Odprawa dla pracownika zwolnionego z pracy – zasady, kwoty, terminy i wyjątki

Jeśli zatrudniasz co najmniej 20 pracowników, zwolnionym może przysługiwać odprawa pieniężna. Nie opisuje jej Kodeks pracy, regulujący wyłącznie odprawy emerytalno-rentowe i pośmiertne. Odprawę dla zwolnionego pracownika wypłaca się zgodnie z ustawą o szczególnych zasadach rozwiązywania umów o pracę z pracownikami z przyczyn, które ich nie dotyczą. Kiedy zwolnionej osobie należy się odprawa? Sprawdź przepisowe kwoty, terminy i wyjątki.

1. Kiedy zwolnionemu pracownikowi należy się odprawa pieniężna?
2. Przykłady przyczyn niedotyczących pracowników
3. Rodzaje zwolnień pracowniczych a odprawa pieniężna
4. Jak obliczyć odprawę pieniężną?
5. Kiedy wypłacić odprawę pracownikowi?
6. Dodatkowe pytania o odprawę pieniężną
   • Czy pracodawca może ustalić inną wysokość odpraw niż ustawową?
   • Czy odprawa przysługuje po zwolnieniu dyscyplinarnym?
   • Czy odprawa należy się pracownikowi, który odrzucił wypowiedzenie zmieniające?
   • Czy odprawę wypłaca się pracownikowi, który rozwiązał umowę ze względu na ciężkie naruszenie obowiązków przez pracodawcę?
   • Czy odprawę ujmuje się na świadectwie pracy?

Którym pracownikom należy się odprawa?

Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty odprawy pieniężnej zwolnionemu pracownikowi, jeśli spełnia się jednocześnie kilka warunków:

1. Firma zatrudnia co najmniej 20 pracowników (w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy). Do tej grupy zalicza się zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Pomija się osoby z podpisanymi umowami cywilnoprawnymi.
2. Zwolniona osoba była zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Nie ma znaczenia, czy był to pełny etat, czy niepełny.
3. Rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika. Jak interpretować to sformułowanie? Z orzecznictwa wynika, że to nie tylko przyczyny leżące po stronie pracodawcy, ale także inne, obiektywne, które nie dotyczą obu stron stosunku pracy, ale skutkują jego rozwiązaniem (sygn. akt III AUa 1293/16). Uwaga – pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie lub zaproponować rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron.

Na prawo do odprawy nie wpływa ani zwolnienie lekarskie w okresie wypowiedzenia, ani wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w tym czasie.

Przykład

Emil zatrudnia 48 osób na podstawie umowy o pracę. Niestety, podwyżki cen energii, opakowań produktów, transportu oraz spadek sprzedaży, który prawdopodobnie będzie się utrzymywał przez kolejne miesiące, zmuszają Emila do rozwiązania umów o pracę z 8 osobami. Każdy zwolniony pracownik powinien otrzymać odprawę pieniężną, ponieważ traci pracę wskutek winy pracodawcy.

Gdyby Emil:

• zatrudniał mniej niż 20 pracowników,
• musiał zwolnić pracowników z ich winy, np. wskutek niewywiązywania się z obowiązków, otrzymywania licznych skarg od klientów narzekających na jakość obsługi,
• rozwiązywał umowy cywilnoprawne (umowy zlecenie, umowy o dzieło),

nie musiałby wypłacać odprawy w każdym z tych przypadków.

Ponadto pracownik nie dostanie odprawy pieniężnej, jeśli jego umowa o pracę rozwiąże się z upływem czasu, na który została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca ani nie przedłuży umowy o pracę na czas określony, ani nie zaproponuje pracownikowi umowy na czas nieokreślony, nie musi wypłacać odprawy.

Przykład

Pracownik podpisał umowę o pracę na 12 miesięcy. Zbliża się termin jej rozwiązania – 30 stycznia 2023 roku. Przedsiębiorca nie podpisze nowej umowy z zatrudnionym, któremu nie będzie należeć się odprawa.

Przykładowe przyczyny rozwiązania umowy o pracę, które nie dotyczą pracownika

Przyczyny niedotyczące pracowników, które prowadzą do rozwiązania umów o pracę, mają zwykle charakter ekonomiczny lub organizacyjny. Pracodawca może uargumentować zwolnienie:

• ogłoszeniem upadłości firmy,
• likwidacją przedsiębiorstwa,
• likwidacją stanowiska pracy,
• zmianami w strategii rozwoju firmy, wskutek których utrzymywanie niektórych działów jest nieopłacalne,
• coraz wyższymi kosztami utrzymania przedsiębiorstwa, wskutek których musi zmniejszyć koszty zatrudnienia,
• zautomatyzowaniem zadań wykonywanych przez niektórych pracowników.

Odprawa pieniężna w zwolnieniach grupowych i zwolnieniu indywidualnym

Odprawy dla pracowników wypłaca się zarówno po zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych.

Mówimy o zwolnieniu grupowym, kiedy pracodawca zwalnia w ciągu 30 dni:

• 10 pracowników, gdy zatrudnia od 20 do 99 osób,
• 10% zatrudnionych, gdy zatrudnia od 100 do 299 osób,
• 30 pracowników, gdy zatrudnia minimum 300 osób.

Zasady wypłaty odpraw wskutek zwolnień grupowych są identyczne jak w przypadku zwolnień indywidualnych – umowy o pracę rozwiązuje się na podstawie wypowiedzenia ze strony pracodawcy lub porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników.

Ile wynosi odprawa pieniężna dla zwolnionego pracownika?

