Czy listy obecności pracowników są obowiązkowe? Jak wypełnić listę obecności?

Prawo pracy zobowiązuje pracodawców do prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale nie listy obecności. Chociaż pracodawca musi ustalić w regulaminie, jak pracownicy mają potwierdzać przybycie do firmy i obecność w pracy, lista obecności nie jest jedynym rozwiązaniem. Czym można ją zastąpić? Jak prowadzić listę obecności offline i online w 2027 roku?

Nie, lista obecności w pracy jest nieobowiązkowa. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę tylko do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Na jej podstawie ustala się wynagrodzenia oraz inne świadczenia związane z pracą, np. wynagrodzenie chorobowe, dodatek za nadgodziny czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Mimo że lista obecności jest opcjonalna, pracodawcy traktują ją jako główne źródło informacji o przepracowanych godzinach i nieobecnościach pracowników. Zdarza się, że specjaliści ds. kadr i płac albo przepisują dane z papierowej listy obecności do systemu, w którym prowadzona jest elektroniczna ewidencja czasu pracy, albo porównują jedno źródło z drugim, chcąc wykluczyć pomyłki, zanim wyliczą wynagrodzenia. 

Prowadzenie kadr w SD Worx zapewni Ci nie tylko ekspercki nadzór nad ewidencją czasu pracy, ale także dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online, na której Twoi pracownicy mogą samodzielnie raportować godziny pracy, zgłaszać urlopy czy składać wnioski o pracę zdalną. Intuicyjna platforma w chmurze zastępuje niekompatybilne aplikacje, z których trzeba przepisywać dane, co jest czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. Co więcej, moduł płacowy automatycznie pobiera niezbędne informacje do naliczenia wynagrodzeń, więc listę płac można wygenerować kilkoma kliknięciami.

Przepis, który uzasadnia prowadzenie listy obecności, to art. 104¹ § 1 pkt 9 Kodeksu pracy. Według niego pracodawca musi uwzględnić w regulaminie pracy sposób, w jaki pracownicy mają potwierdzać, że przybyli do firmy i są obecni w danym dniu. Jednym z dopuszczalnych rozwiązań są papierowe listy obecności pracowników.

Jeśli pracodawca nie ustala regulaminu pracy, zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 lit. m Kodeksu pracy musi opisać sposób potwierdzania przybycia do pracy i obecności przez pracowników w informacji o warunkach zatrudnienia. Przekazuje się ją nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Lista obecności nie jest „ustawowym” dokumentem jak ewidencja czasu pracy, więc nie istnieje jeden wzór. Pracodawca, który zdecyduje się na prowadzenie listy obecności, może wybrać formę indywidualną dla jednego pracownika lub grupową dla co najmniej kilku pracowników. Pierwsza opcja jest wygodniejsza, chociażby ze względu na czytelność. Zwykle przyjmuje się, że jedna lista obecności pracownika odpowiada jednemu miesiącowi pracy. Taki dokument może być opisany jako miesięczna lista obecności pracownika.

Indywidualna lista obecności dla pracownika może zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• imię i nazwisko bezpośredniego przełożonego, który w razie ewentualnych wątpliwości może potwierdzić, czy pracownik był w pracy,
• kolumnę z dniami roboczymi i wolnymi w danym miesiącu,
• kolumny do wpisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• kolumnę, w której można wyróżnić przepracowane lub odebrane godziny nadliczbowe,
• kolumnę na podpisy pracownika przy każdym przepracowanym dniu.

O ile nie istnieje przepis, który zobowiązywałby każdego pracownika do podpisywania papierowej listy obecności, o tyle pracownik musi potwierdzać przybycie i obecność w pracy zgodnie z zasadą przyjętą w firmie. Brak podpisu na liście obecności może mieć zatem określone konsekwencje, jeżeli podpis jest obowiązującym u pracodawcy sposobem potwierdzania obecności. Gdy pracodawca stosuje listy obecności, trzeba je regularnie uzupełniać i podpisywać.

Zgodnie z art. 108 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy pracownik, który nie przestrzega sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, naraża się na karę upomnienia lub nagany. Gdyby doszło do sytuacji, w której pracownik notorycznie ignoruje listę obecności lub inny sposób zgłaszania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, co utrudnia prowadzenie ewidencji czasu pracy, mogłoby dojść do naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W efekcie pracodawca mógłby rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, o ile spełnione byłyby przesłanki przewidziane w przepisach.

Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 lutego 2007 roku, sygn. akt I PK 221/06:

Nie ma przepisu w Kodeksie pracy czy też rozporządzeniach wykonawczych, który zwalniałby niektóre grupy pracowników od obowiązku podpisywania list obecności. Odmowa podporządkowania się poleceniom pracodawcy dotyczącym organizacji i sposobu wykonywania umówionego rodzaju pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

Jak długo trzeba przechowywać listę obecności?

Przepisy nie podają minimalnego okresu przechowywania listy obecności. Nie wchodzi ona w skład obowiązkowej dokumentacji pracowniczej, którą zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą przechowuje się zasadniczo przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Dla starszych stosunków pracy mogą obowiązywać dłuższe terminy albo możliwość ich skrócenia po spełnieniu wymogów ustawowych.

Dziesięcioletni okres nie dotyczy automatycznie każdego pracownika, niezależnie od daty nawiązania stosunku pracy.

Pracodawca może przyjąć, że listy obecności będą przechowywane tak długo jak ewidencja czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione celem ich prowadzenia. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach, dlatego okres ten bywa przyjmowany jako praktyczny punkt odniesienia. Przechowywanie dokumentów powinno jednak uwzględniać zasadę ograniczenia okresu przechowywania danych osobowych.

Czym zastąpić papierową listę obecności w pracy?

Jeśli pracodawca chce prowadzić listę obecności, może wybrać formę elektroniczną zamiast papierowej, np. odpowiednio zabezpieczony arkusz lub system kadrowy, do którego mają dostęp uprawnieni pracownicy. Dzięki historii zmian można sprawdzić, kto i kiedy edytował dokument, co utrudnia potwierdzanie obecności za inne osoby. Ponadto pracodawca może zdecydować się na:

• zgłaszanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy na specjalnym kanale w komunikatorze online, co sprawdza się w pracy zdalnej,
• odbijanie kart na czytnikach ulokowanych przy wejściach do firmy i wyjściach,
• skanowanie kodów QR za pomocą aplikacji zainstalowanej na smartfonach pracowników,
• korzystanie z aplikacji lub platformy kadrowo-płacowej, która zapisuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• potwierdzanie ustne przybycia do firmy, np. w dziale kadr, aczkolwiek jest to ryzykowny sposób, ponieważ nie pozostawia trwałego dowodu w razie sporu.

Co do zasady pracodawca może ustalić inny sposób zgłaszania obecności na wniosek pracowników, którym nie odpowiada papierowa lub elektroniczna lista obecności z różnych powodów. Przyjęta metoda powinna być jasno opisana w regulaminie pracy albo w informacji o warunkach zatrudnienia.

FAQ - najczęstsze pytania o listę obecności pracowników

1. Czy miesięczna lista obecności pracowników jest obowiązkowa?

Nie. Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia miesięcznych list obecności, ale musi ustalić sposób potwierdzania przybycia do pracy i obecności. Obowiązkowe jest natomiast prowadzenie ewidencji czasu pracy.

2. Czy elektroniczna lista obecności jest zgodna z prawem?

Tak. Przepisy nie narzucają papierowej formy listy obecności. Pracodawca może korzystać z systemu RCP, aplikacji kadrowej lub innego rozwiązania elektronicznego, jeżeli zapewnia ono wiarygodne potwierdzanie obecności i odpowiednią ochronę danych.

3. Czy na liście obecności można wpisywać przyczynę choroby pracownika?

Nie należy wpisywać szczegółowych informacji o stanie zdrowia ani przyczynie zwolnienia lekarskiego. Na wspólnej liście wystarczy zaznaczyć nieobecność, natomiast informacje potrzebne do prawidłowego rozliczenia absencji umieszcza się w ewidencji czasu pracy i dokumentacji kadrowej.

4. Czy pracownik zdalny musi podpisywać listę obecności?

Nie musi podpisywać papierowej listy, jeżeli pracodawca przyjął inny sposób potwierdzania obecności. Może to być np. rejestracja czasu na platformie, zgłoszenie w aplikacji lub elektroniczne potwierdzenie rozpoczęcia i zakończenia pracy.

5. Czy lista obecności może być wspólna dla całego zespołu?

Tak. Przepisy nie nakazują prowadzenia oddzielnego dokumentu dla każdego pracownika. Pracodawca powinien jednak zadbać, aby wspólna lista nie ujawniała szczegółowych informacji o absencjach, zdrowiu lub sytuacji osobistej poszczególnych osób.