Czy wiesz, że miesięczny koszt outsourcingu kadr i płac dla dużej firmy, która zatrudnia min. 250 pracowników, wynosi mniej niż koszt zaledwie 4 pełnych etatów w wewnętrznym dziale kadrowo-płacowym? Co więcej, pracodawcom zdarza się pomijać liczne wydatki, które są pośrednio związane z utrzymywaniem działu HR. Wyjaśniamy, ile kosztuje outsourcing HR w 2026 roku i co trzeba uwzględnić, oszacowując koszty działu HR dla MŚP oraz dużych firm, zwłaszcza pod kątem obsługi kadrowo-płacowej.
Wielu przedsiębiorców, szczególnie prowadzących małe, lokalne biznesy, współpracuje z biurami rachunkowymi w zakresie rozliczania pracowników. Chociaż to rozwiązanie można postrzegać jako kompromis między wewnętrznym działem kadrowo-płacowym a outsourcingiem, to ma pewne wady, zwłaszcza w obszarze wydatków i zarządzania dokumentacją. Jak wspomnieliśmy w artykule porównującym payroll in-house do obsługi kadr i płac przez biuro rachunkowe, pracodawcy ponoszą zwykle dwojakie koszty: stałą stawkę za każdego pracownika oraz szereg dodatkowych opłat.
Stawki naliczane poza comiesięcznym abonamentem wynikają z m.in. okresowych obowiązków (np. rocznych rozliczeń) czy rotacji w firmie (np. przygotowania dokumentów dla odchodzących i nowych pracowników). W efekcie comiesięczne koszty obsługi kadrowo-płacowej przez biuro rachunkowe bywają trudne do przewidzenia. Nowoczesny outsourcing HR rozwiązuje ten problem, bazując na stałej opłacie all inclusive za pracownika. W efekcie łatwiej kontrolować płynność finansową firmy i planować budżet.
Zobacz też: Rodzaje outsourcingu dla MŚP
Ile kosztuje outsourcing HR w 2026 roku?
Według szacunków SD Worx outsourcing HR kosztuje od ok. 5 tys. zł do blisko 30 tys. zł miesięcznie w zależności od liczby pracowników w organizacji. Mniej niż 10 tys. zł w skali miesiąca wydadzą pracodawcy zatrudniający do 100 osób. Inwestycja w outsourcing kadr i płac dla przedsiębiorców zatrudniających do 200 osób wynosi ok. 18 tys. zł, natomiast dla dużych firm (minimum 250 pracowników i więcej) – między 20 tys. zł a 30 tys. zł miesięcznie.
| Liczba pracowników | Koszt miesięczny outsourcingu HR | Koszt roczny outsourcingu HR | Jednorazowy koszt wdrożenia usługi |
| 50 | 5000 zł | 60 000 zł | 11 500 zł |
| 100 | 9500 zł | 114 000 zł | 28 000 zł |
| 150 | 13 500 zł | 162 000 zł | 35 000 zł |
| 200 | 18 000 zł | 216 000 zł | 46 000 zł |
| 250 | 21 250 zł | 255 000 zł | 57 000 zł |
| 300 | 25 500 zł | 306 000 zł | 69 000 zł |
| 350 | 29 750 zł | 357 000 zł | 75 000 zł |
Opracowanie własne przez SD Worx
Zanim przejdziemy do kosztów utrzymania wewnętrznego działu HR, warto zaznaczyć, sam koszt wynagrodzeń równy 3-4 pełnym etatom, który uwzględnia planowane nieobecności pracowników (np. urlop wypoczynkowy), może osiągać 40 tys. zł miesięcznie. To więcej niż outsourcing HR dla dużej organizacji. Ten wydatek to zaledwie kropla w morzu potrzeb, na które składa się również cała infrastruktura (biurowa i technologiczna) czy szkolenia branżowe. Ponadto trudno przewidzieć koszty związane z ewentualnymi błędami na paskach płacowych i korektami list płac czy zwolnieniami lekarskimi. Natomiast koszty wdrożenia są zależne od jakości danych do implementacji i podana wartość jest wartością uśrednioną.
