Rotacja pracowników – jak obliczyć wskaźnik? Przyczyny rotacji pracowników i pomysły na jej obniżenie

Aż 40% pracodawców zadeklarowało, że planuje rekrutacje w związku z dobrowolnymi odejściami pracowników – wynika z „Raportu płacowego 2024” Hays Poland. Rotacja pracowników, którą generują wypowiedzenia umów z inicjatywy osób zatrudnionych, stanowi negatywne zjawisko, szczególnie jeśli organizację opuszczają wysoko wykwalifikowane i trudne do zastąpienia talenty. Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby zapobiegać dużej rotacji kadr. Wyjaśniamy też, jak obliczyć wskaźnik rotacji pracowników i jakie są rodzaje rotacji, które warto monitorować.

Rotacja pracowników w firmie polega na odchodzeniu zatrudnionych z własnej woli, inicjatywy pracodawcy lub czynników niezależnych od obu stron umowy o pracę. Współczynnik rotacji pracowników pokazuje, ile osób odeszło z organizacji w stosunku do całkowitej liczby zatrudnionych w przedsiębiorstwie w tym samym okresie.

• Rotacja całkowita – obejmuje wszystkie odejścia pracowników z organizacji.
• Rotacja dobrowolna (wskaźnik rezygnacji) – dotyczy pracowników, którzy odeszli z własnej inicjatywy. Oczywiście powód złożenia wypowiedzenia może stać po stronie pracodawcy (np. nieatrakcyjny system wynagrodzeń), pracownika (np. chęć zmiany branży) lub obu stron (np. przeprowadzka do innego miasta i brak możliwości pracy zdalnej dla dotychczasowej firmy). Zdarza się, że odejście jest niezależne od obu stron, np. pracownik ma problemy zdrowotne, które uniemożliwiają mu działalność zarobkową. Wskaźnik rotacji dobrowolnej oblicza się, dzieląc liczbę pracowników, którzy odeszli z własnej woli w wybranym okresie, przez średnią liczbę zatrudnionych w tym czasie.
• Rotacja przymusowa (wskaźnik zwolnień) – koncentruje się przede wszystkim na odejściach pracowników zainicjowanych przez pracodawcę, aczkolwiek obejmuje także przejścia na emeryturę. Firma planująca zwolnienia grupowe powinna pamiętać o progach obligujących do wypłat odpraw pieniężnych. Jeśli chcesz obliczyć wskaźnik rotacji wymuszonej, musisz podzielić liczbę zwolnionych osób przez średnią liczbę zatrudnionych w tym samym okresie.
• Rotacja wewnętrzna – pokazuje, jak przemieszczają się pracownicy wewnątrz przedsiębiorstwa. Organizacja może monitorować np. wskaźnik awansów pionowych i poziomych.
• Rotacja zewnętrzna – prezentuje dane związane z odejściami pracowników i przyjmowaniem nowych osób. W tym kontekście warto mierzyć odsetek powrotów, czyli stosunek liczby pracowników, którzy wrócili do firmy, do liczby nowo zatrudnionych osób w danym okresie.
• Rotacja pożądana (funkcjonalna) – dotyczy opuszczenia organizacji przez pracownika, który – prawdopodobnie – zostałby zwolniony przez pracodawcę wskutek np. słabych wyników, gdyby samodzielnie nie złożył wypowiedzenia.
• Rotacja niepożądana (dysfunkcjonalna) – istnieje, kiedy wysoko wykwalifikowani i trudni do zastąpienia pracownicy odchodzą z własnej woli.

Ponadto firma może monitorować rotację pracowników według stażu pracy, np. liczbę osób odchodzących po okresie próbnym z własnej woli lub z inicjatywy pracodawcy, który nie zdecydował się na podpisanie kolejnej umowy. Ten parametr wiąże się ze wskaźnikiem skuteczności rekrutacji. Wysoka rotacja nowych pracowników sugeruje, że:

• zaoferowano pracę niedopasowanym kandydatom,
• organizacja nie wywiązała się z obietnic w procesie rekrutacji,
• kandydaci nie są usatysfakcjonowani atmosferą, obowiązkami czy współpracownikami.

