Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), nazywany potocznie funduszem socjalnym, jest obowiązkowy tylko dla określonych grup pracodawców. O tym, czy trzeba go utworzyć, decyduje przede wszystkim liczba pracowników zatrudnionych według stanu na 1 stycznia danego roku, liczona w przeliczeniu na pełne etaty.
Czy można zrezygnować z ZFŚS? Tak, ale sposób rezygnacji zależy od tego, czy Fundusz jest obowiązkowy, został utworzony na wniosek organizacji związkowej czy funkcjonuje dobrowolnie.
W tym artykule wyjaśniamy, od ilu pracowników fundusz socjalny jest obowiązkowy, kiedy możliwa jest rezygnacja z ZFŚS, jak wygląda rezygnacja z ZFŚS powyżej 50 pracowników oraz jaki jest związek między rezygnacją z Funduszu a świadczeniem urlopowym.
Co to jest fundusz socjalny?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to wyodrębnione środki przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej pracodawcy. Z Funduszu mogą być finansowane m.in. dopłaty do wypoczynku, pomoc materialna, działalność kulturalna, sportowo-rekreacyjna czy pomoc mieszkaniowa – zgodnie z zasadami określonymi w ustawie i regulaminie ZFŚS.
W praktyce określenia „fundusz socjalny w pracy”, „fundusz socjalny w firmie prywatnej” czy „fundusz socjalny w zakładzie pracy” najczęściej odnoszą się właśnie do ZFŚS.
Wysokość przyznawanych świadczeń z Funduszu powinna uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Sam fakt zatrudnienia nie oznacza więc automatycznie prawa do świadczenia w takiej samej wysokości dla każdego pracownika.
Czy fundusz socjalny jest obowiązkowy? Od ilu pracowników trzeba utworzyć ZFŚS?
Obowiązek utworzenia Funduszu zależy od rodzaju pracodawcy i stanu zatrudnienia na 1 stycznia danego roku.
ZFŚS - najważniejsze progi
| Stan zatrudnienia na 1 stycznia | Czy ZFŚS jest obowiązkowy? |
| Co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty | Tak |
| Co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty | Na wniosek zakładowej organizacji związkowej |
| Mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty | Nie – Fundusz może być utworzony dobrowolnie |
| Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetow | Tak, niezależnie od liczby pracowników |
Oznacza to, że odpowiedź na pytanie „od ilu osób fundusz socjalny?” brzmi: co do zasady obowiązek powstaje przy co najmniej 50 etatach, a nie przy 50 osobach.
To ważne rozróżnienie. Do ustalenia obowiązku tworzenia ZFŚS liczy się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Przykład
Firma zatrudnia:
- 40 osób na pełny etat,
- 10 osób na 1/2 etatu.
Łącznie daje to 45 etatów.
Firma nie osiąga więc progu 50 etatów, który powoduje obowiązek utworzenia ZFŚS.
Nie oznacza to jednak, że nie dotyczą jej inne obowiązki związane z zatrudnieniem. Próg 50 pracowników dla regulaminu wynagradzania ustala się bowiem inaczej – w tym przypadku bierze się pod uwagę liczbę pracowników, a nie przeliczenie na pełne etaty.
Rezygnacja z ZFŚS powyżej 50 pracowników - czy jest możliwa?
Tak. Rezygnacja z ZFŚS powyżej 50 pracowników jest możliwa, mimo że dla pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty Fundusz jest co do zasady obowiązkowy.
Nie wystarczy jednak sama decyzja pracodawcy.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalić nietworzenie Funduszu w odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania. Zmiana wymaga uzgodnienia z właściwą reprezentacją pracowników, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
W praktyce oznacza to, że rezygnacja z ZFŚS w firmie zatrudniającej ponad 50 pracowników nie następuje automatycznie wskutek spadku zatrudnienia w trakcie roku.
Czy spadek zatrudnienia w trakcie roku pozwala zrezygnować z ZFŚS?