Zwróć też uwagę, że średnie koszty outsourcingu HR nie pokazują wprost oszczędności, które wynikają z wyzerowania „ukrytych” kosztów działu in-house. „Niewidoczne” wydatki są generowane przez m.in. nieproduktywne godziny pracy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentacji. Outsourcing HR w modelu SaaS (Software as a Service), który łączy kompleksową usługę z udostępnieniem oprogramowania klientowi, sprzyja wdrożeniu strategii paperless, czyli eliminacji papieru z różnych procesów w organizacji. Całą dokumentację pracowniczą można przechowywać w bezpiecznej chmurze zamiast w segregatorach czy nieuporządkowanych folderach na dysku Google’a.
Przeczytaj też: Dlaczego warto zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń?
Ile kosztuje utrzymanie działu HR w 2026 roku?
Według obliczeń SD Worx roczny koszt utrzymania działu HR sięga od 600 tys. zł do 950 tys. zł, czyli minimum kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie. Przeciętny wydatek na pracownika wynosi od 170 zł do 260 zł w skali miesiąca w organizacji zatrudniającej 300 osób. Dla porównania – koszt outsourcingu HR można ograniczyć do ok. 85 zł za pracownika w dużym przedsiębiorstwie.
| Kategoria kosztów | Zakres kosztu rocznego | Udział w całym koszcie utrzymania działu kadrowo-płacowego | Uwagi |
| Personel | 480 000 – 600 000 zł | 65-75 proc. | Wynagrodzenia za 3-4 pełne etaty łącznie ze składkami ZUS i kosztami urlopu wypoczynkowego |
| Oprogramowanie | 36 000 zł – 120 000 zł | 5-15 proc. | Utrzymanie dostępu do systemu kadrowo-płacowego |
| Dodatkowe funkcjonalności w systemie kadrowo-płacowym | 6000 – 24 000 zł | 1-3 proc. | Moduły (np. PPK) oraz integracje z innymi narzędziami |
| Infrastruktura biurowa | 24 000 – 60 000 zł | 3-8 proc. | Wynajem przestrzeni oraz opłaty za media |
| Sprzęt dla pracowników | 6000 – 12 000 zł | 1-2 proc. | Laptopy, telefony, akcesoria komputerowe |
| Szkolenia dla pracowników | 5000 – 20 000 zł | 1-3 proc. | Szkolenia z prawa pracy |
| Zewnętrzne doradztwo | 5000 – 30 000 zł | 1-4 proc. | Doradztwo z zakresu podatków i prawa pracy |
| Ewentualne błędy na listach płac | 5000 – 30 000 zł | 1-5 proc. | Zależne od jakości procesów kadrowo-płacowych i przypadków pracowników |
| Inne, w tym zastępstwa w okresie zwolnień lekarskich pracowników czy ryzyko wykrycia nieprawidłowości przez PIP | 0 – 100 000 zł | 0-5 proc. | Najtrudniejsze do przewidzenia ze względu na losowe przypadki |
Opracowanie własne przez SD Worx
Od 65 proc. do 75 proc. kosztów utrzymania działu HR w firmie stanowią wynagrodzenia, które w zależności od stanowiska wynoszą od kilku do kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie. Oczywiście koszty zatrudnienia są wyższe o ok. 20 proc. dla pracodawcy ze względu na obciążenia podatkowo-składkowe. Dodatkowe wydatki generują koszty zwolnień lekarskich i długoterminowych urlopów – chociażby w związku z zatrudnieniem zastępcy nieobecnej osoby.
Drugim najważniejszym kosztem jest utrzymanie dostępu do systemu kadrowo-płacowego. To wydatek rzędu od 36 tys. zł do 120 tys. zł rocznie, przy czym dodatkowe moduły oraz integracje z innymi aplikacjami mogą wymagać wydania niemal 25 tys. zł w skali roku.
Pozostałe koszty są trudne do oszacowania, ponieważ np. utrzymywanie przestrzeni biurowej zależy od jej lokalizacji, metrażu lokalu czy modelu zatrudnienia. Stawka czynszu za 1 m2 lokalu biurowego waha się od ok. 11 euro do niemal 30 euro, czyli od prawie 50 zł do blisko 130 zł za 1 m2 (zgodnie z kursem walut obowiązującym 1 czerwca br.).
