Zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe a składki ZUS i podatek – jak rozliczyć pracownika na L4?

Różnice między wynagrodzeniem chorobowym a zasiłkiem chorobowym dotyczą nie tylko długości okresu niezdolności do pracy czy strony finansującej świadczenie, ale także oskładkowania i opodatkowania. Jak obliczyć składki ZUS od wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego? Dzięki poradnikowi poznasz również istotny szczegół w obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od obu świadczeń.

Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy

Podstawowa różnica między wynagrodzeniem chorobowym a zasiłkiem chorobowym dotyczy okresu niezdolności do pracy.

Pracownikowi, który jest niezdolny do pracy wskutek choroby lub z innej przyczyny przez 33 dni w roku kalendarzowym, należy się wynagrodzenie chorobowe. Pracodawca je finansuje i wypłaca.

Od 34 dnia niezdolności do pracy w tym samym roku kalendarzowym pracownikowi należy się zasiłek chorobowy finansowany z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. To, kto wypłaca zasiłek chorobowy, jest zależne od liczby osób, które pracodawca zgłosił do ubezpieczenia chorobowego do 30 listopada poprzedniego roku. Jeżeli ubezpieczonych było nie więcej niż 20, to ZUS wypłaca zasiłek chorobowy.

Pracownicy, którzy ukończyli 50 lat, mają prawo do wynagrodzenia chorobowego za 14 dni niezdolności do pracy. Już od 15 dnia niezdolności do pracy należy im się zasiłek chorobowy. Co istotne, to skrócenie okresu choroby, za który pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, następuje nie w roku kalendarzowym, w którym pracownik skończył 50 lat, tylko kolejnym.

Wynagrodzenie chorobowe a składki ZUS

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu o przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli z tytułu m.in. zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Czy to oznacza, że wynagrodzenie chorobowe finansowane i wypłacane przez pracodawcę jest oskładkowane? Nie, ponieważ art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wyłącza wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z art. 81 ust. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych pracodawca musi naliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia chorobowego. Według tego przepisu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników nie dotyczy wyłączenie wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Nawiasem mówiąc, podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie jest objęta rocznym ograniczeniem do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli 208 050 zł.

Wynagrodzenie chorobowe jest zwolnione również ze składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Przykład

Pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe w wysokości 5400 zł brutto za cały przechorowany miesiąc.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 0 zł

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 5400 zł brutto

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 5400 zł × 9% = 486 zł

Co więcej, § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyklucza z niej składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego.

Pracodawca nie odprowadzi składek ZUS od takich składników, jeśli:

• wypłaci je za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego,
• uwzględni to prawo pracownika w przepisach wewnątrzzakładowych, np. układzie zbiorowym czy regulaminie wynagradzania.

To oznacza, że premia regulaminowa należna za okres przed zwolnieniem lekarskim pracownika i wypłacona w czasie niezdolności do pracy jest objęta składkami ZUS, ponieważ nie spełnia warunków z § 2 ust. 1 pkt 24 ww. rozporządzenia.

Ponadto temu zwolnieniu zusowskiemu nie podlegają składniki płacowe o charakterze uznaniowym, np. nagrody. Uwaga – nagród jubileuszowych przyznawanych nie częściej niż co 5 lat nie wlicza się do podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 1 ww. Rozporządzenia.

Art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje przychód ze stosunku pracy jako wszelkie wypłaty pieniężne, wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W tę definicję wpisuje się wynagrodzenie chorobowe. Jest opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej. Stawka wynosi 12% w I progu podatkowym i 32% w II progu podatkowym.

Czy pracodawca, obliczając podstawę opodatkowania od wynagrodzenia chorobowego, powinien uwzględnić pracownicze koszty uzyskania przychodu? Tak, ponieważ art. 22 ust. 2 ustawy o pdof określa wysokość kosztów uzyskania przychodów z tytułu m.in. stosunku pracy. Jak wspomnieliśmy, takim przychodem jest wynagrodzenie chorobowe.

Przykład

Pracownikowi przysługuje 5400 zł brutto wynagrodzenia chorobowego za cały miesiąc niezdolności do pracy wskutek choroby. Pracodawca otrzymał oświadczenie o stosowaniu pojedynczej kwoty zmniejszającej podatek (300 zł). Osoba zatrudniona mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, więc należą się jej podwyższone koszty uzyskania przychodów (300 zł). Nie uczestniczy w PPK i nie korzysta ze zwolnień podatkowych. Ponadto nie ma innych źródeł przychodów.

Podstawa opodatkowania: 5400 zł – 300 zł = 5100 zł (brak składek na ubezpieczenia społeczne do odliczenia)

Zaliczka na podatek dochodowy: 5100 zł × 12% = 612 zł

Zaliczka na podatek dochodowy po odjęciu kwoty zmniejszającej podatek: 612 zł – 300 zł = 312 zł

Kwota do przelania do urzędu skarbowego: 312 zł

Zasiłek chorobowy nie jest ozusowany. Jeżeli pracodawca go wypłaca, to nie naliczy ani składek na ubezpieczenia społeczne, ani składki na ubezpieczenia zdrowotne. Gdyby pracownikowi przysługiwała ulga dla młodych, czyli zerowy PIT, to mielibyśmy do czynienia z sytuacją, w której kwota netto (otrzymana na rękę przez pracownika) odpowiadałaby zasiłkowi chorobowemu brutto.

Jak w przypadku wynagrodzenia chorobowego, zasiłek jest zwolniony ze składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o pdof zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego są przychodami z innych źródeł. Art. 20 ust. 2 ustawy o pdof doprecyzowuje, że zaliczają się do nich zasiłki chorobowe wypłacane przez organ rentowy lub zakład pracy. Takie przychody są opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli stawką 12% w I progu podatkowym i stawką 32% w II progu podatkowym.

Zasiłek chorobowy – w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego – nie jest przychodem ze stosunku pracy. To oznacza, że pracownikowi przebywającemu na L4 przez cały miesiąc, za który dostanie zasiłek, nie należą się zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Co ważne, kosztów za ten miesiąc nie można uwzględnić także w rozliczeniu rocznym!

Gdyby pracownikowi przysługiwał np. zasiłek chorobowy za okres od 1 do 16 dnia miesiąca i wynagrodzenie za pracę za okres od 17 do 31 dnia miesiąca, to pracodawca uwzględniłby pracownicze koszty uzyskania przychodu, obliczając zaliczkę na podatek od wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca.

W sytuacji, w której pracownik niezdolny do pracy otrzymałby wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy za przechorowany miesiąc, a wynagrodzenie chorobowe byłoby niższe niż kwota kosztów (250 zł lub 300 zł), to pracodawca musiałby obniżyć koszty do wysokości wynagrodzenia chorobowego (przychodu ze stosunku pracy).

Przykład

Pracownik przechorował cały miesiąc. Za ten okres niezdolności do pracy wskutek choroby dostanie 5400 zł brutto zasiłku chorobowego wypłaconego przez pracodawcę. O ile nie można zastosować pracownicze kosztów uzyskania przychodów, o tyle płatnik musi pomniejszyć zaliczkę na podatek o kwotę wskazaną przez podatnika w formularzu PIT-2. W tym przypadku – 300 zł.

Podstawa opodatkowania: 5400 zł (brak składek na ubezpieczenia społeczne i kosztów uzyskania przychodów do odliczenia)

Zaliczka na podatek dochodowy: 5400 zł × 12% = 648 zł

Zaliczka na podatek dochodowy po odjęciu kwoty zmniejszającej podatek: 648 zł – 300 zł = 348 zł

Kwota do przelania do urzędu skarbowego: 348 zł