Jak podkreślają media, 2026 rok będzie obfitował w zmiany przepisów prawa pracy, które nałożą na pracodawców – już na przełomie roku – nowe obowiązki. Pracodawcy będą zobligowani do m.in. przeliczenia stażów pracy pracowników, którzy korzystali z różnych form współpracy, np. umów zleceń czy umów B2B. Co więcej, już 24 grudnia 2025 roku wejdą w życie przepisy dotyczące tzw. jawności wynagrodzeń, które wymuszą zmiany w systemie wynagrodzeń, procesach rekrutacyjnych, a nawet nazywaniu stanowisk pracy. Jakich innych obowiązków pracodawcy muszą dopilnować na przełomie 2025 i 2026 roku?
Przepisy dążące do zmniejszenia luki płacowej zaczną obowiązywać już od 24 grudnia 2025 roku
Nowelizacja Kodeksu pracy skoncentrowana na tzw. jawności wynagrodzeń ma na celu dążenie do eliminacji luki płacowej między kobietami a mężczyznami, usprawnienie procesu rekrutacji oraz zwiększenie transparentności systemu wynagrodzeń. Pracodawcy będą zobligowani również do zmiany nazw stanowisk, które powinny być neutralne płciowo. Co ważne, nowe przepisy absolutnie nie zobowiązują pracodawców do upublicznienia wynagrodzeń pracowników w organizacji, ale wymuszają m.in.:
- prowadzenie przejrzystej polityki płacowej,
- udostępnianie na wniosek osób zatrudnionych informacji o średnich wynagrodzeniach osób wykonujących taką samą lub równoważną pracę – z podziałem na płeć,
- zakaz pytania kandydatów w procesie rekrutacyjnym o ich wcześniejsze wynagrodzenia,
- podawanie proponowanego wynagrodzenia, początkowej wysokości wynagrodzenia lub widełek płacowych kandydatom w procesie rekrutacji – najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną,
- składanie raportów dotyczących m.in. luki płacowej w organizacji zatrudniającej co najmniej 100 pracowników.
Ustalenie świadczeń chorobowych dla pracowników na zwolnieniu lekarskim na przełomie 2025 i 2026 roku
O ile łatwo ustalić, czy pracownikowi niezdolnemu do pracy należy się wynagrodzenie chorobowe, czy zasiłek chorobowy, o tyle wątpliwości dotyczące świadczeń chorobowych mogą się pojawić w przypadku zwolnienia lekarskiego na przełomie roku. Jeśli pracownik będzie przebywał na L4 w grudniu 2025 roku i styczniu 2026 roku – bez żadnej przerwy, nawet jednodniowej – trzeba określić, które świadczenie przysługuje mu 31 grudnia 2026 roku.
Pracodawca czy ZUS – kto zapłaci za L4 pracownika na przełomie roku?
Jeżeli okaże się, że pracownik powinien dostawać wynagrodzenie chorobowe od 1 stycznia, to okres niezdolności do pracy będzie odliczany z nowego limitu 33 dni (lub 14 dni dla pracowników, którzy ukończyli 50 lat).
Poznaj szczegóły ustalania prawa do świadczenia chorobowego na przełomie roku
Udzielenie zaległych urlopów na żądanie
Art. 168 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawców do udzielenia zaległych urlopów wypoczynkowych pracownikom do 30 września następnego roku kalendarzowego. Co ważne, nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 k.p., czyli urlopu na żądanie.
Pracownik może wykorzystać 4 dni „enżetek” w ciągu roku kalendarzowego, które pochodzą z puli urlopu wypoczynkowego, czyli 20 lub 26 dni na pełnym etacie (w zależności od stażu pracy). Jeżeli osoba zatrudniona nie wykorzysta ani 1 dnia urlopu na żądanie, to przejdą na kolejny rok kalendarzowy, ale jako „zwykły” urlop wypoczynkowy. To oznacza, że maksymalnie 4 dni zaległego urlopu wypoczynkowego w 2026 roku, które były niewykorzystanymi 4 dniami urlopu na żądanie w 2025 roku, trzeba wykorzystać do 31 grudnia 2026 roku, nie 30 września 2026 roku.
GIP potwierdza, że zaległego urlopu na żądanie udziela się do 31 grudnia kolejnego roku
Niemniej niektórzy pracodawcy decydują się na udzielenie całego zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września. Wystarczy, że pierwszy dzień urlopu wypadnie w ten dzień, aby pracodawca spełnił – można powiedzieć, że z nawiązką – obowiązek.
Zobacz wnioski z pism Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie zaległego urlopu na żądanie
Co ważne, pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika, aby wysłać go na zaległy urlop wypoczynkowy. Oczywiście warto najpierw poinformować pracowników o przysługujących im wypoczynkach z zeszłego roku i spróbować ustalić termin satysfakcjonujący obie strony. Jeśli się to nie uda, pracodawca może zaplanować pracownikowi zaległy urlop. Niedopełnienie obowiązku z art. 168 k.p. – z wyłączeniem przyczyn niezależnych od pracodawcy, np. zwolnienia lekarskiego pracownika – naraża pracodawcę na karę grzywny od 5000 zł do 30 000 zł.
Ustalenie i przeliczenie wymiarów urlopów wypoczynkowych
Co do zasady, 1 stycznia każdego roku kalendarzowego pracownik nabywa prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego z góry. Pełnoetatowcowi przysługuje 20 lub 26 dni urlopu w zależności od stażu pracy. To oznacza, że pracodawca mógłby otrzymać wniosek o urlop wypoczynkowy na okres od 1 stycznia do 21 stycznia 2026 roku, czyli 14 dni urlopu bez dni ustawowo wolnych (1 stycznia) i weekendów.
