Niestabilna sytuacja geopolityczna i globalne napięcia sprzyjają utrudnionym powrotom z wakacji, a nawet mogą uniemożliwić zaplanowany przelot do domu. Wybuch wojny w Iranie sprawił, że turyści przebywający na Bliskim Wschodzie utknęli na wiele godzin – a nawet dni – za granicą. Niespodziewana nieobecność pracownika, który nie wrócił z urlopu na czas, musi zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy. Jak powinien postąpić pracodawca, kiedy pracownik utknie na lotnisku? Co zrobić, kiedy wydarzenie niezależne od obu stron umowy o pracę przerwie podróż – czy to wypoczynkową, czy służbową? Odpowiadamy.
Nowy poradnik PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) z 2 marca br. omawia ustawowe rozwiązania dla pracodawców, których pracownicy nie wrócili na czas z urlopów wypoczynkowych, bo utknęli za granicą w związku z nagłym zamknięciem przestrzeni powietrznej i odwołaniem lotów. Artykuł, który jest bazą niniejszego przewodnika, przyda się także pracownikom zastanawiającym się, czy poniosą ewentualne konsekwencje, np. finansowe, nagłej nieobecności w pracy.
Warto podkreślić, że pracodawca musi przestrzegać prawa pracy, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby zastosował rozwiązanie korzystniejsze (!) dla pracownika niż te, które wynika z przepisów. Dobrym przykładem są organizacje, w którym pracownikom przysługuje np. nielimitowany urlop wypoczynkowy lub wymiar urlopu przekraczający ustawowe 26 dni.
To oznacza, że pracodawca może potraktować nagłą nieobecność pracownika, któremu odwołano lot z powodu wybuchu wojny i zamknięcia przestrzeni powietrznej, jako usprawiedliwioną płatną, mimo że przepisy nie przewidują takiego obowiązku.
Może Cię zainteresować: Wskaźnik Bradforda. Jak mierzyć absencję pracowników i zapobiegać częstym nieobecnościom?
Czy utknięcie pracownika za granicą usprawiedliwia nieobecność w pracy?
Wiele publikacji podkreśla, że pracownikowi, który zgłosił utknięcie za granicą, należy usprawiedliwić nieobecność, tymczasem… pracodawca wcale nie ma takiego obowiązku. Zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczyny usprawiedliwiające absencję pracownika to:
- zdarzenia i okoliczności określone w prawie pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie,
- inne przypadki niemożności wykonywania pracy określone przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Literalne brzmienie rozporządzenia oznacza, że zgłoszenie utknięcia za granicą wskutek odwołania lotu usprawiedliwia nieobecność pracownika, kiedy pracodawca uzna tę przyczynę.
Oczywiście kryzysowa sytuacja sprawia, że większość pracodawców usprawiedliwia taką nieobecność.
Pracownik utknął na lotnisku za granicą. Kiedy i jak powinien powiadomić pracodawcę?
Marcin Stanecki, Główny Inspektor Pracy, wyjaśnia, że pracownik musi jak najszybciej poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności i określić, kiedy – prawdopodobnie – wróci do pracy. Ile ma na to czasu?
Jak możemy przeczytać w § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracodawca powinien zostać poinformowany nie później niż w drugim dniu nieobecności danej osoby w pracy.
Jeśli przepisy wewnątrzzakładowe nie podają sposobu zawiadomienia, to pracownik może to zrobić albo osobiście przez telefon, albo poprosić o to inną osobę. PIP podkreśla, że wystarczy nawet SMS albo e-mail, ale trzeba wziąć pod uwagę zasady komunikacji panujące w danej firmie. Oczywiście pracownik powinien powołać się na oficjalny komunikat, np. linii lotniczej.
Warto przeczytać: Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego – uprawnienia i obowiązki pracodawcy oraz skutki dla pracownika
Czy nieobecnemu pracownikowi, któremu odwołano lot ze względu na wybuch wojny, należy się wynagrodzenie za okres absencji?
