Nowy wzór PIT-2 obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku. Przygotuj się na pytania pracowników
Chociaż nowa, rozszerzona wersja PIT-2 jest korzystniejsza dla działów kadrowo-płacowych, bo gromadzi informacje niezbędne do obliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, rozbudowany formularz może wzbudzać wątpliwości. Dowiedz się, co się zmienia od 1 stycznia 2023 roku i o co mogą Cię pytać pracownicy.
Jaki cel miał PIT-2 do tej pory?
PIT-2 to oświadczenie składane przez pracownika w celu obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (pdof). Jeśli pracownik złożył PIT-2, pracodawca mógł pomniejszać comiesięczne zaliczki na pdof o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł od sierpnia 2022 roku.
PIT-2 otrzymywał wyłącznie jeden pracodawca, nawet jeśli podatnik był zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy lub na podstawie różnych umów w co najmniej dwóch firmach.
Czym się różni wzór PIT-2 (wersja 9) od poprzedniego?
Nowy PIT-2 (wersja 9), czyli „Oświadczenia/wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”, obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku. Co najważniejsze, zmienił się zakres formularza i osoby uprawnione do jego złożenia.
Zakres informacji
Pracownik, który wypełni nowy PIT-2, przekaże pracodawcy wszystkie informacje, które wpływają na sposób obliczenia zaliczki na pdof, czyli:
- kwotę zmniejszającą podatek (1/12 – 300 zł, 1/24 – 150 zł, 1/36 – 100 zł w zależności od liczby płatników, z którymi podatnik ma podpisane umowy) lub rezygnację z niej,
- oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów w sposób przewidziany dla małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci,
- oświadczenie o spełnieniu warunków uprawniających do skorzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (na podstawie stałego lub czasowego miejsca zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz braku dodatku za rozłąkę),
- oświadczenie o spełnieniu warunków do zastosowania ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+, ulgi dla pracujących seniorów,
- wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych i pracowniczych kosztów uzyskania przychodu,
- wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów,
- wniosek o niepobieranie zaliczek ze względu na przewidywanie, że dochody, które podlegają opodatkowaniu wg skali podatkowej, nie przekroczą 30 000 zł w danym roku.
Kto może złożyć nowy PIT-2?
PIT-2 będą mogły składać nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także osoby osiągające przychód z m.in.:
- pracy nakładczej,
- spółdzielczej umowy o pracę,
- umowy zlecenie,
- umowy o dzieło,
- kontraktu menedżerskiego,
- praw majątkowych.
PIT-2 po ustaniu zatrudnienia
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2023 roku płatnik nie będzie uwzględniał oświadczeń i wniosków podatnika po ustaniu zatrudnienia, czyli np. kiedy okres zatrudnienia zakończył się 30 września, a wynagrodzenie za wrzesień zostanie wypłacone do 10 października.
Jedyne wyjątki to:
- wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych,
- wniosek o niestosowanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodu,
- wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów.
Jak wypełnić nowy wzór PIT-2?
PIT-2 można złożyć na oficjalnym, papierowym druku, ale nie trzeba. Wzór udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie jest obligatoryjny. Twój pracownik może Ci przesłać oświadczenia i wnioski w inny sposób, np. w formie elektronicznej poprzez system kadrowo-płacowy.
Dane identyfikacyjne podatnika i dane płatnika (część A i B)
Oprócz NIP-u i PESEL-u podatnika (pole 1) trzeba podać jego imię, nazwisko i datę urodzenia (pola 2, 3 i 4). W przypadku płatnika należy wpisać pełną nazwę firmy (pole 5), która odprowadza podatek dochodowy za pracownika, zleceniobiorcę czy wykonawcę dzieła. W tym polu można dopisać również źródło przychodów, którego dotyczy formularz, np. umowę o pracę czy umowę cywilnoprawną.
Oświadczenie o kwocie zmniejszającej zaliczkę na podatek (część C)
Oświadczenie w części C składa się np. pracodawcy, zleceniobiorcy bądź zamawiającemu dzieło. Podatnik może podzielić kwotę zmniejszającą podatek między maksymalnie 3 płatników (3 × 100 zł). Każdemu z nich należy złożyć oddzielny PIT-2.
Jeśli pracownik ma podpisane co najmniej 2 umowy z tym samym pracodawcą, np. umowę o pracę i umowę o dzieło, i chce skorzystać z kwoty zmniejszającej podatek, powinien złożyć PIT-2 oddzielnie dla UoP i UZ, wskazując 1/24 kwoty (150 zł) w każdym oświadczeniu.
