Samochód służbowy dla pracownika do celów prywatnych – jak go rozliczyć?

Jeżeli udostępniasz bezpłatnie samochód służbowy do celów prywatnych pracownika, musisz ustalić, jaką wartość pieniężną tego nieodpłatnego świadczenia doliczyć do przychodu osoby zatrudnionej. Zgodnie z ustawą o PIT ryczałt samochodowy wynosi 250 zł lub 400 zł miesięcznie. Wyjaśniamy, jak ustalić stawkę, kiedy pracownik sporadycznie wykorzystuje auto służbowe do celów osobistych. Czy ryczałt za samochód służbowy jest opodatkowany i oskładkowany? W praktyce temat ten warto ująć również w firmowych procedurach, które porządkują dokumentację pracowniczą i zasady korzystania z pojazdów.

 

Przepisy nie regulują sposobu, w jaki odbywa się używanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Takie ustalenia należy zawrzeć w przepisach wewnątrzzakładowych. Pracodawca ma prawo chociażby zastrzec, że pracownik nie może wyjeżdżać samochodem firmowym za granicę. Co kluczowe, pracodawca i pracownik muszą podpisać umowę użytkowania samochodu, która będzie zawierać:

• datę i miejscowość zawarcia,
• dane obu stron,
• informacje o pojeździe (markę, model, numer rejestracyjny, numer VIN, moc silnika, rok produkcji itd.),
• oświadczenie o prawie jazdy posiadanym przez pracownika,
• okres użytkowania samochodu,
• klauzulę o obowiązku zwrotu pojazdu po podpisaniu przez pracodawcę protokołu zdawczo-odbiorczego, który określa stan techniczny pojazdu przed udostępnieniem pracownikowi i po,
• oświadczenie pracodawcy o pozwoleniu na użytkowanie pojazdu służbowego do celów prywatnych,
• wysokość świadczenia nieodpłatnego za wykorzystywanie samochodu firmowego do celów osobistych,
• klauzulę o rozwiązaniu umowy użytkowania wskutek zakończenia stosunku pracy,
• informację o okresie wypowiedzenia umowy użytkowania,
• zastrzeżenie, że zmiany umowy muszą być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności (opcjonalnie).

Takie zapisy są szczególnie ważne tam, gdzie samochód służbowy stanowi stały element warunków zatrudnienia albo pojawia się jako dodatkowy benefit.

 

Samochód służbowy do celów prywatnych - nowe zasady

Od 1 stycznia 2022 roku obowiązuje nowe brzmienie art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który określa wysokość ryczałtu za samochód służbowy używany przez pracownika do celów prywatnych. Wcześniejsza wersja uzależniała wartość pieniężną tego nieodpłatnego świadczenia od pojemności silnika – do 1600 cm3 i powyżej 1600 cm3. Aktualny przepis odnosi się do mocy silnika – do 60 kW i powyżej 60 kW – oraz samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem w rozumieniu ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych. Stawki ryczałtu – 250 zł i 400 zł – są aktualne, zmieniły się jedynie nowe zasady klasyfikacji samochodów firmowych.

 

Art. 12 ust. 2a pkt 1-2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych różnicuje ryczałt za samochód służbowy do celów prywatnych pracownika przede wszystkim na podstawie mocy silnika. Nie jest ważne, czy pracodawca udostępnia samochód osobowy, czy samochód dostawczy. Nie liczy się także liczba pokonanych kilometrów – pracownik nie musi uważać na jakikolwiek limit w przeciwieństwie do np. samochodu z leasingu.

Zgodnie z tym przepisem ryczałt za samochód wynosi 250 zł lub 400 zł miesięcznie, przy czym:

• 250 zł to stawka dla samochodów z silnikiem o mocy nieprzekraczającej 60 kW, samochodów elektrycznych (w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych) oraz samochodów napędzanych wodorem (w rozumieniu art. 2 pkt 15 ww. ustawy);
• 400 zł to stawka dla pozostałych samochodów, czyli np. z silnikiem o mocy przekraczającej 60 kW.

 

Ryczałt samochodowy obejmuje koszty związane z eksploatacją i używaniem samochodu, które ponosi pracodawca, w tym wydatki na:

• paliwo (o tej kontrowersyjnej kwestii niżej!),
• ubezpieczenie obowiązkowe i dobrowolne,
• wymiana opon letnich na zimowe i odwrotnie,
• bieżące naprawy usterek czy szkód po kolizji,
• przeglądy okresowe.

W stawce ryczałtowej nie uwzględnia się różnych dodatkowych kosztów, np. opłat za parkingi, przejazdy autostradą czy korzystanie z myjni samochodowej. Wynika to z faktu, że pracodawca ponosi koszty związane z udostępnieniem samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, a nie wszystkie koszty, które poniesie pracownik, podróżując samochodem firmowym.

 

Według art. 12 ust. 2b ustawy o pdof pracodawca musi ustalić wartość świadczenia za każdy dzień używania samochodu w wysokości 1/30 wspomnianych kwot. To oznacza, że stawka za 1 dzień używania samochodu służbowego do celów prywatnych wyniesie 8,33 zł (250 zł : 30) lub 13,33 zł (400 zł : 30). Nie ma znaczenia, ile dni ma dany miesiąc. Zawsze dzielimy stawki ryczałtu przez 30 – zarówno w lutym, jak i sierpniu. Samochód ma silnik o mocy 100 kW, dlatego ryczałt za pełny miesiąc użytkowania wynosi 400 zł, a za 1 dzień – 13,33 zł.

