Kontrola PIP – co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy? Najczęstsze kary, uprawnienia, dokumenty

Art. 13 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wymienia podmioty kontrolowane, w tym: 

• pracodawców, czyli przedsiębiorców zawierających umowy o pracę z pracownikami,
• przedsiębiorstwa oraz inne jednostki organizacyjne, które nie są pracodawcami, ale na ich rzecz świadczą pracę osoby fizyczne, w tym te, które wykonują działalność gospodarczą na własny rachunek. 

Wspomniane podmioty są kontrolowane pod kątem bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia. Co więcej, PIP weryfikuje, czy podmioty zatrudniające w rozumieniu ustawy o PPK realizują obowiązki związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Dodatkowo inspektor pracy sprawdza, czy przedsiębiorca wypłaca wynagrodzenie z umów zleceń, nie naruszając przepisów o minimalnej stawce godzinowej. 

Nie ma znaczenia forma działalności gospodarczej. Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki. 

Czy kontrola PIP odbywa się bez zapowiedzi? 

Art. 26 ust. 3 ustawy o PIP stanowi, że inspektor pracy zgłasza swoją obecność podmiotowi, zanim rozpocznie kontrolę, chyba że zgłoszenie mogłoby wpłynąć na jej wynik. To oznacza, że PIP może poinformować pracodawców e-mailowo, listownie lub telefonicznie o zbliżającej się kontroli, ale nie musi, szczególnie jeśli otrzymała skargę o nieprawidłowościach w firmie. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o PIP inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzenia kontroli o każdej porze dnia i nocy. 

Kontrola PIP z donosu – jak wygląda zgłoszenie do PIP i skarga pracownika

Czy pracodawca może się dowiedzieć, kto złożył skargę do PIP? 

Jeżeli kontrola to skutek donosu pracownika, inspektor pracy nie może przekazać pracodawcy, że przybył następstwie skargi, chyba że skarżący wyrazi zgodę na ujawnienie tej informacji. Co ważne, donosy, które są anonimowe lub podpisane fikcyjnymi danymi, często uniemożliwiają skuteczne podjęcie działań przez PIP. Zdarza się, że anonimowym autorem skargi jest... nieuczciwa konkurencja. 

Czy inspektorzy pracy mogą skontrolować pracodawcę w zakresie przekraczającym skargę? 

Tak, inspektor pracy ma prawo do rozszerzenia zakresu kontroli o aspekty, które nie zostały wskazane w donosie. To oznacza, że skarga dotycząca np. umowy cywilnoprawnej może przyczynić się do kompleksowej weryfikacji przestrzegania przepisów prawa pracy w firmie. 

Najwięcej skarg do PIP dotyczy wynagrodzeń oraz innych świadczeń płacowych! 

Pracownicy skarżą się m.in. na nieterminowe wypłacanie wynagrodzeń, zaniżone wynagrodzenia oraz niepoprawne obliczanie wynagrodzeń chorobowych, ekwiwalentów za urlop czy dodatków za nadgodziny. Dzięki kompleksowej obsłudze kadr i płac w SD Worx, możesz uniknąć błędów na listach płac, które skutkują złymi relacjami z pracownikami i skargami do PIP. Porozmawiajmy o automatyzacji kadr i płac w Twojej firmie!

Co sprawdza inspekcja pracy? Jak wygląda kontrola PIP w firmie

Zgodnie z art. 1 ustawy o PIP pracodawcy mogą się spodziewać kontroli w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. 

Pełną listę zadań PIP znajdziesz w art. 10 ww. ustawy. Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli pod kątem m.in.: 

• wynagrodzeń za pracę oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy,
• czasu pracy,
• urlopów,
• przywilejów dla pracujących rodziców,
• legalności zatrudnienia, w tym cudzoziemców, osób młodocianych i niepełnosprawnych,
• okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
• stosowania środków zapobiegających chorobom zawodowym,
• przestrzegania przepisów o przeciwdziałaniu zagrożeniom dla środowiska,
• opłacania składek na Fundusz Pracy,
• stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• obowiązków wynikających z ustawy o PPK,
• czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy,
• wymogów, które powinny spełniać wyroby wytwarzane przez przedsiębiorstwo. 