Uwaga – oficjalny druk nie ma pola umożliwiającego wskazanie źródła przychodów, którego dotyczy PIT-2. Jeżeli podatnik składa 2 formularze PIT-2 w tej samej firmie, może dopisać źródło przychodów w polu 5 w części B (danych płatnika). Gdyby zdarzyło się, że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podpisze umowę zlecenie i wypełni za nią PIT-2 w późniejszym terminie, nie trzeba aktualizować oświadczenia PIT-2 za umowę o pracę. Wystarczy wskazać źródło przychodów w drugim PIT-2.
| Liczba i rodzaj umów | Liczba pracodawców | Kwota zmniejszająca podatek w PIT-2 |
| umowa o pracę | 1 | 300 zł |
| umowa o pracę (1/2 etatu) + umowa o pracę (1/2 etatu) | 1 | 300 zł (1 oświadczenie, ponieważ istnieje tylko jedno źródło przychodów – praca na etacie u 1 pracodawcy) |
| umowa o pracę + umowa o pracę | 2 | 150 zł (2 oświadczenia, po 1 dla pracodawców) |
| umowa o pracę + umowa zlecenie | 1 | 150 zł (2 oświadczenia dla 1 pracodawcy) |
| umowa o pracę + umowa zlecenie | 2 | 150 zł (2 oświadczenia, w tym 1 dla pracodawcy, 1 dla zleceniodawcy) |
| umowa o pracę + umowa zlecenie + umowa o dzieło | 3 | 100 zł (3 oświadczenia, w tym 1 dla pracodawcy, 1 dla zleceniodawcy, 1 dla zamawiającego dzieło) |
W tabeli założyliśmy, że podatnik chce ustalić tę samą kwotę zmniejszającą podatek dla obu płatników (po 150 zł). Oczywiście można zróżnicować tę kwotę i ustalić, że pracodawca odliczy 150 zł od zaliczki na pdof, a zleceniodawca – 100 zł. Rozwiązanie jest poprawne, bo łączna kwota pomniejszenia nie przekracza 300 zł.
Oświadczenie o kwocie zmniejszającej zaliczkę na podatek (część D)
Część D jest przeznaczona dla osób z prawem do emerytury lub renty. Domyślnie organy rentowe stosują kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 1/12 (300 zł), dlatego ta opcja znajduje się tylko w polu 9, które dotyczy rezygnacji. Jeżeli podatnik chce ją zredukować tę kwotę do 1/24 (150 zł) lub 1/12 (100 zł), musi zaznaczyć odpowiedni kwadrat.
Co ważne, osoba otrzymująca emeryturę i wynagrodzenie za pracę musi pamiętać, aby suma kwot zmniejszających podatek nie przekraczała 300 zł. W takim przypadku powinna przekazać pracodawcy PIT-2 ze wskazaną kwotą 150 zł w polu C, a organowi rentowemu – PIT-3 ze wskazaną kwotą 150 zł w polu D.
Zgodnie z objaśnieniem we wzorze, tę część przekazuje się także:
- rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
- innym spółdzielniom zajmującym się produkcją rolną,
- organowi egzekucyjnemu, który wypłaca należności ze stosunku pracy i pokrewnych za zakład pracy,
- podmiotowi, który nie jest następcą prawnym zakładu pracy, ale przejmuje jego zobowiązania wynikające ze stosunku pracy i pokrewnych.
Oświadczenie o preferencyjnym opodatkowaniu dochodów (część E)
Część E wypełniają podatnicy rozliczający się jako samotni rodzice lub chcący rozliczać się wspólnie z małżonkiem. Najpierw podatnik wybiera odpowiednią opcję, a następnie deklaruje, że:
- jego przewidywane dochody nie przekroczą I progu podatkowego, a małżonek lub dziecko nie otrzymują żadnych dochodów, które łączyłyby się z jego dochodami;
- jego przewidywane dochody „wpadną” w II próg podatkowy, a łączące się dochody małżonka lub dziecka za ten sam rok będą niższe.
W obu przypadkach pracodawca pobierze 12% zaliczki na pdof, ale w pierwszym przypadku zastosuje podwójną kwotę zmniejszającą podatek, a w drugim – pojedynczą. Dodatkowe pomniejszenie zaliczki zawsze wynosi 300 zł. Nie można jej podzielić na mniejsze części.
Jeśli podatnik wypełnia PIT-2 na oryginalnym druku, skreśla niechcianą opcję.
Oświadczenie o podwyższonych kosztach pracowniczych (część F)
Część F dotyczy osób pracujących poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Przysługują im podwyższone koszty uzyskania przychodów - 300 zł zamiast 250 zł. Jeśli pracownik przeprowadzi się do miasta, w którym znajduje się np. firmowe biuro, musi ponownie złożyć PIT-2, za pomocą którego wycofa oświadczenie. Wtedy będzie musiał zakreślić kwadrat w polu 13.
Oświadczenie w sprawie ulg (część G)
Część G wypełniają osoby uprawnione do:
- ulgi na powrót,
- ulgi dla rodzin 4+,
- ulgi dla pracujących seniorów.
Jeśli podatnik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej w tej samej firmie, powinien złożyć oddzielne oświadczenia w części G dla obu źródeł przychodów.
Wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (część H)
W części H podatnik określa, czy chce zrezygnować z ulgi dla młodych bądź pracowniczych kosztów uzyskania przychodu.