Nie.
Obowiązek utworzenia Funduszu ustala się według stanu zatrudnienia na 1 stycznia danego roku. Jeżeli tego dnia firma zatrudniała co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, późniejszy spadek zatrudnienia nie powoduje automatycznie utraty obowiązku w tym samym roku.
Przykładowo:
Firma zatrudniała 1 stycznia 2026 r. 55 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W kwietniu zatrudnienie spadło do 45 etatów. Sama zmiana stanu zatrudnienia nie powoduje, że firma przestaje tworzyć ZFŚS w 2026 r.
Możliwa jest natomiast formalna rezygnacja z ZFŚS w trakcie roku, jeżeli zostaną spełnione wymagania dotyczące zmiany odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych.
Rezygnacja z ZFŚS w trakcie roku
Rezygnacja z ZFŚS nie zawsze musi nastąpić wyłącznie z początkiem roku. Pracodawca spoza sfery budżetowej może w odpowiedni sposób zmienić zasady obowiązujące w zakładzie również w trakcie roku.
Sposób postępowania zależy m.in. od tego:
- czy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy,
- czy obowiązuje regulamin wynagradzania,
- ilu pracowników firma zatrudnia,
- czy ZFŚS jest obowiązkowy,
- czy Fundusz został utworzony na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Jeżeli rezygnacja zaczyna obowiązywać w trakcie roku, odpis za rok, w którym Fundusz funkcjonował tylko przez część roku, powinien zostać odpowiednio skorygowany z uwzględnieniem okresu funkcjonowania ZFŚS.
Rezygnacja z ZFŚS a wypłata świadczenia urlopowego
Rezygnacja z ZFŚS a wypłata świadczenia urlopowego to dwie kwestie, które warto rozpatrywać łącznie.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą – zamiast tworzenia ZFŚS – zdecydować się na wypłatę świadczenia urlopowego.
Świadczenie urlopowe nie jest jednak tym samym co dofinansowanie wypoczynku z ZFŚS, potocznie określane jako „wczasy pod gruszą”.
Jeżeli pracodawca spełnia warunki ustawowe i zdecyduje się na wypłatę świadczenia urlopowego, powinien stosować zasady wynikające z ustawy o ZFŚS.
Czy pracodawca może nie wypłacić świadczenia urlopowego?
Tak, ale musi prawidłowo zrezygnować zarówno z tworzenia ZFŚS, jak i z wypłacania świadczenia urlopowego.
Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom informację o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Jeżeli pracodawca nie dopełni tego obowiązku, może powstać obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego na zasadach określonych w ustawie.
Rezygnacja z ZFŚS - co z regulaminem wynagradzania?
W przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w rozumieniu przepisów dotyczących regulaminu wynagradzania, rezygnacja z ZFŚS może wymagać odpowiedniej zmiany regulaminu wynagradzania, jeżeli nie obowiązuje układ zbiorowy pracy.
Wprowadzenie takiej zmiany wymaga zachowania odpowiedniej procedury uzgodnień z organizacją związkową albo – w przypadkach przewidzianych przepisami – przedstawicielem pracowników.
Jeżeli zmiana regulaminu wynagradzania ma wprowadzić rezygnację z Funduszu, trzeba również prawidłowo określić moment jej wejścia w życie.
Rezygnacja z ZFŚS - kiedy pracodawca może zdecydować sam?
Inaczej wygląda sytuacja pracodawcy, który dobrowolnie utworzył ZFŚS, mimo że ustawa nie nakładała na niego takiego obowiązku.
W takim przypadku możliwość rezygnacji z Funduszu zależy od sposobu, w jaki został on wprowadzony w firmie oraz od obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych.
Nie można więc przyjąć zasady, że każda firma zatrudniająca mniej niż 50 etatów może po prostu z dnia na dzień zamknąć Fundusz. Należy sprawdzić przede wszystkim regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy oraz sposób, w jaki ZFŚS został wcześniej utworzony.
