśla Rzeczpospolita, ten „impuls do odwrotu” to domena młodych osób, które są wprowadzane w błąd m.in. źle skonstruowanymi ogłoszeniami. Niestety, wina tkwi także w złym procesie onboardingu, czyli zaniedbanej adaptacji nowego pracownika. Jak powinien wyglądać przemyślany onboarding? Sprawdź, na co uważać w okresie wdrożenia nowo zatrudnionej osoby, aby nie odeszła z firmy, zanim skończy się okres próbny.

 

Onboarding to okres adaptacji pracownika w nowym miejscu pracy. Proces wdrożenia nowo zatrudnionej osoby obejmuje realizację kwestii formalnych (np. podpisanie umowy), organizacyjnych (np. przygotowanie stanowiska pracy w biurze), integracyjnych (np. poznanie swoich współpracowników) i merytorycznych (np. przeszkolenie z narzędzi wykorzystywanych w zespole). Dobrze przeprowadzony onboarding ułatwia pracownikowi zaaklimatyzowanie się w nowym środowisku i osiągnięcie pełnej samodzielności.

 

Zdarza się, że bezkonkurencyjny kandydat na etapie rekrutacji jest objęty aż 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Jeśli nie rozwiąże umowy o pracę za porozumieniem stron we wcześniejszym terminie, przyszłemu pracodawcy pozostaje cierpliwe oczekiwanie na nowego pracownika.

Czy to oznacza zamrożenie procesu onboardingu?

Nie, bo można go rozpocząć przed pierwszym dniem pracy osoby wyłonionej w procesie rekrutacji. Ten okres to preonboarding, którego punkt startowym może być podpisanie listu intencyjnego, umowy przedwstępnej albo umowy o pracę.

W tym czasie możesz:

• zadbać o stanowisko pracy (np. zamówić sprzęt),
• zorganizować integrację zespołu z nowym pracownikiem,
• zautomatyzować wysyłkę e-maili dotyczących kultury organizacyjnej lub udzielić pracownikowi dostępu do platformy onboardingowej,
• wysłać welcome pack (np. zestaw akcesoriów z logo firmy),
• zapoznać pracownika z produktami i usługami, szczególnie jeśli ma odpowiadać za ich rozwój. W zależności od specyfiki firmy możesz dostarczyć nowo zatrudnionej osobie produkty do testów lub pozwolić jej na darmowe przetestowanie usługi.

 

 

Kto odpowiada za onboarding pracownika?

Odpowiedzialność za wdrożenie nowego pracownika nie leży wyłącznie po stronie działu HR, który porusza zagadnienia związane z formalnościami i kulturą wewnętrzną. Liczba osób zaangażowanych w proces onboardingu zależy od wielu czynników, w tym stanowiska w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Obowiązki bezpośredniego przełożonego to m.in. zapoznanie pracownika z innymi osobami, projektami i podstawowymi zasadami współpracy. Doświadczony członek zespołu powinien wspierać nową osobę merytorycznie (np. wyjaśniając standardy pracy dla klientów) i towarzysko (np. oprowadzając po firmowej kuchni).Jeżeli zatrudnisz kilku nowych pracowników, zastanów się, na których etapach onboardingu możesz przeprowadzić spotkania grupowe, aby zaoszczędzić czas na przekazywaniu tej samej wiedzy kilku osobom.

 

 

Jakie są etapy onboardingu?

Dr Tayla N. Bauer w „Onboarding New Employees: Maximizing Success” podała 4 poziomy procesu adaptacyjnego nowych pracowników. Model 4C składa się z:

• Compliance – omówienia procedur obowiązujących w firmie, w tym najważniejszych procesów HR, np. zasad składania wniosków urlopowych. Pracodawca zaczyna realizować ten etap już przed pierwszym dniem pracy nowej osoby, ponieważ musi m.in. skierować ją na badania medycyny pracy. Formalności mogą dotyczyć także obsługi sprzętu firmowego w biurze czy zasad bezpiecznego korzystania z danych firmowych podczas home office’u.
• Clarification – wyjaśnienia nowym pracownikom obowiązków na ich stanowiskach, zaprezentowania ścieżki kariery i możliwości rozwoju kompetencji. Na tym etapie warto przedstawić pracownikowi cele indywidualne (krótko- i długoterminowe), zespołowe oraz biznesowe, czyli opowiedzieć, jak praca zespołu wpływa na realizację celów organizacji.
• Culture – zapoznania pracownika z kulturą organizacyjną oraz innymi aspektami nieformalnymi, w tym historią, misją i wartościami firmy.
• Connection – integracji z innymi pracownikami, także spoza działu.

