Umowa zlecenie dla studenta i ucznia – jak rozliczać zleceniobiorcę do 26. roku życia?

Umowa zlecenie dla studenta oznacza wyższe wynagrodzenie netto w porównaniu z zarobkiem z umowy o pracę, a dla pracodawcy kilka korzyści, w tym mniejsze koszty zatrudnienia ze względu na brak ozusowania. Istnieje jednak przypadek, w którym należy odprowadzić składki ZUS od umowy zlecenia ze studentem. Ponadto wyjaśniamy, o czym jeszcze warto pamiętać, podpisując umowę zlecenie z osobą, która nie skończyła 26 lat. Co się stanie po 26. urodzinach zleceniobiorcy? 

Według art. 6 ust. 4 ustawy o ubezpieczeniach społecznych uczniowie szkół ponadpodstawowych i studenci, dopóki nie skończą 26 lat, nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Wyjątkiem są tylko uczniowie i studenci świadczący pracę na podstawie umowy uaktywniającej, którą reguluje ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do 3 lat. 

Młoda osoba, z którą zamierzasz podpisać umowę, powinna Ci dostarczyć własne oświadczenie o statusie ucznia lub studenta bądź zaświadczenie ze szkoły lub uczelni. 

Ani status studenta, ani ucznia nie mają znaczenia na tle składkowym w przypadku umowy o pracę. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę stanowią 19-22% wynagrodzenia brutto, a przez pracownika – 23%. Jedyne, na czym oszczędza uczeń lub student na umowie o pracę, to podatek dochodowy, ponieważ korzysta z ulgi dla młodych, czyli tzw. zerowego PIT-u. 

Załóżmy, że chcesz podpisać umowę zlecenie z uczniem, który ukończył III klasę liceum ogólnokształcącego i chce pracować dorywczo w lipcu oraz sierpniu. Młody zleceniobiorca, który nie ukończył 26 lat, ma status ucznia do 31 sierpnia danego roku. Jeśli po wakacjach będzie kontynuować naukę w tej samej szkole lub przeniesie się do innego liceum, w którym rok szkolny zaczyna się 1 września, status ucznia przedłuży się do 31 sierpnia kolejnego roku. 

Gdyby Twoim zleceniobiorcą był absolwent liceum ogólnokształcącego, to: 

• miałby status ucznia do 31 sierpnia, jeśli nie kontynuowałby nauki, 
• utrzymałby status ucznia do 30 września, gdyby przedstawił Ci zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe. 

Te same przepisy dotyczą uczniów innych szkół ponadpodstawowych niż licea ogólnokształcące, w tym publicznych i niepublicznych. Wymienia je art. 18 ust. 1 pkt 2 lit. a-f ustawy Prawo oświatowe. Chodzi o: 

• 5-letnie technikum, 
• wspomniane 4-letnie liceum ogólnokształcące, 
• 3-letnią szkołę specjalną przysposabiającą do pracy, 
• 3-letnią szkołę branżową I stopnia, 
• 2-letnią szkołę branżową II stopnia, 
• maksymalnie 2,5-letnią szkołę policealną dla osób, które mają wykształcenie średnie lub średnie branżowe. 

Maturzysta, czyli uczeń ostatniej klasy liceum ogólnokształcącego i technikum, zyskuje status absolwenta szkoły ponadpodstawowej w ostatni piątek kwietnia. Wtedy obchodzi zakończenie roku szkolnego i dostaje świadectwo. Niemniej to nie oznacza, że traci status ucznia, zanim przystąpi do matury! Podobnie jak inni uczniowie, zachowują go do 31 sierpnia. Zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe wydłuża ten status do 30 września. Od 1 października absolwent szkoły ponadpodstawowej zostaje studentem. Tym sposobem zachowuje ciągłość nieozusowania umowy zlecenia. 

Zgodnie z art. 83 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce osoba, którą przyjęto na studia, nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania. Ten przepis dotyczy osób przyjętych na studia inżynierskie i licencjackie (I stopnia), magisterskie (II stopnia) lub jednolite magisterskie (5-letnie). ZUS przyjmuje, że uczniowie zostają studentami 1 października, nawet jeśli ślubowanie odbywa się później. Statusu studenta nie zyskują uczestnicy studiów podyplomowych i doktoranckich. 

To, kiedy zleceniobiorca straci status studenta, zależy nie tylko od jego zaangażowania czy przerwy między studiami licencjackimi a magisterskimi, ale także od kierunku. 

