Jak podkreśliliśmy w poradniku omawiającym skutki nieterminowej wypłaty wynagrodzenia, pracownikowi, który nie otrzymuje pensji w terminie, należą się odsetki z tytułu odszkodowania za zwłokę w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Sęk w tym, że dotychczas pracodawcy mieli obowiązek wypłacania odsetek z tytułu opóźnionych wynagrodzeń dopiero na żądanie pracowników. Jeśli zatrudnieni nie wychodzili z takimi roszczeniami za pomocą wniosków lub pozwów sądowych (i nie skarżyli się Państwowej Inspekcji Pracy), pracodawcy nie musieli naliczać i wypłacać odsetek z własnej woli, nawet jeśli notorycznie przekraczali terminy wypłaty wynagrodzeń. Ten sam przypadek dotyczył np. nieprzepisowego przesuwania terminów wypłaty świadczeń za godziny nadliczbowe. Dzięki projektowi nowelizacji Kodeksu pracy, który może wejść w życie w 2026 roku, wspomniane odsetki będą przysługiwać pracownikom „automatycznie” – z mocy prawa.
Na samym początku warto wyjaśnić, że wdrożenie ustawowych odsetek dla pracowników, którym doskwiera nieterminowe otrzymywanie wynagrodzeń zasadniczych, wynagrodzeń za godziny nadliczbowe czy premii, jest pewne. Pracownik nie będzie się musiał upominać o odsetki, składając wniosek do pracodawcy albo pozew do sądu pracy. Póki co nie znamy jedynie ostatecznej formy przepisów, które finalnie trafią do podpisania przez prezydenta. Aktualne postępy w sprawie projektu można śledzić na stronie Rządowego Centrum Legislacji. Warto przypomnieć, że nowe rozwiązania są zgodne z unijną dyrektywą, którą Polska powinna wdrożyć już w 2024 roku.
Przy okazji polecamy poradniki, które mogą Cię zainteresować w kontekście terminów wypłacania wynagrodzeń pracowników, szczególnie jeśli planujesz zmiany w organizacji:
- Termin wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę – jak go wypłacić i zmienić?
- Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę w trakcie roku – jak poinformować pracowników?
- Regulamin wynagradzania – czy jest obowiązkowy?
Do tej pory Kodeks pracy nie przewidywał odsetek za nieterminową wypłatę wynagrodzenia
Chociaż Kodeks pracy nie przewiduje literalnie odsetek za opóźnioną wypłatę wynagrodzenia za pracę, to art. 300 k.p. podaje, że w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego (o ile nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy).
Art. 481 § 1 k.c. stanowi, że jeśli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, to wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. W naszej sytuacji dłużnikiem jest pracodawca, świadczeniem pieniężnym – wynagrodzenie za pracę, a wierzycielem – pracownik. Jak się przekonasz w dalszej części poradnika, w której omawiamy projekt nowelizacji Kodeksu pracy, nowy art. 851 § 1 Kodeksu pracy jest „inspirowany” wspomnianym art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego.
Odsetki za opóźnione wypłaty dla pracowników – najważniejsze zasady
Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przewiduje wypłacanie odsetek dla pracowników bez względu na przyczynę opóźnienia. To oznacza, że dodatkowe koszty poniesie zarówno pracodawca, który nie wypłacił wynagrodzeń w terminie np. ze względu na awarię systemu kadrowo-płacowego czy brak środków wskutek nieopłacenia faktur przez kontrahentów, jak i ten, który nie zlecił przelewów celowo. Co ważne, konsekwencje finansowe poniesie również pracodawca, który wypłacił w terminie np. wynagrodzenie zasadnicze lub jego część, ale zwlekał z wypłatą pozostałej części i/lub wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Jak zwracają uwagę eksperci, problem dotyczy również opóźnionego wypłacania premii.
W tym kontekście warto wspomnieć, że jedną z najważniejszych zalet outsourcingu kadrowo-płacowego jest zobowiązanie do terminowego dostarczenia list płac klientowi. Dostawca usługi musi zagwarantować ciągłość procesów. Niestety, w przypadku działu kadr i płac w firmie zawsze istnieje ryzyko opóźnień, np. wskutek nieprzewidzianych, nagłych nieobecności chorobowych pracowników, szczególnie jeśli braki kadrowe nie pozwalają na płynne zastępowanie nieobecnych.
Nowe przepisy dotyczące odsetek dla pracowników w projekcie ustawy o wynagrodzeniu minimalnym za pracę
Projekt ustawy o wynagrodzeniu minimalnym za pracę, którego finalną wersję powinniśmy poznać w 2026 roku, przewiduje wprowadzenie nowego art. 851 Kodeksu pracy. Według art. 851 § 1 k.p. pracownikowi należą się odsetki za czas opóźnienia wypłaty wynagrodzenia za pracę, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody i choćby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które nie jest odpowiedzialny pracodawca.