Anna Morawiec-Bartosik w „Liczby w HR. Matematyczne ramy najbardziej ludzkiej strony biznesu” podkreśla, że funkcjonowanie licznych wskaźników HR z etykietą „rotacja” sprzyja błędnemu obliczaniu współczynnika rotacji pracowników. Poprawny wzór na rotację całkowitą wymaga podzielenia liczby osób, które odeszły z firmy w wybranym okresie, przez średnią liczbę pracowników w tym czasie. Wynik mnoży się razy 100%.

Najczęstsze błędy polegają na:

• dodaniu nowo zatrudnionych osób do liczby byłych pracowników,
• uwzględnieniu stanu zatrudnienia wyłącznie na początku lub końcu wybranego okresu zamiast średniej.

Wskaźnik rotacji pracowników, którzy zmienili pracodawcę w I półroczu 2024 roku, wyniósł 18% – podaje 56. edycja „Monitora Rynku Pracy” Instytutu Badawczego Randstad. Współczynnik obniżył się o kilka punktów procentowych, ponieważ utrzymywał się niemal cały czas na poziomie powyżej 20% od końca 2017 roku. Autorzy publikacji podkreślają, że spadek to prawdopodobny (i opóźniony) skutek spowolnienia gospodarczego oraz ograniczonej liczby ofert pracy na rynku.

Najwyższa rotacja jest charakterystyczna dla pracowników:

• mających od 18 do 29 lat (28%),
• zatrudnionych na podstawie umowy na czas nieokreślony (32%),
• pracujących w miejscowościach powyżej 200 000 mieszkańców (23%).

Firmy budowlane, gastronomiczne i hotelarskie, które zatrudniają pracowników sezonowych, borykają się z rotacją na poziomie 27%. Co ciekawe, średnia rotacja pracowników w handlu wynosi tylko 16%.

Średnie koszty rotacji pracownika sięgają od 30% do 200% wynagrodzenia rocznego na danym stanowisku – podaje publikacja „Employer branding – nowoczesne rozwiązanie problemu rotacji pracowników”. Rotacja pracownicza generuje wydatki przede wszystkim na:

• offboarding, czyli procesy HR związane z odejściem pracownika z firmy, np. exit interview („rozmowa wyjścia” z odchodzącą osobą),
• proces rekrutacji,
• onboarding (przeszkolenie) nowego pracownika, który wymaga nadzoru i wsparcia osób z zespołu.

Jeżeli biuro rachunkowe obsługuje kadry i płace Twojej firmy, istnieje ryzyko, że poniesiesz dodatkowe koszty za przygotowanie dokumentów dla odchodzących pracowników (np. świadectw pracy) i nowych osób (np. umów na okres próbny).

Ponadto wysoka rotacja pracowników może zniechęcić klientów firmy do kontynuowania współpracy, szczególnie jeśli opiekunowie danej marki zmieniają się z dużą częstotliwością. Nie można wykluczyć również ryzyka, że klient zweryfikuje, gdzie rozpoczął pracę były pracownik firmy, i odejdzie do konkurencji z własnej woli.

Niestety, nie wszystkie koszty rotacji są tak namacalne. Kiedy firmę opuszczają najlepsi pracownicy, pracodawca powinien wziąć pod uwagę ryzyko spadku efektywności pozostałych osób, które mogą się zdemotywować odejściem znajomych.

Zaangażowanie pracowników może spadać przed wypowiedzeniem umowy (kiedy dane osoby szukają nowej pracy) i w okresie wypowiedzenia. Co więcej, odchodzący pracownicy muszą przekazać swoje obowiązki innym osobom, więc spędzają mniej czasu na generowaniu bezpośredniej wartości dla organizacji, np. na realizowaniu projektów dla klientów firmy. W efekcie pracodawca ponosi te same koszty zatrudnienia, ale nie czerpie maksymalnych korzyści. Można powiedzieć, że spada ROI (Return on Investment), czyli zwrot z inwestycji.

Co więcej, wysoki współczynnik rotacji nowych pracowników może wpłynąć negatywnie na employer branding, czyli budowanie wizerunku pracodawcy. Zatrudnianie kandydatów, którzy rezygnują z pracy po okresie próbnym lub okazują się niewykwalifikowani, przekłada się na niski wskaźnik skuteczności rekrutacji. Firma, która wielokrotnie publikuje te same ogłoszenia o pracy, mimowolnie sygnalizuje, że ma problemy z retencją. Oczywiście można założyć, że rozbudowuje dany dział lub poszukuje bardziej kompetentnych osób, ale nie da się wykluczyć, że potencjalnym kandydatom obserwującym markę zaświeci się czerwona lampka.