Co do zasady, student przestaje nim być, kiedy złoży egzamin dyplomowy. Od następnego dnia podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Osoby studiujące kierunki lekarskie, lekarsko-dentystyczne lub weterynarię tracą status studenta, kiedy złożą ostatni egzamin wynikający z programu studiów. Osoby studiujące farmację – po zaliczeniu ostatniej praktyki z programu studiów. 

Gdyby zleceniobiorca został skreślony z listy studentów, musi o tym poinformować zleceniodawcę. 

Co ważne, osoba, która kończy studia I stopnia, traci status studenta na okres od dnia obrony pracy inżynierskiej/licencjackiej do dnia ślubowania na studia II stopnia/30 września, jeśli immatrykulacja odbędzie się później. Zleceniodawca musi naliczyć obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za ten czas, nawet jeśli zleceniobiorca ma mniej niż 26 lat. 

Art. 109 ust. 2a ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce podaje, że osoba, która ukończyła studia I stopnia, zachowuje prawa studenta do 31 października tego samego roku. W poradniku ZUS o zasadach podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu możemy przeczytać, że prawa studenta nie są synonimem statusu studenta, więc obowiązują ogólne zasady ustalania obowiązku ubezpieczeń społecznych. 

Zleceniobiorca na urlopie dziekańskim zachowuje status studenta i zwolnienie ze składek ZUS w tym okresie. 

Nie ma znaczenia, że legitymacja absolwenta jest ważna do kilku miesięcy po obronie pracy dyplomowej. Zleceniodawca nie może na jej podstawie uznać, że podpisał umowę zlecenie ze studentem, więc jej nie oskładkuje. Gdyby to było dozwolone, osoby skreślone z listy studentów mogłyby korzystać z nieprzysługującego im zwolnienia ze składek ZUS. 

W oświadczeniu dla zleceniodawcy, które złoży uczeń lub student, wystarczy podać: 

• imię i nazwisko zleceniobiorcy, 
• miejsce zamieszkania, 
• PESEL, 
• nazwę i adres szkoły lub uczelni, 
• klasę w przypadku szkoły ponadpodstawowej lub stopień i kierunek w przypadku szkoły wyższej, 
• numer legitymacji uczniowskiej lub studenckiej, 
• przewidywany koniec zakończenia szkoły lub uczelni. 

Ponadto zleceniobiorca powinien oświadczyć, że jest świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. 

Uczeń i student mogą zadeklarować, że mają odpowiedni status albo w oddzielnym oświadczeniu, albo w dokumencie podsumowującym informacje niezbędne do celów składkowych i podatkowych. Aby zleceniodawca poprawnie rozliczył umowę, musi wiedzieć, czy np. uczący się zleceniobiorca zawarł umowę o pracę z inną firmą, a jeśli tak, to czy osiąga co najmniej wynagrodzenie minimalne z tego tytułu. 

Co prawda minimalna stawka godzinowa nie ma zastosowania we wszystkich umowach zleceniach, ale przeważnie zleceniodawca musi pilnować, aby nie wypłacić zleceniobiorcy wynagrodzenia niższego, niż wynikałoby z pomnożenia minimalnej stawki przez liczbę godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę. Jako minimum należy przyjąć 23,50 zł brutto, które obowiązuje od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku. 

Nie, ponieważ zleceniobiorcom do 26. roku życia, także tym bez statusu studenta lub ucznia, przysługuje ulga dla młodych, czyli tzw. zerowy PIT. Zleceniodawca uwzględnia go automatycznie – nie potrzebuje dodatkowego oświadczenia w tym zakresie. Jedynym wyjątkiem jest umowa zlecenie zawarta z młodym cudzoziemcem nierezydentem. Wtedy trzeba naliczyć zryczałtowany podatek w wysokości 20%. Cudzoziemiec rezydent, który nie skończył 26 lat, może skorzystać z ulgi dla młodych. 

Żadnych, bo umowa zlecenie ze studentem lub uczniem jest nieoskładkowana, chyba że podpiszą ją strony, które wcześniej zawarły umowę o pracę. Wtedy zleceniodawca nalicza obowiązkowo składki na ubezpieczenia społeczne (chorobowe, emerytalne, rentowe, wypadkowe) i ubezpieczenie zdrowotne. Zasadniczo pokrywa też składki na FP i FGŚP. Składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna. 

Gdyby zleceniobiorca pracował równolegle na umowie o pracę, ale zawartą z innym przedsiębiorcą, i zarabiałby z jej tytułu co najmniej najniższą krajową, zleceniodawca naliczyłby tylko składkę zdrowotną. 