Jak mają być naliczane odsetki za spóźnioną wypłatę? Tę kwestię wyjaśnia art. 851 § 2 k.p., który podaje, że odsetki są naliczane przez pracodawcę od dnia następującego po dniu upływu terminu wypłaty wynagrodzenia. Co więcej, odsetki należy wypłacić łącznie z zaległym wynagrodzeniem!
Ile będą wynosić odsetki za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia dla pracownika w 2026 roku?
Art. 851 § 3 k.p. doprecyzowuje, że jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, to pracownikowi należą się ustawowe odsetki za opóźnienie (ustalane zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego).
Według art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego odsetki ustawowe za opóźnienie są równe sumie 5,5 punktów procentowych oraz stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego (4,00% od 4 grudnia 2025 roku, przy czym ekonomiści prognozują kolejne obniżki w 2026 roku do poziomu 3,00-3,50% w zależności od innych czynników). Bieżąca wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia wynosi 9,50% w stosunku rocznym, przy czym aktualną wartość znajdziesz np. na stronie ZUS. Maksymalne odsetki za opóźnienie w stosunku rocznym nie może przekraczać dwukrotności tej wartości.
Optymistyczne projekcje analityków ekonomicznych na 2026 rok oznaczają, że odsetki ustawowe za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia – przy aktualnym projekcie nowelizacji – mogą wynosić od 8,50% do 9,00% w skali roku. Najbliższe posiedzenia Rady Polityki Pieniężnej, która decyduje o wysokości stopy referencyjnej NBP, odbędą się 13-14 stycznia, 3-4 lutego oraz 3-4 marca. Eksperci przewidują co najmniej jedną obniżkę stóp już w pierwszym kwartale 2026 roku.
Sprzeciw pracodawców wobec przepisów dotyczących odsetek za nieterminowe wynagrodzenia dla pracowników
Według opinii Związku Przedsiębiorców i Pracodawców nowa regulacja dotycząca naliczania i wypłacania odsetek za opóźnione wynagrodzenie w sytuacji, w której pracownik nie poniósł szkody, a okoliczności nie były winą pracodawcy, jest zbyt szeroka. Zdaniem ZPP taki przepis stwarza ryzyko odpowiedzialności finansowej za zdarzenia, które znajdują się poza strefą decyzyjności i sprawczości pracodawców.
Pracodawcy preferują, aby odsetki wypłacali wyłącznie ci, którzy celowo zwlekają z wypłatą wynagrodzenia. Ponadto ich zdaniem odsetki powinny być naliczane wyłącznie w sytuacji, w której nie wypłacono całego wynagrodzenia, a nie tylko części, np. za nadgodziny lub premii.
Wyższe grzywny za nieterminowe wypłacanie wynagrodzeń w 2026 roku
Co więcej, projekt nowych przepisów przewiduje też nowe brzmienie art. 282 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nowym art. 282 § 1 pkt 1 k.p. ten, kto wbrew obowiązkowi:
- nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu członkowi rodziny pracownika,
- bezpodstawnie obniża wysokość wspomnianego wynagrodzenia lub tego świadczenia,
- dokonuje bezpodstawnych potrąceń,
podlega karze grzywny od 1500 zł do 45 000 zł.
Aktualna kara grzywny wynosi od 1000 zł do 30 000 zł. Nowelizacja przewiduje tę samą karę za wypłacanie wynagrodzenia niższego od płacy minimalnej (dotychczasowa wersja nie zawiera takiego przepisu). Warto też podkreślić, że wskazany zakres kar obowiązuje także w przypadku nieudzielania przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, bezpodstawnego zaniżania tego urlopu oraz niewydania w terminie świadectwa pracy.
Brak wypłaty wynagrodzenia a nowelizacja przepisów Kodeksu karnego
Art. 218 Kodeksu karnego dotyczy złośliwego lub uporczywego naruszania praw pracownika. Projekt nowelizacji przewiduje, że nowy art. 218 § 1b Kodeksu karnego będzie stanowił, że osoba określona w art. 218 § 1a k.k., która jest zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia za pracę, ale nie wykonuje tego obowiązku od minimum 3 miesięcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
Według stanowiska Pracodawców RP istnieje szereg okoliczności, w których brak wypłaty wynagrodzeń nie jest spowodowany winą pracodawcy, szczególnie tzw. siła wyższa czy niewypłacalność przedsiębiorcy. Pracodawcy RP zwrócili uwagę, że to zdanie potwierdza linia orzecznicza w podobnych sprawach. Natomiast Konfederacja Lewiatan podniosła, że kwestia stosowania kar, szczególnie w kontekście nowego przepisu w Kodeksie karnym, powinna zostać doprecyzowana w zależności od stopnia naruszenia interesów pracownika czy stopnia winy.
Przeczytaj także: Zmiany w prawie pracy 2025/2026. Na co się muszą przygotować pracodawcy?