Jak podkreśla ekspertka, 30% firm ogranicza się do onboardingu pasywnego, przekazując nowym pracownikom informacje z zakresu compliance, czyli przede wszystkim wymagane prawnie. Pracownicy poznają również zakres obowiązków, ale nikt nie wdraża ich w kulturę organizacyjną i nie ułatwia nawiązywania relacji wewnętrznych.

50% organizacji wyróżnia się onboardingiem z wysokim potencjałem. To oznacza, że przeprowadza nowe osoby przez wszystkie wspomniane etapy, ale nie ma uporządkowanych procesów związanych z kulturą i relacjami w firmie. Zaledwie 20% firm cechuje się proaktywnym onboardingiem, czyli skrupulatnie zaplanowanymi działaniami na każdym etapie.

Z czasem model 4C rozrósł się do modelu 6C, który uwzględnia również:

• Confidence – wzmacnianie pewności siebie nowego pracownika. Samodzielność pod kątem merytorycznym to nie wszystko! Syndrom oszusta sprawia, że nowo zatrudniona osoba nie wierzy w siebie, co utrudnia jej funkcjonowanie na stanowisku specjalisty i podejmowanie nowych wyzwań. Onboarding powinien przewidywać wsparcie emocjonalne i merytoryczne dla osób, które czują się niepewnie w nowym miejscu pracy, mimo że mają odpowiednie kompetencje oraz wiedzę.
• Checkback – regularny feedback (w obie strony!) poprawia relacje między nowym pracownikiem a organizacją, sprzyja usprawnieniu procesów i zapobiega wewnętrznemu kumulowaniu się negatywnych emocji, które mogą doprowadzić do rozwiązania umowy.

Praktyczne wskazówki znajdziesz w poradnikach o budowaniu zaangażowania pracowników i motywowaniu pracowników.

 

Chociaż firmy wdrażają paperless w HR, czyli eliminują papier w zarządzaniu zasobami ludzkimi, to wciąż istnieją spore luki w tym zakresie. Według statystyk elektroniczny obieg dokumentów obejmuje w najmniejszym stopniu np. podpisywanie umów, mimo że dopuszcza się ich zawieranie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jakie inne procesy kadrowo-płacowe w onboardingu warto przenieść do online’u, szczególnie jeśli zatrudniasz zdalnych pracowników? Pracodawcy mogą:

• wystawiać elektroniczne skierowania na wstępne badania medycyny pracy,
• zautomatyzować ustalanie wymiaru urlopu wypoczynkowego na podstawie świadectw pracy,
• przenieść wnioski o pracę zdalną, urlopy i zwolnienia od pracy z e-maili na platformę kadrowo-płacową,
• prowadzić ewidencję czasu pracy online,
• umożliwić pracownikom samodzielne generowanie pasków płacowych i weryfikowanie wymiaru urlopu w systemie z funkcją employee self-service.

Skuteczny onboarding ogranicza dobrowolną rotację kadr, czyli zmniejsza ryzyko wypowiedzenia umowy przez pracownika.

Raport „Offboarding w IT” No Fluff Jobs podaje, że zaledwie 10% specjalistów IT szuka nowej pracy ze względu na źle przeprowadzony onboarding, aczkolwiek warto zwrócić uwagę, że respondenci zmieniają pracodawcę również z powodu dużej rotacji w zespole (21%), zespołu o niewystarczających kompetencjach (29%), atmosfery w dziale (53%) czy kultury pracy (59%). Jakość wdrożenia nowego pracownika wpływa na elementy, które mogą przesądzić o odejściu innych osób. Dzięki przemyślanemu onboardingowi można utrzymać wysoki wskaźnik retencji pracowników, szczególnie pod kątem talentów.

W efekcie organizacja zapobiega powtórnej rekrutacji i onboardingowi, którego koszt sięga od 3 do 4 wynagrodzeń brutto kandydata. Na marginesie, automatyzacja onboardingu pozwala ograniczyć te wydatki. Pamiętaj, że inwestycja we wdrożenie nowej osoby ogranicza koszty w innych obszarach: opłaty za ogłoszenia na job boardach czy nadgodziny pracowników wskutek braków kadrowych. Unikasz też zaburzenia płynnego toku pracy wskutek odejścia nowo zatrudnionej osoby.

Co więcej, efektywny onboarding poprawia produktywność pracowników. Z jednej strony – nowy pracownik wie, do kogo się może zwrócić, aby otrzymać informację, lub jak ją samodzielnie znaleźć. Z drugiej strony – pracownicy z dłuższym stażem nie otrzymują co chwilę pytań o kwestie formalne i organizacyjne, które wyjaśnia platforma onboardingowa, system kadrowo-płacowy czy welcome book.Czy wiesz, że onboarding pracowników, który opiszesz na stronie WWW firmy, może przyciągać utalentowanych kandydatów z negatywnymi doświadczeniami z wdrożeń w innych organizacjach? Plan onboardingowy może stanowić element employer brandingu, czyli kampanii budującej atrakcyjną markę pracodawcy.