Rezygnacja z ZFŚS - informacja dla pracowników
W przypadku tzw. małych pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, ustawa przewiduje szczególny sposób poinformowania pracowników.
Informację o nietworzeniu Funduszu oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego należy przekazać w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Może to być np.:
- komunikat w firmowym systemie HR,
- wiadomość w wewnętrznym systemie komunikacji,
- e-mail,
- ogłoszenie przyjęte jako sposób komunikacji z pracownikami.
Treść komunikatu powinna jednoznacznie wskazywać, że pracodawca nie tworzy ZFŚS i nie wypłaca świadczenia urlopowego.
Przykładowa treść informacji
Informacja o nietworzeniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych informujemy, że w [nazwa firmy] w 2026 r. nie będzie tworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz nie będą wypłacane świadczenia urlopowe, o których mowa w ustawie o ZFŚS.
W przypadku większych pracodawców właściwa treść i forma rezygnacji powinny być dostosowane do obowiązujących w firmie źródeł prawa zakładowego.
Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2026 roku?
W 2026 r. podstawowy odpis na ZFŚS dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 2943,23 zł.
Kwota ta odpowiada 37,5% podstawy naliczania odpisu.
W przypadku pracownika wykonującego pracę w szczególnie uciążliwych warunkach podstawowy odpis wynosi 3924,30 zł.
Oprócz odpisu podstawowego ustawa przewiduje również możliwość dokonania określonych zwiększeń Funduszu.
Wartość odpisu jest istotna również przy analizowaniu opłacalności rezygnacji z ZFŚS. Nie należy jednak utożsamiać wysokości odpisu z kwotą, która automatycznie przysługuje każdemu pracownikowi w formie świadczenia.
Czy fundusz socjalny jest opodatkowany?
Samo przekazanie środków na ZFŚS nie oznacza, że pracownik otrzymuje podlegający opodatkowaniu przychód. Opodatkowanie może natomiast dotyczyć konkretnych świadczeń otrzymywanych przez pracownika.
W 2026 r. na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wartość określonych świadczeń rzeczowych i pieniężnych finansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych może korzystać ze zwolnienia z podatku do łącznej wysokości 1000 zł w roku podatkowym.
Po przekroczeniu tego limitu nadwyżka może podlegać opodatkowaniu.
Dlatego odpowiedź na pytanie „czy fundusz socjalny jest opodatkowany?” brzmi: nie można odpowiedzieć na nie jednym „tak” lub „nie”. Opodatkowanie zależy od rodzaju świadczenia, jego źródła finansowania oraz zastosowania konkretnego zwolnienia podatkowego.
Czy fundusz socjalny ma kwotę wolną od podatku?
W odniesieniu do określonych świadczeń finansowanych z ZFŚS w 2026 r. obowiązuje limit zwolnienia podatkowego 1000 zł rocznie.
Nie należy jednak określać go jako „kwoty wolnej od podatku” w takim samym znaczeniu jak kwotę wolną od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to limit konkretnego zwolnienia przedmiotowego dotyczącego określonych świadczeń socjalnych.
Fundusz socjalny dla nauczycieli
W przypadku nauczycieli zasady dotyczące ZFŚS należy analizować z uwzględnieniem przepisów szczególnych dotyczących oświaty.
Nie należy więc automatycznie stosować do nauczycieli wszystkich zasad obowiązujących pracodawców sektora prywatnego. W szczególności odrębne przepisy mogą wpływać na sposób naliczania odpisu oraz zasady korzystania ze świadczeń.
Dlatego fundusz socjalny dla nauczycieli powinien być analizowany przede wszystkim w kontekście przepisów regulujących status nauczycieli oraz zasad obowiązujących w danej jednostce oświatowej.
Jak skorygować odpis na ZFŚS?
Wysokość odpisu na ZFŚS ustala się z uwzględnieniem przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku.