Praca hybrydowa pozwala na oszczędny hot desking, czyli system organizacji, w którym miejsca przy biurkach nie są na stałe przypisane do konkretnych osób. Idea „gorących biurek” zakłada, że pracownicy hybrydowi rezerwują biurka w wybrane dni tygodnia, a pozostałe – pracują w trybie home office. W efekcie można ograniczyć powierzchnię biurową i wydatki na sprzęt (np. liczbę monitorów). Oczywiście pracodawcę obowiązuje zwrot kosztów pracy zdalnej i ekwiwalent za pracę zdalną, ale to niewielkie wydatki w porównaniu z utrzymywaniem biura.
Ile wynosi koszt wynagrodzeń w dziale HR dla pracodawcy?
Struktura działu HR zależy przede wszystkim od wielkości i potrzeb organizacji. Z raportu „Stan Analityki HR w Polsce” na podstawie VII edycji „Badania analityki HR” wynika, że jeden pracownik działu HR obsługuje nie więcej niż 72 osoby w firmach z sektora MŚP. Co ważne, statystyki z poprzednich lat pokazują, że obciążenie pracą w dziale HR systematycznie rośnie. Dochodzi do kumulacji obowiązków, ponieważ jeden HR-owiec obsługuje przeciętnie aż 8 procesów w organizacji. To sugeruje, że skalowanie biznesu nie idzie w parze ze zwiększonym zatrudnieniem HR-owców, natomiast można rozważać, czy ma to związek z wdrażaniem AI w HR.
Z narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji korzysta ok. 40 proc. respondentów wspomnianego badania, natomiast Excel pozostaje niepokonanym królem od wielu lat. Wybiera go ponad 90 proc. firm, co daje mu przewagę nawet nad systemami kadrowo-płacowymi. Niestety, to wcale nie oznacza automatyzacji procesów. Prawie 70 proc. HR-owców nie korzysta z żadnego języka programowania. Można domniemywać, że organizacje tracą cenne godziny i ryzykują wypaleniem zawodowym przeciążonych pracowników, chcąc uniknąć zbyt wysokich kosztów wynagrodzeń pojedynczych specjalistów.
| Stanowisko w dziale HR | Najczęściej oferowane wynagrodzenie brutto na danym stanowisku (pełny etat) |
| Specjalista ds. kadr i płac | 10 000 zł |
| Specjalista ds. rekrutacji | 8500 zł |
| Specjalista ds. benefitów i wynagrodzeń | 11 500 zł |
| Specjalista ds. employer branding | 9000 zł |
| Dyrektor ds. zasobów ludzkich | 28 000 zł |
| HR Business Partner | 17 000 zł |
| Specjalista ds. pozyskiwania talentów | 17 000 zł |
| HR Generalist | 12 000 zł |
| Specjalista ds. szkoleń | 8000 zł |
| Młodszy specjalista ds. płac | 7000 zł |
Opracowanie własne na podstawie „Raportu płacowego 2026” Hays Poland
Uwaga: dane z raportów płacowych bazują na niewielkiej części rynku, ponieważ przedstawiają informacje od klientów agencji rekrutacyjnych. Pamiętaj, że wysokość wynagrodzeń różni się w zależności od branży, regionu czy zakresu obowiązków.
„Ukryte” koszty działu HR, czyli często pomijane ryzyka dla pracodawców
Najważniejsze przewagi outsourcingu HR nad innymi rozwiązaniami opisaliśmy w artykule omawiającym zalety prowadzenia procesów HR przez zewnętrzne firmy, natomiast przewodnik po wskaźnikach HR pozwoli Ci ocenić, czy umykają Ci „niewidoczne” koszty związane z fluktuacją kadr, nieobecnościami pracowników albo szkoleniami. Wysoka absencja pracownicza, która może dotykać także działu HR, stanowi problem nie tylko ze względu na trudności z zastępowaniem nieobecnych.
W przypadku działu kadrowo-płacowego opóźnienia w procesach wywołane nagłymi nieobecnościami specjalistów mogą skutkować przekroczeniem ustawowych terminów. To wiąże się zarówno z konsekwencjami przed urzędem skarbowym czy ZUS-em, jak i obniżonymi moralami wskutek nieterminowych wypłat wynagrodzeń. Odsetki dla pracowników nie wynagradzają stresu, złego samopoczucia i niechęci do pracy. Dzięki outsourcingowi masz gwarancję ciągłości procesów i przygotowywania list płac z odpowiednim wyprzedzeniem. Co więcej, dane są przechowywane w chmurze, a oprogramowanie z funkcją samoobsługi pracowniczej pozwala na samodzielne weryfikowanie list płac czy ewidencji czasu pracy – bez konieczności angażowania HR-owca.
