Urlop okolicznościowy – kiedy i ile dni przysługuje pracownikowi?

Wielu pracowników szuka informacji wpisując w wyszukiwarkę frazy takie jak „urlop okolicznościowy pogrzeb”, „urlop na pogrzeb babci”, „urlop okolicznościowy śmierć ojca” czy „czy urlop okolicznościowy jest płatny”. W praktyce urlop okolicznościowy to dodatkowe dni wolne przyznawane pracownikowi w związku z ważnymi wydarzeniami rodzinnymi i życiowymi.

Dzięki urlopowi okolicznościowemu pracownik może wziąć 1 lub 2 dni wolne z powodu narodzin dziecka, własnego ślubu lub śmierci i pogrzebu bliskiej osoby – niekoniecznie spokrewnionej. Jakich formalności musi dopilnować osoba zatrudniona? Czy pracodawca może wymagać dokumentów uzasadniających wzięcie urlopu okolicznościowego, np. aktu zgonu?

Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od przyczyny nieobecności pracownika.

2 dni urlopu okolicznościowego należy się z tytułu:

• ślubu pracownika,
• narodzin dziecka pracownika,
• śmierci i pogrzebu małżonka, dziecka, matki, ojca, macochy lub ojczyma pracownika.

1 dzień urlopu okolicznościowego przysługuje:

• pracownikowi, którego dziecko bierze ślub,
• z tytułu śmierci i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka pracownika lub innej osoby, którą pracownik utrzymuje lub się opiekuje.

Każdemu pracownikowi przysługuje taki sam wymiar urlopu okolicznościowego. Wymiar czasu pracy (np. 1/2 etatu, 3/4 etatu) i rozkład czasu pracy (np. system równoważny, w którym pracownik pracuje przez od 6 do 12 godzin w różne dni) nie mają znaczenia.

👉 Pracownik odchodzi lub zatrudnia się w ciągu roku? Pracuje na niepełny etat? Wykorzystał urlop bezpłatny? W tych sytuacjach trzeba obliczyć urlop proporcjonalny.

Chociaż przepisy tego nie określają, urlop okolicznościowy z tytułu narodzin dziecka zwykle wykorzystuje ojciec. Matka przebywa na urlopie macierzyńskim od dnia porodu i nie może wykorzystać urlopu okolicznościowego w późniejszym terminie.

Pracownik może wykorzystywać urlop okolicznościowy wielokrotnie w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli osoba zatrudniona ma 3 dzieci, które biorą ślub w tym samym roku, zyska prawo do 3 dni urlopu okolicznościowego. Oczywiście pojedyncze wolne dni urlopu okolicznościowego trzeba zaplanować w terminach ściśle związanych ze ślubami. Pracownik nie może ich skumulować i zwiększyć wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Co do zasady, pracownik informuje pracodawcę, kiedy i dlaczego nie pojawi się w pracy, jeśli się tego spodziewa. Tak podaje § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. O ile w przypadku ślubu i narodzin dziecka – oczywiście z wyłączeniem przedwczesnego lub opóźnionego porodu – da się zaplanować urlop okolicznościowy, o tyle nagła śmierć bliskiej osoby może sprawić, że pracownik niespodziewanie nie stawi się w firmie.

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia pracodawca musi się dowiedzieć o przyczynie i okresie nieobecności niezwłocznie, a najpóźniej w jej drugim dniu.

Jeżeli przepisy wewnątrzzakładowe nie określają, jak pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o nieobecności, zatrudniony może ją uzasadnić:

• osobiście,
• za pośrednictwem innej osoby, np. koleżanki z pracy,
• telefonicznie lub za pomocą innego środka łączności, np. e-mailem,
• drogą pocztową (liczy się data stempla pocztowego).

Przykład

Ojciec Grzegorza zmarł 26 lutego (niedzielę). Kolejnego dnia pracownik poinformował pracodawcę, że chce wykorzystać 1 dzień urlopu okolicznościowego, więc zjawi się w biurze dopiero we wtorek, 28 lutego. 2 dzień urlopu okolicznościowego nie przepadł – Grzegorz wykorzystał go w dniu pogrzebu. Przepisy dopuszczają także inne rozwiązanie. Pracownik mógł wziąć 2 dni urlopu w poniedziałek i wtorek oraz poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności dopiero 28 lutego.