Strategia pierwszej kontroli PIP 

Program „Pierwsza kontrola” obejmuje mikroprzedsiębiorstwa (od 1 do 9 pracowników) i małe firmy (od 10 do 49 pracowników), które działają maksymalnie 3 lata i nigdy nie były kontrolowane przez PIP. W tym przypadku inspektorzy odgrywają rolę doradczo-instruktażową. To oznacza, że ich głównym celem jest wskazanie uchybień, które pracodawca musi wyeliminować w określonym czasie. Ponadto udzielają porad z zakresu prawa pracy, w szczególności tych, które służą ograniczeniu zagrożeń dla zdrowia i życia pracowników. Nie stosują sankcji, np. mandatów, chyba że kontrola wykazuje rażące naruszenie przepisów, zwłaszcza dotyczących bezpośredniego zagrożenia zdrowia i życia osób pracujących. 

Czy PIP kontroluje umowy zlecenia? 

Tak, umowa zlecenie podlega kontroli PIP. Państwowa Inspekcja Pracy otrzymała ponad 2500 skarg od zleceniobiorców i wykonawców dzieł w 2023 roku. Skarżący wskazywali, że zawarli umowy cywilnoprawne na warunkach, które charakteryzują umowy o pracę. Inne wykryte nieprawidłowości dotyczyły zgłaszania osób świadczących pracę do ubezpieczeń społecznych oraz minimalnej stawki godzinowej. 

Jak przebiega kontrola PIP? 

Inspektor pracy musi okazać pracodawcy lub osobie reprezentującej pracodawcę legitymację służbową i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Istnieje wyjątek – jeśli przedmiot kontroli uzasadnia jej niezwłoczne rozpoczęcie, np. zdrowie i życie pracowników jest zagrożone, to inspektorowi wystarczy okazanie legitymacji. Upoważnienie powinno zostać doręczone w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia kontroli. 

Opracowanie własne na podstawie art. 55 ust. 1 pkt 1-4 ustawy Prawo przedsiębiorców. Przepis nie ma zastosowania, jeżeli przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione m.in. bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska. 

Czas trwania kontroli PIP jest uzależniony od m.in. zakresu kontroli i liczby zatrudnionych pracowników. W miarę możliwości inspektor pracy powinien otrzymać oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem, np. sprzętem umożliwiającym dostęp do systemu kadrowo-płacowego. Jeśli sytuacja tego wymaga, inspektorowi należy się również odzież robocza i środki ochrony indywidualnej, np. podczas zapoznawania się z procesami technologicznymi. 

Jakie dokumenty należy przygotować do kontroli PIP? 

Inspektor pracy powinien uzyskać dostęp do elektronicznej i papierowej dokumentacji, w tym akt osobowych pracowników. Dzięki niej sprawdzi, czy pracownicy są poprawnie rozliczani i czy pracodawca realizuje obowiązki dotyczące m.in. ewidencji czasu pracy, urlopów wypoczynkowych bądź pracy hybrydowej. 

Pracodawca musi udostępnić na życzenie inspektora także akty wewnątrzzakładowe, np. regulamin wynagradzania, a nawet dokumentację techniczną i technologiczną dotyczącą budynku, w której znajduje się zakład pracy. Inspektor może zażądać przygotowania odpisów, wyciągów czy zestawień na bazie dokumentacji. Jeżeli pracodawca przechodził już kontrolę, inspektor powinien zweryfikować, czy podmiot wdrożył decyzje (i nie naruszył ponownie prawa!). 

