Co, jeśli pracodawca spóźnia się z wypłatą? Skutki nieterminowej wypłaty wynagrodzenia

Terminowa wypłata wynagrodzenia jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy oraz kluczowym elementem relacji między pracownikiem a firmą. Niestety w praktyce wciąż zdarzają się sytuacje, w których pensja nie trafia na konto pracownika w ustalonym terminie lub pojawiają się błędy na liście płac. Z danych Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że w 2023 roku do urzędu wpłynęło ok. 16 tysięcy skarg związanych z wypłatą wynagrodzenia oraz innych świadczeń. Jakie działania może podjąć pracownik, gdy pracodawca spóźnia się z wypłatą? Sprawdź, jakie konsekwencje prawne może mieć nieterminowa wypłata wynagrodzenia.

Przepisy jasno określają, kiedy dostaje się wypłatę - zgodnie z Kodeksem pracy pensja musi trafiać na konto pracownika przynajmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. 

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy pracodawca zatrudnia pracownika za wynagrodzeniem. Według art. 85 § 2 k.p. pracodawca musi ustalić stały maksymalny termin wypłaty wynagrodzenia za pracę tak, aby wypadał nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Wielu pracowników zastanawia się, ile dni pracodawca może się spóźnić z wypłatą. Odpowiedź brzmi: ani jednego. Przelew powinien zostać zaksięgowany najpóźniej w wyznaczonym dniu, dlatego hasła typu „nie dostałem wypłaty do 10” oznaczają, że firma już oficjalnie łamie przepisy prawa pracy.

Precyzyjny termin, np. „pierwszy dzień roboczy miesiąca” lub „dziesiąty dzień kalendarzowy miesiąca” należy uwzględnić w regulaminie wynagradzania bądź innym akcie wewnątrzzakładowym, który jest dostępny w formie elektronicznej albo papierowej dla pracowników. Art. 29 § 3 pkt 1 lit. m k.p. podaje, że pracodawca, który nie jest zobowiązany do stworzenia wspomnianego regulaminu, musi wpisać czas, częstotliwość, miejsce i termin wypłaty wynagrodzenia do informacji o warunkach zatrudnienia.

Jeśli termin wypłaty wynagrodzenia wypada w dzień wolny od pracy, np. sobotę, niedzielę czy święto, pracodawca musi zlecić wypłatę w dniu poprzedzającym tak, aby pracownik otrzymał przelew z wynagrodzeniem przed weekendem lub świętem. Płatność gotówką do rąk własnych pracownika jest możliwa wyłącznie na jego wniosek.

Art. 282 § 1 pkt 1 k.p. stanowi, że pracodawca, który nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Ten sam przepis dotyczy pracodawców, którzy:

• nie wypłacają wynagrodzeń i świadczeń uprawnionym członkom rodziny pracownika, np. po śmierci osoby zatrudnionej,
• bezpodstawnie obniżają wynagrodzenia i świadczenia,
• dokonują bezzasadnych potrąceń.

Jak możemy przeczytać w sekcji porad PIP, ciągły i powtarzający się brak wynagrodzenia w terminie można sklasyfikować jako przestępstwo przeciwko prawom pracownika.

Zgodnie z art. 218 § 1a Kodeksu karnego osoba, która wykonuje czynności z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, uporczywie lub złośliwie naruszając prawa pracownika, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo maksymalnie 2-letniej karze pozbawienia wolności. Powiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa może złożyć zarówno pracownik, jak i inspektor pracy.

Jeżeli pracodawca jest zobowiązany orzeczeniem sądu do wypłaty wynagrodzenia i/lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi, ale nie realizuje tego obowiązku, naraża się na odpowiedzialność z tytułu art. 218 § 3 k.k. Ten przepis dotyczy złośliwego lub uporczywego naruszenia praw pracownika, za które grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienie wolności do lat 3.

Pracodawca, który zaniedbał obowiązek wypłaty wynagrodzenia w terminie, ryzykuje, że pracownik złoży skargę do PIP (Państwowej Inspekcji Pracy). Zgodnie z art. 11 pkt 7 ustawy o PIP inspektor przeprowadzający postępowanie kontrolne jest uprawniony do nakazania pracodawcy należnego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi. O ile nakazy PIP w tej sprawie należy wykonać natychmiast, o tyle nie są równorzędne wyrokom sądowym.

Według wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 maja 2023 roku (III OSK 6743/21) inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może skorzystać z opisanego uprawnienia wyłącznie w przypadku, w którym świadczenia przysługujące pracownikowi nie budzą żadnych kontrowersyjnych sporów. Jeżeli istnieją wątpliwości wobec wysokości wynagrodzenia lub w ogóle jego należności, to jedynym organem uprawnionym do weryfikacji roszczenia pracownika jest sąd pracy.

Co zrobić, jeśli nieterminowa wypłata wynagrodzenia przyczyniła się do powstania szkód, które można udokumentować? Można się ubiegać o dodatkowe odszkodowanie na drodze sądowej. Oczywiście pracownik może złożyć także pozew o wypłatę zaległych wynagrodzeń z odsetkami.

Sytuacja, w której pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia, wymaga zdecydowanych kroków. W pierwszej kolejności warto złożyć oficjalne, pisemne wezwanie do zapłaty. Jeśli zastanawiasz się, co gdy pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia mimo monitów, kolejnym krokiem jest zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub skierowanie pozwu do Sądu Pracy.