Przykład

Adam używa samochodu służbowego w celach prywatnych. Nie ponosi z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów – świadczenie jest w pełni nieodpłatne. Pracownik zaplanował 14-dniowy urlop wypoczynkowy od 21 sierpnia do 3 września. Oczywiście nie musiał uzasadniać, dlaczego potrzebuje dni wolnych w tym terminie, ale poinformował pracodawcę, że nie będzie używał samochodu firmowego w tym okresie, bo wylatuje za granicę. W związku z tym pracodawca obliczył ryczałt za samochód służbowy do celów prywatnych za następujące okresy: od 1 do 20 sierpnia i od 4 do 30 września. Ryczałt za sierpień wyniósł 266,60 zł, a za wrzesień – 359,91 zł. Gdyby Adam używał samochodu podczas urlopu wypoczynkowego, pracodawca naliczyłby ryczałt za cały miesiąc, przy czym potencjalnie większa intensywność użytkowania pojazdu nie byłaby istotna.

 

Kwestia rozliczania kosztów paliwa do samochodu firmowego wykorzystywanego przez pracownika w celach prywatnych była przedmiotem sporów przez wiele lat. 11 września 2020 roku Minister Finansów wydał interpretację ogólną nr DD3.8201.1.2020 w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika w związku z używaniem samochodu służbowego do celów prywatnych.

Interpretacja podaje, że zarówno Dyrektor KIS, jak i Ministerstwo Finansów podzielało pogląd, że ryczałt samochodowy obejmował koszty eksploatacji pojazdu, np. składki ubezpieczeniowe czy koszty przeglądów, ale z wyłączeniem paliwa. Sprzeciwiali się temu podatnicy i płatnicy, wnosząc skargi do sądów administracyjnych. W efekcie linia orzecznicza NSA przychyliła się do zdania skarżących, opowiadając się za uwzględnieniem kosztów paliwa sfinansowanych przez pracodawcę w ryczałcie. Aby uniknąć rozbieżności między interpretacjami skarbowymi a orzecznictwem sądów administracyjnych, MF wydało omawianą interpretację ogólną. Potwierdziła, że koszty paliwa zakupionego przez pracodawcę wlicza się do ryczałtu określonego przez art. 12 ust. 2a ustawy o PIT.

Z orzecznictwa przytoczonego w interpretacji wynika, że świadczenie przysługujące pracownikowi nie polega na samym udostępnieniu auta służbowego przez pracodawcę, tylko na przekazaniu pojazdu w pełni przygotowanego do eksploatacji. Art. 12 ust. 2a ustawy o PIT odnosi się do „wykorzystania” samochodu, a nie „prawa do wykorzystania”. Ponadto ten przepis nie jest podstawą do różnicowania kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem pojazdu do celów podatkowych. Ryczałt za samochód ma upraszczać rozliczenia, a oddzielne ustalanie wartości paliwa zakupionego przez pracodawcę przeczyło intencji ustawodawcy.

Warto przy tym odróżnić tę sytuację od innych świadczeń funkcjonujących w firmach, takich jak ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, ryczałt za dojazdy samochodem prywatnym czy zasady, które obejmują używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. To odrębne przypadki, których nie należy mylić z rozliczeniem firmowego pojazdu przekazanego pracownikowi.

 

Ryczałt samochodowy jest opodatkowany i oskładkowany. Pracownik uzyskuje ten przychód w okresie, w którym wykorzystywał samochód firmowy do celów osobistych. To oznacza, że przychód z tytułu ryczałtu za używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych w sierpniu nalicza się w ostatnim dniu tego miesiąca. W efekcie kwota ryczałtu – 250 zł lub 400 zł za cały miesiąc – podwyższa przychód pracownika i co za tym idzie – podstawę składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jeśli termin wypłaty wynagrodzenia za sierpień wypada we wrześniu, to pracodawca potrąci zaliczkę na podatek dochodowy z kwoty ryczałtu w kolejnym miesiącu. Dla uporządkowania tych procesów wiele firm wykorzystuje rozwiązania cyfrowe, w tym systemy takie jak SAP HR, które wspierają rozliczenia kadrowo-płacowe.

Przykład

Weronika używa samochodu służbowego do celów prywatnych o mocy silnika 150 kW. Od 14 do 20 sierpnia 2023 roku przebywała na urlopie wypoczynkowym, podczas którego nie używała pojazdu.

400 zł : 30 dni = 13,33 zł za 1 dzień wykorzystywania samochodu firmowego do celów osobistych

13,33 zł × 24 dni = 319,92 zł

Pracowniczka zarabia 10 000 zł brutto, które otrzymuje 5. dnia roboczego następnego miesiąca. To oznacza, że pracodawca Weroniki doliczy 319,92 zł do wynagrodzenia za sierpień wypłaconego we wrześniu, po czym obliczy zobowiązania składkowo-podatkowe.

 

O ile w naszych przykładach uwzględniliśmy sytuacje, w których pracownicy uzgadniają z pracodawcą, czy korzystają z samochodu służbowego do celów prywatnych w trakcie urlopu wypoczynkowego, czy nie, o tyle warto uwzględnić tę kwestię w przepisach wewnątrzzakładowych. Regulamin może stanowić, że osoby zatrudnione nie użytkują samochodów firmowych podczas nieobecności. Pracodawca ma prawo wymagać zwrócenia pojazdu w tym okresie, zwłaszcza jeśli pracownik uda się na wielotygodniowy urlop bezpłatny lub otrzyma długotrwałe zwolnienie lekarskie. Ponadto może zastrzec, że taki pojazd będzie użytkowany przez inne osoby podczas absencji pracownika.

Co ważne, taki zapis wpływa nie tylko na sam fakt wykorzystywania samochodu, ale również na wysokość świadczeń chorobowych. Dla pracownika, który nie jeździ samochodem służbowym w celach osobistych podczas zwolnienia lekarskiego, oblicza się podstawę wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego z uwzględnieniem ryczałtu za samochód służbowy.