Co więcej, inspektor pracy ma prawo żądać pisemnych i ustnych informacji od pracowników oraz osób fizycznych wykonujących pracę na rzecz podmiotu na innej podstawie niż stosunek pracy. Jeśli zajdzie taka potrzeba, inspektor może wezwać wybrane osoby na przesłuchanie. 

Jaki okres obejmuje kontrola PIP? 

Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy nie precyzuje, ile lat wstecz obejmuje kontrola PIP. Inspektor pracy ma prawo do zweryfikowania dokumentów starszych niż tegoroczne, szczególnie jeśli PIP otrzymała skargę od byłych pracowników. Co do zasady, zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Według art. 94 pkt 9b k.p okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat odliczanych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. 

Najczęstsze kary PIP i uprawnienia inspektora pracy

Pełną listę uprawnień PIP opisano w art. 11 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy pracy wydają decyzje (pisemne i ustne), wystąpienia (pisemne) i polecenia (ustne). Jeżeli uchybienia można usunąć w trakcie kontroli, pracodawca może otrzymać ustną instrukcję. Co ważne, inspektor pracy może wnieść powództwo i uczestniczyć w postępowaniu przed sądem pracy, który będzie ustalał, czy istnieje stosunek pracy między podmiotem kontrolowanym a drugą stroną umowy. 

Zgodnie z art. 11 pkt 1-7 ustawy o PIP decyzje inspektorów pracy nakazują: 

• usunięcie uchybień w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w ustalonym terminie,
• natychmiastowe wstrzymanie prac lub działalności w przypadku naruszenia zagrażającego życiu i zdrowiu pracowników, innych osób wykonujących te prace (np. na podstawie umowy zlecenia) lub prowadzących działalność (np. na podstawie kontraktów),
• natychmiastowe skierowanie pracowników do innych zadań, jeśli dopuszczono ich do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych,
• natychmiastowe wstrzymanie eksploatacji maszyn i urządzeń, które zagrażają zdrowiu i życiu ludzi,
• natychmiastowe zakazanie wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w warunkach stanowiących zagrożenie dla zdrowia i życia ludzi,
• ustalenie w wyznaczonym terminie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy,
• wykonanie badań oraz pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych, kiedy naruszono przepisy dotyczące tych badań lub trzeba stwierdzić, czy praca jest wykonywana w szczególnych warunkach,
• natychmiastowe wypłacenie należnego wynagrodzenia oraz innych świadczeń za pracę pracownikowi, przy czym należności powinny być bezsporne (w przeciwnym razie sprawę trzeba skierować do sądu pracy). 

Jeżeli naruszenia wybiegają poza wymienione w art. 11 pkt. 1-7 ustawy o PIP, inspektor pracy kieruje wystąpienie lub wydaje polecenie w sprawie ich usunięcia oraz wyciągnięcia konsekwencji. Pracodawca, który otrzyma decyzję inspektora, musi zawiadomić odpowiedni organ PIP o usunięciu naruszeń w terminie określonym w dokumencie. W przypadku wystąpienia informuje się PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych – maksymalnie w ciągu 30 dni. Ponadto Państwowa Inspekcja Pracy obliguje pracodawców do przepisowej wypłaty wynagrodzeń z umów zleceń, czyli zgodnie z minimalną stawką godzinową. 

Inspektor pracy może zgłosić naruszenia do urzędu skarbowego i ZUS 

Zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy o PIP inspektorzy pracy są zobowiązani do powiadomienia odpowiednich organów o naruszeniach prawa. ZUS powinien otrzymać informacje o nieprzestrzeganiu przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych, urząd skarbowy – o naruszeniu prawa podatkowego, Policję lub Straż Graniczną – o nielegalnym zatrudnianiu cudzoziemców, starostę – o naruszeniu przez bezrobotnego lub podmiot kontrolowany przepisów o promocji zatrudnienia oraz instytucjach rynku pracy. 