Co doceniły firmy, które zdecydowały się na outsourcing kadr i płac w SD Worx?
Historie klientów SD Worx udowadniają, że rozwój organizacji wymaga uporządkowania procesów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach współpracujących z wieloma podwykonawcami. Takie wyzwanie dotyczyło zespołu FERMENT Kolektiv. SD Worx przejęło pełną obsługę kadrowo-płacową, w tym przygotowywanie różnego rodzaju umów, pilnowanie terminów oraz kontakty z ZUS-em oraz urzędami.
Grono naszych klientów obejmuje także inne firmy outsourcingowe. Digital Operations S.A. potrzebowało wsparcia w zakresie m.in. standaryzacji i uporządkowania procesów HR oraz wdrożenia systemu monitorującego krytyczne terminy. SD Worx zaprojektowało jednolite środowisko HR również dla Baltic Towers – gdańskiej firmy, której zależało na cyfryzacji procesów administracyjnych i eliminacji manualnych, rozproszonych procesów. Współpraca zaowocowała powstaniem nowoczesnego narzędzia HR z samoobsługą pracowniczą.
SD Worx tworzy też rozwiązania dla przedsiębiorstw potrzebujących modelu hybrydowego, czyli zakładającego współpracę dostawcy oprogramowania z wewnętrznym działem HR. Beeline całkowicie wyeliminowało komunikację e-mailową i arkusze Excel, jednocześnie podnosząc poziom bezpieczeństwa danych dzięki jednemu kanałowi wymiany informacji kadrowo-płacowych.
Czy pracodawcy będą rezygnować z wewnętrznych działów HR ze względu na koszty?
Według raportu „Stan Analityki HR w Polsce” na podstawie VII edycji „Badania analityki HR” spadła liczba przedsiębiorstw, która prowadzi wszystkie procesy HR bez żadnego zewnętrznego wsparcia. Blisko 36 proc. realizuje zadania z zakresu HR wyłącznie samodzielnie – względem niemal 47 proc. w 2024 roku. Niemniej zaledwie 0,3 proc. respondentów polega tylko na outsourcingu, nie prowadząc ani jednego procesu in-house. Wzrost pracodawców skłaniających się ku outsourcingowi rośnie, lecz wolno, a niektóre procesy – jak onboarding, employee experience czy wellbeing – wymagają bezpośredniej obecności specjalistów w codziennym środowisku pracy.
Zauważmy jednak, że obowiązki z zakresu administracji, kadr i płac są corocznie wskazywane jako często obsługiwane poza firmą. Tak postępuje 27 proc. respondentów. Więcej ankietowanych zleca wyłącznie zadania z obszaru BHP (prawie 30 proc.), a nieco mniej - szkolenia w ramach Learning & Development. Te wyniki sugerują, jakie pierwsze kroki może podjąć firma, która rozważa skorzystanie z outsourcingu HR.
Najczęstsze outsourcowanie kadr i płac wynika zwykle z ich postrzegania jako „twardego” obszaru HR, w którym liczą się – dosłownie i w przenośni – tylko dane. Pamiętajmy jednak, że strategia z zakresu Compensation & Benefits obejmująca system wynagrodzeń i benefity wpływa znacząco na zaangażowanie pracowników, które odzwierciedla się w przychodach firmy. Z tego względu dostawca outsourcingu powinien ściśle współpracować z przedstawicielem klienta, aby dostarczać mu rozwiązania umożliwiające m.in. regularne badanie satysfakcji pracowników i wdrażanie pożądanych zmian.
Pamiętajmy, że nowe przepisy o transparentności płac wymuszą zmianę podejścia pracodawców do obszaru Comp&Ben. Już dziś możesz odkryć nasz przewodnik po unijnej dyrektywie dotyczącej jawności wynagrodzeń i porozmawiać o współpracy, w ramach której SD Worx ułatwi Ci wdrożenie Pay Transparency oraz kontrolowanie luki płacowej w organizacji.