Jeżeli pracodawca rezygnuje z tworzenia Funduszu w trakcie roku, przy ustalaniu ostatecznej wysokości odpisu należy uwzględnić okres, w którym Fundusz faktycznie funkcjonował.
Przykładowo, jeżeli ZFŚS funkcjonował przez pierwsze 6 miesięcy roku, a następnie prawidłowo wprowadzono rezygnację z jego tworzenia, korekta odpisu powinna uwzględniać okres funkcjonowania Funduszu oraz przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach.
Najczęstsze pytania o rezygnację z ZFŚS
Czy fundusz socjalny jest obowiązkowy?
Nie dla każdego pracodawcy. Obowiązek dotyczy co do zasady pracodawców zatrudniających na 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Szczególne zasady dotyczą m.in. jednostek budżetowych.
Od ilu pracowników fundusz socjalny jest obowiązkowy?
Co do zasady od 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu na 1 stycznia danego roku.
Czy można zrezygnować z ZFŚS powyżej 50 pracowników?
Tak. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty może zrezygnować z tworzenia Funduszu, ale musi przeprowadzić właściwą procedurę i zmienić odpowiednie regulacje zakładowe.
Czy można zrezygnować z ZFŚS w trakcie roku?
Tak, w określonych przypadkach. Sama zmiana liczby pracowników w trakcie roku nie wystarcza jednak do automatycznego zaprzestania tworzenia Funduszu.
Czy rezygnacja z ZFŚS oznacza brak świadczenia urlopowego?
Nie zawsze. W przypadku pracodawców, którzy spełniają warunki ustawowe do wypłaty świadczenia urlopowego, rezygnacja z ZFŚS może wiązać się z koniecznością podjęcia odrębnej decyzji o niewypłacaniu tego świadczenia i prawidłowego poinformowania pracowników.
Czy pracodawca może nie wypłacić funduszu socjalnego?
ZFŚS nie jest świadczeniem wypłacanym pracownikowi „z automatu”. Pracodawca tworzy Fundusz, a środki z niego są przeznaczane na działalność socjalną zgodnie z ustawą i regulaminem. Nie oznacza to, że każdemu pracownikowi należy się określona kwota pieniędzy z Funduszu.
Jeżeli natomiast pracodawca spełnia warunki do wypłaty ustawowego świadczenia urlopowego i nie zrezygnował z jego wypłacania w sposób przewidziany przepisami, brak wypłaty może oznaczać naruszenie obowiązków pracodawcy.
Podsumowanie
Rezygnacja z ZFŚS jest możliwa, ale jej sposób zależy od rodzaju pracodawcy, liczby zatrudnionych osób, sposobu utworzenia Funduszu oraz obowiązujących w firmie regulacji.
Najważniejsze zasady to:
- obowiązek tworzenia ZFŚS dla większości pracodawców ustala się według stanu zatrudnienia na 1 stycznia;
- próg obowiązkowego Funduszu to co do zasady 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
- pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 etatów mogą w określonych warunkach dobrowolnie utworzyć ZFŚS albo wypłacać świadczenie urlopowe;
- rezygnacja z ZFŚS powyżej 50 pracowników jest możliwa, ale wymaga zachowania odpowiedniej procedury;
- sam spadek zatrudnienia poniżej 50 etatów w trakcie roku nie powoduje automatycznej likwidacji Funduszu;
- rezygnacja z ZFŚS nie zawsze oznacza automatycznie rezygnację ze świadczenia urlopowego;
- podstawowy odpis na ZFŚS w 2026 r. wynosi 2943,23 zł;
- limit zwolnienia podatkowego dla określonych świadczeń finansowanych z ZFŚS wynosi w 2026 r. 1000 zł rocznie.
Przepisy dotyczące ZFŚS są rozbudowane, dlatego przed rezygnacją z Funduszu warto przeanalizować nie tylko liczbę pracowników, ale również regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy oraz sposób, w jaki Fundusz został utworzony i funkcjonował w firmie.
