Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej – obowiązki i korzyści dla pracodawców

Aż 53% pracodawców z doświadczeniem we współpracy z osobami z niepełnosprawnościami nie zna pojęcia „racjonalne usprawnienia”, które dotyczy modyfikacji wyrównujących szanse w środowisku pracy – podaje Fundacja TAKpełnosprawni. Co więcej, zatrudnienie osoby niepełnosprawnej wiąże się nie tylko ze zmianami likwidującymi bariery fizyczne w miejscu pracy, ale także konsekwencjami kadrowo-płacowymi. Jakie obowiązki i korzyści związane z podpisaniem umowy o pracę z osobą z niepełnosprawnością powinni znać pracodawcy? 

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych a wpłaty na PFRON 

Według art. 21 ust. 1 ustawy o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pracodawca, który zatrudnia minimum 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jest zobligowany do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych). Wpłata wynosi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników, która odpowiada różnicy między rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych a zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6%). Ewentualne wyjątki od tego przepisu są podane w art. 21 ust. 2-5 oraz art. 22 ww. ustawy. 

Jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi minimum 6%, to pracodawca jest zwolniony z wpłat. Co ważne, obliczenia wskaźnika nie uwzględniają osób z niepełnosprawnością, które wykonują pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Umowa zlecenie nie może zastępować umowy o pracę w sytuacji, w której są spełnione warunki stosunku pracy. 

Ile dostaje pracodawca za zatrudnienie osoby niepełnosprawnej? 

Pracodawcy zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami mogą ubiegać się o dofinansowanie wypłacane przez PFRON. Art. 26a ust. 1 pkt 1-3 ustawy o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych podaje, że miesięczne dofinansowanie wynosi: 

• 2760 zł – w przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności,
• 1550 zł – w przypadku umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
• 575 zł – w przypadku lekkiego stopnia niepełnosprawności. 

Te kwoty są wyższe w przypadku osób niewidomych oraz pracowników, którym orzeczono choroby psychiczne, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsję. Wtedy pracodawca otrzyma: 

• 1380 zł więcej za osobę ze znacznym stopniem niepełnosprawności, czyli 4140 zł łącznie,
• 1035 zł więcej za osobę z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, czyli 2585 zł łącznie,
• 690 zł więcej za osobę z lekkim stopniem niepełnosprawności, czyli 1265 zł łącznie. 

Co istotne, nie wystarczy samo zatrudnienie osób niepełnosprawnych, aby otrzymać dofinansowanie. Powyższe kwoty nie należą się pracodawcom, którzy zatrudniają minimum 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, ale nie osiągają wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. 

Aktualne informacje o dofinansowaniach znajdziesz na stronie PFRON. 

Ponadto pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne może liczyć na: 

• refundację kosztów adaptacji stanowisk pracy (do 20-krotności przeciętnego wynagrodzenia na przystosowanie jednego stanowiska),
• zwrot kosztów zakupu lub wytworzenia wyposażenia stanowiska pracy, np. krzesła, biurka, lampki (maksymalne wsparcie sięga 15-krotnego przeciętnego wynagrodzenia),
• zwrot części kosztów szkolenia osoby niepełnosprawnej (do 70% wydatku dla małych i średnich firm oraz do 60% dla dużych firm, ale nie więcej niż do 2-krotności przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę),
• zwrot kosztów zatrudnienia pracownika wspomagającego, czyli asystenta osoby niepełnosprawnej, który pomaga jej wykonywać pracę. 

Wymiar czasu pracy osoby niepełnosprawnej 

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych czas pracy osoby z niepełnosprawnością nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Niższy wymiar czasu pracy, bo 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo, przysługuje pracownikom ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. 

Co do zasady, osoby niepełnosprawne nie mogą być zatrudnione w porze nocnej i godzinach nadliczbowych, aczkolwiek wspomnianych regulacji nie stosuje się do: 

• pracownika zatrudnionego przy pilnowaniu,
• pracownika, który na własny wniosek i po otrzymaniu zgody od lekarza będzie chciał pracować w pełnym wymiarze godzin, porze nocnej lub godzinach nadliczbowych. 

Wymiar urlopy wypoczynkowego, dodatkowe dni wolne i przerwy dla pracowników z niepełnosprawnością 

Pracownikom z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy – 10 dni, który przechodzi z roku na rok na ogólnych zasadach. Co ważne, prawo do pierwszego dodatkowego urlopu nabywa się po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia danej osoby do jednego ze wspomnianych stopni niepełnosprawności. Nie jest wymagana ciągłość zatrudnienia u jednego pracodawcy – przepisy dopuszczają sumowanie oddzielnych okresów pracy. 

