Jak usprawnić kadry i płace w firmie? Wskazówki eliminujące błędy i poprawiające efektywność

Specjaliści ds. kadr i płac są jednymi z najczęściej poszukiwanych pracowników działu zarządzania zasobami ludzkimi. Wysoki popyt wynika z m.in. nieustannych zmian w skomplikowanym prawie. Pracodawcy muszą zadbać nie tylko o bezbłędne, terminowe rozliczenia pracowników, ale również o efektywność działu kadr i płac. Czy wiesz, że oprogramowanie może wpływać nawet na poziom rotacji pracowników w firmie? Sprawdź, jak usprawnić kadry i płace, aby cała organizacja czerpała korzyści, zarówno „twarde” (np. listy płac bez omyłek), jak i „miękkie” (np. wygodną komunikację).

Uczestnicy badania „The potential of payroll in 2024: Global payroll survey” ADP oczekują, że transformacja procesów kadrowo-płacowych w ciągu najbliższych 2-3 lat zapewni im oszczędności pieniężne (33%), ułatwi digitalizację (33%) i zwiększy produktywność (30%). Respondenci odpowiedzialni za modernizację kadr i płac zamierzają również:

• zwiększyć zaangażowanie pracowników,
• wdrożyć politykę DEI (Diversity, Equity, Inclusion), szczególnie w kontekście jawności wynagrodzeń i równości płac,
• ulepszyć ochronę danych,
• ułatwić firmie międzynarodową ekspansję,
• zintegrować różne systemy,
• poprawić wizerunek pracodawcy.

Co więcej, liderzy w obszarze payrollu są zainteresowani technologią chmurową, która:

• uprości kompletowanie danych pracowników,
• zapewni nowe możliwości w analityce i raportowaniu,
• przyspieszy przygotowywanie raportów,
• upłynni procesy kadrowo-płacowe,
• zagwarantuje zgodność z przepisami i ewentualne aktualizacje systemu po zmianach przepisów,
• zapewni zdalny dostęp do informacji kadrowo-płacowych.

Ok. 30% ankietowanych zadeklarowało, że zamierza udostępnić pracownikom nowe formy wypłaty wynagrodzeń. 1/3 specjalistów przyznała, że musi usprawnić kwestie związane z poprawnym i terminowym naliczaniem wynagrodzeń. Jeżeli pojawiają się błędy, muszą minąć aż 2-3 cykle płacowe, zanim pomyłki zostaną wyeliminowane. Te negatywne doświadczenia pracowników pogarszają ich dobrobyt (szczególnie na tle finansowym) i utrudniają zatrzymywanie talentów w firmie.

Praca działu kadr i płac wpływa na funkcjonowanie całej firmy. Z tego względu usprawnienia procesów kadrowo-płacowych muszą wykraczać poza eliminację błędów w ewidencji czasu pracy czy na listach płac.

„Program naprawczy” może obejmować:

• automatyzację czasochłonnych i powtarzalnych obowiązków,
• wybór nowego systemu kadrowo-płacowego,
• wyznaczenie wskaźników ułatwiających podejmowanie decyzji na podstawie twardych danych,
• udostępnienie pracownikom ich danych kadrowo-płacowych w przystępnej formie online,
• eliminację papierowego obiegu dokumentów na rzecz elektronicznego, szczególnie w organizacji zatrudniającej pracowników stacjonarnych, hybrydowych i zdalnych,
• udoskonalenie procesów kadrowo-płacowych na poszczególnych etapach w cyklu życia pracownika, przede wszystkim onboardingu (od którego zależy kontynuowanie współpracy) i offboardingu (który wpływa na finalne postrzeganie firmy przez byłego pracownika),
• odświeżenie – potencjalnie wadliwych – systemu wynagrodzeń i polityki płacowej,
• zaplanowanie budżetu na szkolenia z zakresu rozliczeń pracowników, zwłaszcza w okresie nowelizacji przepisów, oraz umiejętności miękkich,
• ulepszenie systemu motywacyjnego – w formie świadczeń płacowych i pozapłacowych,
• wdrożenie raportów TRS (Total Reward Statement), czyli raportów o łącznych korzyściach z pracy, które podsumowują wszystkie benefity.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych uwalnia specjalistów od czasochłonnych, rutynowych, żmudnych zadań, np. ręcznego przepisywania zaakceptowanych wniosków urlopowych do programu kadrowo-płacowego. Nużące krążenie między elektronicznymi dokumentami, które są rozproszone w różnych źródłach, sprzyja popełnianiu błędów na listach płac lub w deklaracjach wysyłanych do urzędu skarbowego oraz ZUS. Takie pomyłki zmniejszają zaufanie pracowników do pracodawcy.