👉 Dzięki wdrożeniu dyrektywy unijnej do Kodeksu pracy pracownicy będą mogli korzystać ze zwolnienia od pracy wskutek siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych, które spowodowała choroba lub wypadek.

Pracodawca może przyjmować elektroniczne lub papierowe wnioski o urlop okolicznościowy. We wniosku wystarczy podać wymiar i okres urlopu oraz powód jego udzielenia. Ponadto można powołać się na podstawę prawną – § 15 ust. 1 lub 2 rozporządzenia MPiPS w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy.

Pracownik, który zaloguje się na platformę kadrowo-płacową TribePerk online, może złożyć wniosek o urlop okolicznościowy online. Najpierw wybiera odpowiedni urlop z listy, następnie określa termin i wysyła zgłoszenie. Przełożony otrzymuje powiadomienie o oczekującym wniosku.

Przepisy nie określają, czy i jak pracownik musi udowodnić, że doszło do zdarzenia, które uprawniło go do skorzystania z urlopu okolicznościowego. W praktyce zatrudnieni dostarczają pracodawcy dokumenty do wglądu, np. akt narodzin dziecka, akt zawarcia małżeństwa czy akt zgonu. Pracodawca nie jest uprawniony do przechowywania dokumentu w aktach osobowych pracownika – ani oryginału, ani kopii.

Nie. Przepisy nie zmuszają pracownika do wykorzystania urlopu okolicznościowego w dniu narodzin dziecka, ślubu czy pogrzebu. Nie narzucają też maksymalnego okresu, w którym można skorzystać z tego zwolnienia od pracy. Niemniej jak podkreśla PIP, termin wykorzystania urlopu okolicznościowego musi wiązać się z wydarzeniem, które go uzasadnia, także czasowo.

Przykład

27 marca 2023 roku żona Zbigniewa urodziła bliźniaki. Pracownikowi przysługiwały 2 dni urlopu okolicznościowego, przy czym wykorzystał 1 dzień w dniu porodu. Małżonka z córką przebywały w szpitalu do 31 marca, więc Zbigniew uznał, że wykorzysta 2 dzień urlopu okolicznościowego w piątek, aby przygotować ostatnie rzeczy w mieszkaniu i przewieźć rodzinę. Od 3 do 16 kwietnia pracownik wykorzystał urlop ojcowski. O ile zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, która wejdzie w życie 26 kwietnia, Zbigniew mógłby wykorzystać urlop ojcowski do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia, o tyle pracodawca miałby prawo do odmowy urlopu okolicznościowego po upływie niemal roku od narodzin córki. Zwróć uwagę, że to zwolnienie od pracy wiąże się z narodzinami dziecka, ale nie koniecznością opieki nad nim.

Załóżmy, że w okresie urlopu wypoczynkowego pracownika zmarła jego matka. Czy w tej sytuacji pracownik może wykorzystać 2 dni urlopu okolicznościowego i wydłużyć urlop wypoczynkowy o 2 dni?

To zależy od okresu urlopu wypoczynkowego i daty zdarzenia, które uprawnia do wykorzystania urlopu okolicznościowego. Co do zasady, nie ma przepisu, który wskazuje, że urlop okolicznościowy przerywa urlop wypoczynkowy. Zgodnie z art. 164 § 1 Kodeksu pracy pracownik może złożyć wniosek o przesunięcie urlopu wypoczynkowego ze względu na ważne przyczyny. Za taką można uznać śmierć bliskiej osoby.

1. Urlop wypoczynkowy od 1 do 21 maja, śmierć matki 20 maja. W tym przypadku pracownik może wykorzystać urlop okolicznościowy w związku z pogrzebem i jego organizacją po urlopie wypoczynkowym.
2. Urlop wypoczynkowy od 1 do 21 maja, śmierć matki 4 maja. Jeśli pracownik będzie kontynuować urlop wypoczynkowy, prawdopodobnie nie wykorzysta 2 dni urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci i pogrzebu matki po powrocie do pracy. Upłyną prawie 3 tygodnie od zdarzenia, więc związek czasowy nie zostanie zachowany. Wyjątkiem może być sytuacja, w której pracownik uargumentuje urlop koniecznością załatwienia np. spraw związanych ze spadkiem.
3. Urlop wypoczynkowy od 1 do 21 maja, śmierć matki 1 maja. W tym przypadku pracownik może złożyć wniosek o przesunięcie urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracodawca się zgodzi, pracownik może wykorzystać 2 dni urlopu okolicznościowego w związku ze śmiercią i pogrzebem matki, a potem ustalić nowy okres wypoczynku.