Jeśli pracownik niepełnosprawny zyska prawo do dodatkowych dni urlopu w trakcie roku, to należy je potraktować jako urlop uzupełniający, którego nie obniża się proporcjonalnie. To oznacza, że osoba z niepełnosprawnością może otrzymać 10 dni urlopu w grudniu i wykorzystać je w tym samym miesiącu. 

Ponadto pracownikom z obu grup przysługuje: 

• dodatkowa 15-minutowa przerwa na gimnastykę lub wypoczynek (wliczana do czasu pracy),
• dodatkowe 21 dni wolnych na turnus rehabilitacyjny, aczkolwiek jak podkreśla Konfederacja Lewiatan, pracownicy często nie wykorzystują tego przywileju,
• dodatkowe dni lub godziny wolne na badania specjalistyczne, zabiegi lecznicze i usprawniające, wizyty w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, o ile nie można ich zrealizować poza godzinami pracy. Pracownik z niepełnosprawnością musi dysponować zaświadczeniem lekarskim, ale przepisy nie umożliwiają pracodawcy weryfikacji, jak długo trwały badania i w jakich godzinach się odbyły. 

Wynagrodzenie za zwolnienia od pracy wymienione w ostatnim punkcie oblicza się jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Co istotne, art. 20 ust. 3 ustawy o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ogranicza łączny wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego i dni wolnych na turnus rehabilitacyjny do 21 dni roboczych w roku kalendarzowym. Kolejne ograniczenie dotyczy osób, które mają prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub innego urlopu na podstawie odrębnych przepisów – nie przysługuje im dodatkowe 10 dni. 

Ile wynosi dodatkowy urlop dla osoby niepełnosprawnej zatrudnionej na 1/2 etatu? 

Zgodnie z art. 154 § 2 Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tej osoby, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się do pełnego dnia w górę. Według art. 66 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w sprawach nieunormowanych przepisami ww. ustawy stosuje się m.in. Kodeks pracy. To oznacza, że dodatkowe 10 dni urlopu wypoczynkowego oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, więc osobie niepełnosprawnej zatrudnionej na 1/2 etatu przysługuje dodatkowe 5 dni urlopu wypoczynkowego. 

Udogodnienia w miejscu pracy dla osób z niepełnosprawnościami 

Raport „Racjonalne usprawnienia w pracy dla osób z niepełnosprawnościami” Fundacji TAKpełnosprawni podkreśla, że „równo” nie znaczy „tak samo” w środowisku pracy. Zapewnianie wszystkim pracownikom tych samych zasobów nie wystarcza do wyrównywania szans czy wykorzystania pełnego potencjału danej osoby. Niestety, pojęcie „racjonalnych usprawnień” – mimo że występuje w polskim prawie – nie jest szeroko znane. 

Z tego względu Fundacja TAKpełnosprawni postanowiła opublikować raport z realnymi wypowiedziami pracowników z niepełnosprawnościami, którzy pokazują dobre praktyki i benefity dla obu stron umowy. Co więcej, publikacja uzmysławia, że istnieje wiele niezauważalnych na pierwszy rzut oka barier, które stanowią utrudnienie dla np. osób z niepełnosprawnościami psychicznymi. 

Twórcy zwracają uwagę, że dostosowanie miejsca pracy do różnorodnych zespołów jest niezbędne również ze względu na starzejące się społeczeństwo i pracowników pełniących funkcje opiekuńcze. 

Czym są racjonalne usprawnienia? To konieczne w danej sytuacji dostosowania zgłaszane przez osoby z niepełnosprawnościami, które mogą dzięki pewnym zmianom wykonywać obowiązki na równi z innymi. Jeśli pracodawca nie dokona niezbędnych usprawnień, może naruszyć przepisy o zakazie dyskryminacji. Niestety, prawie 31% respondentów Fundacji TAKpełnosprawni nie prosiło pracodawcy o żadne usprawnienia, ponieważ obawiało się reakcji, a 21% nie wiedziało, że ma takie prawo. Oczywiście usprawnienia muszą być proporcjonalne, czyli umożliwić pracownikowi z niepełnosprawnością wykonywanie zadań, ale jednocześnie być w zasięgu pracodawcy. Warto pamiętać, że pracodawca może złożyć wniosek o zwrot kosztów przystosowania stanowiska do potrzeb osoby z niepełnosprawnością. 