Wolisz prowadzić procesy kadrowo-płacowe wewnątrz firmy? Platforma SD Worx TribePerk realizuje potrzeby pracodawców, specjalistów ds. kadr i płac oraz pracowników. Dane, które są niezbędne do rozliczeń, są przechowywane w jednym miejscu i przesyłane automatycznie między modułami. Technologia chmurowa sprawia, że informacje można sprawdzać w dowolnym miejscu, o dowolnym czasie. Dział kadrowo-płacowy, który zostaje odciążony z wielu prostych zadań administracyjnych, może się skupić na strategicznych wyzwaniach, np. analizie wynagrodzeń rynkowych czy budowaniu systemu benefitów.

Uwolnij dział kadrowo-płacowy od najprostszych pytań pracowników

„State of AI and Automation in HR 2024” podaje, że chociaż 71% HR-owców poświęca większość czasu na rozmowy 1:1 z pracownikami, to 57% respondentów spędza go na odpowiadaniu na proste pytania. Co więcej, 27% uczestników badania „Future of Payroll Report 2024” zadeklarowało, że pracownicy zadają więcej pytań, kiedy firma dostosowuje procesy do zmian w przepisach.

Jak zredukować obciążenie działu kadrowo-płacowego tak, aby zapewnić pracownikom łatwy, szybki dostęp do zrozumiałych informacji?

• Zastąp tradycyjny program kadrowo-płacowy, z którego korzystają wyłącznie specjaliści, oprogramowaniem w chmurze. Platforma kadrowo-płacowa z funkcją employee self-service, czyli samoobsługą pracowniczą, ozwala pracownikom samodzielnie sprawdzać składniki wynagrodzeń na elektronicznym pasku płacpowym, wymiar urlopu wypoczynkowego czy liczbę dni zwolnień lekarskich.
• Wdroż chatboty i voiceboty oparte na sztucznej inteligencji do odpowiadania na proste pytania. Oczywiście skomplikowany przypadek będzie wymagać indywidualnego pochylenia się nad pracownikiem, ale chatbot lub voicebot zasilany bazą danych udzieli odpowiedzi na proste pytania, np. jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik, który chce wziąć urlop okolicznościowy.
• Przygotuj tradycyjne FAQ, które odpowie na najczęstsze pytania pracowników. W pierwszej kolejności możesz się skupić na wyjątkowych okresach, np. autozapisach do PPK, wykorzystywaniu zaległego urlopu czy rozliczeniach PIT.

Niezależnie od tego, czy wybierzesz tradycyjne rozwiązanie (pisemne FAQ), czy nowocześniejszą opcję, pracownicy będą mogli uzyskać odpowiedzi w dowolnym momencie.Nie będą musieli czekać na odpowiedź z działu kadr i płac czy biura rachunkowego.

Zastąp niekompatybilne aplikacje kompleksowym, zautomatyzowanym oprogramowaniem

Jak podaje raport „Software Directory 2024” CIPP (The Chartered Institute of Payroll Professionals), implementacja nowego oprogramowania kadrowo-płacowego oszczędza czas oraz pieniądze – zarówno na poziomie działu kadrowo-płacowego, jak i całej organizacji. Co więcej, ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych, które przekładają się na skuteczniejsze pozyskiwanie i utrzymywanie talentów w firmie.

Nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe może oszczędzić nawet 30 godzin na ręcznym kompletowaniu danych kadrowo-płacowych w dużych firmach. Aż tyle czasu na tę czynność przeznaczyła 1/5 zespołów, która wzięła udział w badaniu APD za 2023 rok.

Ważność badań okresowych, ukończenie 26. roku życia przez osobę zatrudnioną, kończąca się umowa na czas określony – cykl życia pracownika obfituje w wiele istotnych terminów, które wpływają na rozliczenia, a nawet na dopuszczenie danej osoby do pracy. Jeśli specjalista ds. kadr i płac przeoczy te wydarzenia w natłoku zadań, ryzykuje nie tylko źle naliczonym wynagrodzeniem, ale także odpowiedzialnością pracodawcy za nieprzestrzeganie przepisów. Platforma kadrowo-płacowa TribePerk eliminuje to ryzyko dzięki systemowi powiadomień o ważnych zdarzeniach.

CIPP (The Chartered Institute of Payroll Professionals) podaje, że 76% specjalistów odczuwa presję związaną z jak najszybszą modyfikacją procesów kadrowo-płacowych. Co więcej, pracodawcy i pracownicy oczekują o działu kadr i płac bezbłędnego realizowania obowiązków. To bywa źródłem niepokoju, przytłoczenia i stresu, który potęguje się w okresie nowelizacji Kodeksu pracy oraz innych przepisów. Aż 49% respondentów poskarżyło się na nadgodziny i zwiększone obciążenie pracą. Niestety, 18% ankietowanych przyznało, że zdarzyło im się popełnić błędy w napiętym okresie.

Czy można tego uniknąć?