Wysokość odprawy pieniężnej jest uzależniona od wysokości wynagrodzenia i stażu pracy danego pracownika. Do stażu pracy wlicza się wszystkie okresy przepracowane w danej firmie, nawet jeśli występowały między nimi przerwy. Trzeba zsumować okresy zatrudnienia również, gdy:

• przedsiębiorstwo przeszło na innego pracodawcę zgodnie z art. 231 k.p.,
• na mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunku pracy nawiązanym przez wcześniejszego pracodawcę.

Ponadto maksymalna wysokość odprawy dla pracownika, który utracił pracę w trybie opisanym w ustawie o zwolnieniach grupowych, jest równa 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania umowy o pracę. To oznacza, że:

• od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku będzie wynosić 52 350 zł (3490 zł × 15),
• od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku będzie wynosić 54 000 zł (3600 zł × 15).

Aby obliczyć wysokość odprawy pieniężnej, musisz znać zasady stosowane przy obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – oczywiście z wykluczeniem współczynnika urlopowego.

Co ze składkami ZUS i zaliczką na podatek dochodowy? Odprawy z tytułu zwolnienia indywidualnego lub grupowego są opodatkowane, ale zwolnione z oskładkowania. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego odprawy, które wypłaca się pracownikom z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Kiedy trzeba wypłacić odprawę dla pracownika?

Pracownik powinien otrzymać odprawę w dniu rozwiązania umowy o pracę, najpóźniej – do dnia wypłaty ostatniego wynagrodzenia za pracę. Prawo do odprawy przedawnia się dopiero po 3 latach od rozwiązania stosunku pracy.

Przykład

Ostatni dzień okresu wypowiedzenia Agaty wypada 28 lutego 2023 roku. Pracowniczka otrzymywała wynagrodzenie 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego. To oznacza, że jeśli pracodawca nie wypłaci Agacie odprawy 28 lutego, finalny termin wypada 10 marca. Po tym terminie zwolniona pracowniczka miałaby prawo do odsetek. Gdyby Agata nie wiedziała, że należy się jej odprawa, mogłaby jej wymagać aż do 28 lutego 2026 roku.

Dodatkowe pytania o odprawę dla pracownika

Czy pracodawcy mogą ustalać własne warunki odpraw?

Tak, jeśli są korzystniejsze dla pracowników, np. zapewniają wyższe odprawy niż wynikające z ustawy. Poza tym pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników może zawrzeć w przepisach wewnątrzzakładowych zasady, na podstawie których będzie przyznawał odprawy zwolnionym, chociaż nie musi tego robić według prawa pracy.

Czy pracownikowi zwolnionemu dyscyplinarnie należy się odprawa?

Pracownik, którego zwolniono dyscyplinarnie, nie otrzyma odprawy. W tym przypadku wyłączną przyczyną rozwiązania umowy o pracę jest wina pracownika, a nie pracodawcy. Jeśli pracownik nie zgadza się ze zwolnieniem w trybie dyscyplinarnym, może odwołać się do sądu pracy. Gdyby okazało się, że przyczyną zwolnienia były sprawy po stronie pracodawcy, pracownik mógłby się domagać i odprawy, i odszkodowania.

Pracodawca złożył wypowiedzenie zmieniające, a pracownik je odrzucił. Czy trzeba mu wypłacić odprawę?

To zależy, czy przyczyny wypowiedzenia zmieniającego tkwiły wyłącznie po stronie pracodawcy, czy nie. Co do zasady, jeśli przedsiębiorca uzasadnił zmianę warunków zatrudnienia np. problemami finansowymi firmy wskutek niskiej sprzedaży, pracownik, który nie zgodzi się na tę „propozycję”, powinien otrzymać odprawę. Trzeba jednak zauważyć, że pracownik nieakceptujący nowych warunków niejako przyczynia się do rozwiązania umowy o pracę, co neguje wypłatę odprawy. Z orzecznictwa wynika, że odmowa pracownika powinna być „uzasadniona”. Można przyjąć, że pracownik zachowuje prawo do odprawy pieniężnej, jeśli pracodawca zaproponuje mu np. objęcie stanowiska poniżej kwalifikacji lub znacząco niższe wynagrodzenie przy zachowaniu tych samych obowiązków. Każdy przypadek powinien być przeanalizowany indywidualnie.

Pracownik rozwiązał umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, ponieważ pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia obowiązków wobec pracownika. Czy w tej sytuacji wypłaca się odprawę?

Z orzecznictwa wynika, że prawo pracownika do odszkodowania za ciężkie naruszenie obowiązków wobec pracownika przez pracodawcę nie zastępuje odprawy. Świadczenia mają różny charakter, więc się nie powielają. Chociaż to pracownik rozwiązał umowę i nie zachował okresu wypowiedzenia, przyczyna tkwiła po stronie pracodawcy, który powinien wypłacić odprawę.

Czy świadectwo pracy musi zawierać informację o odprawie?

To zależy od rodzaju odprawy. Jeśli pracownik przeszedł na emeryturę lub rentę, pracodawca powinien zapisać na świadectwie pracy, że wypłacił odprawę emerytalno-rentową. Wystarczy odnotować samą wypłatę – bez kwoty. § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w sprawie świadectwie pracy podaje, że ten dokument musi zawierać informacje, które są niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych oraz dotyczą m.in. świadczeń określonych przez prawo pracy. Ponadto zgodnie z art. 921 § 2 k.p. pracownik otrzymuje odprawę emerytalno-rentową jednorazowo, aczkolwiek ma prawo do kilku odpraw, jeśli przechodzi na emeryturę lub rentę równolegle u kilku pracodawców. Pracodawca nie musi ujmować odprawy pieniężnej na świadectwie pracy, jeśli wypłacił ją z tytułu zwolnienia pracownika w trybie ustawy o zwolnieniach grupowych. Ta odprawa nie wpływa na uprawnienia u kolejnego pracodawcy.