Kategoria racjonalnych usprawnień dla osób z niepełnosprawnościami	Przykładowe udogodnienia w miejscu pracy
Czas pracy	Elastyczna organizacja czasu pracy, niepełny wymiar czasu pracy, dodatkowe przerwy i dni wolne
Środowisko pracy	Ergonomiczne wyposażenie, dostępność architektoniczne (np. dostosowanie toalety), miejsce parkingowe bliżej pracy, technologie wspomagające (np. czytniki ekranowe), strefa ciszy, miejsce do odpoczynku, urządzenia minimalizujące hałasy w biurze typu open space
Komunikacja w pracy	Alternatywne formy komunikacji (np. tłumacz języka migowego), zmiany w komunikacji wewnętrznej (np. częstsza komunikacja pisemna zamiast wideokonferencji), dostępne formaty treści (np. duży druk)
Organizacja pracy	Praca hybrydowa i zdalna, system zadaniowego czasu pracy, wolniejsze tempo wykonywania zadań, dodatkowe szkolenia, brak lub ograniczenie podróży służbowych, akceptacja nieobecności podczas wybranych spotkań
Inne	Przeszkolenie zespołu z zakresu danej niepełnosprawności oraz komunikacji z daną osobą, pozwolenie na obecność zwierzęcia wspierającego w miejscu pracy, rozszerzony pakiet zdrowotny, wsparcie specjalistów z zakresu zdrowia psychicznego

Opracowanie na podstawie raportu „Racjonalne usprawnienia w pracy dla osób z niepełnosprawnościami” Fundacji TAKpełnosprawni, 11.09.2025 

Warto podkreślić, że również osoby neuroatypowe mogą wymagać pewnych udogodnień w środowisku pracy, które wpływają na ich komfort i produktywność. Więcej przeczytasz w poradniku: Neuroróżnorodność w pracy: zamiast ograniczeń zobacz szanse. 

Kontrole PIP w zakresie zatrudnienia osób niepełnosprawnych 

Jak podaje podsumowanie działalności Państwowej Inspekcji Pracy za 2024 rok, 60% zapytań jest kierowanych przez pracowników – w tym byłych oraz osoby z niepełnosprawnością. Główne wątpliwości dotyczyły nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, wynagrodzeń, urlopów i czasu pracy, także szczególnych regulacji dla pracowników z niepełnosprawnością. PIP przeprowadziła 948 kontroli w 728 podmiotach zatrudniających osoby niepełnosprawne w 2024 roku. Co ważne, 448 pracodawców z otwartego rynku pracy, którzy organizowali stanowiska pracy dla osób z niepełnosprawnością, sami poprosili o kontrolę. 

Jedne z najczęściej wykrywanych problemów dotyczyły utrudnień architektonicznych (np. niedostatecznego wyposażenia pomieszczeń higieniczno-sanitarnych w elementy pomocnicze) oraz braku rozwiązań poprawiających bezpieczeństwo funkcjonowania osób niepełnosprawnych (np. brak oznakowania miejsc grożących potknięciem się). Ponadto osoby z niepełnosprawnościami skarżyły się na: 

• niewypłacanie wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń, 
• zatrudnienie w czasie pracy przekraczającym obowiązujący wymiar, 
• narzucanie pracy w godzinach nadliczbowych i porze nocnej bez zgody lekarza, 
• mobbing i dyskryminację ze względu na niepełnosprawność. 

Jak się przygotować do zatrudnienia osoby niepełnosprawnej? 

Ekspertyza „Uwarunkowania i korzyści zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami” na zlecenie Konfederacji Lewiatan wskazuje, że pracodawcy powinni dopilnować nie tylko kwestii technicznych (np. dostosowania miejsca pracy), ale także przeszkolić personel z zakresu barier, z którymi spotykają się osoby niepełnosprawne, oraz ich potrzeb. 

Warto, aby pozostali pracownicy zapoznali się z zasadami savoir-vivre wobec osób z niepełnosprawnościami, aby uniknąć nieporozumień i poczucia niezręczności. Twórcy poradnika zwracają uwagę, aby m.in. nie traktować osób z niepełnosprawnościami jak dzieci, zachowywać się naturalnie, nie przekraczać barier fizycznych (np. nie przestawiać akcesoriów i sprzętu bez zgody właściciela) i po prostu zadawać pytania w razie wątpliwości.