Tak, wykorzystując zewnętrzne oprogramowanie, którego dostawca gwarantuje aktualizacje, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Platforma SD Worx TribePerk nadąża za zmianami, zapewniając niezbędne funkcjonalności zawsze na czas. Dzięki temu firma nie ponosi kosztów związanych z modernizacją własnego oprogramowania, a pracodawca nie ryzykuje, że poniesie przykre konsekwencje za brak przygotowania do nowych przepisów.

Jedna z największych zalet outsourcingu kadrowo-płacowego to eksperckie wsparcie w okresie zmian w przepisach dotyczących zatrudnienia. Przedsiębiorcy, którzy zlecają obsługę kadr i płac TribePerk, mają pewność, że pracownicy są rozliczani zgodnie z obowiązującym prawem.

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych, który bazuje na załącznikach w e-mailach, to lepsze rozwiązanie niż papierowy wariant, aczkolwiek wcale nie najlepszy. Istnieje ryzyko, że wiadomości zostaną przypadkowo pominięte lub przełożony przekaże wniosek kadrom, ale zapomni odpowiedzieć pracownikowi (albo odwrotnie). System z funkcją wnioskowania eliminuje takie nieporozumienia.

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk umożliwia składanie wniosków o urlopy, pracę zdalną i zwolnienia od pracy. Co więcej, oprogramowanie oszczędza czas pracowników na wypełnianiu wzorów wniosków, bo potrzebne informacje można wyklikać w kilka sekund. Poza tym pracownik widzi, ile dni urlopu mu zostało, więc nie musi dopytywać kadr. Dni wolne innych osób są widoczne we wspólnym kalendarzu. Dzięki temu pracownicy mogą planować urlopy tak, aby unikać kolidujących się nieobecności.

Dział kadrowo-płacowy powinien monitorować specyficzne wskaźniki. CloudPay w publikacji „Global Payroll Efficiency Index 2024” sugeruje 5 kluczowych wskaźników efektywności dla payrollu:

1. FTA (First-time approvals) – listy płac zatwierdzone za pierwszym razem (bez poprawek).
2. DII (Data input issues) – stosunek liczby błędów wynikających z niepoprawnego wprowadzania danych do oprogramowania kadrowo-płacowego do wszystkich błędów na liście płac.
3. Liczba błędów na określoną liczbę pasków płacowych – tę miarę należy dopasować do liczby osób zatrudnionych w organizacji.
4. CAL (Calendar length) – liczba dni potrzebna do rozliczenia pracowników za dany miesiąc.
5. SI (Supplementary impact) – liczba procesów kadrowo-płacowych poza zwykłym cyklem rozliczania pracowników, która wynika np. z popełnionych błędów.

Dodatkowo warto monitorować, ile pytań zadają pracownicy działowi kadrowo-płacowemu oraz ile czasu zajmuje udzielenie im odpowiedzi. Oczywiście specjalistów ds. kadr i płac należy uwzględniać w innych miernikach, np. wskaźniku nieobecności, dzięki któremu można oszacować, kiedy występuje najwięcej absencji, i podjąć działania zapobiegające niedotrzymaniu terminów.

Tylko 3 na 5 uczestników badania „Future of Payroll Report 2024” CIPP przyznało, że ich organizacja oferuje rozwijanie kwalifikacji płacowych w ramach benefitu. Pracodawcy, którzy inwestują w rozwój pracowników w dziale kadr i płac, robią to na różne sposoby:

• przyznają dodatkowe dni wolne (np. w formie urlopu szkoleniowego),
• ponoszą koszty edukacji,
• przyznają podwyżki pracownikom, którzy zdobyli nowe umiejętności i poszerzyli wiedzę,
• oferują awanse,
• doceniają edukowanie się pracowników na forum, np. wysyłają e-maile z gratulacjami po ukończeniu kursu czy studiów.

CIPP (The Chartered Institute of Payroll Professionals) przeanalizował, jakich umiejętności oczekuje się od pracowników działu kadr i płac. Oczywiście najbardziej pożądana jest wiedza prawna (96%) i techniczna (90%), ale pracodawcy poszukują kandydatów również ze smykałką do organizacji (93%) i… umiejętnościami komunikacyjnymi (90%)!

Chociaż praca w kadrach i płacach kojarzy się przede wszystkim z kompetencjami twardymi, np. naliczaniem wynagrodzeń, to specjaliści muszą rozmawiać z pracownikami tak, aby wyjaśniać im trudne przepisy w zrozumiały sposób. Co więcej, problemy pracownicze wymagają empatycznego podejścia, szczególnie jeśli są związane z prywatnym życiem.

Tak się składa, że respondenci uznali empatię za ważniejszą niż umiejętności matematyczne. To potwierdza, że kompetencje twarde można dość szybko przyswoić, szczególnie obsługując zautomatyzowane oprogramowanie, ale kompetencje miękkie są trudniejsze do rozwinięcia.