Jak obliczyć urlop dla niepełnoetatowca?

Połowa etatu, połowa urlopu. Gdyby ktoś Cię zapytał, ile urlopu należy się osobie zatrudnionej na pół etatu, udzielenie odpowiedzi nie sprawiłoby Ci (raczej) problemu. Drobna wątpliwość mogłaby się pojawić przy innej kwestii – jak określić urlop dla niepełnoetatowca, który pracuje na 1/3, 3/4 albo 3/5 etatu, skoro z obliczeń wychodzą ułamki? Jak udzielać tego urlopu osobie, która pracuje przez różną liczbę godzin dziennie? Co zrobić, kiedy etat zmniejszy się lub zwiększy się w trakcie roku? Przygotowaliśmy dla Ciebie odpowiedzi i przykłady w różnych scenariuszach!

Kiedy chcesz obliczyć staż pracy, który wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, bierzesz pod uwagę okresy zatrudnienia (i okres nauki), ale nie zwracasz uwagi, czy dana osoba pracowała na część etatu, czy na pełny etat. Wymiar czasu pracy nie ma znaczenia pod kątem stażu urlopowego.

 Zgodnie z art. 154 § 2 Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego dla osoby, którą zatrudniono w niepełnym wymiarze czasu pracy, oblicza się proporcjonalnie do części etatu. Staż pracy pracownika wpływa na podstawę obliczeń. Według art. 154 § 1 pkt 1-2 k.p. osobie zatrudnionej krócej niż 10 lat należy się 20 dni urlopu w roku kalendarzowym, a osobie z co najmniej 10-letnim zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę – 26 dni. Jeżeli pracodawca obliczy, że pracownikowi należy się np. 22,75 dnia urlopu, musi zaokrąglić ten wynik do pełnego dnia w górę, czyli do 23 dni.

Według art. 1542 § 1 k.p. pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego w dni pracy i w wymiarze godzinowym, który odpowiada liczbie godzin do przepracowania w danym dniu.

Co do zasady, 1 dzień urlopu to 8 godzin pracy. Ta zasada sprawdza się dla pełnoetatowca w podstawowym systemie czasu pracy. W przypadku innych systemów i osób zatrudnionych na niepełnym etacie trzeba wziąć pod uwagę realną liczbę godzin pracy w wybranym terminie.

Eliza zatrudniła się na 2/3 etatu. Gdyby pracowała na pełny etat, należałoby jej się 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca obliczył wymiar urlopu proporcjonalny do części etatu.

26 dni × 2/3 etatu = 17,33 dnia ≈ 18 dni urlopu

18 dni × 8 godzin = 144 godziny urlopu

Pracodawca Elizy pomniejsza jej wymiar urlopu wypoczynkowego o liczbę godzin, które powinna przepracować w danym dniu, gdyby nie wzięła dnia wolnego. Skoro pracowniczka musi przepracować np. 112 godzin w lipcu (tyle wynosi 2/3 z 168 godzin pełnoetatowca), jej grafik może przewidywać np. od 4 do 6 godzin pracy w dni robocze. Załóżmy, że Eliza ma zaplanowane po 4 godziny pracy od poniedziałku do piątku, ale chce wyjechać na tydzień. W tym przypadku pracodawca zmniejszy jej pulę urlopową o 20 godzin (5 dni roboczych × 4 godziny).

Emil pracował na 1/2 etatu od stycznia do czerwca, od lipca do grudnia – na 3/4 etatu. Przez cały rok obowiązywała tylko jedna umowa o pracę – strony podpisały porozumienie zmieniające. Z racji krótkiego stażu pracy, który nie przekracza 10 lat, Emilowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w przypadku pełnego etatu. Jakich obliczeń musiał dokonać pracodawca?

Okres obowiązywania 1/2 etatu (styczeń-czerwiec)

20 dni urlopu × 1/2 etatu = 10 dni

10 dni : 12 miesięcy = 0,83 dnia

0,83 dnia × 6 miesięcy = 4,98 dnia ≈ 5 dni, czyli 40 godzin

Okres obowiązywania 3/4 etatu (lipiec-grudzień)

20 dni urlopu × 3/4 etatu = 15 dni

15 dni : 12 miesięcy = 1,25 dnia

1,25 dnia × 6 miesięcy = 7,5 dnia ≈ 8 dni, czyli 64 godziny

Łączny wymiar urlopu wypoczynkowego w roku, w którym zwiększył się etat, wyniósł 13 dni, czyli 104 godziny.

Mateusz, który miał 14-letni staż pracy, pracował na pełny etat. W okresie od stycznia do maja zdążył wykorzystać aż 22 dni urlopu wypoczynkowego. Splot różnych zdarzeń, w tym nagłe odejście kilku kluczowych klientów firmy i zmiany w życiu prywatnym pracownika, sprawił, że wymiar czasu pracy Mateusza został niespodziewanie zmniejszony do 1/2 etatu od 1 czerwca.

26 dni : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu

2,16 dnia × 5 miesięcy (styczeń-maj) = 10,8 dnia ≈ 11 dni

26 dni × 1/2 etatu = 13 dni

13 dni : 12 miesięcy = 1,08 dnia

1,08 dnia × 7 miesięcy (czerwiec-grudzień) = 7,56 dnia ≈ 8 dni

Z obliczeń wynika, że Mateuszowi przysługuje maksymalnie 19 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, natomiast już przed zmniejszeniem etatu wykorzystał 22 dni. Pracodawca nie udzieli mu kolejnych dni urlopu. Uwaga – nie może zredukować wynagrodzenia Mateusza o nadprogramowe dni urlopowe, które pracownik wykorzystał za czasów pełnego etatu. Mateusz mógł wykorzystać niemal cały urlop w pierwszych miesiącach, ponieważ nabył prawo do 26 dni urlopu z góry, a pracodawca akceptował każdy wniosek.

Wymiar urlopu na żądanie wynosi 4 dni w roku kalendarzowym – bez względu na wymiar czasu pracy i liczbę kolejnych umów o pracę, które podpisze dana osoba w tym samym roku. To oznacza, że pracownik zatrudniony na pół etatu może skorzystać z maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie.

Jedyna różnica tkwi w wymiarze godzinowym „enżetek”. Jeżeli z rozkładu czasu pracy będzie wynikać, że pracownik na pół etatu miał przepracować 4 godziny w dniu, w którym złożył wniosek o urlop na żądanie, to tyle godzin odejmie pracodawca z puli urlopowej. Gdyby grafik wyznaczał 2, 6 lub 8 godzin do przepracowania w dniu „enżetki”, o tyle należałoby pomniejszyć wymiar urlopu wypoczynkowego.