 

Dział HR, który projektuje proces onboardingu, powinien wziąć pod uwagę oczekiwania pracowników nie tylko pod kątem okresu wdrożenia, ale całokształtu życia organizacji. Wiele elementów występuje na każdym etapie cyklu życia pracownika. Jak podaje raport „Jak pracować, by nie żałować?” Rocket Jobs & Just Join IT, najbardziej doceniane aspekty relacji zawodowych przez pracowników to:

• dobra atmosfera budowana dzięki wspólnemu poczuciu humoru,
• wymiana kompetencji i wiedzy oraz wzajemne inspirowanie się,
• wsparcie merytoryczne.

Jak dział HR ma sprawdzić przed rozpoczęciem pracy przez nową osobę, czy kandydat nadaje na tych samych falach co zespół, do którego dołączy? Proces rekrutacji może uwzględniać spotkanie potencjalnych współpracowników. Można również zainwestować w testy psychometryczne, które ułatwiają zbadanie trudno mierzalnych kompetencji miękkich.

Wspomniany raport podkreśla również, że pracownicy czują się dopasowani do firmy, kiedy:

• pracodawca ich szanuje i troszczy się o ich potrzeby,
• satysfakcjonuje ich poziom wynagrodzenia,
• samorealizują się w pracy, bo zajmują się zadaniami, które lubią, a nawet się nimi pasjonują,
• czują, że ich praca jest potrzebna,
• mają poczucie bezpieczeństwa i stabilności,
• nie czują się przeciążeni ilością obowiązków,
• mogą awansować i się rozwijać w strukturach organizacji.

Braki w powyższych obszarach stanowią główną motywację do zmiany pracodawcy.

Raport „Jak pracować, by nie żałować” podaje też, że 24% pracowników poświęca swoje marzenia zawodowe dla pracy. Innymi słowy – chcą robić coś innego. To sprawia, że mają niskie zaangażowanie w pracę, które może wpływać destrukcyjnie na inne osoby. Jedna z przyczyn tkwi zakresie obowiązków podczas onboardingu, które nie pokrywają się z obietnicami składanymi na etapie rekrutacji. Rozczarowany pracownik powinien móc jasno zakomunikować, że podpisał umowę, wyobrażając sobie inaczej pracę, a organizacja powinna wywiązać się z deklaracji. To wyjątkowo niekorzystna sytuacja dla nowo zatrudnionej osoby, która jest niezadowolona z pracy, ale nie może wrócić do poprzedniej firmy i nie ma na oku innej oferty.

 

Buddy, czyli tzw. kumpel, odgrywa rolę przyjacielskiego mentora, który ułatwia nowemu pracownikowi zaadaptowanie się w środowisku – szczególnie w ciągu pierwszych dni. Dzięki buddy’emu nowy pracownik łatwiej poznaje inne osoby, szybciej odnajduje się w miejscu pracy i otrzymuje najważniejsze informacje na temat firmy w przystępnej formie. To sprawia, że zintegrowanie pracownika z firmą przebiega łatwiej i sympatyczniej – zwłaszcza w porównaniu ze spotkaniami wypełnionymi teoretycznymi prezentacjami.

Buddy doradza zarówno w kwestiach organizacyjnych (np. kogo i jak zapytać o urlop podczas okresu próbnego), jak i nieformalnych (np. które kubki w kuchni są wspólne). Co prawda buddy nie musi stanowić źródła wiedzy wymaganej na danym stanowisku, ale warto, by kumpel pracował w tym samym dziale.

Jeżeli buddy ma wprowadzić nowego pracownika zdalnie, warto, aby zaproponował mu tzw. wirtualne kawy, podczas których odpowie na pytania, zapozna ze współpracownikami czy pokaże najważniejsze funkcje programów używanych w danym zespole.

 

Onboarding pracownika zajmuje od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy w zależności od zajmowanego stanowiska i struktury organizacyjnej firmy. Niektórzy pracodawcy utożsamiają proces wdrożenia z umową na okres próbny, która trwa maksymalnie 3 miesiące. Co prawda Kodeks pracy dopuszcza jej przedłużenie w pewnych sytuacjach, np. wskutek choroby pracownika, aczkolwiek onboarding może być kontynuowany na kolejnej umowie – na czas określony lub nieokreślony.

Pracodawcy nie powinni skracać procesu adaptacyjnego, pomijając ewaluację, czyli badanie pracownika pod kątem przygotowania do samodzielnej pracy na stanowisku oraz satysfakcji z nowego miejsca pracy.