Jeżeli wynagrodzenie z UoP byłoby niższe od minimalnego ze względu np. na niepełny etat, zleceniodawca naliczyłby także składki społeczne. 

Uwaga – Krajowy Plan Odbudowy przewiduje, że (niemal) wszystkie umowy zlecenia zostaną oskładkowane do końca pierwszego kwartału 2025 roku. Wyjątkiem mają pozostać umowy podpisywane z uczniami i studentami. 

Jeśli podpiszesz umowę zlecenie z osobą poniżej 26. roku życia, ale bez statusu ucznia lub studenta, naliczysz składki ZUS według ogólnych zasad. 

W tym celu musisz wziąć pod uwagę między innymi: 

• inne tytuły do ubezpieczeń społecznych, w tym umowy zlecenia i umowy o pracę, 
• wysokość wynagrodzeń z innych umów, 
• ZUS opłacany przez zleceniobiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. 

Zwolnienie z podatku dochodowego obowiązuje do dnia ukończenia 26. urodzin włącznie, przy czym liczy się także termin wypłaty wynagrodzenia. Jeśli wypłacasz wynagrodzenia z umów zleceń do 10. dnia miesiąca, a Twój zleceniobiorca kończy 26 lat już 6 sierpnia, to przelej wynagrodzenie maksymalnie do tego dnia. Dzięki temu nie naliczysz zaliczki na podatek od wynagrodzenia za lipiec. 

To zależy od tego, czy zleceniobiorca wpisuje się definicję osoby zatrudnionej w rozumieniu ustawy o PPK i czy umowa zlecenie obowiązuje od co najmniej 14 dni. 

Art. 2 ust. 1 pkt 18 lit d ustawy o PPK podaje, że osobą zatrudnioną jest m.in. osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i wykonuje pracę na podstawie: 

• umowy agencyjnej, 
• umowy zlecenia, 
• innej umowy o świadczenie usług, do której według Kodeksu Cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. 

Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o PPK podmiot zatrudniający (zleceniodawca) zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej (zleceniobiorcy) najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia i najpóźniej do 10. dnia miesiąca wypadającego po miesiącu, w którym upłyną 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia. 

Uczeń i student mogą zadeklarować wcześniej, że nie chcą wpłacać pieniędzy do PPK. Jeżeli zechcą oszczędzać w programie, strony umowy zlecenia będą obowiązywały ustawowe wpłaty podstawowe i dodatkowe. 

Co do zasady, zleceniobiorca może skorzystać ze zwolnienia lekarskiego. To jednak nie oznacza, że dostanie zasiłek chorobowy za okres niewykonywania usług. 

Świadczenie należy się osobom, które przystąpią z własnej woli do ubezpieczenia chorobowego. Uczniowie i studenci nie mogą się do niego zgłosić, ponieważ są zwolnieni z ubezpieczeń społecznych. Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe jest dostępne dla zleceniobiorców objętymi obowiązkowymi składkami emerytalnymi i rentowymi. 

Co ważne, uczeń lub student, który zachoruje w okresie obowiązywania umowy zlecenia, może otrzymać 100% wynagrodzenia pomimo nieobecności, o ile wykona w 100% usługi wynikające z umowy. Ponadto warto, aby strony umowy zlecenie ustaliły, czy zleceniobiorcy przysługuje „urlop”, czyli płatna przerwa w świadczeniu usług. 

Umowa zlecenie z uczniem lub studentem z innego kraju nie będzie oskładkowana, jeśli zleceniobiorca mający mniej niż 26 lat przedstawi dokument potwierdzający, że pobiera naukę w szkole lub na uczelni (także w trybie zdalnym). Przepisy dotyczące okresu obowiązywania statusu ucznia i studenta obejmują także cudzoziemców. Ustawodawca nie uzależnił objęcia młodego zleceniobiorcy ubezpieczeniami społecznymi od jego obywatelstwa, miejsca zamieszkania czy lokalizacji szkoły bądź uczelni. 

Musisz natomiast pamiętać o zróżnicowaniu wysokości podatku dochodowego dla rezydentów i nierezydentów. W pierwszym przypadku zleceniobiorcy cudzoziemcowi przed ukończeniem 26. roku życia przysługuje ulga dla młodych. W drugim przypadku zleceniodawca nalicza podatek, ale nie według zasad ogólnych. Stosuje zryczałtowaną stawkę – 20%.