Jeżeli pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę w terminie, należą mu się odsetki ustawowe w ramach odszkodowania za zwłokę w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Zasady obliczania odsetek za opóźnienie podaje art. 481 Kodeksu cywilnego, a ich aktualną wysokość podaje ZUS.

Zgodnie z art. 481 § 2 k.c. odsetki ustawowe za opóźnienie są równe sumie stopy referencyjnej NBP (Narodowego Banku Polskiego) i 5,5 punktów procentowych. To oznacza, że wynoszą 11,25% w stosunku rocznym od 5 października 2023 roku. Według uchwały Sądu Najwyższego z 19 września 2002 roku (III PZP 18/02) odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia przysługują pracownikowi także w części, od której odprowadza się składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. To oznacza, że odsetki nalicza się od kwoty brutto.

Nie ma znaczenia, że pracodawca nie miał wpływu na czynniki uniemożliwiające mu wypłatę wynagrodzeń w terminie, a brak wynagrodzenia nie wywołał szkód u pracownika. Odsetki należą się w obu przypadkach. Co więcej, przysługują pracownikowi niezależnie od tego, czy zostały uwzględnione w przepisach wewnątrzzakładowych, czy nie.

Jeżeli wystąpił brak wypłaty na czas, pracownikowi przysługują ustawowe odsetki za opóźnienie. Bez względu na to, czy powodem opóźnienia były problemy finansowe firmy, czy błąd systemu, zatrudniony może naliczyć odsetki za zwłokę za każdy dzień opóźnienia, począwszy od dnia następującego po ustalonym terminie płatności.

Warto pamiętać, że nawet jednodniowe opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia stanowi naruszenie obowiązków pracodawcy. Choć jednorazowy incydent tego typu może nie być uznany przez sąd za ciężkie naruszenie praw pracowniczych, to regularny brak wypłaty na czas otwiera pracownikowi drogę do natychmiastowego rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy.

Kluczowe w sporze prawnym jest to, jak udowodnić, że pracodawca nie płaci. W Sądzie Pracy sprawa jest o tyle ułatwiona, że to na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, iż dokonał przelewu. Pracownik musi jedynie przedstawić wyciąg z konta bankowego potwierdzający brak wpływu środków w wymaganym terminie. Jeśli zastanawiasz się, co zrobic gdy pracodawca nie chce wyplacic pieniedzy, przygotuj kopię umowy, paski płacowe (RMUA) oraz wspomniany wyciąg bankowy.

Pracownik, który nie otrzymał wynagrodzenia wskutek niewypłacalności pracodawcy, może dochodzić swoich praw na podstawie ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. ustawy należności z tytułu wynagrodzenia za pracę, wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy oraz innych świadczeń pokrywa FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Przepisy określają, za jaki okres pracownik może otrzymać rekompensatę z Funduszu.

Jeśli niewypłacalność pracodawcy nie została jeszcze potwierdzona postanowieniem sądowym, ale pracodawca zaprzestał działalności gospodarczej, spełniając wszystkie warunki z art. 12a ust. 2 ww. ustawy, pracownik może ubiegać się o zaliczkę na poczet zaległego wynagrodzenia. Wysokość zaliczki nie może przekraczać minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Zgodnie z art. 55 § 11 k.p. pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez okresu wypowiedzenia, czyli w trybie natychmiastowym, wskutek ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika przez pracodawcę. Co więcej, pracownikowi należy się odszkodowanie równe wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia. Jeżeli umowa o pracę została zawarta na czas nieokreślony, to odszkodowanie trzeba obliczyć za czas pozostały do jej końca, ale nie za dłuższy niż okres wypowiedzenia.

Czy nieterminową wypłatę wynagrodzenia można sklasyfikować jako ciężkie naruszenie obowiązku pracodawcy? To zależy od liczby dni zwłoki, które odlicza się od pierwszego dnia po terminie wypłaty wynagrodzenia do dnia otrzymania pieniędzy przez pracownika. Według orzecznictwa jednodniowe lub kilkudniowe opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia jest naruszeniem podstawowych obowiązków wobec pracownika, ale nie stanowi ciężkiego naruszenia, szczególnie jeśli to jednorazowa sytuacja.

Obowiązek rozliczenia się nie ustaje wraz z odejściem z firmy. Przypadki, w których były pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia, najczęściej dotyczą ekwiwalentu za niewykorzystany urlop lub ostatniej pensji. Pamiętajmy, że sytuacja, w której pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia po rozwiązaniu umowy, uprawnia byłego pracownika do takich samych roszczeń (w tym odsetek), jak w trakcie trwania stosunku pracy.

Czy wypłata może być po 10. dniu kalendarzowym miesiąca?

Nie, bo Kodeks pracy obliguje pracodawcę do wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca kalendarzowego. Przepisy nie przewidują uzgadniania z pracownikami innego terminu, np. 15. dnia roboczego kolejnego miesiąca. Pamiętaj, że przepisy wewnątrzzakładowe nie mogą uwzględniać rozwiązań mniej korzystnych dla osób zatrudnionych niż te, które wynikają z prawa pracy. Oczywiście pracodawca może zmienić termin wypłaty wynagrodzenia w aktach wewnątrzzakładowych, ale nowa data musi być zgodna z przepisami.

Zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynagrodzenia stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy o pracę lub innego stosunku prawnego. W związku z tym spóźnione wynagrodzenia zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów dopiero w dniu wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownikom. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę stanowią koszt w miesiącu, w którym są należne, o ile płatnik ureguluje je w terminie. W przeciwnym razie zostaną kosztem dopiero w dniu opłacenia.