Pracownik, który przebywa na zwolnieniu lekarskim w dniu zdarzenia uprawniającego do urlopu okolicznościowego, nie traci prawa do wykorzystania zwolnienia od pracy w późniejszym terminie. Pracownik może wziąć udział w pogrzebie bliskiej osoby podczas L4, o ile jego obecność podczas uroczystości nie będzie kolidowała z zaleceniami lekarskimi.

Przykład

Ryszard pracuje jako grafik. Niestety, wskutek wypadku na motocyklu złamał prawą rękę. Mężczyzna jest praworęczny. Nie da rady obsługiwać programów i urządzeń tylko jedną ręką. Otrzymał zwolnienie lekarskie. W okresie L4 zmarła babcia Ryszarda. Pracownik może uczestniczyć w pogrzebie, ponieważ ma tzw. L4 chodzące. Ryszard nie może pracować, ale rekonwalescencja nie wymaga siedzenia w domu. Jeśli pracownik po powrocie do biura będzie musiał załatwić sprawy spadkowe, pracodawca powinien mu udzielić 1 dnia urlopu okolicznościowego. Gdyby Ryszard nie uzasadnił w żaden sposób wniosku, pracodawca mógłby go odrzucić ze względu na sporą rozpiętość czasową od śmierci babci do dnia urlopu okolicznościowego.

Można powiedzieć, że urlop okolicznościowy przepada, kiedy pracownik nie złoży wniosku w terminie, który uzasadnia wykorzystanie takiego dnia wolnego. Urlop okolicznościowy nie kumuluje się. To oznacza, że pracownik, który uczestniczył w ślubie dziecka i pogrzebie dziadka, nie może wykorzystać 2 dni wolnych w późniejszym terminie, np. wydłużając urlop wypoczynkowy w okresie wakacyjnym.

Przykład

Syn Matyldy wziął ślub w sobotę, 17 czerwca. Matylda zadecydowała, że weźmie 1 dzień urlopu okolicznościowego w piątek, 16 czerwca. Gdyby pracowniczka złożyła wniosek o 1 dzień urlopu okolicznościowego z tytułu czerwcowego ślubu syna dopiero w sierpniu, chcąc zyskać długi weekend od 12 do 15 sierpnia, pracodawca mógłby się nie zgodzić.

Kto płaci za urlop okolicznościowy – ZUS czy pracodawca?

Pracodawca wypłaca wynagrodzenie za urlop okolicznościowy pracownikowi. Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia osoba zatrudniona zachowuje prawo do wynagrodzenia, które ustala się tak samo, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Tak. Zgodnie z art. 618 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego powinowactwo między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka trwa, nawet kiedy małżeństwo ustało, więc rozwiedziony pracownik może wykorzystać 1 dzień urlopu okolicznościowego, biorąc udział w pogrzebie byłej teściowej lub byłego teścia. Niestety, przepisy nie przewidują takiego rozwiązania w przypadku śmierci byłego męża lub byłej żony. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik utrzymywał byłego małżonka lub byłą małżonkę lub opiekował się tą osobą mimo rozwodu.

Chociaż pracodawca powinien usprawiedliwić nieobecność pracownika, nie zachowa on prawa do wynagrodzenia za ten 1 dzień zwolnienia od pracy. Aby uniknąć bezpłatnej nieobecności, trzeba zastąpić urlop okolicznościowy urlopem wypoczynkowym.

Tak, nie ma znaczenia, kiedy i na jaki okres została zawarta umowa o pracę. Pracownik może wykorzystać 2 dni urlopu okolicznościowego nawet w pierwszym tygodniu okresu próbnego. Co ważne, nowelizacja Kodeksu pracy, która wdroży dyrektywy unijne, pozwoli pracodawcom na wydłużenie okresu próbnego o okres nieobecności pracownika, także w związku ze śmiercią bliskiej osoby, narodzinami dziecka czy ślubem.

Nie, ponieważ stan cywilny zmienił się już po pierwszym ślubie, a drugi ślub – tym razem wyznaniowy – nie sprawia, że małżeństwo zostaje zawarte kolejny raz na gruncie prawnym. Pracownik, który weźmie ślub cywilny i się rozwiedzie, może wziąć urlop okolicznościowy na kolejny ślub, ponieważ wtedy zawrze nowe małżeństwo.