Jak się przygotować do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Już wspomnieliśmy, że pracodawca musi dostarczyć inspektorowi pracy elektroniczną i papierową dokumentację, której sprawdzenie pozwoli wykryć ewentualny brak zgodności z przepisami. Dodatkowo podmiot kontrolowany jest zobligowany do odpowiadania (w formie ustnej lub pisemnej) na pytania o sprawy objęte weryfikacją. Jeżeli kontrola PIP obejmuje kwestie BHP, inspektor pracy musi mieć dostęp do pomieszczeń, w których wykonuje się pracę, zarówno biurowych, jak i produkcyjnych. 

Najczęstsze kary PIP. Ile wynoszą mandaty? 

Średnia wysokość mandatu wystawionego przez inspektora pracy wyniosła 1300 zł, a kary grzywny orzeczonej przez sąd – 2600 zł w 2023 roku. PIP wystawiła: 

• niemal 17 200 mandatów karnych na łączną kwotę przekraczającą 22 mln zł,
• prawie 1100 wniosków o ukaranie do sądu,
• ponad 700 zawiadomień do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, przy czym aż 50% dotyczyło udaremniania lub utrudniania inspektorom wykonania czynności służbowych, a prawie 11% – fałszowania dokumentów i poświadczania nieprawdy. 

Zgodnie z art. 96 § 1a Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia inspektor pracy ma prawo do nałożenia mandatu w wysokości do 2000 zł w postępowaniu mandatowym. Jeśli ma do czynienia z podmiotem, który: 

• co najmniej dwukrotnie ukarano za wykroczenie przeciwko prawom pracownika,
• ponownie popełnił wykroczenie w ciągu 2 lat od ostatniego ukarania, 

maksymalny mandat wzrasta do 5000 zł. 

Ponadto art. 281 § 1 Kodeksu pracy, czyli katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika, stanowi, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Odmowa przyjęcia mandatu przez pracodawcę może sprawić, że inspektor wystąpi z wnioskiem do sądu o ukaranie wielokrotnie wyższą grzywną. Oczywiście inspektor może od razu skierować wniosek o ukaranie do sądu – bez wystawiania mandatu. 

Jak odpowiedzieć na protokół kontroli PIP? 

W ciągu 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontroli pracodawca może zgłosić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń. Inspektor pracy jest zobowiązany do ich zweryfikowania. Jeśli uzna, że są zasadne, musi uzupełnić protokół lub zmienić odpowiednią część. Co istotne, pracodawca, który odmówi podpisania protokołu, nie zablokuje inspektora w zastosowaniu środków wynikających z ustawy o PIP. Kontrolę, która nie wykazała żadnych nieścisłości, można udokumentować notatką urzędową podpisywaną wyłącznie przez inspektora. 

Kontrola PIP według nowych zasad. Co się zmieni w najbliższych latach? 

• Zdalne kontrole PIP – ich wdrożenie wynika z dostosowania działalności PIP do elektronicznych procesów kadrowo-płacowych oraz luki kadrowej. Przeprowadzanie kontroli online stanie się łatwiejsze zarówno dla inspektorów, jak i pracodawców, którzy zdążyli zdigitalizować dokumentację pracowników i rozpocząć rozliczanie w chmurze.
• Brak kar podczas pierwszej kontroli – pracodawcy będą mogli usunąć niedopatrzenia dzięki bezpłatnym audytom doradczym, na które sami zaproszą inspektorów. Jeśli inspektor stwierdzi naruszenie przepisów w trakcie pierwszej kontroli w danej firmie, nie nałoży sankcji.
• Nakaz przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę – jeżeli inspektor PIP stwierdzi, że umowa zlecenie ma cechy stosunku pracy, zobliguje pracodawcę do zawarcia umowy o pracę z dotychczasowym zleceniobiorcą.
• Podwyższenie kar – PIP zwraca uwagę, że aktualna wysokość kar nie motywuje części przedsiębiorstw do przestrzegania prawa pracy, szczególnie pod kątem bezpieczeństwa pracowników.