Wysoki wskaźnik dobrowolnej rotacji pracowników powstaje wskutek m.in.:

• nieprzestrzegania przepisów prawa pracy, np. nieterminowego wypłacania wynagrodzeń,
• wynagrodzeń zaniżonych w stosunku do rynkowych,
• niezadowalającej formy zatrudnienia,
• nieprzyjemnej, stresującej atmosfery w zespole,
• braku premii, podwyżek, świadczeń socjalnych,
• niesatysfakcjonującej ścieżki zawodowej, która uniemożliwia ambitnym pracownikom dalszy rozwój,
• mało atrakcyjnej oferty benefitów,
• złej polityki kadrowej, w tym nieuporządkowanych procesów HR,
• ograniczonego dostępu do pracy hybrydowej,
• dużej liczby nadgodzin, która sprzyja zachwianiu równowagi między pracą a życiem prywatnym.

Duża rotacja pracowników powstaje, kiedy organizacja nie wsłuchuje się w głosy osób zatrudnionych, bo zaniedbuje regularne rozmowy 1:1, ankiety satysfakcji i exit interviews.

Jeżeli liderom i HR Managerom brakuje czasu na indywidualne spotkania, mimo że regularnie kontaktują się z pracownikami, warto przemyśleć, czy rozmowy dotyczą podstawowych kwestii, które pracownicy mogliby zweryfikować samodzielnie, np. składników wynagrodzeń czy wymiaru urlopu. Dzięki systemowi kadrowo-płacowemu z samoobsługą pracowniczą można zaoszczędzić nawet 50% czasu pracy, który przepada na najprostsze zadania administracyjne.

Co więcej, jednym z obowiązków działu HR powinno być systematyczne monitorowanie rynku pracy pod kątem konkurencyjnych ofert, z których można wydobyć informacje o benefitach czy wynagrodzeniach.

Wspomniany raport „Offboarding w IT” No Fluff Jobs sugeruje, że najskuteczniejsze sposoby obejmują podwyżki (73%), ulepszenie warunków pracy (58%), nowe wyzwania technologiczne (45%) i projekty (33%), szkolenia (26%), a nawet przeniesienie do innego zespołu (16%). Tylko 10% respondentów zadeklarowało, że nie zmienią decyzji o odejściu. Co ciekawe, liderom bardziej zależy na udoskonaleniu kultury organizacyjnej niż wyższym wynagrodzeniu, aczkolwiek różnica wynosi tylko 3 p.p.

Czym się różni rotacja pracowników od fluktuacji pracowników?

Mimo że „rotacja pracowników” i „fluktuacja pracowników” funkcjonują jako synonimy, zwłaszcza w języku potocznym, to fluktuacja (płynność) jest pojęciem obszerniejszym niż rotacja w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi. Obejmuje ruchy kadrowe poza rotacją rozumianą jako odejścia pracowników z firmy, np. zatrudnianie nowych osób czy awanse pionowe i poziome.

Niski poziom rotacji sugeruje, że pracownicy są przywiązani do firmy, więc wydaje się, że jest pożądanym zjawiskiem. Niestety, zdarza się, że wadliwy system wynagrodzeń nie przyciąga nowych talentów z rynku pracy, a sprzyja utrzymywaniu tzw. „pracowników więźniów”. To osoby, które nie są zadowolone z pracy, ale nie zmieniają jej ze względu na pensję przewyższającą rynkową. Ponadto przedsiębiorstwo z niemal stałą obsadą nie pozyskuje osób, które mogłyby wnieść do niej cenne doświadczenie i know-how.

O ile można utrzymywać niski wskaźnik rotacji, o tyle wyzerowanie rotacji zatrudnienia jest niemożliwe, bo niektóre przyczyny odejść z organizacji są niezależne od pracodawcy. Firma nie ma wpływu na m.in. zmianę miejsca zamieszkania czy chęć zmiany branży przez pracownika.