Co do zasady, nie. Natomiast – jak wspomnieliśmy na początku poradnika – pracodawca może zastosować rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika niż to, które wynika z prawa pracy. Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy tylko wówczas, gdy przepisy tak stanowią. Trzeba też wspomnieć, że według art. 81 § 1 k.p. pracownikowi, który był gotów do wykonywania pracy, ale tego nie robił wskutek przyczyn leżących po stronie pracodawcy, należy się wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania. Odwołany lot do Polski to przyczyna niezależna od obu stron umowy, więc – teoretycznie – nieobecność wskutek utknięcia za granicą mogłaby być niepłatna. W praktyce – warto rozważyć inne opcje.
Co zrobić, kiedy pracownik nie wróci z urlopu wypoczynkowego na czas?
PIP rekomenduje skorzystanie z takich dostępnych rozwiązań, jak:
- przedłużenie lub przesunięcie płatnego urlopu wypoczynkowego (uwaga – pracodawca ma prawo przyznać pracownikom więcej niż 26 dni urlopu, a nawet nielimitowany urlop),
- urlop na żądanie,
- urlop bezpłatny (przypominamy, że urlop wypoczynkowy nie determinuje możliwości wykorzystania urlopu bezpłatnego),
- praca zdalna.
W teorii – wystarczy, że pracodawca ustali z pracownikiem przebywającym za granicą miejsce wykonywania pracy zdalnej. W praktyce – warto rozważyć, czy praca zdalna nie narazi przedsiębiorstwa na m.in. niepożądany wyciek poufnych danych wskutek korzystania ze sprzętu innego niż firmowy albo sieci w hotelu czy na lotnisku. Co więcej, jeśli danej osobie zdarza się pracować za granicą, trzeba zweryfikować, czy takie dodatkowe dni pracy zdalnej w innym kraju nie wywołają skutków podatkowych i ubezpieczeniowych. Ponadto kryzysowa sytuacja nie zmienia faktu, że należy wziąć pod uwagę ewentualne specyficzne przepisy lokalne dotyczące zdalnie pracującego turysty.
Rzadko wspominane rozwiązanie to tzw. przepustka, czyli zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Oczywiście nie można uznać, że utknięcie za granicą to „wyjście prywatne”, ale pracodawca ma prawo do ustalenia z pracownikiem, że odpracuje godziny nieobecności po powrocie do Polski.
Czy utknięcie pracownika za granicą można potraktować jako nieobecność usprawiedliwioną zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej?
Co do zasady, siła wyższa to zdarzenie niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można zapobiec. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej przysługuje z powodu jej działania w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, które wymagają natychmiastowej obecności pracownika. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że pracownik utknął za granicą wskutek odwołania lotów ze względu na wybuch wojny, to przesłanki wskazane w art. § 1481 § 1 Kodeksu pracy nie zostają spełnione. Utrudnienie w powrocie z zagranicy nie wpisuje się w ten kontekst. To sprawia, że niektórzy specjaliści ds. kadr i płac negują możliwość usprawiedliwienia takiej nieobecności zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej.
Niemniej zwróćmy uwagę, że Państwowa Inspekcja Pracy rekomenduje m.in. wydłużenie urlopu wypoczynkowego w ewidencji czasu pracy pracownika, który nie wrócił z wakacji wskutek zamknięcia przestrzeni powietrznej. Trudno uznać, że osoba oczekująca w dużym stresie na lotnisku, szczególnie w pobliżu konfliktu zbrojnego, jakkolwiek wypoczywa, więc można powiedzieć, że nie wykorzystuje urlopu zgodnie z celem, czyli regeneracją sił fizycznych i psychicznych.
Przedmiotem dyskusji może być jeszcze przypadek pracownika, którego bliska osoba utknęła za granicą. W tej sytuacji pracownik może potrzebować czasu np. na wsparcie członka rodziny w organizacji jak najszybszej podróży powrotnej. Pamiętajmy, że pracownik nie ma obowiązku szczegółowego uzasadniania przyczyny zwolnienia z tytułu siły wyższej.