Wyjątkiem są osoby, które podejmą pierwszą pracę w życiu w styczniu 2026 roku. W ich przypadku nalicza się urlop cząstkowy, czyli 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego po upływie każdego miesiąca pracy. To daje 1,66 dnia urlopu (2 dni po dobrowolnym zaokrągleniu w górę przez pracodawcę) do wykorzystania najprędzej w lutym 2026 roku. Nowo zatrudniona osoba, która nigdy wcześniej nie pracowała na podstawie umowy o pracę, nie będzie miała prawa nawet do 1 dnia urlopu na żądanie w styczniu 2026 roku.
Jeśli pracownik pełnoetatowy osiągnie 10 lat stażu pracy w styczniu 2026 roku, pracodawca zwiększy pulę urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni. Co ważne, nowe przepisy zobligują pracodawców do przeliczenia wymiarów urlopu wypoczynkowego dla pracowników, którzy przed rozpoczęciem umowy o pracę – w dowolnej firmie – podpisywali m.in. umowy zlecenia lub kontrakty B2B z tytułu prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy również o pracę zarobkową za granicą.
Co wpływa na liczbę dni urlopu wypoczynkowego?
Pracodawca musi wziąć pod uwagę m.in. dane ze świadectwa pracy (o ile nowo zatrudniona osoba je ma), staż pracy (w tym okresy nauki) i wymiar czasu pracy.
Sprawdź, jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego
Ułożenie planu urlopów na 2026 rok
Plan urlopów nie jest obowiązkowy dla pracodawcy, u którego:
- nie działa zakładowa organizacja związkowa,
- działa zakładowa organizacja związkowa, ale zgadza się, aby nie ustalać planu.
Jeżeli plan urlopów jest dobrowolny, pracodawca ma kilka opcji, np.:
- może uzgadniać terminy urlopów wypoczynkowych wyłącznie w porozumieniu z pracownikami, czyli na ich wnioski,
- może zastrzec w przepisach wewnątrzzakładowych, że wnioski urlopowe obejmujące więcej niż kilka dni należy składać z odpowiednim wyprzedzeniem, np. 1-miesięcznym,
- może ustalić plan urlopów obejmujący wyłącznie najdłuższe urlopy wypoczynkowe, czyli najczęściej 14-dniowe.
Warto planować chociaż część urlopów, szczególnie wypadające podczas ferii zimowych, letnich wakacji czy świąt bożonarodzeniowych, aby uniknąć sytuacji, w których nieobecności pracowników kolidują ze sobą. Co ważne, nawet obowiązkowy plan urlopów nie musi obejmować całego roku z góry. Pracodawca ma prawo do tworzenia planów urlopowych na dowolne okresy – miesięczne, kwartalne czy półroczne.
Jak ogłosić plan urlopów w firmie?
Pracodawca, który chce wdrożyć plan urlopów, nie musi go ogłaszać z wyprzedzeniem. W tym przypadku nie obowiązuje 2-tygodniowy odstęp między przekazaniem informacji pracownikom a wejściem w życie – jak w przypadku przepisów wewnątrzzakładowych. Wystarczy np. udostępnić kalendarz urlopów online.
Otwórz przewodnik po układaniu planu urlopów
Korekta odpisu na ZFŚS do 31 grudnia 2025 roku
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawca nalicza coroczny odpis podstawowy w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Co istotne, przeciętna liczba zatrudnionych nie musi odpowiadać realnej liczbie zatrudnionych w ciągu roku kalendarzowego. Dlatego pracodawcy są zobowiązani do skorygowania odpisów podstawowych do 31 grudnia 2025 roku. Gdyby okazało się, że rzeczywiste zatrudnienie przekroczyło zaplanowaną wartość, pracodawca wyrówna zaniżony odpis.
Przegląd danych osobowych zgromadzonych do celów ZFŚS i usunięcie zbędnych informacji
Kolejny obowiązek pracodawcy związany z ZFŚS na przełomie roku to przegląd danych zgromadzonych do celów wymienionych w ustawie o ZFŚS i usunięcie zbędnych informacji. Co ważne, art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS zobowiązuje pracodawcę do co najmniej jednego przeglądu danych osobowych w roku kalendarzowym, aby ustalić, czy są niezbędne i powinny być dalej przechowywane w celach określonych w art. 8 ust. 1a i 1 c ustawy o ZFŚS.
Zgodnie z art. 8 ust. 1a ww. ustawy chodzi o dane udostępniane pracodawcy w celu przyznania ulgowej usługi, świadczenia czy dopłaty z ZFŚS. Pracownicy składają oświadczenia i zaświadczenia o m.in. sytuacji materialnej, rodzinnej czy życiowej (w tym zdrowotnej). Według art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS pracodawca przetwarza takie dane przez okres niezbędny do przyznania i określenia wysokości świadczeń oraz ewentualnego dochodzenia praw i roszczeń.
Rozliczenia podatkowe pracowników
Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy w styczniu jest złożenie deklaracji PIT-11, czyli informacji o przychodach z różnych źródeł (w tym umów o pracę i umów cywilnoprawnych), dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracownika.
To nie jedyny dokument, który trzeba przekazać urzędowi skarbowemu. Płatnik składek wysyła również PIT-4R (deklarację indywidualną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) czy PIT-8AR (deklarację o zryczałtowanym podatku dochodowym, który nalicza się od m.in. wynagrodzeń z tytułu niektórych umów cywilnoprawnych).
Co ważne, wynagrodzenie za grudzień 2025 roku, które zostanie wypłacone w styczniu 2026 roku, uwzględnisz w deklaracji PIT-11 za 2026 rok, a nie 2025 rok.