Wniosek o rezygnację z 50% kosztów uzyskania przychodów (część I)
Jeżeli podatnik zrezygnuje z 50% kosztów uzyskania przychodów w części I, które przysługują w pracach twórczych, płatnik zastosuje standardowe 20% KUP.
Wniosek o niepobieranie zaliczek w roku podatkowym (część J)
Część J jest przeznaczona dla osób, które przewidują, że ich dochody nie przekroczą 30 000 zł w ciągu roku, czyli kwoty wolnej od podatku. W związku z tym chcą zrezygnować z pobierania zaliczek na pdof. To jedyna część, którą należy aktualizować w każdym roku kalendarzowym.
Podatnik wpisuje datę wypełnienia formularza i podpisuje się w części K.
Dodatkowe pytania o nowy PIT-2 (wersję 9)
Czy przedsiębiorca odpowiada za nieprawdziwe informacje podane przez pracownika?
Nie, odpowiedzialność ponosi podatnik (pracownik, zleceniobiorca), który wypełnił PIT-2. Ministerstwo Finansów podkreśliło, że płatnik (pracodawca, zleceniodawca) nie jest zobowiązany do sprawdzania, czy podatnik podał informacje zgodne z prawdą. Tym samym nie poniesie konsekwencji nieprawidłowo naliczonych zaliczek na pdof, jeśli błędy wynikały z informacji podanych w PIT-2. Gdy będzie konieczna dopłata w zeznaniu rocznym, ten koszt poniesie podatnik, nie płatnik. Jak możemy dowiedzieć się z pouczenia, za podanie nieprawdziwych danych lub zatajenie prawdziwych informacji, co naraża podatek dochodowy na uszczuplenie, grozi odpowiedzialność według Kodeksu karnego skarbowego.
Czy pracownik zatrudniony przed 1 stycznia 2023 musi ponownie składać PIT-2?
Nie musi, jeżeli nie zmieniły się okoliczności wpływające na wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik, który złożył PIT-2 w 2022 roku, powinien złożyć go ponownie w 2023 roku, kiedy np.:
- nie zgłosił pracodawcy w ubiegłym roku, żeby pomniejszał zaliczki na podatek dochodowy, a teraz chciałby to zmienić (i odwrotnie),
- podpisał umowę zlecenie z inną firmą i chce podzielić kwotę zmniejszającą podatek między dwóch pracodawców,
- wyprowadził się z miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, więc trzeba zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu,
- chce skorzystać ze zwolnień wymienionych w części G PIT-2 (ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ bądź ulgi dla pracujących seniorów).
Pracownik, który nie zdecyduje się na comiesięczne pomniejszanie zaliczki na podatek dochodowy, powinien wiedzieć, że kwota wolna od podatku nie przepadnie, tylko zostanie rozliczona w rocznym zeznaniu podatkowym.
Czy PIT-2 trzeba składać co roku?
Nie, prawie wszystkie oświadczenia i wnioski składane w ramach PIT-2 dotyczą nie tylko bieżącego roku, ale także kolejnych lat podatkowych. Wyjątkiem jest tylko część J, czyli wniosek o niepobieranie zaliczek w roku, w którym podatnik przewiduje, że dochody podlegające opodatkowaniu wg skali podatkowej nie przekroczą 30 000 zł. Część J służy albo do złożenia wniosku (pole 20), albo do wycofania wcześniej złożonego wniosku (pole 21). Podsumowując – pracownik powinien złożyć PIT-2, kiedy zmienią się okoliczności wpływające na obliczenie zaliczki na pdof, więc będzie musiał zmienić dane lub wycofać oświadczenia/wnioski.
Kiedy płatnik (pracodawca) musi uwzględnić PIT-2 w obliczaniu zaliczki na pdof?
Najpóźniej w miesiącu kalendarzowym następującym po miesiącu, w którym podatnik przekazał mu zaktualizowane oświadczenie/wniosek. Co ważne, organy rentowe uwzględniają zgłoszone zmiany do 2 miesięcy. PIT-2 można składać przez cały rok.
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Podobne wpisy
Rodzaje PIT-ów. Jakie są rodzaje deklaracji podatkowych dla różnych umów i źródeł dochodów?
Sprawdź, jakie są rodzaje PIT. Dowiedz się, jak wybrać rodzaj deklaracji podatkowej w rozliczeniu rocznym i kiedy wysłać formularz do podatnika lub US.
Dlaczego przejrzystość wynagrodzeń jest ważna?
Przejrzystość płac: ilu pracowników jest zadowolonych z przejrzystości wynagrodzeń w firmie? Jakim wyzwaniem dla pracodawców jest polityka przejrzystości płac?
Czym są elastyczne benefity i dlaczego są ważne?
Elastyczne świadczenia pracownicze: dlaczego samo oferowanie szeregu benefitów nie wystarcza? Jaka strategia tkwi w personalizacji benefitów?